Offboarding is bijna net zo belangrijk als onboarding, maar krijgt niet veel aandacht. Hier is hoe Guru kan zorgen voor een soepele laatste weken van een werknemer.
Offboarding is onvermijdelijk. Iedereen wenst dat ze hun geweldige medewerkers voor altijd kunnen behouden. Maar verandering gebeurt, nieuwe kansen ontstaan, en mensen maken carrièrewisselingen.
Offboarding is net zo belangrijk als onboarding. De relatie tussen werknemer en werkgever blijft bestaan, ook na de laatste werkdag van een medewerker. Ze kunnen het bedrijf misschien verlaten, maar ze zullen de reputatie van hun voormalige bedrijf blijven versterken als ze over hun vorige functie spreken. En wie weet? Misschien verwijst een tevreden voormalig werknemer wel een nieuwe ster naar jou, vanwege hun goede ervaring, of misschien komt ze later zelfs als een boemerang terug!
Met veel bewegende onderdelen kan offboarding rommelig worden. Er zijn verschillende systeemtoegang om in te trekken, bedrijfseigenschappen om terug te geven en een berg papierwerk om in te vullen. Al dit moet meestal binnen ongeveer twee weken worden bereikt. Het hele proces kan snel omslaan van een bitterszoete afscheid naar een hoofdpijn van to-do-lijsten en logistieke zaken.
Wil je weten hoe je de hoofdpijnen van een rommelige offboarding kunt wegnemen? Het implementeren van een waterdichte offboardingstrategie vol sjablonen en instructies is de weg die je moet inslaan. Hier is hoe je een naadloze offboarding-ervaring kunt creëren.
Wat is offboarding?
Strikt genomen is offboarding het proces waarbij er een formele scheiding is tussen bedrijf en werknemer. Systemen, documentatie en zelfs laptops moeten teruggegeven of ingetrokken worden bij het bedrijf. Voor HR is er vaak een enorme lijst van items die afgevinkt moeten worden voor de laatste werkdag van een werknemer. Voor het team en de manager van de werknemer is er een overgang van taken, verantwoordelijkheden en kennis.
Offboarding omvat veel bewegende onderdelen. Vergeleken met onboarding moet het offboardingproces in een veel kortere tijdspanne plaatsvinden, ondanks dat de takenlijst vergelijkbaar van omvang is. Als deze onderdelen niet effectief worden bijgehouden en opgeslagen, loop je het risico belangrijke elementen te missen, teamleden en klanten in de steek te laten, of een ontevreden voormalig werknemer te hebben. Het is beter om veilig te spelen en vanaf het begin een heldere, georganiseerde offboarding-ervaring te hebben.
“Offboarding is een cruciale fase van de levenscyclus van een werknemer, niet alleen als een kans om inzichten te verwerven die ons helpen leren en groeien als organisatie, maar ook omdat het de laatste indruk kan zijn die we achterlaten bij Guru alumni.”
- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bij Guru
Waarom is het belangrijk om een werknemer goed off te boarden?
Het is niet alleen belangrijk dat alles gedaan wordt terwijl je offboardt, maar het is ook belangrijk dat het goed gedaan wordt. Aan het einde van het proces moet de vertrekkende werknemer zich nog steeds gewaardeerd voelen door hun bedrijf, ook al bewegen ze verder naar nieuwe mogelijkheden.
Naadloze overgang van verantwoordelijkheden
Hoewel je team misschien enthousiast is over de nieuwe kans van hun collega, is het verlies van een teamlid vervelend en kan het vaak stressvol zijn. Wie zal zijn of haar werk overnemen? Als ze met klanten werken, welke relatie-informatie is niet opgeschreven die cruciaal is voor de overgang van klanten? De overdracht van verantwoordelijkheden, vragen en zorgen van collega's kan snel overweldigend worden. Een herverdeling van taken moet beginnen zodra een werknemer zijn vertrek aankondigt.
Het is een situatie waarin letterlijk iedereen aan dek moet zijn
Als je een overzicht nodig hebt van de juiste dingen om je op te richten tijdens het herverdelen van werk, zorg er dan voor dat je je op deze belangrijke dingen richt:
Vraag hen om een inventaris op te maken van hun verantwoordelijkheden, aankomende projecten, dagelijkse taken en alles andere dat er op hun bordje ligt.
