コーポレートウィキは、ナレッジマネジメントソフトウェアの一種で、内部の会社情報を更新可能なソースとして提供します。 それらは多機能で設定が簡単であり、数年前とは異なり、多くはSlackやTeamsのようなチームコミュニケーションプラットフォームと統合されています。

Guruがスラックの統合に基づいて設立された理由もわかります: コミュニケーションプラットフォームに内部ウィキを追加することで、会話を中断することなくナレッジベース全体にアクセスできるからです。

ただし、これらのアプリでのアクセスのしやすさにかかわらず、従来の会社ウィキには問題があります: チームが成長し、ナレッジが拡大するにつれて、これらは時代遅れになり、管理が難しくなり、その結果、使用率が低下します。 従来のポータルであろうと最新の製品であろうと、従来のウィキは長期的には機能しません。

この伝統的なウィキが、ナレッジに関する基本的な問題を解決するのに役立たない理由を読み進めてみましょう。

Guruを試してみてください。

無料で開始

ほとんどの内部ウィキは、従来のナレッジベースの主な問題を解決しません: ナレッジの正確性と有効性。

ほとんどの内部ウィキでコンテンツに何が起こるかというと、

• SMEは、完璧なページを書くのに多くの時間を費やしますが、書いた後に更新を忘れ、更新を促されることがありません。その結果、ナレッジが古くなります。
• ナレッジを必要とする人は、ウィキが最後に更新されたのがいつか、またはまだ関連性があるかどうかを知ることができず、それを信用しなくなります。
• ウィキソリューションは長文コンテンツを優遇します。これにより、ユーザーが正しいページを見つけても、必要な特定のナレッジを簡単に見つけることができず、ウィキを無視して直接SMEに尋ねるようになります。
• 古いナレッジ、不信感、アクセスの難しさが組み合わさることで、使用率が低下し、全体的な内部ウィキソリューションが無駄な投資となります。

ウィキにスラックまたはTeamsの統合がある場合、そのうちの1つの問題、情報利用の問題を解決できるかもしれません。 ただし、これらのソリューションにはSMEに既存のナレッジを確認または更新させる方法がないため、あなたのチームは不注意に不正確または古い情報を共有し始める可能性があります。 そして、悪い情報は情報がないことよりも悪いことがあります。特に顧客対応の役割において。

あなたのビジネスに関する情報は日々変化します: 新機能が作られ、新たな競合が現れ、新しい内部プロセスが作成され、それがすべてあなたのコミュニケーションチャネルで議論されます。

Wikisは簡単に思えるので、SlackやTeamsと統合できるものを選べば、すべての問題が解決すると思っているあなたを責めません。?

しかし、これが将来的により多くの頭痛を引き起こす理由です。

Slackはあなたのワークフローの一部に過ぎません。

チームコミュニケーションプラットフォーム（Slackのような）は、会社のテックエコシステムの自然な基盤であり、リモートワークフォースが増加している今、特に重要です。ただし、従業員が時間を費やす場所はそれだけではありません。 小規模な企業でも平均で40のアプリを使用しており、大企業ではその数は200を超えます。

それは複雑に見えないかもしれませんが、各従業員は約9つのアプリで作業しています。 これらを合わせると、アプリと人の組み合わせの数は、従来のウィキのようなポイントソリューションや、Slackと統合されたような二重ポイントソリューションを管理するのが急速に難しくなります。

では、Slackのためのウィキが、Slackを実際に使用していないときにあなたのチームメンバーをどのように助けるのでしょうか。

ワークフローのすべてのポイントでナレッジマネジメントの問題を解決する

まず、tl;dr（要約）をしましょう：スラックとTeamsの統合を持つほとんどのウィキは、依然として本質的に従来のソリューションであり、それに伴うすべての問題を抱えています。 とはいえ、ウィキアプリをまだ検討しているのなら、SlackとTeamsの統合があるものを選んでください。 チャット統合は一貫した利用を促進します。また、ワークフローの一部に留まることは、全くないよりはまだ良いです。

