오늘 참석해야 할 회의가 하나 덜 있었으면 좋겠습니까?

연구에 따르면 회의로 가득 찬 일정은 직원의 만족도와 행복도 감소로 이어질 수 있습니다. 일부 회사에서는 회의를 조율하는 데 거의 한 달이 걸릴 수 있다고 주장하고 있으며, 다른 회사는 회의를 완전히 없애고 있습니다. 귀하의 근무 일정을 다시 살펴보는 것이 좋습니다.

그리고 우리가 이해합니다. 회의가 이메일로 대체할 수 있었던 경우 대부분의 시간을 보낼 때 최선을 다하는 것이 어려울 수 있으므로 새로운 것을 시도해볼 때일 수 있습니다. Guru는 사람들이 지식을 찾고 공유하도록 돕기 위해 설계된 도구일 뿐만 아니라 사람들을 보다 효율적이고 효과적으로 일하게 돕기 위해 설계되었습니다.

Guru에서 회의를 재고하기

우리를 믿어주세요, 회의를 줄이는 것이 약간의 노력을 필요로 한다는 것을 경험을 통해 알고 있습니다. 우리는 내부 커뮤니케이션 접근법을 평가하는 데 시간을 투자했습니다 어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을지와 인지적 부담을 줄일 수 있을지 확인하기 위해. 그렇게 해서 우리는 많은 변화를 시행할 수 있었습니다.

우리는 전체 조직의 회의 기대치를 재설정하기 위해 리더십 일정 감사를 실시했습니다. 우리는 "골든 룰"을 구현하여 내부 커뮤니케이션 접근법을 재고하고 회의 생성에 대한 기준을 설정했습니다. 우리는 초점을 높이고 사람들이 하루의 대부분을 되돌려 줄 수 있도록 "내부 회의 없는 수요일"과 기타 이니셔티브를 설정했습니다.

이 모든 긍정적인 변화에도 불구하고 일은 아직 끝나지 않았습니다. 우리는 지속적으로 우리의 직장 전략을 개선하고 있으며 다른 사람들이 자신의 사무실과 조직에서 긍정적인 변화를 실현하도록 돕고 싶습니다.

직장에서 불필요한 회의 줄이기

우리는 지식 관리에 대한 의존으로 인해 Guru에서 "놓쳐도 괜찮은 기쁨(JOMO)"를 수용합니다. 회사가 지식 중심 문화와 비동기 통신을 수용할 때 사람들은 더 효율적으로 그리고 자율적으로 일할 수 있습니다. 지식을 문서화하고 저장할 수 있으면 프로젝트 업데이트, 월간 보고서, 다음 단계 및 회의에서 검토해야 할 모든 것을 쉽게 요약할 수 있습니다. 어떤 회의 초대에서 "거절" 버튼을 누르는 것이 그리 금기사항이 아닐지도 모릅니다.

올바른 회사 위키와 커뮤니케이션 전략은 가득 찬 근무 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 주간 일정을 보고 압도당하는 기분이 들면 따라야 할 몇 가지 팁이 있습니다.

현재 회의 검토하기

1:1 미팅, 스탠드업, 킥오프, 체크인 등을 비판적으로 살펴볼 때입니다. 초대된 각 사람이 어떻게 가치를 추가하는지를 스스로에게 물어보세요 (자기 자신 포함) 그리고 최종 목표는 무엇이 되어야 하는지. 특정 사람 및 결과가 어떠한지 이해하는 데 어려움을 겪고 있다면, 이는 손님 목록을 재고해야 한다는 좋은 신호입니다.

회의 단축을 시도하는 관리자들은 한 단계 더 나아가 참석자들에게 회의가 얼마나 유용한지를 물어봐야 합니다. 회의가 사람들의 업무를 더 효율적으로 도와주는지, 회의 빈도가 적절한지 및 그들이 추천할 변경 사항에 대한 피드백을 공유하도록 요청하십시오.

그 정보를 얻으면 회의 주기를 생각하기 시작할 수 있습니다. 어떤 회의를 너무 자주 하는지, 다른 회의는 그리 자주 하지 않는지를 알게 될 것입니다. 회의가 목적을 제공하지 않는다면 주기적인 회의를 취소하는 것을 두려워하지 마세요. 다른 회의를 결합하여 더 효율적으로 만드는 것을 고려하세요.

