We naderen snel het vakantieseizoen! Afgezien van het denken aan bijeenkomsten en geschenken, zijn er veel mensen die zich voorbereiden om van het werk weg te stappen om te vieren.
De feestdagen en verlof gaan hand in hand. Iedereen verdient het om zijn tijd op hun eigen unieke manier te vieren, en ze verdienen ook om volledig van hun vrije tijd te genieten en zich geen zorgen te maken over dekking terwijl ze weg zijn.
Wijd jouw energie aan het nadenken over mogelijke misverstanden tijdens het kerstdiner
We weten dat er altijd een beetje stress zal zijn die gepaard gaat met het plezier van de feestdagen, maar we geven de voorkeur aan die stress die voortkomt uit grapgeschenken die niet helemaal "..." zijn in plaats van werk. Gelukkig is er iets eenvoudigs dat je kunt doen om de verwarring te verminderen en deze tijd van het jaar een beetje vrolijker te maken voor iedereen op jouw werk.
Waarom iedereen behoefte heeft aan een out-of-office dekking plan voor de feestdagen
Het schrijven van een dekking plan lijkt misschien zinloos als je het nog niet eerder hebt gedaan. Immers, iedereen in jouw team werkt al nauw samen. Hebben ze echt een paar herinneringen nodig om de dingen gaande te houden terwijl je weg bent?
Of je nu een dag voor jezelf neemt of geniet van een week+ vakantie, een dekking plan is de weg die te gaan. Hier is waarom we altijd zullen pleiten voor het nemen van de tijd om een eenvoudig OOO-plan te maken.
Verminder verwarring
De voortgang van ongoing werk en deadlines bijhouden wordt veel moeilijker als je mensen op verlof hebt. Een eenvoudig dekking plan voor de feestdagen kan helpen veel verwarring te verminderen. Zodra managers en medewerkers duidelijk inzicht hebben in elkaars rooster, wordt plannen voor werk een stuk eenvoudiger. Mensen hoeven niet te gissen wanneer hun collega's aanwezig zijn of of ze hun verwachtingen van een deadline moeten verhogen.
Blijf goed werk afleveren
Sommige dingen komen vaak tot stilstand tijdens het vakantie seizoen, maar het is zeldzaam dat alles helemaal stopt. De feestdagen kunnen de perfecte tijd zijn om alles af te sluiten, strategieën te heroverwegen, en na te denken over wat je moet aanpakken zodra iedereen terug is op een normaal schema.
Het kan moeilijk zijn om enige vorm van werk te doen wanneer je niet weet wat er aan de hand is en wat mensen op dit moment prioriteit geven. Een grondig dekking plan voor de feestdagen kan mensen geïnformeerd houden en hen helpen beslissingen te nemen, zelfs wanneer je weg bent.
Voorkom problemen
Er is niets zo vervelend als terugkomen van een ontspannen vakantie met vrienden en familie om boze e-mails van je baas te ontvangen over wat er is misgelopen terwijl je weg was. Als je ervoor wilt zorgen dat iedereen een onaangename verrassing tijdens de feestdagen voorkomt, schets dan een uitgebreid plan voordat je weggaat voor de feestdagen.
Een hoop stress en miscommunicatie kan voortkomen uit het feit dat je geen plan hebt voor wanneer je weg bent. Laat je plan voor je spreken wanneer je niet op kantoor kunt zijn. Als je een plan hebt dat duidelijk uiteenzet wie men moet benaderen voor wat, wanneer je terugkomt en belangrijke prioriteiten om te onthouden, wordt het veel moeilijker voor dingen om over het hoofd gezien te worden.
Maak je eigen dekking plan voor de feestdagen
Er zijn al genoeg last-minute taken die moeten worden gedaan rond de feestdagen. Bewaar die stress voor last-minute boodschappen en geschenk aankopen en begin vandaag met het maken van je dekking plan!
Denk niet dat je een langdradig meerpagina-document hoeft te maken dat zorgvuldig samenvat wat er moet gebeuren, minuut voor minuut. Sterker nog, we maken het nog gemakkelijker voor je. We hebben een handige OOO-dekking plan template voor je om te gebruiken!