Communiceer deze informatie naar een manager die kan beslissen welk werk gedelegeerd kan worden en welk werk op de lange baan kan worden gezet tot het team een nieuwe werknemer heeft.
Geef het team voldoende tijd om zich aan te passen aan nieuwe verwachtingen, vragen te stellen en zich in te stellen op nieuwe verantwoordelijkheden.
Afsluiten met een goede noot
Een tevreden werknemer is niet alleen een geweldige aanwinst zolang ze bij je bedrijf werken. Ze blijven het bedrijf ten goede komen, ver voorbij hun functie als werknemer. Waarom? Voormalige werknemers die hun bedrijf op een goede noot verlaten, dragen bij aan de algehele reputatie in de industrie door mond-tot-mondreclame. Als jouw bedrijf een goede reputatie heeft, compleet met een bevredigende werkomgeving en afgesloten door eenvoudige offboardingprocedures, dan val je op voor mogelijk geweldige nieuwe werknemers.
Geen informatie-silo's
Documenteer je kennis vanaf dag één. Niemand is onbekend met de frustraties van verloren documentatie of proceskennis door informatie-silo's. Dit gebeurt wanneer slechts één persoon een stuk kennis heeft en zij het bedrijf verlaten terwijl ze nog steeds de enige persoon zijn met die informatie. Een van de grootste hindernissen voor offboarding is het behouden van bedrijfskennis en het onderhouden van sterke klantrelaties.
De situatie creëert een ongekende hoofdpijn voor het resterende team wanneer ze die informatie nodig hebben en het nergens te vinden is. Bij Guru lossen we dit probleem op door te doen wat we prediken. Het is hier gebruikelijk dat elke medewerker processen, doelstellingen en richtlijnen documenteert die hun collega's in de toekomst nodig kunnen hebben. Neem deze benadering aan binnen jouw bedrijf en je team zal je dankbaar zijn, dat beloven we.
Nuttige mogelijkheden voor feedback
De meeste offboardingprocessen eindigen met een exitgesprek vlak voor of op de laatste dag van de werknemer. Dit is jouw kans om feedback te krijgen over het offboardingproces en ook over de algehele ervaring van de werknemer met het werken bij het bedrijf. Moedig oprechte beoordelingen op dit moment aan. Alles wat offboarding werknemers zeggen, kan worden gebruikt om het proces verder te verbeteren. Er is ook de kans dat ze niets anders hebben dan goede dingen te zeggen. Als dat het geval is, erken dat als een goed gedaan werk.
“Als je veranderingen in je offboardingproces wilt aanbrengen, doe dat dan en doe het nu. Er is nooit een beter moment om veranderingen aan te brengen dan wanneer het relevant is, en een tijdsgevoelige levering zal onmiddellijk impact hebben.”
- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bij Guru
Laat een blijvende indruk achter
Zoals we eerder al zeiden, gaat de relatie tussen werknemer en werkgever veel verder dan de laatste werkdag van een werknemer. Reputatie is van belang in elke industrie en voormalige werknemers bevorderen die reputatie terwijl ze verdergaan in hun loopbaan. Het offboardingproces heeft een kans om een blijvende indruk achter te laten op werknemers terwijl ze afscheid nemen van hun voormalige rol en team.
Streef naar een afsluiting die net zo bevredigend is als die van Toy Story 3
Wat zijn mogelijke pijnpunten bij het offboarden?
Er zullen altijd pijnpunten zijn tijdens het offboarden, maar er zijn manieren om deze hoofdpijnen te verminderen. Heldere, sjabloonprocessen en goede communicatie zijn de kern van een nette offboarding. Door rekening te houden met veelvoorkomende tegenslagen tijdens de ontwikkeling van het offboardingproces, kun je deze oplossen voordat ze überhaupt een probleem worden.
Herstellen van bedrijfsactiva
Als je een laptop, desktopmonitor, toetsenbord of eventuele andere kantoorapparatuur hebt uitgeleend, moet je die items terughalen als onderdeel van het offboardingproces. Activa kunnen omvatten:
ID-badges
Laptop
Monitor
Muis en toetsenbord
Bedrijf creditcards
Parkeervergunningen
Bedrijfstoestellen
Uniformen
Zorg ervoor dat je een masterlijst bij de hand houdt van alle activa die aan werknemers zijn gegeven gedurende hun dienstverband. Gebruik deze lijst als referentie om deze activa terug te krijgen.
