3 Ways to Check the Health of Your Internal Communications

Voor teams die vertrouwen op Slack, was de eerste werkdag in 2021 een beetje een onaangename verrassing. Urenlang offline op de ochtend van 4 januari, degenen die gewend zijn aan onmiddellijke chatificatie vroegen zich af wat het back-upplan was. E-mail? Asana? Postduif... of Morsecode? We bereiden ons voor op allerlei kwetsbaarheden in de echte wereld zoals sneeuwstormen en aardbevingen, en bedrijven hebben zeker crisisplannen voor het geval van een ernstige bedreiging voor het bedrijf – maar wat gebeurt er wanneer de manier waarop we normaal gesproken met elkaar praten wordt onderbroken? Er is nooit een slecht moment om ervoor te zorgen dat je best uitgedachte plannen zo solide mogelijk zijn, te beginnen met de gezondheid van de interne communicatie van je bedrijf.

1. In geval van een storing, wat is het back-upplan – en weten mensen wat het is?

Bij Guru gebruiken we intern geen e-mail. We gebruiken voornamelijk Slack (en Zoom) om te communiceren. Dus als ons favoriete chatplatform uitvalt, is het meest intuïtieve voor ons om niet simpelweg e-mails naar elkaar te sturen. Aangezien sommige teamleden misschien maar één of twee keer per dag hun e-mail controleren! Als de storing langer duurt dan we realistisch kunnen wachten om samen te werken, is hier ons back-upplan, zoals gedocumenteerd in Guru. We gebruiken gemakkelijk vindbare taal (Slack-storing) en we begraven het niet tussen al onze andere technologiestapels of communicatiedocumentatie.

Pfoe! Crisis afgewend. Als dingen normaal zijn, weten mensen dan hoe ze verwachten met elkaar te communiceren?

2. Als de dingen normaal zijn, weet dan iedereen hoe ze verwacht worden te communiceren?

OK, dus we gebruiken intern geen e-mail. Jij misschien wel. Maar misschien hebben enkele teams toegang tot Asana; misschien heb je zowel Slack als Microsoft Teams; misschien heb je een zelf ontwikkelde oplossing. Om verwarring en tijdverlies door gemiste berichten te verminderen, moet je duidelijk gedocumenteerde richtlijnen hebben over hoe al je communicatieplatforms in elkaar passen.

3. Zijn de juiste gesprekken gemakkelijk te vinden?

Stel dat je nieuw bent bij een bedrijf en de leiding over een project overneemt. Je weet niet wat er eerder mee gebeurde en je bladert door de kanaallijst in Teams en kunt niet vinden wat je zoekt tussen “Britt's Team Updates”, “PROJECT TEAM New Releases” en “The Litter Box: Everything Cats”. Dus je opent een nieuw kanaal, nodigt een heleboel mensen uit, alleen om er een maand later achter te komen dat er al een kanaal bestond, met andere mensen, en je had geen idee dat het er was? “Nu zit ik in 3 kanalen voor hetzelfde project,” klaagt iemand.

Het is tijd om controle te krijgen over de namen van je kanalen! Werk aan de kanaalbenamingconventies die je wilt standaardiseren, en geef iedereen een termijn om ze bij te werken.

Een andere manier om de gezondheid van de chat te behouden, is ervoor te zorgen dat mensen niet in meer kanalen zitten dan nodig is en dat inactieve kanalen worden gearchiveerd zodat je niet eindigt met iemand die daar in zijn eentje tegen zichzelf praat (uhhh, bedoel, dat is nooit met mij gebeurd; ik weet niet waar je het over hebt). Wees agressief over het verlaten en archiveren van kanalen! Je kunt ze altijd opnieuw toevoegen of dearchiveren.

Opmerking: Teams heeft momenteel geen archiveringsmogelijkheden, dus zoek een naamgevingsconventie voor gearchiveerde kanalen. Dit is wat we adviseren voor het archiveren van Microsoft Teams-kanalen.

Hier zijn enkele goede vuistregels over het controleren van je kanalen:

Interne communicatie mag geen struikelblok zijn; toch is het iets waar de meeste bedrijven nog steeds mee worstelen. Maar nu alles onder controle krijgen, voordat uw communicatiekanalen verder fragmenteren, zal uw bedrijf in staat stellen te groeien zonder dat de verwarring ook nog versnelt.