Nu je het perfecte template hebt om te gebruiken voor je OOO-plan, laten we ons richten op hoe je het kunt invullen. Hier is wat je moet doen om een uitgebreid dekking plan voor de feestdagen te maken.
Denk aan het grote geheel
Misschien komt jouw vakantie net nadat je de afgelopen maand druk aan een groot project hebt gewerkt. Of misschien werk je aan zoveel dat het moeilijk te pinpointen is wat het belangrijkst is. Onafhankelijk van hoe jouw huidige rooster eruitziet, kan het bijhouden van alles waarvoor je verantwoordelijk bent lastig zijn.
Nu is het de perfecte tijd om even een stap terug te doen en na te denken over al jouw werkverplichtingen. Denk na over hoeveel projecten je actief aan werkt, projecten waar je je op moet richten zodra je terugkomt, en belangrijke aankomende deadlines. Zodra je jouw ware werkverantwoordelijkheden helder op een rijtje hebt, wordt het maken van een OOO-dekking plan een stuk eenvoudiger.
Schets dekking behoeften
Nu je een duidelijk idee hebt van jouw werkverplichtingen, is het tijd om prioriteiten te stellen. Welke werkzaamheden moeten absoluut worden gedaan terwijl je weg bent, wat zou leuk zijn om te hebben, en wat kan wachten tot je terug bent? Zijn er enkele taken die alleen jij kunt behandelen, of kun je ze aan iemand anders delegeren?
Vanzelfsprekend
Het is altijd een goed idee om met projectleiders en andere mensen met wie je nauw samenwerkt te praten wanneer je denkt aan dekking behoeftes. Zij kunnen je helpen inzicht te geven in aankomende projecten of deadlines waarvan je misschien niet op de hoogte bent en kunnen je zelfs laten weten of ze meer (of minder) hulp nodig hebben dan wat je hebt ingeschat. Laat hen weten wanneer je weg bent en kijk of ze iets willen toevoegen aan jouw plan.
Wees specifiek
Je manager is weg voor hun vakantie PTO, maar je hebt een vraag over een project waar je aan werkt. Wanneer je hun OOO-plan controleert, zie je dit:
“Ik ben OOO midden december. Praat met Maria en Debbie als je iets nodig hebt met betrekking tot Project X en Project Y!”
Je bedrijf heeft zo'n 6 verschillende Marias, en 3 daarvan zijn in jouw afdeling. Hoe weet je of je met de juiste persoon spreekt? Bovendien zijn Maria en Debbie in wezen de standaard definitie van cross-functionele medewerkers en hebben zij een breed scala aan verantwoordelijkheden. Hoe weet je of je hen contacteert over het juiste onderwerp?
Dit zou veel nuttiger geweest zijn:
“Ik ben OOO van 12/12-12/18. Praat met Maria Montalvo voor alles wat met engineering of design betreft voor Project X. Debbie is beschikbaar voor vragen met betrekking tot marketing voor Project Y.”
Dat laatste voorbeeld schetst duidelijk wie je moet benaderen en voor wat, en het is kort, zoet, en to the point (meer daarover in een minuut). Wanneer je duidelijk schetst wie je moet benaderen en voor wat, laat je veel minder ruimte voor giswerk
Focus op wat mensen moeten weten
OOO plannen zijn niet de beste tijd om je creatieve schrijfvaardigheden te tonen. Overlaad mensen niet met onnodige informatie, en doe je best om je te concentreren op de basisinformatie die mensen nodig hebben om jouw plan te begrijpen en actie te ondernemen terwijl je weg bent. Als jouw OOO-plan deze dingen heeft, heb je waarschijnlijk alles belangrijke aangeraakt:
Deadline's voor leveringen, vergaderingen, en andere opmerkelijke activiteiten
Links naar relevante documenten en taken in jouw Asana/Teams/werk-app naar keuze
Eventuele richtlijnen of nuance details die nodig zijn om werk af te ronden
Achtergrondinformatie over projecten of klanten voor mensen die instappen om OOO-dekking te helpen
Contactinformatie voor echte noodsituaties
Herzien met management
Managers moeten vanaf het begin bij jouw OOO-plannen betrokken zijn om ervoor te zorgen dat je alles dekt. Zij kunnen je belangrijke inzichten geven in projectwerk, missie-kritische taken, en andere belangrijke factoren die invloed kunnen hebben op jouw plan. Laat ze weten dat je van plan bent om een OOO-plan te maken voor de feestdagen en dat je graag hun input wilt voordat je het finaliseert.
