2020年初頭に企業が突然リモートワークに移行したとき、まだ採用を行っていたチームは、異なる場所からの新入社員をどのようにオンボードするかに苦慮しました。 これは、世界的に分散したリモートやハイブリッドチームのリーダーにとって、これまでのところずっと真実ですし、これからもそうでしょう。 重要な違いは、今やリーダーがリモートオンボーディングのアプローチをより意図的にし、今後の有意義な体験を創造するための時間とスペースを持てるようになったことです。

良いリモートオンボーディングについて意図的であることは重要です。 Asanaの仕事の解剖学インデックスによると、パンデミック中に新しい仕事を始めた知識労働者の79%が燃え尽き症候群を経験し、これは新しい仕事を始めなかった人よりも10%高いものでした。 しかし、新入社員を良好にオンボードすることは大きな機会ですが、前例があまりないことでもあります。 多くの人が前にやったことがない場合、どうやってチームの新しいメンバーを効果的にオンボードしますか？

Asanaの私たちは、どこで働こうと、またどのように働こうと、新しいチームメンバーと現在のチームメンバーとの間に有意義な関係を創造することを考えています。

1. 初日より前に接続する

新入社員がオファーレターにサインした後、初日を待たずに接続を始めましょう。 Asanaでは、開始日より前に、必要な情報や、初日がどのようになるかについての詳細、そしてチームからのカジュアルな「こんにちは」を受け取り、新入社員の関与を維持します。

これは微妙なバランスになる可能性があります—彼らにストレスを感じさせたり、初日より先に働かなければならないように思わせたくはありませんが、重要な情報を含むいくつかのフレンドリーなメールは良い効果をもたらします。 新しい仕事を始める前に、特に周囲が大きく変わっている時期には、人々はしばしば質問があります。 新入社員にマネージャーやチームメンバーへの直接のコミュニケーションラインを提供することによって、彼らは質問に答えてもらい、開始前に積み重なる不安を軽減することができます。

2. 良い第一印象を与える

新入社員が始まるとき、チームの既存メンバー（または隣接チーム）の間にメンター関係を作りましょう。 特にリモートオンボーディングにおいて、マネージャーでないメンターや職場の仲間を持つことは特に重要です。新入社員が初期の数週間で職場の文脈と接触点を提供できる人が必要です。

メンターを超えて、新入社員にアクセスを提供することが重要です—チームディレクトリ、共有カレンダー、内部コミュニケーションチャンネルなど、簡単で明確にアクセス可能でありながら、初日の主な焦点ではないものです。 次に、他のチームメンバーと同じ部屋にいる感覚を再現する努力をします。 私たちは、Slackで新入社員のためのオンラインコミュニティを作成し、バーチャルウェルカムランチを開催し、グループに多くのエネルギーと興奮をもたらします。

その日の終わりには、新しいリモート社員に初日の振り返りをする時間を取り、それがどうだったかを共有する場を作ります。 さらに、彼らがよりつながりを感じるために改善または変更できることがあるかどうかを尋ねます。 これらの実践は、新入社員が最初から見られ、聞かれ、含まれていると感じることを助けます。

3. コミュニケーションの規範を再構築する

対面チームとして作成したコミュニケーションの規範は、分散、リモート、またはハイブリッドである場合は適切でないかもしれません。 在宅勤務のチームの規範、コミュニケーションの期待、チェックインの頻度について新しい「契約」を作成するための時間を取ります。 包括的なリモートチームを作成する一部として、すべての人が何が起こっているかを簡単に把握でき、自分の仕事が大きなチームの目標とどのように結びついているかの明確な可視性を持つようにします。

包括的なリモートチームを作る一環として、全員が何が起こっているかを簡単に把握できるようにし、自分の仕事が大きなチームの目標とどのように結びついているかを明確にすることが重要です。 Asanaのコンテンツチームでは、私たちの作業を全てAsanaで追跡しています。

初日から、全ての新しいコンテンツチームメンバーは、同じオンボーディングプロジェクトを通過し、全ての人が同じ情報から始まることを保証します。 すべての大きなイニシアチブはAsanaにそれぞれプロジェクトを持っていますが、それらをチーム全体のポートフォリオに集約しています。 こうして、チームメンバーから上級リーダーまで、全員がチーム全体で何が起こっているのかを確認できます。 この方法で作業を整理することにより、リモートでオンボードされた新入社員も、従来はアクセスできなかったチームプロジェクトへのアクセス、可視性、文脈を持つことができます。

すべての人がツールを最大限に活用できるようにするために、私たちの友人であるGuruは、Asanaをどのように使用するかについてのベストプラクティスや規則を共有するためにGuruを使用しています。

Guruを使用して、Asanaのベストプラクティスに関するガイドラインを提供します。

4. チームを超えたコミュニティを見つける

完全にリモートのチームに参加することは孤立感を感じることがあります。 あなたのチームメンバーがオフィスにいる場合でも、分散型の会社に新しいメンバーとして参加するとき、彼らがあなたのチーム及び会社全体とつながるのは難しいかもしれません。 この移行をできるだけスムーズで包括的にするために、新入社員に接続したい職場コミュニティや参加したい従業員リソースグループがあるかどうかを尋ねます。 さらに良いことに、オンボーディングプロジェクトを作成すれば、そこに包括的なリストを含めることができます。 Asanaには、Team RainbowやBlacsana、Asana Womenなど、いくつかの従業員リソースグループがあります。

強いチームのつながりを作成する

リモートチームメンバーのオンボーディングと分散チームの管理にどれだけ意図的であっても、彼らがどこで働いているかに関わらず、強力で影響力のあるチームを作成できます。 分散しているすべての組織やチームは、自分の運営方法を見つけています。 同じ移行を経験している仲間のネットワークを作成します。 チームをリードしているからといって、この移行を一人で経験する必要はありません。 同僚と、何がうまくいっているかを共有し、彼らが持っている新しいヒントがあるか尋ねます。