직장에서 지식을 공유하는 것이 중요하다는 것을 알고 있지만, 당신의 시간이 그렇게 많은 부분이 이를 위한 것일 거라고는 생각하지 못했습니다. 이번 주에 당신은 세 번의 프로젝트 킥오프 회의에 홀로 참석했으며, 슬랙과 이메일에 답장하는 데 오후의 상당한 시간을 쏟게 될 것을 알고 있습니다. 당신은 피곤하고 팀도 피곤하며, 심지어 고위 경영진조차도 번아웃을 느끼기 시작한다는 생각을 하고 있습니다.

아마 그래서 당신은 사람들의 시간과 주의를 더 빼앗는 또 다른 이메일 업데이트를 보내야 한다는 사실에 엄청난 죄책감을 느끼고 있습니다. 우리는 정보 과부하가 직장에서 큰 문제라는 것을 알고 있습니다. 그래서 우리는 그저 일을 하면서 의도치 않게 그것에 기여하는 것을 싫어합니다.

직장에서 일이 언제 쏟아져도 제대로 이루어질 것 같지 않지만, 당신이 원한다면 그 인지 부담을 줄이는 데 도움을 드릴 수 있습니다. 효율적으로 지식을 공유하고 과부하를 줄일 방법을 찾고 있다면 시작할 수 있도록 도와줄 팁이 있습니다.

선택적으로 행동하는 것은 괜찮습니다

우리 하루 동안 많은 정보를 접합니다. 시간이 지나면 특정한 것들을 무시하고 당신이 중요하다고 생각하는 것에 주의를 분산시키는 것은 자연스러운 일입니다. 때로는, 사람들에게 “전체 이야기”를 제공할 때, 그들이 원하는 결과를 내기에 필요한 정보 이상을 제공하는 것입니다. 너무 많은 정보는 혼란을 줄 수 있고, 사람들이 반드시 할 필요가 없는 일보다 느리게 또는 더 열심히 일하게 만들 수 있습니다.

지식을 공유하기 전에, 사람들에게 원하는 가장 중요한 포인트에 대해 생각할 시간을 가지세요. 그들이 손에 쥐고 있는 작업을 완료하기 위해 필요한 정보를 제공하고 사람들이 기대하는 것이 무엇인지 이해하도록 하세요.

사람들이 추가 정보를 스스로 소비할 선택권을 주는 것도 괜찮습니다. 사람들에게 작업을 처리하는 데 필요한 데이터 포인트를 제공한 다음, 시간이 있을 때 전체 연구를 읽을 수 있도록 링크를 제공하는 것은 아무런 문제가 없습니다.

지식을 공유할 시간을 계획하세요

가끔 문제는 당신이 받고 있는 지식의 양이 아니라, 당신이 그것을 받는 속도입니다. 주간 프로젝트 업데이트 이메일을 받는 것은 당신의 하루에서 중요한 부분이 될 수 있지만, 이미 다른 작업을 수행하는 중에는 매우 방해가 될 수 있습니다.

당신이 지식을 공유할 때 작은 예측 가능성을 더하는 것은 당신의 팀에게 많은 도움이 될 수 있습니다. 그들이 업데이트나 직무를 수행하는 데 도움을 줄 중요한 정보를 기대할 수 있는 시점을 알면, 그들의 일정을 더 잘 계획하는 데 도움이 됩니다.

모든 이메일을 분 단위로 계획할 필요는 없습니다 (원한다면 그렇게 해도 되지만). 사람들에게 화요일 오후에 업데이트를 기대하라고 알리거나 매달 세 번째 금요일에 작업을 검토할 준비가 되어 있다고 알리는 것만으로도 모든 사람에게 더 많은 예측 가능성을 제공합니다.

