もうすぐ休暇シーズンがやってきます！ 集まりや贈り物を考えることを除けば、仕事を離れてお祝いする準備をしている人はたくさんいます。

休暇とPTOは密接に関係しています。 誰もが自分のユニークな方法でお祝いする時間を過ごすに値するし、彼らはまた、時間を楽しんでいる間にカバーの心配をするべきではありません。

休暇の楽しさにはいつも少しのストレスが伴うことは分かっていますが、私たちはそのストレスが仕事よりも冗談のようなギフトから来る方がいいと思っています。 幸いなことに、混乱を減らし、この時期をあなたの職場の皆にとって少し楽しいものにするためにできる簡単なことがあります。

なぜ誰もが休暇のために不在時のカバープランを必要とするのか

カバープランを書くのは、以前にやったことがなければ無意味に思えるかもしれません。 結局のところ、チーム内の全員はすでに密接に協力して働いています。 本当に、彼らはあなたが不在の間に物事を進めるためにいくつかのリマインダーが必要になるでしょうか？

あなたが一日自分のために休むのか、週以上の休暇を楽しむのかにかかわらず、カバープランは理想的な方法です。 ここに、私たちがいつも簡単なOOOプランを作成するための時間を入れるように勧める理由があります。

混乱を減らす

業務と締切を追跡するのは、人がPTOを取るとさらに難しくなります。 簡単な休暇カバープランを作成すると、多くの混乱を減らすのに役立ちます。 マネージャーと従業員が人々のスケジュールを明確に把握すると、業務の計画ははるかに簡単になります。 人々は同僚がいつ出勤するか、または締切に対する期待を調整する必要があるかどうかを推測する必要はなくなります。

良い仕事を続ける

休暇シーズン中は、いくつかの物事が遅くなる傾向がありますが、物事が完全に停止してしまうことはまれです。 休暇は、物事を締めくくり、戦略を再評価し、全員が通常のスケジュールに戻ったときに何に取り組むかを考える絶好の機会です。

何が進行中で、何を優先しているのかが不明な場合、仕事をすることは難しいです。 徹底した休暇カバープランは、人々を情報通に保ち、あなたが不在の間でも意思決定を助けることができます。

問題を避ける

友人や家族とのリラックスした休暇から返ってきたときに、上司からの怒りのメールで、あなたが不在の間に何が遅れたかを知るのほど嫌なことはありません。 誰もが不快な休暇のサプライズを避けるために、休暇の前に包括的な計画をまとめてください。

計画がないことによって多くのストレスや誤解が生じます。 あなたが職場にいないときは、あなたの計画が話すようにしましょう。 誰に何を頼ればよいか、いつ戻るか、覚えておくべき主要な優先事項を明確に示す計画があれば、物事が忘れ去られることはさらに難しくなります。

自分の休暇カバープランを作成する

休暇の周りでやるべきことはすでにたくさんあります。 そのストレスを最後のスーパーマーケットの買い物やギフトの購入に留めて、今日からカバープランの作成を始めましょう！

長々とした詳細な計画を作成する必要があるとは思わないでください。 実際、私たちはさらにあなたのために物事を簡単にします。 あなたのために便利なOOOカバープランのテンプレートがあります！

あなたのOOOプランに使える完璧なテンプレートがあるので、それをどのように埋めるかに焦点を当てましょう。 包括的な休暇カバープランを作成するために必要なことは以下の通りです。

大きな全体像を考える

もしかすると、あなたの休暇は大きなプロジェクトに取り組んでいる最中にやってくるかもしれません。 それとも、あなたはあまりにも多くのことに取り組んでいるため、何が最も重要なのかを特定するのが難しいかもしれません。 現在のスケジュールがどうであれ、あなたが責任を持っていることをすべて追跡することは難しいです。

今は、一歩後退して自分の仕事の責任について考えるのにぴったりの時期です。 あなたが現在取り組んでいるプロジェクトの数や、戻ったときに集中する必要のあるプロジェクト、重要な締切について考えてみてください。 現在の仕事の範囲を明確に示すと、OOOカバープランを作成するのがはるかに簡単になります。

