私たちが今生きているデジタル時代では、ビジネスの安全性は金庫やオフィスのドアをロックする以上のものです。 私たちのデータや個人情報と同様に、脅威やセキュリティリスクもオンラインに移動しています。 これらは見分けるのが難しく、しばしば見落とされ、ビジネスに壊滅的な影響を与える可能性があります。 しかし、それらは防ぐことができ、データ侵害に対して十分なセキュリティを設定することは非常に簡単です。

コミュニケーションのためのセキュリティ設定は、モバイルデバイス管理、ビデオ会議ソフトウェア、クラウドシステムを含みます。これらにより、チームは効率的に協力して作業できるだけでなく、その際に安全で保護されていることが保証されます。 多くのコミュニケーションアプリやプログラムにはすでにセキュリティ機能が組み込まれており、それらが何であり、どこにあるのかを知ることが重要です。

しかし、どこから始めればいいのでしょうか？ どのようにしてコミュニケーションのセキュリティを徹底し、最高の状態に保つことができるでしょうか？ ビジネスのコミュニケーションには多くの要素があり、すべての側面をチェックし、保護するのは難しい場合があります。 これは特に心配ですが、95%のサイバーセキュリティ侵害が人為的なエラーによって引き起こされています。

しかし、以下の改善を行うことで、ビジネスのコミュニケーションのセキュリティを強化し、脆弱性を減らすことができます。

出典：IBM

手持ちのもので始めましょう

あなたのビジネスがすでに使用しているセキュリティ機能やソフトウェアを見直してください。 これにより、あなたの手元にあるものを把握でき、さらなる疑問が生まれるかもしれません。 たとえば、あなたのビデオ会議技術はどれほど安全ですか？ それらはどのようなデータ保護ポリシーを含んでいますか？

会社が使用しているすべてのコミュニケーションアプリやプログラムをメモし、それらを調べてください。データを安全に保つ方法、どのようなセキュリティ対策があるか、そしてそれらのセキュリティをさらに改善するために活用できる機能があるかです。 面倒に思えるかもしれませんが、自分の持っているものがわからなければ、それを改善することはできません。 これにより、足りないものやセキュリティを即座に改善するための簡単な方法を浮き彫りにすることができます。

スタッフを訓練する

従業員に関して最初にするべきことは、基本的なセキュリティトレーニングですべての従業員が同じ認識を持っていることを確認することです。 安全なパスワードの設定、保護すべきデータの認識、そして必要に応じて機密情報を共有することなど、ビジネス内での安全なナレッジマネジメントの基盤を築くことができます。 結局、常識とはあなたが考えるほど一般的ではありません。

出典：Hiscox UK

従業員は業務用コミュニケーションのいずれかを使用しない限り、あまり遠くに行くことはできませんので、彼らが自分自身をどのように保護し、守ることができるかを知っていることが重要です。 ライティングルーチンをオンラインカレンダーにスケジュールすることからチームミーティングの組織まで、すべてがあなたのコミュニケーションの一部です。 彼らがどのようなプロセスが整っているか、なぜセキュリティが彼らの役割に重要であるかを理解する手助けをし、どのようにしてコミュニケーションを安全にし、維持できるかを理解させるのです。

地元の規制を確認する

世界中でデータやセキュリティ規制は大きく異なるため、ビジネスに適用される法律を知っておくことが重要です。 もしあなたのビジネスが複数の地域で活動している場合、すべての支店が最も厳しいセキュリティ要件を遵守することがベストプラクティスです。 これはあなたのDevSecOps準拠だけでなく、ビジネス内のすべての人に適用されます。

会社がこれらを最小限の基準としてみなすことを確実にすることは、会社の信頼性や信頼性も向上させます。 クライアントは、彼らのデータを管理し、データセキュリティ法を遵守していることを知っているビジネスとより協力しやすくなります。 安全なビデオ通話や暗号化されたメッセージをホストするかどうかにかかわらず、クライアントは彼らのデータが誰でもアクセスできないこと、そしてそれを保護することに気を使っていることを知りたいのです。

