賢い女性がかつて言いました。「私たちは皆、ビヨンセと同じ時間が与えられている。」

この1年、私のチームは少ないもので多くを成し遂げなければなりませんでした。 人数が少なく、予算は固定されており、同じ物理的空間にいる同僚たちから得られるエネルギーはゼロです。 最も重要なのは、私がカラオケでマッチボックス20を歌ったとき、1997年に3歳だった同僚が80%もいたことを知ることがなかったことです。 ビヨンセのように、知識労働者は無限で豊富な情報にアクセスできます（彼女の受信トレイがどのようなものか想像できますか！？）が、我々の注意と時間は有限です。

リモートワーク環境では、連絡が取れ、反応することで生産的に見える必要性があります。 一部の人はこれを「忙しさのカルト」と呼んでいます。

私たちはデフォルトでマルチタスクを行うので、情報や入力が未調整で未処理のため、過敏な目覚めの時間が疲れるのです。 マルチタスクは非効率的であるだけでなく、脳の機能を徐々に低下させる要因ともなります。

異なる種類の脳スキャンで[multitasking]を客観的に測定し始めると、特定の脳の部分や脳全体の機能をミリ秒単位で測定するスキャン結果として、実際には他のタスクに切り替えるためにかなりのエネルギーを消費していることが分かります。 同時に両方しようとしていると思っていても、実際にはどちらもうまくできていないので、線形的に行った方がかかる時間が多くなる可能性が高いです。 — サンジェイ・グプタ博士がテリー・グロスと会話を交わしました。

問題の特定

2020年、Guruの業務チームは、「コミュニケーションが煩雑だ」というフィードバックを受け取りました。 私たちは、これは私たちだけの問題ではないことを知っていました。 これは、チャット、メール、および新しい「やること」を示すバッジやプッシュ通知を伴うすべてのツールなど、マルチタスクを許可し（そして促進する）する最適でないプロセスの症状でよくある苦情です。

私たちは自問しました：コミュニケーション（メッセージ、ピング）の量を単純に減らすことが、A)気が散るのを和らげ、B)仲間が情報をより効果的に消化できるようになるのだろうか？  

まず、86%のメッセージがDMで行われているため、Slackのプライベートダイレクトメッセージの数を減らすことにしました。 しかし、それは単純ではありませんでした。 このボリュームの削減はわずかに役立ちましたが、マルチタスカーであふれた当社に全体的な影響を与えることはありませんでした。

そこで、今回は問題を変えました：A)集中時間を創出し、B)低度の意思決定による精神的負荷を軽減するために、文化的かつプロセス的な変更をどのように実行できますか？

私たちがコミュニケーションの過負荷を修正するために働いてきた方法

1. 私たちは、クロスファンクショナルな作業グループと共にコミュニケーションの原則を開発し、広めました。

私たちは、文化的な合意を必要とする変更を行う前に、まず提案した変更の「理由」に同意する必要があることに気づきました。

2. 私たちは、スケールのためにプロセスを圧力テストしました。

ここで、私たちは、成長するにつれて、私たちのコミュニケーションの原則、システム、およびプロセスが現在の形で維持できるかを問いました。 答えは明確に「いいえ」でしたが、混乱を避けるためには、すべてを一度に取り組むのではなく、段階的に更新を行う必要がありました（つまり、重要なプロジェクトをAsanaに入れること対不規則なGoogleシートにすること）。

スケールするためには、内部のチャンピオン（通常は人事管理者）との関係を特定し、構築することも必要でした。 これらの「インフルエンサー」は、変化を強化し、機能的なサイロを打破する位置にいます。

3. 私たちは、一貫性とケイデンスのためにコミュニケーションチャンネルを標準化しました。

すべてはシンプルに聞こえるかもしれませんが、2020年の監査は、既に投資したツールの機能をより良く活用できる可能性があることを証明しました。 結局、ツールは使い方次第で効果が変わります。

しかし、他の問題をすべて修正する前に、主要なコミュニケーション手法が解決を助けるものであり、障害にならないことを確認する必要がありました。 だからこそ、私たちはコミュニケーションチャネルを統合し、Slackの命名規則を標準化しました。

私たちはまた、Slackにおける優先順位シグナルを作成しました。 これらの標準化されたビジュアル（絵文字！）は、チームメンバーがいつ応答が必要かを認識し、すべてのピングが緊急であると見なされることがないようにします（一般的な視覚言語を使用することで、私たちの脳と自律神経系はリラックスできるよう伝えられます）。 私たちはチームが思慮深い応答を共有することを望んでおり、即応的な反応よりも、これが成長と生産性にとって良いと信じています。 ここに私たちが開発した投稿ガイドラインがあります：

4. 私たちは情報ルーチンを構築しました。

「時間は主たるものではない。 それが唯一のものだ」とマイルス・デイヴィスは言いました。 だからこそ、私たちは従業員が期待し信頼できる特定のコミュニケーションのペースと形式を確立しました。 結局、ビジネス全体（および広い世界）の他の部分に多くの不確実性があるため、私たちは従業員が情報を受け取る方法が予期しないものや混乱しないものにならないようにしたかったのです。

私たちは、会社全体の更新を共有し、追跡するために発表を用いることに決めました。 驚くべきことではありませんが、これらのアラートは、Guruの会社の目標が各従業員の個々の仕事にどのように関連するかを知らせるために、主に会計年度の四半期の初めに最も頻繁に送信されています（約30%）。また、日中の全社の発表は、分散したチームと集中時間に配慮するため、主に12p.m./ET以降に送信されます。

5. 私たちは、アカウンタビリティのための意思決定フレームワークに合意しました。

会社の初めから、私たちはアカウンタビリティと透明性を重視してきました。 そのため、すべてのGuruの従業員は、Guru（動的なドキュメンテーションのため）とAsana（プロジェクト管理のため）を組み合わせてOKR（目標と重要な結果）の進捗をアクセスし、見えてくる能力を持っています。

しかし、私たちはスケールするためにアカウンタビリティを構造化する必要があることに気づきました。 それを実現するために、私たちはタスクを完了する活動の期待を定めるRACI意思決定モデルを実施することを決定しました。 この意思決定フレームワークは摩擦を減少させ、障害やギャップを明らかにします。

最終的な結果は？ まだ分かりません！

最終的には、私たちは従業員が深く集中し、彼らが特に雇われたプロジェクトや問題に対し、時間を使いスキルと頭脳を活用できるようにしたいのです。 しかし、15人の会社に有効なものが150人の会社には通用せず、150人の会社に有効なものが500人の会社には明らかに通用しないため、私たちは成長し続ける中で、トップダウンとボトムアップの文化的およびプロセスシフトの両方をテストし続けます。 素晴らしい初期の結果を得ており、私たちの最新のeNPS調査には、Slackが以前よりも騒がしくないという結果が含まれています。 これは、深い集中を助けるのに十分ですか？ 単品では、そうではありません。 しかし、これは始まりです。