긴급성 정의하기

프로젝트 킥오프 회의에 참석하지 않는 것과 업데이트가 없을 때 매일 스탠드업 회의를 생략하는 것에는 큰 차이가 있습니다. 사실, 모든 회의, 메시지 또는 이메일이 즉각적인 주의를 필요로 하지 않을 것입니다.

긴급성 관점에서 생각하면, 일정과 일상 관리가 훨씬 수월해집니다. 다가오는 마감일, 팀/조직 목표 및 자신의 업무량을 고려할 때 회의 참석의 가치가 있는지를 판단할 수 있습니다.

특정 회의와 사항의 긴급성을 정의하기는 까다로울 수 있습니다. 무언가가 정말 시간을 투자할 가치가 있는지 결정하는 데 어려움을 겪고 있다면, 상사나 회의 주최자에게 이야기해보세요. 회의에 참석해야 하는 것과 현재 우선 사항을 재확인하는 것을 두고 있을 수 있음을 알게 될 것입니다.

명확성 추구하기

왜 당신이 회의 초대에 포함되었는지 혼란스러우신가요? 회의 설명을 세 번 읽었는데도 여전히 그 목적이 무엇인지 확신이 서지 않으신가요? 누군가가 주제에 대해 당신의 의견을 듣고 싶어하는 다가오는 회의가 걱정되신가요?

약간의 반발과 소통이 큰 도움이 될 수 있습니다. 의제가 있거나 회의의 예측된 결과가 무엇인지 요청하는 것부터 시작하세요. 사람들이 당신의 포함 여부 또는 그들이 달성하고자 하는 것을 비판적으로 생각하게 만들면 회의가 필수 참석인지 아니면 건너뛰어도 되는지를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

의도적으로 개방적인 회의에 대해 우려하고 계신가요? 사람들에게 다루고 싶은 주제나 질문을 준비해 올 것을 요청하세요. 이렇게 하면 "형태가 없는" 회의에 약간의 구조를 부여하고 올바른 사고 공간에 들어가는 데 도움이 될 수 있습니다.

제안된 대안으로 거절하기

전체 팀과 함께하는 이 시간 회의에 참석할 시간이 없지만, 주요 이해 관계자와의 15분 대화는 가능할 수 있습니다. 사람들이 가지고 있는 몇 가지 질문을 정리할 수 있는 문서를 보내겠다고 제안하세요. 진행을 방해하기 전에 혼자 작업할 필요가 있다고 말씀드리며, 일 끝내고 나면 기여할 준비가 되어 있다고 전하세요.

기억하세요, 어떤 회의의 목적은 모두가 더 효율적으로 협력하는 데 도움을 주는 것입니다. 효율적인 업무를 위한 최종 목표에 도달할 수 있도록 대안을 제시하는 경우 모두가 이득입니다!

생산적인 회의 일정을 잡기

앞서 언급했듯이, 우리는 효과적인 회의를 계획하는 데 관한 자체 규칙을 시행했습니다. 캘린더에 추가하는 각 회의가 필요하다는 것을 보장하려면 우리 규칙을 참고하고 4P를 따르세요.

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4P에 대해 이야기할 때, 우리는 회의를 예약할 때 목적, 결과물, 인원 및 프로세스(의제)을 아는 것에 대해 이야기합니다. 모든 사람들이 왜 참석하는지와 기대되는 결과가 무엇인지 정확히 알면, 여러분은 시간을 최대한 효율적이고 효과적으로 활용할 수 있습니다. 회의를 줄여 생산성을 증가시키기

회의를 줄여 생산성을 높이세요

회의는 항상 업무의 일환일 것이지만, 그들이 유일한 파트가 되어선 안 됩니다. 때로는 회의가 가져다주는 실시간 협업의 요소가 필요할 것입니다. 다른 때는 2PM 재조정을 위해 캘린더에서Drop을 제거해야 할 수 있습니다. 회의 접근 방식을 다시 고민할 수 있는 시간을 주면, 캘린더에 여유를 가지는 게 필요한 것을 알게 될 수 있습니다.