エンドツーエンドの暗号化

ビジネスのコミュニケーションセキュリティを改善するのに非常に簡単な方法の一つは、コミュニケーションに使用するチャネルがエンドツーエンドで暗号化されていることを確認することです。 簡単に言えば、これは、あなたが送信したメッセージが、あなたが送信した相手にのみ受信され、読み取られることを意味します。 これは、送信者と受信者の両方の端で暗号化することにより、外部からのソースによる傍受を防ぎます。

メッセージ、音声メモ、ファイル、または文書を送信する際に、エンドツーエンドのセキュリティを含む多くのアプリやプログラムが利用可能であるため、少し調査を行い、あなたのビジネスのニーズに合った内部通信用の設定を見つける価値があります。

安全性オプションとして非常に簡単に入手できるため、送信する形式に関係なくデータを保護することが重要です。

消去のための機能

この機能があれば、メールやメッセージを自動的に削除可能になります。読み終わった後にすぐに、または指定された期間の後に削除されます。 これにより、受信トレイの整理が助けられ、ハッカーがメールに不正アクセスした場合にアクセスできる情報を最小限に抑えることができます。 これは従業員の定期的なセキュリティプラクティスの一部であるべきですが、メッセージの削除プロセスを自動化すること、たとえばロボティックプロセスオートメーションを使用することで、さらに簡単になります。

同様に、一部のプログラムやアプリでは、通信の受信者と送信者の両方の終端から削除を可能にします。 これはデータをさらに安全にし、そのプラットフォーム内でのすべての痕跡を効果的に削除します。 ただし、これだけでは安心できない場合があります。使用しているもので、他の人がメッセージのコピーを作成することができ、それを削除しても消えない場合があります。 ただし、スクリーンショット通知ツールもあり、これが発生したときに通知を受け取ります。

侵害の計画を立てる

これらのヒントは回避するのに役立ちますが、時にはミスが起こり、データ侵害が発生することもあります。 そのような状況をどのように管理するかは、前もって考慮することが大切です。 クライアントや従業員に対して侵害に関して透明性を保つことで、信頼性を維持し、データの管理方法を安心させることができます。

最悪の事態のための計画を立てておくことも、ビジネス内で簡単にセキュリティを強化できる領域を浮き彫りにする助けになります。 これは、ホスティングされたコンタクトセンターソリューションや他の種類のビジネスコミュニケーションを調査するきっかけになるかもしれません。  アクセスできる計画は、侵害が発生した場合の明確さと焦点をビジネスに与えることもできます。 侵害の範囲を特定し、最小限に抑える手助けになります。

あなたのコミュニケーションを今日安全に保ちましょう

気を付けるべきことの一つは、データとセキュリティは常に進化しており、一度ビジネスを守ったからといって、永遠に保護されているわけではないということです。 テクノロジーとソフトウェアが進化し続ける中で、ビジネスコミュニケーションを保護するためのより良い方法が常に存在しますが、同様に新たな侵害の方法も生まれています。 これらのサイバー攻撃は危険なだけでなく、コストがかかる可能性もあり、組織はセキュリティインシデントから回復するのに386万ドルを費やします。

出典：IBM

しかし、簡単なチェック、レビューを行い、セキュリティ保護を最新の状態に保つことで、手間とコストを節約できます。 すでにいくつかの要素が整っている可能性が高く、他のプログラムは少し手入れと注意を払うことでセキュリティを強化できます。 コミュニケーションのセキュリティを定期的に確認し、新しいガイドラインや規制に従って侵害を防止し、彼らが持っているセキュリティ更新情報を読み込む必要があります。

これがビジネスのコミュニケーションセキュリティを確認し、改善するための出発点として機能することを願っています。 これは包括的なリストではなく、あなたのビジネスに役立つ可能性のある他の多くの機能や対策もあります。 それでも、これは始めるのに良い場所であり、これらの推奨事項を自信を持ってチェックできれば、安全なコミュニケーションと保護されたデータに向けて大きな一歩を踏み出すことができます。