しかし、リアルタイムでのナレッジが他の場所にない場合には、スラックの統合だけにとどめてはいけません。

従来のウィキコンテンツの問題

ほとんどのウィキは、ナレッジを保管することを優先して、必ずしも使用されることを優先しません。 ポータルとして設計されているため、そこにあるナレッジは、非常に特定の階層構造を持っている必要があります。 厳格な構造は長文コンテンツを優遇しがちであり、複数のトピックが1つの見出しの下にまとめられることになります。 この性質上、これはナレッジのアクセスを遅くし、難しくします。 スラックまたはTeamsの統合があっても、何百語もの長い記事を引き出すことになるかもしれません。 これは、必要なものをすぐに見つけるのを難しくし、更新するのも面倒になります。

Guruのウィキソリューションでは、ナレッジは保管するためではなく、使用するために構造化されています（単一トピック、バイトサイズ）ので、迅速に読んで、迅速に更新できます。 CTRL-Fは必要ありません。

あなたのウィキはSlackにありますが、Salesforceでナレッジが必要です。

...または、メール、Intercom、Asana、Trello、GitHub、Figma、DocuSign、Greenhouse、または…さて、ポイントはわかりますよね。 誤解しないでください。GuruではSlackが大好きです。 私たちの製品は、Slackで使用されるようにゼロから構築されました。 私たちの会社は、メールではなくSlackにいます。 しかし、私たちは、ええと、スラックに住んでいるわけではありません。 私たちは、先ほど述べたすべてのアプリを日常的に使用しており、それらすべてを頻繁に調べる必要があります（“待って、私たちのブランド色のHEXコードは何でしたっけ？” “私たちのROIメトリクスは何ですか？” “その顧客の証言は何でしたか？”）

Guruがどのように必要なツールと統合されるかを発見してください。

Guruの統合を確認してください。

したがって、Slackの統合がナレッジベースで探すべき基盤的なものである一方で、他のプログラムとのネイティブ統合を提供するウィキソリューションを探すべきです。 または、どこからでも、任意のサイトでナレッジにアクセスできるブラウザー拡張機能のようなユニバーサル統合を持つものを探してください。

“なぜこれは重要なのですか？”とあなたは尋ねるかもしれません。 実は、ワークフローに留まることが生産性の鍵なのです。 従来のナレッジ管理の提供物やウィキは、ナレッジを消費したり更新したりするために、最終的にあなたのワークフローを離れることを強います。 Rani Molla、Recodeのシニアデータレポーターが、説明します:

“中断された後、作業していたタスクに戻るのに約25分かかります。”と、マイクロソフトの調査によると。 「フロー状態」、または「深い作業」と呼ばれる状態に到達するのには、さらに時間がかかることもあります。 これらの用語は、作業に没頭しているときの集中した心の状態を指しており、時間が飛んでいるように感じます。 それはあなたが最高の仕事をしているときでもあります。 [...] 時間の経過とともに、職場の気が散る要因がメタスタサイズすることがあります。 私たちの多くは、多重タスクを適応しようとします。 しかし、多重タスクは機能しません。 1つのことをうまくやる代わりに、実際には、活動を切り替えてすべてを貧弱に行っています。”

あなたのチームは、従来の内部ウィキソリューションに見合うものではありません。

ナレッジワーカーは、労働力で最も成長しているセグメントです。 もし彼らに仕事をするために必要な情報にアクセスするための最良の方法を装備していないのなら、あなたの会社は競争力を持てなくなるでしょう。 アクセスは、ナレッジをドキュメントするための場所を意味するだけではありません。必要なものを見つけ、信頼し、使用できることを意味するはずです。 従来のウィキはストレージに関するものです。 Guruを無料で始める、より良いナレッジソリューションがどのようなものかを確認してみてください。