“어떤 지표가 중요하다고 생각하십니까?”는 현재 우리 시대 가장 중요한 영업 발견 질문입니다. 수익과 직원 리더 모두가 확실한 내부 커뮤니케이션 전략의 중요성을 인식하면서, 이 필수 질문은 이제 대부분의 업무 받은 편지함을 차지하고 있습니다.

내부 커뮤니케이션을 측정하는 방법의 목록은 다양하고 증가하고 있으며 (핫 테이크 🔥) 부정확합니다. 여기에는 아래의 예가 포함됩니다: 직원 행복/만족( eNPS 점수는 30 이상이 좋다고 간주됩니다), 직원 유지,  이메일 열람율, 전체 회의 참석률, 설문 조사 완료율, “생산성,” 및 질적 피드백.

기술 시장이 알려지지 않은 경제 영역에 진입하면서, 조직 효율성과 직원 경험의 균형을 맞추기 위해 프로세스를 감사하고 조정할 좋은 시점입니다.  내부 커뮤니케이션 리더는 발전하는 혼합 근무 방식에 대해 갱신된 지표가 필요합니다.

측정하지 않는 것은 개선할 수 없습니다. 그리고 내부 커뮤니케이션 전략을 업데이트하더라도 무슨 문제가 있는지를 평가하고 솔직해지지 않으면 혼합 환경에 적합하지 않습니다.

일반적인 내부 커뮤니케이션 실수 및 수정 방법

기업과 조직은 자신만의 독특함을 가질 수 있지만, 대부분은 거의 동일한 내부 커뮤니케이션 문제를 경험하고 있습니다. 우리는 회사가 직면한 가장 일반적인 내부 커뮤니케이션 문제를 다룰 시간을 가져야 합니다. 우리는 직장에서 직면할 수 있는 모든 내부 커뮤니케이션 문제에 대한 전체 시리즈 글을 쓸 수 있습니다. 지금은 고객(및 우리 자신)이 가장 많이 다루는 세 가지 문제를 목표로 하고 있습니다.

문제: 너무 많은 것(즉, 혹시 너무 급하게 진행한 게 아닐까요)

일터에서 당신의 접시가 너무 가득 차 있다고 느끼나요? 당신은 혼자가 아닙니다. 미국인들은 팬데믹 시작 시보다 평균 1% 더 많은 시간을 일하고 있습니다. 하지만, 그들은 1% 더 많은 수익을 내고 있지 않거나 자신이 하는 일에 1% 더 만족하지 않습니다.

Reclaim.ai에 따르면, 사람들이 회의에서 보내는 시간이 2020년 2월 이후로 늘어났습니다.  현재 우리는 평균 7.3시간 더 많은 회의 시간을 갖고 있습니다. 이 추가적인 의사소통 및 작업 시간은 탈진과 스트레스를 유발합니다. 안타깝게도, 미국 심리학회(APA)는 이러한 감정이 사상 최고 수준이라고 말합니다.  

왜 이렇게 물어보십니까?

놀랍게도, APA는 미국인들 6%가 인지적 피로감을 느꼈고, 32%가 감정적 고갈을 보고했으며, 44%가 신체적 피로를 경험했다고 말합니다. 이는 2019년 이후 38% 증가한 수치입니다. 생각하거나 집중할 수 없는 것은 수익에 영향을 미칩니다.

정보 과부하로 인한 집중력 부족은 동기를 감소시키고, 우리 중 많은 사람들이 큰 돌(영향을 미칠 심층 작업) 대신 작은 자갈(저급 작업)에서 일하도록 강요합니다. 과연 누가 과도한 업무에 시달릴 때 팀원들과 효과적으로 소통할 수 있을까요?

해결책: 회의 관리 방식을 재고하고 기술 스택을 활용하세요

모두가 회의에서 더 많은 시간을 보내고 있다면, 그 시간을 잘 활용하고 있는지 확인해야 합니다. 회의 감사 및 정확한 회의 가이드라인이 성공의 열쇠입니다. 이것은 기본적인 것처럼 보일 수 있지만, 회의 관리 및 계획 방식을 좀 더 신중하게 고려하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 회의를 효과적으로 계획하고 구조화하는 방법을 보기 위해 회의의 4Ps 템플릿을 참조하세요.

회의를 어떻게 처리할지를 재고할 때, 회의를 종료할 최선의 방법을 고려할 시간도 가져야 합니다. 때로는 하루를 마감하거나 논의를 비동기식으로 전환하는 것이 회의 빈도를 개선하는 데 충분할 수 있습니다.

