今日、行くべき会議が一つ少なければいいと思いませんか？

研究によれば、会議でいっぱいのカレンダーは従業員の満足度や幸福感の低下につながる可能性があります。 ある企業によると、会議を設定するのにほぼ1か月かかることがある一方で、会議を完全に排除する企業もあるため、自分の仕事のカレンダーを再考する価値があります。

私たちは理解しています。ほとんどの時間を本来はメールで済む会議に費やしていると、最良の成果を出すのが難しいことがあるので、新しいことに挑戦する時かもしれません。 Guruは、知識を求めたり共有したりするためのツールだけでなく、より効率的かつ効果的に働く手助けをするために設計されています。

Guruにおける会議の再考

私たちを信じてください。会議を減らすことは少し労力がいることを経験から知っています。 私たちは、より効率的に働き、認知負荷を軽減するために、社内コミュニケーションへのアプローチを評価するための時間を取りました。 そこから、多くの変化を実施することができました。

私たちは、組織全体の会議に関する期待をリセットするためのリーダーシップカレンダー監査を実施しました。 私たちは「ゴールデンルール」を実装して、社内コミュニケーションへのアプローチを再考しました。 「内部会議中止水曜日」を設定し、集中した時間を増やし、人々にもっと日を返すための他の施策を実施しました。

これらのポジティブな変化にもかかわらず、まだ仕事は終わっていません。 私たちは職場戦略を常に洗練させており、他の人たちに自分のオフィスや組織でポジティブな変化を実行する手助けをしたいと考えています。

仕事での不必要な会議を減らす

私たちは「欠席の喜び（JOMO）」をGuruで受け入れています。なぜなら、私たちは知識管理に依存しているからです。 企業が知識主導型文化や非同期コミュニケーションを受け入れると、人々はより効率的かつ自律的に働くことができます。 知識を文書化し、保存できることは、プロジェクトの更新、月次報告、次のステップ、および会議で確認する必要があるものを要約するのが簡単です。 特定の会議の招待を「辞退」のボタンを押すことが突然タブーではないように感じます。

適切な会社のWikiとコミュニケーション戦略は、充実した仕事のカレンダーを管理するのに大いに役立ちます。 週の予定を見ると圧倒されている場合、私たちには従うべきいくつかのヒントがあります。

現在の会議を評価する

1:1のミーティングやスタンドアップ、キックオフ、チェックインを批判的に見直す時です。 各招待者がどのように価値を追加しているか（自分自身を含む）や、最終的な目標が何であるべきか、自己に問いかけてください。 特定の人や成果がどのようにフィットするのか理解するのに苦労している場合、それはゲストリストを再考する時かもしれない良い兆候です。

会議を減らそうとするマネージャーは、さらに一歩進めて、会議出席者にどのくらい役立つかを尋ねるべきです。 それが人々の仕事をより効率的に行うのを助けているのか、会議の頻度が妥当なのか、推奨する変更についてのフィードバックを共有してもらうよう頼んでください。

その情報を得たら、会議のサイクルについて考え始めることができます。 特定の会議が頻繁すぎたり、他の会議が全く不十分であったりすることに気づくかもしれません。 サービスのために目的を果たさないような定期開催の会議はキャンセルすることを恐れず、他の会議を組み合わせて効率を高めることを検討してください。

緊急性を定義する

プロジェクトのキックオフミーティングに出席しないことと、何も更新がない状態で日々のスタンドアップを休むことには大きな違いがあります。 真実は、あなたが目にするすべての会議、メッセージ、またはメールがあなたの即時の注意を必要とするわけではないということです。

緊急性の観点から物事を考えると、カレンダーや日々の生活がずっと管理しやすくなります。 次の締切やチーム/組織の目標、自分の作業負荷を考慮して、会議に出席する価値があるかどうかを検討してください。

特定の会議や問題の緊急性を定義するのは難しい場合があります。 何かが本当にあなたの時間と注意に値するかどうかを判断するのが難しい場合、上司や会議の主催者に相談してください。 特定のものをスキップできることや、現在の優先事項を再確認する必要があることがわかるかもしれません。

明確さを求める

なぜ会議の招待に加わるのか混乱していませんか？ 会議の説明を3回読んでも、まだその目的を理解できない？ 人に「あなたの考えを聞かせてほしい」と言わせようとする会議を待っていることに不安を感じていますか？

少しの反発とコミュニケーションが大いに役立ちます。 議題や会議の予想結果を求めることから始めてください。 参加者に自分の入札者について考察させることや、達成したいことを思い描かせることが、参加必須の会議か、スキップできる会議かを判断するのに役立ちます。

意図的にオープンエンドの会議を心配していますか？ 人々にカバーしたい質問やトピックをいくつか準備してもらうようお願いしてください。 これは「形のない」会議に少しの構造を与え、あなたを適切な思考スペースに入れる手助けになります。

提案された代替案を伴って辞退する

チーム全体とのこの1時間の会議に参加する時間がないが、重要な利害関係者との15分の会話は可能です。 人々が抱えている質問を解決するための文書を送信することを提案してください。 先に進む前に自分の作業をする必要があると言ってください。しかし、終わったら、貢献するのは喜んでやります。

どんな会議の目的も、すべての人がより効率的に働くのを助けるべきことを思い出してください。 目標に対して人々を導く代替案を提供すれば、皆が利益を得ます！

生産的な会議をカレンダーに入れる

私たちは、効果的な会議を計画するために自分たちのルールを実施したことを以前に述べました。 カレンダーに追加する各会議が必要であることを確認したい場合、私たちの教訓を参考にして4つのPに従ってください。

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4つのPの話をするときの私たちが言っているのは、会議をスケジュールする際に目的、プロダクト、人々、プロセス（議題）を知ることです。 また、4つのPは会議を計画している人だけでなく、すべての人のためであることも重要です。 誰もがなぜ参加するのか、期待される成果が何かを正確に知っている場合、一緒に過ごす時間をできるだけ効率的かつ効果的に使うことができます。

会議を減らして生産性を高める

会議は常に仕事の一部ですが、それが仕事の唯一の部分であるべきではないことを覚えておくことが重要です。 時には、会議がもたらすリアルタイムコラボレーションの要素が必要なこともあります。 他の時には、午後2時の再組織のミーティングがカレンダーから消える必要があります。そうすれば、集中する時間が戻ります。 会議へのアプローチを見直す時間を与えると、カレンダーに少し余裕ができるのが必要かもしれません。