文書は概念的に素晴らしいデジタルアナロジーの例です。 ビジネスコンピューティングが80年代や90年代のように栄えるためには、物理世界に類似したシステムを設計することが重要でした。 では、これを達成するための最善の方法は、文書を作成することです。 見た目も紙のようです！ 文書プロセッサは、しばしばアプリケーションに「余白」のようなものを取り入れます。これは、私たちがタイプライターを使用して文書を作成していた時代の名残です。 初期のオペレーティングシステムはすべてフォルダーと文書のコアアイデアに基づいており、物理世界に直接マッピングされる概念です。

しかし今は30年後で、そのアナロジーはもはや機能していません。 文書はもちろん生き続けます。なぜなら、法的契約や会議のノートのように「時間の記録」を捉えるのに理想的だからです。 この種のコンテンツは、一度書かれるとあまり変わらない。 あるいは、法的文書の場合、文書を修正するための非常に規定されたプロセスがあり、ほとんどのケースで元のバージョンも生き続けなければなりません。 しかし、私たちの今日の多くのコンテンツニーズにとって、文書の概念は実際には有害であることが多い。 その理由を見てみましょう...

1. 文書は変更されるようには設計されていません。 私たちの世界の多くは変化するコンテンツに関するものであり、私たちの考えが進化するにつれてそれも進化します。 そして、それは私たちが今変更したいことを言ったすべての場所を探すことが愚か者の用事になることを意味します。 また、新しい変更をすべての人に通知しなければならず、その新しいバージョンについて誰に伝えたかを覚えておかなければなりません。 しかし後で文書を開いたとき、それが本当に正しいかどうかはどうやってわかりますか？
2. 文書は共有されるようには設計されていません。 まあ、規模ではそうではありません...共有する方法は、多くの場合、私たちが紙を共有する方法に非常に似ています。 文書のコピーを作成して、それを郵送する。 私が使う言葉は、物理的な世界でもデジタルの世界でもまったく同じです。 デジタルの世界での問題は、これが起きるたびに、上記のポイント1がどんどん難しくなるということです。
3. 少し以上のものを持つと、それらは混乱になります。 少なくとも紙の場合は、それをコピーするための努力をしなければなりませんでした。 文書ではそうではなく、同じ文書の似たようで異なるバージョンがそこら中にあふれ出ることになります。 それはデジタル汚染です。
4. 今、私たちは他のデジタルデバイスよりも電話を多く使用しています。 文書はスマートフォンが存在しなかった時代から来ています。 電話で文書を読むことを試みると、数回のピンチやスライドの後には諦めるでしょう。
5. 文書は長すぎます。 文書の長さは、その有用性に直接影響します。 文書が長ければ長いほど（および広ければ
6. それが有用かどうかわからない。 では、あなたが文書を書いて誰かに送りました。次は何ですか？ それは彼らの仕事を達成するのに役立ちましたか？ それは販売を締結するのに役立ちましたか？ それは顧客の問題を解決しましたか？ 知る方法がありません。 これらはほとんど不公平な質問です。なぜなら、私たちは文書をこうしたことを教えてくれるように設計していないからです。文書はデジタルアナロジーとして設計され、書かれたテキストを著述し保存するという基本的な水平問題を解決するために作られました。

この問題を解決しようとする試みがありましたが、私たちはまだそこに達していません。 今日のクラウドベースの文書エディターの多くは、実際にはそれが私たちが普段使っている同じ文書エディターのクラウド版です。 もちろん、今は共有するのが簡単で、同時に編集することもできますが、依然として文書です。 それは、SaaSがまだ流行だった頃、オンプレミスのベンダーが、自社の製品を、まるでSaaSであるかのように見せるためにクラウド処理を行っていたことを思い出させますが、実際には彼らが達成したのは、同じ古いソフトウェアを異なるデータセンターに移動しただけでした。

次は何ですか？

私たちは現在、専門化の時代の初期にいます。 カテゴリごとに、特定のビジネス問題を解決するSaaSアプリケーションが出現しているのを見ています。 そして、今日のアプリケーションは私たちの働く生活に関するデータを活用して、私たちが仕事をより効果的にするのに役立てています。

• RelateIQでリードを作成すると、それに接続するだけで、そのリードとのすべてのやり取りのストリームが自動的に作成されます。
• 見込み客との次の会議が近づいているとき、Refreshはその見込み客についてのレポートをメールして、あなたがその会議に向けてよりよく準備できるようにします。
• Ambient Servicesは、あなたが明示的に何かをすることなく、あなたの生活に価値を加えます。 Google Nowは、あなたが会議に間に合うように出発する必要がある時を知らせてくれます。カレンダーに接続するだけで。
• 会議中は、文書を使って自由形式のノートを取る代わりに、WorkLifeがあなたの会議をアジェンダ、アクションアイテム、オープンイシューに構造化する手助けをします。これにより、あなたはフォローアッププロセスを手動で作成したり、人を追いかけたり、または会議の結果を思い出したりする必要がなくなります。

そして、同じことが「文書」にも起きています。 私たちはもはや「デジタルペーパー」という観点で考えません。多くの人がカードデザインが行き先であると感じています（私たちを含む！）。 私たちは今、達成する必要のある作業と、テクノロジーがその作業をより効率的に行う手助けをし、さもなければ私たちのビジネスについて知ることができなかったことを教えてくれる方法について考えています。

• コンテンツを誰かと共有したとき、それは彼らにとって役に立ちましたか？
• コンテンツを読んだとき、それが正確であることをどうやって知っていますか？
• 特定のコンテンツを使用すると、それが顧客とのより良い関係を築くことにつながりますか？
• すべての顧客に同じコンテンツを送りますか？ それとも、彼らの述べた関心に基づいて動的に組み立てるべきですか？
• 人気の高く価値のあるコンテンツをチームにより目立たせ、古くなった、読まれていないコンテンツを消すには、どうすればすべての時間を費やさずに済むのでしょうか？

そして、まだまだたくさんあります。 確かにエキサイティングな時代です。 では、ファイリングキャビネットを閉じて本当に仕事をしましょう :)