Verwijderen van systeemtoegang
Het intrekken van systeemtoegang kan het meest tijdrovende proces zijn. Dit kan e-mail, project- of taakbeheersoftware en elk ander systeem omvatten dat jouw bedrijf gebruikt in de dagelijkse activiteiten. Het is uiterst effectief om een gedocumenteerde procedure te hebben met nauwkeurige stapsgewijze instructies voor hoe systeemtoegang te verwijderen.
Pro tip: Probeer delen van het offboardingproces te automatiseren die geen menselijke interactie vereisen. Een geweldige manier om dit te bereiken is door Asana en Guru te combineren!
Overweldigend team vermijden
Deze blik is nooit een goed teken
Wanneer een teamlid zijn vertrek aankondigt, komt er onvermijdelijk een vloedgolf van vragen. Collega's willen weten wie hun taken zal overnemen, hoe projecten zullen worden afgerond met één minder persoon, en wanneer ze een nieuwe werknemer kunnen verwelkomen. Om te voorkomen dat het team overweldigd raakt, zorg ervoor dat ze zo vroeg mogelijk over het vertrek worden geïnformeerd. Dit biedt voldoende ruimte om vragen te stellen en processen opnieuw te evalueren voordat hun collega vertrekt.
Verlies van kennis en ervaring
Het is moeilijk wanneer een teamlid vertrekt. Ze kunnen jarenlange ervaring en de beste praktijken van het bedrijf meenemen. Er is verlies van productiviteit wanneer een team omgaat met kennisoverdracht en personeelswisselingen. Elk teamlid moet zich aanpassen. De beste manier om dit tegen te gaan is om kennis vanaf dag één op te slaan en te delen. Laat je teamleden niet in het duister tasten. Iedereen wint wanneer je kennis documenteert en deelt.
Hoe moet ik een werknemer offboarden?
Laten we nu ingaan op de specifics van offboarding. Wat moet je precies doen bij het offboarden van een werknemer?
Plan vooruit, communiceer met team en bedrijf
Communicatie, communicatie, communicatie – hoe beter de communicatie, hoe minder stress er is gedurende het gehele offboardingproces. Stel een bedrijfscultuur in van het geven van voldoende waarschuwing voorafgaand aan vertrek. Meer tijd is altijd gewaardeerd.
Zorg voor een duidelijk proces voor communicatie met het team en het bedrijf over het vertrek van een werknemer. Zodra je een formele ontslagbrief ontvangt dat een werknemer vertrekt, is het tijd om het offboardingproces te starten. Twee weken zullen voorbijvliegen, dus plan vooruit om problemen te verlichten voordat ze zich voordoen.
Zorg ervoor dat de kennis van de werknemer is gedocumenteerd
Bepaalde kennis is binnen het bedrijf bekend, maar sommige kennis is gebaseerd op de ervaring van een individu en persoonlijke ontdekkingen voor beste praktijken. Stel een standaard in voor vertrekkende werknemers om hun kennis te beoordelen en te documenteren. Gedurende de tijd van een werknemer bij een bedrijf, moedig de creatie van documentatie en processen aan. Maak deze informatie openbaar en bewerkbaar.
Dit creëert een omgeving waarin meerdere geesten samenwerken om een proces te creëren dat goed functioneert voor iedereen. De uitwisseling van kennis is van groot belang om processen soepel te laten verlopen. Wanneer iemand een bedrijf verlaat en belangrijke kennis meeneemt, verliest het hele team.
Bij Guru ziet dit er zo uit dat ervoor gezorgd wordt dat de vertrekkende werknemer niet de enige persoon is die verantwoordelijk is voor hun kaarten. Ze moeten hun verantwoordelijkheden met betrekking tot hun kaarten inventariseren en deze herverdelen naar hun team. Verschillende typen gebruikers hebben verschillende behoeften bij offboarding. Door deze offboardingbehoeften als kennis op te slaan, kan het hele proces voortgang boeken zonder vragen of tegenslagen.
Voer een exitgesprek
Een exitgesprek is een van de laatste stappen van een offboardingproces. Hier kan HR of het management vragen stellen over de ervaring van de werknemer bij het bedrijf en waarom ze ervoor hebben gekozen om te vertrekken. Overweeg om een paar van de volgende vragen te stellen:
Waarom begon je te zoeken naar een nieuwe baan?
Wat heeft je ertoe gebracht om een nieuwe functie te aanvaarden?