중요한 사항 파악하기

직장에서 두 가지 가상 상황에 대해 생각해 보겠습니다:

1. 당신은 고객과의 대화에서 매우 좋은 이야기를 나눴고, 그들이 회사의 최신 경험에 대해 공유하고 싶은 피드백이 있었습니다.
2. 결국 최신 제품 업데이트로 인해 일부 주요 기능이 삭제되었습니다. 엔지니어링 팀이 이 문제를 해결하기 위해 "모두가 함께"하는 상황에 있고, CX 팀은 고객에게 무엇을 전달해야 하는지에 대한 브리핑이 필요합니다.

분명히 두 번째 시나리오가 첫 번째보다 더 중요하고 긴급합니다. 동료들에게 긴급성을 어떻게 알릴까요? 직장에서 모든 것이 긴급해야 할 것처럼 느껴질 때, 당신의 주의가 어디에 집중되어야 할지 결정하는 것이 훨씬 더 어려워집니다. 모든 이메일이나 슬랙 메시지가 누군가의 즉각적인 주의를 요구하는 것처럼 보이도록 하는 대신, 직원들이 무엇이 중요한지 알 수 있도록 도울 방법을 생각해 보세요. Guru의 발표 기능은 메시지에서 긴급성을 보여주는 데 매우 효과적입니다. 위쪽 카드에서 '읽었음' 버튼을 클릭하면 직원들이 중요한 무엇을 보고 있다는 것을 아는 데 도움이 되며, 메시지를 보내는 사람에게도 참여도를 추적하고 제대로 읽혔는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

간단하게 유지하세요

우리가 공유하는 정보를 제공하는 방식은 중요합니다. 전반적으로, 당신이 팀과 공유하는 모든 지식은 이해하기 쉬워야 하며, 쉽게 접근할 수 있도록 제공해야 합니다. 정보를 제공하는 방식에 대해 전략적으로 접근하고, 이해 및 소화 가능성을 당신의 작업의 최전선에 두는 것을 잊지 마세요.

간단하지 않나요?

텍스트에서 큰 덩어리로 작성하는 것에 익숙하다면, 정보를 더 쉽게 스캔할 수 있도록 작은 글머리로 메시지를 나누는 것을 고려하세요. 사고를 더 잘 집중할 수 있도록 작은 문장으로 생각을 나누면, 가장 중요한 정보를 제시하는 데 도움이 될 수 있습니다.

동영상, 이미지 또는 심지어 오디오 클립이 사람들이 정보를 이해하는 데 도움이 될 수 있을지 생각해 보세요. 우리는 룸을 이용해 선 작업 및 프로젝트 상태를 기록하고, 사람들이 업데이트를 주고 비동기적으로 질문할 것을 권장합니다. 이 방법은 사람들이 우리가 제시한 정보를 가지고 앉아 있을 기회를 주고, 적절한 시점에 질문을 다시 할 수 있게 해줍니다.

지식 관리는 정보 과부하에 대처하는 핵심입니다.

지식을 공유하는 것은 중요하며, 모든 작업장의 초석이 되어야 합니다. 하지만 우리는 좋은 것에도 과할 수 있다는 사실을 인식하고 있습니다. 우리가 언제 그리고 어떻게 지식을 공유할지 아는 것은 우리에게 달려 있으며, 이 게시물에서 제안된 몇 가지 관행을 구현하는 것은 지식 공유를 보다 효과적이고 효율적으로 만드는 첫 번째 좋은 단계입니다.

우리는 회의 없는 날과 비동기 통신의 큰 팬이며, 정보 과부하의 무게가 얼마나 짐이 될 수 있는지 알고 있습니다. 사람들이 소비한 정보를 처리할 시간을 주는 것은 지식을 공유하는 데 또 다른 중요한 부분입니다.

당신과 당신의 동료들이 정보 과부하에 기여하지 않고 지식을 공유하기 위해 어떻게 협력할 수 있을지 생각할 시간을 가지세요. 당신의 하루가 조금 덜 스트레스 받고, 조금 더 생산적이며, 훨씬 더 보람 있게 되는 것을 느낄 수 있을 것입니다.