Je weet dat kennis delen op het werk belangrijk is, je had alleen niet gedacht dat er zoveel van je tijd aan besteed zou worden. Je was deze week alleen alweer in drie project kick-off vergaderingen, en je weet dat je een groot deel van de middag zult besteden aan het beantwoorden van Slacks en e-mails. Je bent moe, het team is moe, en je denkt dat zelfs mensen in het hoger management beginnen te voelen dat ze opgebrand zijn.

Dat is waarschijnlijk waarom je enorme schuldgevoelens voelt over het verzenden van weer een update per e-mail die opnieuw veel van de tijd en aandacht van mensen opslokt. We weten dat informatie overload een groot probleem op het werk is. Daarom haten we het om daar onbedoeld aan bij te dragen door simpelweg ons werk te doen.

Dingen zullen op het werk de komende tijd niet vertragen, maar we kunnen je helpen als je wilt helpen die cognitieve belasting op het werk te verminderen. Als je op zoek bent naar manieren om kennis efficiënt te delen en de overload te verminderen, hebben we enkele tips om je op weg te helpen.

Het is oké om selectief te zijn

We komen gedurende de dag veel informatie tegen. Na een tijdje is het alleen maar natuurlijk om bepaalde dingen uit te filteren en je aandacht te besteden aan wat je denkt dat nodig is. Soms, wanneer je mensen het "hele verhaal" geeft, geef je ze meer informatie dan ze werkelijk nodig hebben om het resultaat te krijgen dat je wilt. Te veel informatie kan verwarrend zijn of mensen dwingen langzamer en harder te werken dan nodig is.

Voordat je kennis deelt, neem de tijd om na te denken over de belangrijkste punten die je wilt dat mensen onthouden. Focus op het geven van de informatie die ze nodig hebben om de taak uit te voeren en zorg ervoor dat mensen begrijpen wat van hen verwacht wordt.

Het is ook oké om mensen de mogelijkheid te geven om extra informatie op hun eigen tempo te consumeren. Er is niets mis mee om mensen de gegevenspunten te geven die ze nodig hebben om een taak te voltooien, en ze dan ook een link te geven naar een volledige studie als ze deze willen lezen wanneer ze daar de tijd voor hebben.

Plan tijd om te delen

Soms is het probleem niet de hoeveelheid kennis die je ontvangt, het is het ritme waarin je deze krijgt. Je wekelijkse projectupdate-e-mail kan een belangrijk onderdeel van je dag zijn, maar het kan ook vreselijk afleidend zijn wanneer je al met andere taken bezig bent.

Een beetje voorspelbaarheid toevoegen aan wanneer je je kennis deelt kan je team veel goeds doen. Het helpt hen hun dagen beter te plannen, omdat ze weten wanneer ze updates of belangrijke informatie kunnen verwachten om hen te helpen bij hun werk.

Je hoeft niet elke e-mail tot op de minuut te plannen (tenzij je dat echt wilt). Simpelweg mensen laten weten dat ze dinsdagmiddag updates kunnen verwachten of dat je openstaat om werk te bekijken op de derde vrijdag van elke maand, geeft iedereen een beetje meer voorspelbaarheid.

Identificeer wat belangrijk is

Laten we eens denken aan twee hypothetische situaties op het werk:

1. Je had een geweldig gesprek met een klant en ze hadden wat feedback die ze wilden delen over hun laatste ervaring met jouw bedrijf.
2. Het blijkt dat de laatste productupdate ervoor heeft gezorgd dat enkele belangrijke functies niet toegankelijk waren. Het engineeringteam bevindt zich in een "alle handen aan dek"- situatie om het probleem op te lossen, en het CX-team moet worden geïnformeerd over wat ze aan klanten moeten vertellen.

Duidelijk is dat het tweede scenario belangrijker en urgenter is dan het eerste. Hoe laat je je collega's leren over de urgentie? Wanneer alles op het werk begint aan te voelen als een noodgeval, wordt het plotseling een stuk moeilijker om te bepalen waar je aandacht op gericht moet zijn. In plaats van elke e-mail of Slack te laten lijken alsof ze onmiddellijke aandacht vereisen, denk na over manieren om je werknemers te helpen begrijpen wat belangrijk is. De aankondigingsfunctie van Guru is een zeer effectieve manier om urgentie in boodschappen te tonen. Te zien dat de knop "Ik heb het gelezen" bovenaan de kaarten staat, laat werknemers weten dat ze naar iets belangrijks kijken, en het helpt ook de mensen die de boodschap verzenden bij het volgen van betrokkenheid en ervoor te zorgen dat de juiste mensen het lezen.

Houd het simpel

De manier waarop we de informatie die we delen presenteren, is belangrijk. Over het algemeen zou de kennis die je met je team deelt gemakkelijk te begrijpen moeten zijn en gepresenteerd moeten worden op een manier die gemakkelijk toegankelijk is. Wees strategisch in de manier waarop je informatie presenteert, en vergeet niet om begrip en verteerbaarheid voorop te stellen in je werk.

Eenvoudig toch?

Als je gewend bent om in grote brokken tekst te schrijven, overweeg dan om je boodschap op te splitsen in kleinere opsommingstekens die je informatie beter scanbaar maken. Je gedachten opsplitsen in kleinere zinnen kan je helpen beter op de boodschap te concentreren en kan ervoor zorgen dat je de belangrijkste informatie presenteert om je punt over te brengen.

Denk na over of video's, afbeeldingen of zelfs audioclips mensen kunnen helpen informatie beter te begrijpen. We registreren Looms voor pre-work en projectstatussen en moedigen mensen aan om updates te geven en vragen asynchroon te stellen. Dit geeft mensen de kans om de informatie die we gepresenteerd hebben te verwerken, en terug te komen met vragen wanneer het moment daar is.

Kennismanagement is de sleutel tot het bestrijden van informatie overload

Kennisdelen is belangrijk en zou de hoeksteen van elke werkplek moeten zijn. Maar we zijn ons er ook van bewust dat het mogelijk is om te veel van iets goeds te hebben. Het is aan ons om te weten wanneer en hoe we kennis moeten delen, en enkele van de gesuggereerde praktijken in deze blogpost implementeren is een geweldige eerste stap om kennisdelen effectiever en efficiënter te maken.

We zijn grote fans van dagen zonder vergaderingen en asynchrone communicatie omdat we weten hoe zwaar de last van informatie overload kan zijn. Mensen de ruimte geven om de informatie die ze hebben geconsumeerd te verwerken is een ander belangrijk onderdeel van kennisdelen.

Neem de tijd om na te denken over hoe jij en je collega's kunnen samenwerken om kennis te delen zonder bij te dragen aan informatie overload. Je zult merken dat je dag iets minder stressvol, iets productiever en veel meer voldoening geeft.