Wanneer je die laatste input van jouw baas krijgt, focus je dan niet alleen op de vraag of je alles hebt gedekt. Vraag hen of ze het gevoel hadden dat ze het plan begrepen of dat iets verwarrend aanvoelde. Als jouw manager niet duidelijk kan identificeren wat er gedaan moet worden en wie het moet doen in jouw plan, is het tijd om enkele aanpassingen te doen.
Verspreid het nieuws
Wij zullen!
Zoals we al zeiden, wordt het hectisch rond de feestdagen. Verwacht niet dat jouw manager of andere teamleden mensen laten weten over jouw afwezigheid. Zorg ervoor dat je projectleiders, teamleden, en andere belangrijke mensen laat weten wanneer je weg bent en waar ze jouw OOO-dekking plan kunnen vinden.
Dit is ook een geweldige tijd om anderen aan te moedigen om zelf OOO-plannen te maken. Hoe meer transparantie jouw werkplek heeft rond PTO-plannen, hoe gemakkelijker het voor iedereen zal zijn om manieren te vinden om rondom de roosters van collega's te werken. Iedereen verdient wat tijd om van de feestdagen te genieten en te ontspannen na een lang jaar. Geef jouw werkplek het cadeau van transparantie dit vakantieseizoen zodat iedereen de zorgeloze PTO kan krijgen die ze verdienen.
We naderen snel het vakantieseizoen! Afgezien van het denken aan bijeenkomsten en geschenken, zijn er veel mensen die zich voorbereiden om van het werk weg te stappen om te vieren.
De feestdagen en verlof gaan hand in hand. Iedereen verdient het om zijn tijd op hun eigen unieke manier te vieren, en ze verdienen ook om volledig van hun vrije tijd te genieten en zich geen zorgen te maken over dekking terwijl ze weg zijn.
Wijd jouw energie aan het nadenken over mogelijke misverstanden tijdens het kerstdiner
We weten dat er altijd een beetje stress zal zijn die gepaard gaat met het plezier van de feestdagen, maar we geven de voorkeur aan die stress die voortkomt uit grapgeschenken die niet helemaal "..." zijn in plaats van werk. Gelukkig is er iets eenvoudigs dat je kunt doen om de verwarring te verminderen en deze tijd van het jaar een beetje vrolijker te maken voor iedereen op jouw werk.
Waarom iedereen behoefte heeft aan een out-of-office dekking plan voor de feestdagen
Het schrijven van een dekking plan lijkt misschien zinloos als je het nog niet eerder hebt gedaan. Immers, iedereen in jouw team werkt al nauw samen. Hebben ze echt een paar herinneringen nodig om de dingen gaande te houden terwijl je weg bent?
Of je nu een dag voor jezelf neemt of geniet van een week+ vakantie, een dekking plan is de weg die te gaan. Hier is waarom we altijd zullen pleiten voor het nemen van de tijd om een eenvoudig OOO-plan te maken.
Verminder verwarring
De voortgang van ongoing werk en deadlines bijhouden wordt veel moeilijker als je mensen op verlof hebt. Een eenvoudig dekking plan voor de feestdagen kan helpen veel verwarring te verminderen. Zodra managers en medewerkers duidelijk inzicht hebben in elkaars rooster, wordt plannen voor werk een stuk eenvoudiger. Mensen hoeven niet te gissen wanneer hun collega's aanwezig zijn of of ze hun verwachtingen van een deadline moeten verhogen.