Voel je je in staat om je nieuwe baan goed te doen?
Wat is je mening over onze bedrijfscultuur?
Als je iets aan de baan of het bedrijf zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?
Was je tevreden met je manager en team hier?
Pro tip: Zorg altijd voor een hoofdaalverhuizer en een notulist in het exitgesprek. Dit is een zeldzame kans om feedback vast te leggen. Gedetailleerde notities maken stelt je in staat om actiegerichte feedback zo grondig mogelijk vast te leggen.
Deze vragen kunnen inzicht geven in de ervaring van een werknemer binnen een organisatie. Als ze aanbevelingen voor verbetering hebben, neem die dan in overweging. Als ze alleen maar geweldige dingen te zeggen hebben over hun ervaring, nice work.
Hoe helpt Guru bij het offboarden van werknemers?
Bij Guru volgen we een eenvoudige reeks stappen om werknemers effectief off te boarden. De werknemer, hun manager, IT, financiën en People Ops hebben allemaal een rol in het offboardingproces. Guru werkt vanuit een set vooraf gebouwde kaarten die als richtlijnen dienen voor een soepele vertrek van een teamlid. We houden kaarten bij de hand om het proces te stroomlijnen, gemakkelijk toegang tot offboardinginformatie te hebben en kennis te delen tussen People Ops en de vertrekkende werknemer. Wat voor informatie moet je binnen handbereik houden?
Offboardingprocedures, inclusief taken voor alle betrokken partijen in de offboarding
E-mailtemplates voor vertrekkende werknemers
Uitnodigingen voor het exitgesprek in de kalender
Templates en richtlijnen voor exitgesprekken
Links naar een Asana offboardingtemplate
Pro tip: Tools zijn je vriend wanneer je georganiseerd moet blijven tijdens het offboardingproces. Gebruik een projectmanagementsysteem samen met een kennisbeheersysteem, zoals Guru, om de voortgang van het offboarden van een werknemer bij te houden.
Wie is erbij betrokken bij het offboarden bij Guru?
Offboarding is teamwork
De vertrekkende werknemer, hun manager en People Ops hebben allemaal een rol in het offboardingproces. Een serie privékaarten in Guru die door People Ops wordt onderhouden, helpt het offboarden te vergemakkelijken. Hier is wat elke partij verantwoordelijk voor is:
De manager
Een manager begint onmiddellijk met het werken aan een overgangsplan met de vertrekkende werknemer en bepaalt een eerlijke herverdeling van hun taken over de rest van het team. Ze zullen een lijst maken van tools om toegang te verwijderen en een exitgesprek met People Ops te debriefen.
Vertrekkend teamlid
Stap één voor een vertrekkend teamlid is om een formele ontslagbrief naar People Ops te sturen. Daarna beginnen ze met het doorgeven van hun taken aan hun manager en teamgenoten. De systemen waartoe ze toegang hebben, zullen worden ingetrokken. Ze zullen ook de verantwoordelijkheid voor Guru-kaarten overdragen. Ten slotte hebben ze hun exitgesprek met People Ops.
People Ops
Leden van Guru People Ops hebben een Asana-template die wordt gekopieerd en toegewezen na de aankondiging van het vertrek van een teamlid. Ze zullen een brief naar de vertrekkende werknemer sturen met belangrijke informatie over hun overgang, een exitgesprek plannen en IT-, financiële en HR-afdelingen waarschuwen voor hun vertrek.
Hoe gebruikt Guru systemen om werknemers off te boarden?
Offboardingtemplates bij de hand hebben is altijd handig wanneer het tijd is om een werknemer off te boarden. Tools en systemen, zoals Guru en je projectmanagementsoftware, zullen het hele proces stroomlijnen.
Wanneer een Guru-werknemer zijn vertrek aankondigt, is stap één het opzetten van een serie taken in Asana. We voegen de laatste datum van de werknemer toe aan de taaktemplate en Asana kent dan deadlines toe aan alle offboardingtaken om ervoor te zorgen dat ze op tijd worden voltooid. Elke taak heeft een korte titel met een deadline en links naar gerelateerde Guru-kaarten in de taakbeschrijving voor gemakkelijke referentie.
