Hoeveel van jullie beginnen je dag met een terugkerende stand-up vergadering? Dagelijkse check-ins zijn een normaal onderdeel van de werkdag geworden; de meeste mensen denken er niet meer over na. Dat kan de reden zijn waarom zoveel mensen ertegenop zien.

Het probleem met dagelijkse stand-ups

Een dagelijkse stand-up vergadering is een korte, gestructureerde vergadering waarin leden updates geven over hun werk. Het primaire doel ervan is om iedereen op één lijn te houden en ervoor te zorgen dat mensen zonder blokkades kunnen werken. Bepaalde teams houden mogelijk dagelijkse stand-up vergaderingen, of je kunt dagelijkse stand-up vergaderingen hebben voor specifieke projecten of werkinitiatieven.

Stand-ups werden ooit beschouwd als de hoeksteen van de agile methodologie, maar ze vallen langzaam uit de gratie. Veel mensen hebben betoogd dat stand-up vergaderingen meer tijd kosten dan ze besparen, terwijl anderen gewoon zeggen dat stand-ups innovatie remmen. Sommigen vragen zelfs of dagelijkse stand-ups nog steeds zouden moeten bestaan in een wereld waar asynchroon werk de norm wordt.

Verbeter je dagelijkse stand-ups

We hebben enkele sterke meningen over vergaderingen bij Guru. Mensen zouden hun tijd niet moeten besteden aan inefficiënte of zinloze vergaderingen, maar de sleutelwoorden daar zijn “inefficiënt” en “zinloos.” Dagelijkse stand-ups kunnen nog steeds een waardevol onderdeel van ieders dag zijn, ze moeten gewoon op de juiste manier worden beheerd.

Voordat je nog een dagelijkse stand-up uit je agenda verwijdert, kijk of het nog kan worden gered. Nadat je het advies in deze post hebt gevolgd, kun je sommige van je dagelijkse stand-ups in een nieuw licht zien.

Beperk je bereik

Houd je vergaderingen scherp gericht; dat zal een essentieel onderdeel zijn van het effectiever maken van stand-ups. De meeste traditionele SCRUM-richtlijnen raden aan om je vergaderingen te concentreren op drie vragen:

1. Wat heb je gisteren bereikt?
2. Wat doe je vandaag?
3. Welke obstakels ben je tegengekomen?

Deze drie vragen kunnen bijna alles beantwoorden wat je moet leren in een stand-up, maar ze zijn niet de enige die je kunt stellen. Denk na over de kerninformatie die je wilt uit elke vergadering, denk dan aan 2-3 vragen die je iedereen kunt stellen om te krijgen wat je nodig hebt.

Houd het kort

De ideale stand-up vergadering duurt meestal niet langer dan 15 minuten, en sommige kunnen zelfs maar 5-10 minuten duren. Als je stand-ups constant over de tijd gaan, moet je heroverwegen hoe je je vergadertijd gebruikt.

Maak er een regel van dat je een harde stop hebt aan het einde van de vergadertijd. Neem nota van wat je kunt bespreken, waar je meestal eindigt, en of iedereen een update heeft kunnen geven.  Dat kan je meer inzicht geven in hoe je vergaderingen worden behandeld en je helpen om je volgende stappen te bepalen.

Overweeg om een andere vergadering toe te voegen

Het is belangrijk om te onthouden dat stand-ups zijn ontworpen om snelle updates te krijgen over het werk van mensen. Hoewel het mogelijk is dat deze updates meer vragen of discussies kunnen oproepen,  moet je nog steeds gefocust blijven op de taak die voorhanden is. Als je vaak van onderwerp afwijkt of praat over strategie en tijdlijnen, is het misschien tijd om een andere vergadering aan je agenda toe te voegen.

Voordat je in paniek raakt bij de gedachte een andere vergadering aan de agenda toe te voegen, onthoud dat het niet dagelijks of zelfs niet terugkerend hoeft te zijn. Je zult misschien ontdekken dat één vergadering om je op een probleem te concentreren genoeg kan zijn om dingen te regelen of dat je een paar vergaderingen nodig hebt om afstemming te krijgen.  

Maak dingen asynchroon

Schema's veranderen, prioriteiten verschuiven, en misschien is het nemen van 15 minuten voor een synchrone update niet de beste tijdsbesteding voor iemand. Mensen hebben misschien niet veel tijd, maar dat betekent niet dat je je stand-up hoeft op te offeren om een paar minuten te besparen.

Overweeg om je stand-up naar Slack, Teams of waar je team meestal chat, te verplaatsen. Stel herinneringen in een speciaal kanaal dat aan stand-ups is gewijd in om ervoor te zorgen dat mensen het niet vergeten en anderen verantwoordelijk houden voor het geven van tijdige updates.

Je kunt ontdekken dat het inschakelen van een check-in app kan zijn wat je nodig hebt. Sommige leden van ons marketingteam gebruiken Geekbot voor onze stand-ups en we kunnen hetzelfde niveau van inzicht in de schema's van mensen krijgen zonder meer tijd uit onze dag te hoeven nemen.

Gebruik onze sjabloon voor dagelijkse stand-up vergaderingen

Hoe houd je alles bij wat er gebeurt in je dagelijkse stand-up? Als je geen log bijhoudt van wat je hebt gedaan, gebruik dan onze sjabloon voor dagelijkse stand-ups om te beginnen!

Het gebruik van deze sjabloon helpt je niet alleen om bij te houden wat er tijdens je stand-ups gebeurt; het kan je ook helpen om noodzakelijke informatie aan je kennisbasis toe te voegen. Als teamleden een vergadering missen of een snelle opfrisser nodig hebben, kunnen ze nu alles vinden wat ze nodig hebben in Guru.