Blijf goed werk afleveren
Sommige dingen komen vaak tot stilstand tijdens het vakantie seizoen, maar het is zeldzaam dat alles helemaal stopt. De feestdagen kunnen de perfecte tijd zijn om alles af te sluiten, strategieën te heroverwegen, en na te denken over wat je moet aanpakken zodra iedereen terug is op een normaal schema.
Het kan moeilijk zijn om enige vorm van werk te doen wanneer je niet weet wat er aan de hand is en wat mensen op dit moment prioriteit geven. Een grondig dekking plan voor de feestdagen kan mensen geïnformeerd houden en hen helpen beslissingen te nemen, zelfs wanneer je weg bent.
Voorkom problemen
Er is niets zo vervelend als terugkomen van een ontspannen vakantie met vrienden en familie om boze e-mails van je baas te ontvangen over wat er is misgelopen terwijl je weg was. Als je ervoor wilt zorgen dat iedereen een onaangename verrassing tijdens de feestdagen voorkomt, schets dan een uitgebreid plan voordat je weggaat voor de feestdagen.
Een hoop stress en miscommunicatie kan voortkomen uit het feit dat je geen plan hebt voor wanneer je weg bent. Laat je plan voor je spreken wanneer je niet op kantoor kunt zijn. Als je een plan hebt dat duidelijk uiteenzet wie men moet benaderen voor wat, wanneer je terugkomt en belangrijke prioriteiten om te onthouden, wordt het veel moeilijker voor dingen om over het hoofd gezien te worden.
Maak je eigen dekking plan voor de feestdagen
Er zijn al genoeg last-minute taken die moeten worden gedaan rond de feestdagen. Bewaar die stress voor last-minute boodschappen en geschenk aankopen en begin vandaag met het maken van je dekking plan!
Denk niet dat je een langdradig meerpagina-document hoeft te maken dat zorgvuldig samenvat wat er moet gebeuren, minuut voor minuut. Sterker nog, we maken het nog gemakkelijker voor je. We hebben een handige OOO-dekking plan template voor je om te gebruiken!
Nu je het perfecte template hebt om te gebruiken voor je OOO-plan, laten we ons richten op hoe je het kunt invullen. Hier is wat je moet doen om een uitgebreid dekking plan voor de feestdagen te maken.
Denk aan het grote geheel
Misschien komt jouw vakantie net nadat je de afgelopen maand druk aan een groot project hebt gewerkt. Of misschien werk je aan zoveel dat het moeilijk te pinpointen is wat het belangrijkst is. Onafhankelijk van hoe jouw huidige rooster eruitziet, kan het bijhouden van alles waarvoor je verantwoordelijk bent lastig zijn.
Nu is het de perfecte tijd om even een stap terug te doen en na te denken over al jouw werkverplichtingen. Denk na over hoeveel projecten je actief aan werkt, projecten waar je je op moet richten zodra je terugkomt, en belangrijke aankomende deadlines. Zodra je jouw ware werkverantwoordelijkheden helder op een rijtje hebt, wordt het maken van een OOO-dekking plan een stuk eenvoudiger.
Schets dekking behoeften
Nu je een duidelijk idee hebt van jouw werkverplichtingen, is het tijd om prioriteiten te stellen. Welke werkzaamheden moeten absoluut worden gedaan terwijl je weg bent, wat zou leuk zijn om te hebben, en wat kan wachten tot je terug bent? Zijn er enkele taken die alleen jij kunt behandelen, of kun je ze aan iemand anders delegeren?
Vanzelfsprekend
Het is altijd een goed idee om met projectleiders en andere mensen met wie je nauw samenwerkt te praten wanneer je denkt aan dekking behoeftes. Zij kunnen je helpen inzicht te geven in aankomende projecten of deadlines waarvan je misschien niet op de hoogte bent en kunnen je zelfs laten weten of ze meer (of minder) hulp nodig hebben dan wat je hebt ingeschat. Laat hen weten wanneer je weg bent en kijk of ze iets willen toevoegen aan jouw plan.