カバーの必要性を outline する

あなたの仕事の責任が明確になったので、優先順位をつける時が来ました。 誰が不在中に何をする必要があるか、どれがあったらいいか、どれが戻ってくるまで待ってもいいのか？ あなたが扱える作業があるのか、それとも他の誰かに委託できますか？

カバーニーズについて考えるときは、プロジェクトリーダーや密接に仕事をしている他の人と話すのが良いアイデアです。 彼らは、あなたが気づいていないかもしれないプロジェクトや締切についての有益な洞察を提供し、それに対してさらに助けが必要か、または助けがあまり必要ないかを教えてくれます。 いつ不在になるかを伝え、計画に追加することがあるかを確認してください。

具体的に

あなたのマネージャーは休暇PTO中であり、あなたは進行中のプロジェクトについて質問があります。 彼らのOOOプランを確認すると、次のように書かれています：

「私は12月中旬に不在です。 プロジェクトXとプロジェクトYに関連する事項については、マリアやデビーに話してください！」

あなたの会社には約6人のマリアがいますが、そのうちの3人はあなたの部署にいます。 誰が適切な人かをどうやって知るのですか？ さらに、マリアとデビーは、ほぼクロスファンクショナル従業員の教科書の定義であり、責任範囲が広いです。 彼らに正しいことについて連絡を取っているかどうかをどうやって知るのでしょうか？

これがもっと役立ったでしょう：

「私は12月12日から18日まで不在です。 プロジェクトXに関するエンジニアリングやデザインについてはマリア・モンタルボに、プロジェクトYに関するマーケティングの質問はデビーに聞いてください。」

最後の例は、誰に何を頼むかを明確に示しており、短く、簡潔で、要点を押さえています（こちらについては後ほど説明します）。 誰に何を頼むかを明確に示すと、推測の余地が大幅に少なくなります。

人々が知っておくべきことに焦点を当てる

OOOプランはクリエイティブな文章力を発揮する最適な時期ではありません。 不必要な情報で人々を圧倒せず、計画を理解し、あなたの不在中に行動を起こすために必要な基本的な情報に焦点を当てましょう。 あなたのOOOプランにこれらのものが含まれている場合、重要な点にはおそらく触れているでしょう：

• 納品物、打ち合わせ、その他の注目すべき活動の締切
• あなたのAsana/Teams/選択したアプリの関連文書やタスクへのリンク
• 作業を完了するために必要な指示や詳細
• OOOカバープランを手伝ってくれる人のためのプロジェクトやクライアントに関する背景情報
• 真の緊急時の連絡先情報

経営陣とレビューする

マネージャーは、すべての側面をカバーするために、あなたのOOOプランの開始から関与するべきです。 彼らは、プロジェクト作業、ミッションクリティカルなタスク、あなたの計画に影響を与える可能性のあるその他の重要な要素に関して、重要な洞察を提供します。 あなたが休暇のためにOOOプランを作成する予定であることを伝え、最終的にまとめる前に彼らの意見を聞くようにしましょう。

ボスから最終的な意見をもらうとき、すべてをしっかりとカバーできたかどうかに焦点を当てないでください。 彼らがあなたの計画の中で何をすべきかを明確に特定できない場合、いくつかの調整を行う必要があります。 マネージャーがあなたの計画の中で何をすべきか、誰がそれを行うべきかを明確に特定できない場合は、調整を行う時です。

情報を広める

言ったように、休暇の周りで物事は忙しくなります。 あなたの休暇について、マネージャーや他のチームメンバーに知らせてくれることを期待しないでください。 あなたがいつ不在になるか、OOOカバープランをどこで見つけるかをプロジェクトリーダー、チームメンバー、その他の重要な人々に知らせることを確実にしましょう。

これは、他の人が自分のOOOプランを作成するように奨励する絶好の機会でもあります。 あなたの職場にPTOプランに関する透明性があればあるほど、全員が他の人のスケジュールに合わせて作業する方法を見つけるのが簡単になります。 私たちは皆、休日を楽しむ時間と長い年の後のリフレッシュする時間を得る資格があります。 この休暇シーズンに職場に透明性の贈り物を与え、誰もが思い煩うことのないPTOを享受できるようにしましょう。