We slaan ook informatie op voor collega's van het vertrekkende teamlid. Guru-kaarten zoals "Wat te verwachten wanneer een van je teamleden ontslag neemt?" ondersteunen een team bij het beheren van de overgang van verantwoordelijkheden. Vertrekkende teamleden worden aangemoedigd om elk stuk kennis dat ze relevant vinden te delen, dit kan van alles zijn, van de beste praktijken van projecten tot restaurantaanbevelingen in een bepaalde stad.
Afscheid nemen van een collega is bittersweet. Een vertrekkende werknemer zou het grootste deel van hun laatste twee weken bij het bedrijf moeten doorbrengen met genieten van tijd met hun collega's en zich herinneren wat ze allemaal hebben bereikt. Laat Guru je offboardingproces stroomlijnen.
Offboarding is onvermijdelijk. Iedereen wenst dat ze hun geweldige medewerkers voor altijd kunnen behouden. Maar verandering gebeurt, nieuwe kansen ontstaan, en mensen maken carrièrewisselingen.
Offboarding is net zo belangrijk als onboarding. De relatie tussen werknemer en werkgever blijft bestaan, ook na de laatste werkdag van een medewerker. Ze kunnen het bedrijf misschien verlaten, maar ze zullen de reputatie van hun voormalige bedrijf blijven versterken als ze over hun vorige functie spreken. En wie weet? Misschien verwijst een tevreden voormalig werknemer wel een nieuwe ster naar jou, vanwege hun goede ervaring, of misschien komt ze later zelfs als een boemerang terug!
Met veel bewegende onderdelen kan offboarding rommelig worden. Er zijn verschillende systeemtoegang om in te trekken, bedrijfseigenschappen om terug te geven en een berg papierwerk om in te vullen. Al dit moet meestal binnen ongeveer twee weken worden bereikt. Het hele proces kan snel omslaan van een bitterszoete afscheid naar een hoofdpijn van to-do-lijsten en logistieke zaken.
Wil je weten hoe je de hoofdpijnen van een rommelige offboarding kunt wegnemen? Het implementeren van een waterdichte offboardingstrategie vol sjablonen en instructies is de weg die je moet inslaan. Hier is hoe je een naadloze offboarding-ervaring kunt creëren.
Wat is offboarding?
Strikt genomen is offboarding het proces waarbij er een formele scheiding is tussen bedrijf en werknemer. Systemen, documentatie en zelfs laptops moeten teruggegeven of ingetrokken worden bij het bedrijf. Voor HR is er vaak een enorme lijst van items die afgevinkt moeten worden voor de laatste werkdag van een werknemer. Voor het team en de manager van de werknemer is er een overgang van taken, verantwoordelijkheden en kennis.
Offboarding omvat veel bewegende onderdelen. Vergeleken met onboarding moet het offboardingproces in een veel kortere tijdspanne plaatsvinden, ondanks dat de takenlijst vergelijkbaar van omvang is. Als deze onderdelen niet effectief worden bijgehouden en opgeslagen, loop je het risico belangrijke elementen te missen, teamleden en klanten in de steek te laten, of een ontevreden voormalig werknemer te hebben. Het is beter om veilig te spelen en vanaf het begin een heldere, georganiseerde offboarding-ervaring te hebben.
“Offboarding is een cruciale fase van de levenscyclus van een werknemer, niet alleen als een kans om inzichten te verwerven die ons helpen leren en groeien als organisatie, maar ook omdat het de laatste indruk kan zijn die we achterlaten bij Guru alumni.”
- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bij Guru
Waarom is het belangrijk om een werknemer goed off te boarden?
Het is niet alleen belangrijk dat alles gedaan wordt terwijl je offboardt, maar het is ook belangrijk dat het goed gedaan wordt. Aan het einde van het proces moet de vertrekkende werknemer zich nog steeds gewaardeerd voelen door hun bedrijf, ook al bewegen ze verder naar nieuwe mogelijkheden.
Naadloze overgang van verantwoordelijkheden
Hoewel je team misschien enthousiast is over de nieuwe kans van hun collega, is het verlies van een teamlid vervelend en kan het vaak stressvol zijn. Wie zal zijn of haar werk overnemen? Als ze met klanten werken, welke relatie-informatie is niet opgeschreven die cruciaal is voor de overgang van klanten? De overdracht van verantwoordelijkheden, vragen en zorgen van collega's kan snel overweldigend worden. Een herverdeling van taken moet beginnen zodra een werknemer zijn vertrek aankondigt.