Wees specifiek
Je manager is weg voor hun vakantie PTO, maar je hebt een vraag over een project waar je aan werkt. Wanneer je hun OOO-plan controleert, zie je dit:
“Ik ben OOO midden december. Praat met Maria en Debbie als je iets nodig hebt met betrekking tot Project X en Project Y!”
Je bedrijf heeft zo'n 6 verschillende Marias, en 3 daarvan zijn in jouw afdeling. Hoe weet je of je met de juiste persoon spreekt? Bovendien zijn Maria en Debbie in wezen de standaard definitie van cross-functionele medewerkers en hebben zij een breed scala aan verantwoordelijkheden. Hoe weet je of je hen contacteert over het juiste onderwerp?
Dit zou veel nuttiger geweest zijn:
“Ik ben OOO van 12/12-12/18. Praat met Maria Montalvo voor alles wat met engineering of design betreft voor Project X. Debbie is beschikbaar voor vragen met betrekking tot marketing voor Project Y.”
Dat laatste voorbeeld schetst duidelijk wie je moet benaderen en voor wat, en het is kort, zoet, en to the point (meer daarover in een minuut). Wanneer je duidelijk schetst wie je moet benaderen en voor wat, laat je veel minder ruimte voor giswerk
Focus op wat mensen moeten weten
OOO plannen zijn niet de beste tijd om je creatieve schrijfvaardigheden te tonen. Overlaad mensen niet met onnodige informatie, en doe je best om je te concentreren op de basisinformatie die mensen nodig hebben om jouw plan te begrijpen en actie te ondernemen terwijl je weg bent. Als jouw OOO-plan deze dingen heeft, heb je waarschijnlijk alles belangrijke aangeraakt:
Deadline's voor leveringen, vergaderingen, en andere opmerkelijke activiteiten
Links naar relevante documenten en taken in jouw Asana/Teams/werk-app naar keuze
Eventuele richtlijnen of nuance details die nodig zijn om werk af te ronden
Achtergrondinformatie over projecten of klanten voor mensen die instappen om OOO-dekking te helpen
Contactinformatie voor echte noodsituaties
Herzien met management
Managers moeten vanaf het begin bij jouw OOO-plannen betrokken zijn om ervoor te zorgen dat je alles dekt. Zij kunnen je belangrijke inzichten geven in projectwerk, missie-kritische taken, en andere belangrijke factoren die invloed kunnen hebben op jouw plan. Laat ze weten dat je van plan bent om een OOO-plan te maken voor de feestdagen en dat je graag hun input wilt voordat je het finaliseert.
Wanneer je die laatste input van jouw baas krijgt, focus je dan niet alleen op de vraag of je alles hebt gedekt. Vraag hen of ze het gevoel hadden dat ze het plan begrepen of dat iets verwarrend aanvoelde. Als jouw manager niet duidelijk kan identificeren wat er gedaan moet worden en wie het moet doen in jouw plan, is het tijd om enkele aanpassingen te doen.
Verspreid het nieuws
Wij zullen!
Zoals we al zeiden, wordt het hectisch rond de feestdagen. Verwacht niet dat jouw manager of andere teamleden mensen laten weten over jouw afwezigheid. Zorg ervoor dat je projectleiders, teamleden, en andere belangrijke mensen laat weten wanneer je weg bent en waar ze jouw OOO-dekking plan kunnen vinden.
Dit is ook een geweldige tijd om anderen aan te moedigen om zelf OOO-plannen te maken. Hoe meer transparantie jouw werkplek heeft rond PTO-plannen, hoe gemakkelijker het voor iedereen zal zijn om manieren te vinden om rondom de roosters van collega's te werken. Iedereen verdient wat tijd om van de feestdagen te genieten en te ontspannen na een lang jaar. Geef jouw werkplek het cadeau van transparantie dit vakantieseizoen zodat iedereen de zorgeloze PTO kan krijgen die ze verdienen.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