일정에 너무 많은 회의가 있는 것으로 압도당하고 있다면, 자신과 팀에 휴식을 주는 것을 고려하세요. 주에 내부 회의 없는 날를 추가하는 것이 어떨지 생각해 보세요. 이는 모든 이에게 중요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 제공하고, 고객과의 장기적인 회의를 유지할 수 있게 해 줍니다.

회의 시간 관리를 재고할 기회를 가졌으니, 이제 기술 스택에 대해서도 생각해 봅시다. 믿거나 말거나, 일을 위해 매일 도구를 사용하는 것은 쉽지만, 여전히 이를 활용하는 가장 좋은 방법을 모를 수 있습니다. 팀이 선택한 소프트웨어와 도구를 최대한 활용할 수 있도록 몇 가지 모범 사례를 정립해야 합니다.

이 작업을 수행할 때 각 도구의 목적에 대해 생각해 보세요. 당신과 당신의 팀은 그 도구들이 해당 요구를 충족한다고 느끼고 있습니까? 우리의 슬랙 에티켓 및 "어떤 도구를 언제 사용해야 할까..."를 확인하세요.

이 작은 방향 제시가 당신의 직원들에게 가이드라인 역할을 합니다." 우리가 의도한 바를 보세요. 이 작은 지침은 직원들을 위한 가드레일 역할을 합니다. 결국, 이러한 가이드라인이 쉽게 반복할 수 있는 의식으로 이어져 결정 피로와 함께 오는 인지적 부담을 줄여줄 수 있습니다.

문제: 내부 커뮤니케이션은 모두의 문제지만, 모두의 일이 아닙니다

또 다른 핫 테이크 🔥: 내부 커뮤니케이션 리더는 업무와 정보에 과부하되어 있으며, 회사의 모든 커뮤니케이션을 생성하고 배포하는 것을 기대하는 것은 합리적이지 않습니다.

회사에 내부 커뮤니케이션 전담 부서나 자리는 없더라도, 가장 중요한 메모, PDF, 지침 및 양식을 작성하고 문서화하는 소수의 사람(또는 아예 한 사람)이 있을 것입니다.

이런 작업 방식에 발을 담그기는 너무 쉽고, 결국에는 상당한 조직 내 문제를 유발할 수 있습니다. 이것은 정보 사일로를 만들고 유용한 직원을 우연히 지식 보호자로 만들게 되는 확실한 방법입니다. 관리자는 물론, 개인 기여자 및 기타 직원 모두가 문서화하거나 지식을 공유해야 할 시기를 아는 것이 절대적으로 중요합니다. 한 팀이나 개인만 따르는 실행 가능한 내부 커뮤니케이션 프로세스를 만드는 것은 누구에게도 도움이 되지 않을 것입니다.

내부 정렬과 운용 효율성은 모두, 직책과 관계없이, 성장과 수익성에 관심이 있는 사람이라면 모두에 대한 문제입니다. 하지만 모든 팀이 부서 간 마찰을 일으키는 시각을 갖고 있는 것은 아닙니다.

해결책: 내부 커뮤니케이션을 처리하는 올바른 방법에 대해 직원을 교육하세요

당신이 생각하고 있는 것처럼 보입니다. “정말 내부 지식을 문서화하고 슬랙에서 메시지를 보내는 방법을 직원에게 교육해야 할까요?” 우리는 사람들이 이미 알고 있는 기본적인 것을 교육할 필요가 없다고 말하는 것이 아닙니다. 우리는 당신이 에티켓, 적절한 플랫폼 사용 및 형식화에 대한 방향을 조금이라도 알리는 것이 큰 도움이 될 것이라고 말하고 있습니다.

내부 커뮤니케이션 프로세스를 템플릿화하는 것이 필수적입니다. 구체적인 절차와 프로토콜을 설정하면 혼란을 줄이고 사람들이 참여하기가 훨씬 쉬워집니다.

템플릿, 사용 방법 및 다른 자료를 개발하고 공유하여 직원에게 올바른 소통 방식을 보여줍니다. 이 자료는 접근 가능해야 하며, 쉽게 찾을 수 있어야 하고 실행이 훨씬 쉬워야 합니다.  이 목표는 모든 직원이 스스로 중요 정보를 생성하고 공유할 수 있도록 권한을 부여하는 것입니다.

