あなたは、職場での知識共有が重要であることを知っていますが、あなたの時間の多くがそれに集中することになるとは考えていませんでした。 今週は一人で三つのプロジェクトのキックオフミーティングに参加しましたが、午後の大部分をSlackやメールに対応するのに費やすことになることは分かっています。 あなたは疲れていますし、チームも疲れています。そして、上級管理職の人々さえも燃え尽き症候群を感じ始めているのではないかと思っています。

それが、もう一度人々の時間と注意を奪うメール更新を送ることに対して大きな罪悪感を感じている理由かもしれません。 私たちは、情報過多が職場で大きな問題であることを知っています。 それが、私たちが自分の仕事をすることで、意図せずにそれに貢献することを嫌う理由です。

しばらく仕事のペースは落ちそうにありませんが、職場での認知負荷を軽減したい場合は私たちが手助けできます。 知識を効率的に共有し、過負荷を減らす方法を探しているなら、始めるためのヒントがあります。

選択的であることは大丈夫です。

私たちは一日を通して多くの情報に出会います。 しばらくすると、特定のものを無視し始め、自分が必要だと思うことに注意を向けがちになります。 時には、「全体の話」を人に与えると、彼らが本当に必要とする情報よりも多くを与えることになることがあります。 あまりにも多くの情報は混乱を招き、人々が必死に作業することを強いる可能性があります。

知識を共有する前に、重要なポイントについて考える時間を持ちましょう。 彼らが現在のタスクを完了するために必要な情報を与え、何が期待されているかを十分に理解していることを確認しましょう。

人々に追加情報を自分で消費するオプションを与えるのも良いことです。 人々にタスクを処理するために必要なデータポイントを提供し、必要なときに全体の研究にアクセスするためのリンクを提供するのは何も問題ありません。

共有する時間を計画しましょう。

問題は、あなたが受け取っている知識の量ではなく、それがどのように届くかです。 週次のプロジェクト更新メールを受け取ることは、あなたの日の重要な部分であるかもしれませんが、他のタスクに没頭している時には非常に気が散ることにもなりえます。

知識を共有する際に少しの予測可能性を加えることは、あなたのチームにとって大いに役立つでしょう。 彼らは、ジョブを助けるための更新や重要な情報をいつ期待できるかを知ることができるため、より良い計画を立てることができます。

すべてのメールを細かくスケジュールする必要はありません（本当にしたいなら別ですが）。 簡単に言うと、火曜日の午後に更新を期待するように人々に知らせるか、毎月の第三金曜日に仕事をレビューすることにオープンであることを伝えるだけで、みんなに少しの予測可能性を与えることができます。

重要なことを特定しましょう。

職場で二つの仮定の状況を考えてみましょう。

1. あなたはクライアントとの素晴らしい会話を持ち、彼らは最近の経験についてのフィードバックを共有したいと思っています。
2. 最新の製品更新がいくつかの主要な機能を消去してアクセスできなくなってしまったことが判明しました。 エンジニアリングチームは、問題を修正するために「全員参加」の状況にありますし、CXチームは顧客に伝えるべきことを把握する必要があります。

明らかに、二番目のシナリオは第一よりも重要で緊急です。 どうやって同僚に緊急性を伝えますか？ 仕事で全てが緊急事態のように感じ始めると、注意をどこに向けるべきかを決めるのが非常に難しくなります。 すべてのメールやSlackが誰かの即時の注意を要求しているように思われる代わりに、従業員が重要なことを知る手助けができる方法を考えましょう。 Guruのアナウンス機能は、メッセージの緊急性を示す非常に効果的な方法です。 「私はそれを読みました」というボタンがカードの上に表示されることで、従業員は重要なものを見ていることが分かります。また、メッセージを送信する人々がエンゲージメントを追跡し、正しい人々がそれを読むことを保証するのにも役立ちます。

シンプルに保ちましょう。

私たちが共有する情報の提示方法は重要です。 全体として、チームと共有する知識は理解しやすく、アクセスしやすい形式で提示されるべきです。 情報を提示する方法について戦略的であり、理解と消化をあなたの作業の最前線に保つことを忘れないでください。

簡単ですよね？

もしあなたが大きな文章の塊で書くことに慣れているなら、情報をよりスキャンしやすくするためにメッセージを小さな箇条書きに分けることを検討してください。 考えを小さな文に分けることで、目の前のメッセージにより集中でき、重要な情報を提示することが確実になります。

ビデオ、画像、または音声クリップが人々が情報を理解するのに役立つかどうかを考えてみてください。 私たちは、Loomsをプリワークやプロジェクトの状況を記録し、皆が更新を行い、非同期的に質問をすることを奨励しています。 これにより、人々は私たちが提示した情報をじっくり考え、タイミングが合ったときに質問することができます。

知識管理は情報過多を克服する鍵です。

知識を共有することは重要であり、すべての職場の基礎であるべきです。 しかし、私たちは良いものが多すぎる可能性があることも知っています。 知識をいつ、どのように共有するかを知るのは私たちの責任であり、この投稿で提案された実践のいくつかを実装することは、知識共有をより効果的かつ効率的にするための素晴らしい第一歩です。

私たちは会議のない日や非同期コミュニケーションの大ファンです。情報過多の負担がどれほど重いかを知っているからです。 消費した情報を処理するためのスペースを人々に与えることは、知識を共有する際のもう一つの重要な部分です。

あなたと同僚が一緒に働いて知識を共有する方法を考える時間を取ることで、情報過多に貢献することなしに知識を共有できます。 日常が少しストレスが少なく、少し生産的で、そしてより充実したものになることが分かるかもしれません。