Het is makkelijker om kennisbankonderhoud te benaderen als een voortdurende activiteit dan als een driemaandelijkse (of jaarlijkse) activiteit. Maar voor het geval dat je het moeilijk vindt om wat tijd te besteden aan die broodnodige opruiming, hier zijn 6 redenen waarom de lente het perfecte moment is om te beginnen en meer grip te krijgen op je kennisbeheersysteem.

1. Q2 is minder chaotisch dan Q1

Je bent eindelijk voorbij de winterfeestdagen, SKO, en beoordelingen. Je jaarlijkse doelen en KPI's staan op hun plaats. Waarom neem je deze tijd tussen het begin van het jaar en de achterste helft om al de kennis die je nodig hebt in vorm te krijgen om je doelen te behalen?

2. Stel jezelf op voor een succesvolle H2

Sprekend over de achterste helft push, je weet dat je een sterke H2 nodig zult hebben. En hoewel de herfst en winter nog ver weg lijken, is er altijd tijdsdruk in het laatste deel van het jaar. Tussen Labor Day, terug-naar-school, en het vakantieseizoen, zul je waarschijnlijk niet veel tijd hebben om je te richten op kennismanagement. Breng je kennis nu in vorm.

3. Je moet ergens beginnen

Dus, je bent waarschijnlijk geen Marie Kondo. De meesten van ons zijn het niet! Maar een stale kennisbank is een onbetrouwbare kennisbank. Zet de eerste stap naar het weer nuttig maken door de kennis die je verantwoordelijk voor bent te controleren of bij te werken, en anderen zullen volgen. Je hoeft geen hele dag (of week) vrij te maken; zet gewoon elke dag 20 minuten apart om methodisch door je kennis te gaan, en het wordt al snel een veel beheersbaardere taak. Zodra alles up-to-date is, heb je gemiddeld slechts 3-5 minuten per dag (maximaal) nodig om het schoon te houden.

4. Help je projecten deblokkeren

Hoe vaak wordt je werk geblokkeerd omdat je een stuk kennis mist dat essentieel is om verder te gaan? Je kennisbank updaten en verifiëren kan het verschil betekenen tussen het tijdig opleveren van een project en het missen van een belangrijke deadline alleen omdat je collega in een andere tijdzone je verzoek om verduidelijking heeft gemist. Als je vastzit te wachten op kennis van andere teamgenoten, is de kans groot dat zij ook vastlopen in afwachting van kennis van jou.

5. Het is de perfecte kans voor wat netwerken

Het starten van een opruimingsproject voor je kennisbank is een kans om verbinding te maken met collega's waarmee je misschien niet direct traditioneel samenwerkt. Met hen praten om nu georganiseerd te worden kan je helpen verbindingen te smeden waarop je later kunt vertrouwen als je tegen een strakke deadline aankijkt.

6. Eerlijk gezegd, het is nog steeds niet echt mooi buiten

Het is lente! De bloemen bloeien (dat doen ze niet), het vriest niet (een leugen), en de zon schijnt (behalve wanneer het stortregent - of onverklaarbaar sneeuwt). Oke, misschien nog een paar minuten binnen jezelf opzetten voor succes later wanneer het weer eigenlijk aangenamer wordt, is geen slechte ruil. Zou je niet liever een dag op het strand doorbrengen in juli dan een halfuur in het stuifmeel in april? Je kennisbank nu bijwerken betekent dat je over een paar maanden die strandtas kunt pakken, in de wetenschap dat niemand je hoeft te onderbreken terwijl zij vastzitten aan hun computer.

Begin je voorjaarsschoonmaak met Guru's gratis proefperiode.