많은 사람들이 예제에서 배워가므로, 지도층이 내부 커뮤니케이션의 금본위로 자리 잡도록 참여하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 구루의 CFO인 데니스 세비야는 정기적으로 시장과 그것이 회사에 미치는 영향에 대한 업데이트를 구루의 새로운 발표 기능를 통해 공유합니다. 그의 유익하고 접근 가능한 업데이트는 단순히 도움이 될 뿐만 아니라, 사람들이 카드에서 중요한 정보의 올바른 구조화 방식을 보여줍니다.

문제: 소비를 이해로 착각하기

이메일(또는 PDF, 비디오, 팀 메시지, 또는 원하는 커뮤니케이션 방법)을 보내면 사람들이 다음을 의미한다고 가정할 수 있습니다:

1. 읽었습니까

그리고

2. 당신이 전달하려는 내용을 이해했습니까

대부분의 경우, 사람들이 1번을 읽는 것만으로도 다행입니다. 조회수와 노출은 지식 소비의 한 차원일 뿐이며, 이를 소비한 후에 원하는 행동을 하리라는 것을 보장하지 않습니다. 전달받은 메시지를 읽는 것과 방금 받은 정보를 이해하는 것은 큰 차이가 있습니다.

해결책: 사람들이 보내는 메시지를 이해하도록 보장하는 방법을 테스트해 보세요.

걱정하지 마세요. 여러분은 감독자가 되어 슬랙을 통해 보내는 모든 프로젝트 업데이트에 대해 elaborate tests를 제공할 필요는 없습니다. 사람들이 수신하는 커뮤니케이션을 이해하도록 보장하는 간단하고 효과적인 방법은 많이 있습니다.

메시지의 시작 부분에 의도 진술을 포함하여 직접적으로 말하는 것을 고려해 보세요. “이 문서를 읽고 나면 우리 PTO 요청 프로세스를 이해해야 한다.”는 간단한 문장은 사람들이 기대할 수 있는 것을 알려줄 뿐만 아니라, 이해하지 못하면 연락하라는 것을 귀엽게 알려줍니다.

소통에 대한 피드백 루프를 생성하는 것은 전송자와 수신자 모두가 책임을 지는 것을 포함해야 합니다. 구루는 이를 내부 커뮤니케이션의 황금 규칙이라고 부릅니다.  예를 들어, 직원이 특정 청중을 위해 설계되지 않은 알림을 받았을 때, 그들은 팬급으로 솔직하게 그 발신자에게 그들에게 무엇을 요구하는지를 더 구체적으로 알려달라고 요청하도록 Encouraged됩니다.

자유롭게 창의력을 발휘해 보세요. 일부 사람들은 주요 사항을 요약하는 짧은 퀴즈를 제공하는 것을 좋아합니다. 다른 사람들은 커뮤니케이션 맨 끝에 작은 “부활절 알 알”을 포함하여 독자들에게 보상을 주거나 하루에 다소 즐거움을 추가하는 것을 좋아합니다. 우리의 가장 최근 “knewsletter”는 이로 끝났습니다:

당신은 Knews의 마지막에 도달했습니다! 보상으로 여러분은 휘핑 크림의 역사와 50초 동안

"우와!"라고 부르며 크로우를 보시기 바랍니다.. 휘핑 크림과 까마귀는 우리의 업데이트와는 그다지 관련이 없었어요.

그럼에도 불구하고, 그들은 두세 번 웃음을 자아내게 하였고, 사람들이 우리의 Knewsletters를 처음부터 끝까지 읽도록 유도할 수 있는 방법을 미묘하게 제공하였습니다.

정보의 풍부함이 주의력의 부족으로 이어지기 때문에 정신적 및 신체적 스트레스가 발생합니다. 내부 커뮤니케이션 리더는 소음 속에서 신호를 만들어주고, 친절함을 통해 명확성을 제공하며, 직원들이 최고의 작업을 할 수 있는 시간과 마음의 여유를 가질 수 있도록 도와주길 원합니다.

따라서, 당신이 작업하고 있는 프로젝트 수를 줄이고, 내부 정렬을 위한 커뮤니케이션 모범 사례에 대해 당신의 리더와 팀을 설정하고 템플릿화하고 교육하세요. 이것은 당신의 조직의 모든 사람에게 영향을 미칩니다! 사람들이 당신이 보내는 정보를 이해하고 행동에 옮기는지를 측정할 수 있는 확장 가능한 방법이 없이는, 대부분의 커뮤니케이션 지표는 단일 차원입니다.