Het is een situatie waarin letterlijk iedereen aan dek moet zijn
Als je een overzicht nodig hebt van de juiste dingen om je op te richten tijdens het herverdelen van werk, zorg er dan voor dat je je op deze belangrijke dingen richt:
Vraag hen om een inventaris op te maken van hun verantwoordelijkheden, aankomende projecten, dagelijkse taken en alles andere dat er op hun bordje ligt.
Communiceer deze informatie naar een manager die kan beslissen welk werk gedelegeerd kan worden en welk werk op de lange baan kan worden gezet tot het team een nieuwe werknemer heeft.
Geef het team voldoende tijd om zich aan te passen aan nieuwe verwachtingen, vragen te stellen en zich in te stellen op nieuwe verantwoordelijkheden.
Afsluiten met een goede noot
Een tevreden werknemer is niet alleen een geweldige aanwinst zolang ze bij je bedrijf werken. Ze blijven het bedrijf ten goede komen, ver voorbij hun functie als werknemer. Waarom? Voormalige werknemers die hun bedrijf op een goede noot verlaten, dragen bij aan de algehele reputatie in de industrie door mond-tot-mondreclame. Als jouw bedrijf een goede reputatie heeft, compleet met een bevredigende werkomgeving en afgesloten door eenvoudige offboardingprocedures, dan val je op voor mogelijk geweldige nieuwe werknemers.
Geen informatie-silo's
Documenteer je kennis vanaf dag één. Niemand is onbekend met de frustraties van verloren documentatie of proceskennis door informatie-silo's. Dit gebeurt wanneer slechts één persoon een stuk kennis heeft en zij het bedrijf verlaten terwijl ze nog steeds de enige persoon zijn met die informatie. Een van de grootste hindernissen voor offboarding is het behouden van bedrijfskennis en het onderhouden van sterke klantrelaties.
De situatie creëert een ongekende hoofdpijn voor het resterende team wanneer ze die informatie nodig hebben en het nergens te vinden is. Bij Guru lossen we dit probleem op door te doen wat we prediken. Het is hier gebruikelijk dat elke medewerker processen, doelstellingen en richtlijnen documenteert die hun collega's in de toekomst nodig kunnen hebben. Neem deze benadering aan binnen jouw bedrijf en je team zal je dankbaar zijn, dat beloven we.
Nuttige mogelijkheden voor feedback
De meeste offboardingprocessen eindigen met een exitgesprek vlak voor of op de laatste dag van de werknemer. Dit is jouw kans om feedback te krijgen over het offboardingproces en ook over de algehele ervaring van de werknemer met het werken bij het bedrijf. Moedig oprechte beoordelingen op dit moment aan. Alles wat offboarding werknemers zeggen, kan worden gebruikt om het proces verder te verbeteren. Er is ook de kans dat ze niets anders hebben dan goede dingen te zeggen. Als dat het geval is, erken dat als een goed gedaan werk.
“Als je veranderingen in je offboardingproces wilt aanbrengen, doe dat dan en doe het nu. Er is nooit een beter moment om veranderingen aan te brengen dan wanneer het relevant is, en een tijdsgevoelige levering zal onmiddellijk impact hebben.”
- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bij Guru
Laat een blijvende indruk achter
Zoals we eerder al zeiden, gaat de relatie tussen werknemer en werkgever veel verder dan de laatste werkdag van een werknemer. Reputatie is van belang in elke industrie en voormalige werknemers bevorderen die reputatie terwijl ze verdergaan in hun loopbaan. Het offboardingproces heeft een kans om een blijvende indruk achter te laten op werknemers terwijl ze afscheid nemen van hun voormalige rol en team.
Streef naar een afsluiting die net zo bevredigend is als die van Toy Story 3
Wat zijn mogelijke pijnpunten bij het offboarden?
Er zullen altijd pijnpunten zijn tijdens het offboarden, maar er zijn manieren om deze hoofdpijnen te verminderen. Heldere, sjabloonprocessen en goede communicatie zijn de kern van een nette offboarding. Door rekening te houden met veelvoorkomende tegenslagen tijdens de ontwikkeling van het offboardingproces, kun je deze oplossen voordat ze überhaupt een probleem worden.
Herstellen van bedrijfsactiva
Als je een laptop, desktopmonitor, toetsenbord of eventuele andere kantoorapparatuur hebt uitgeleend, moet je die items terughalen als onderdeel van het offboardingproces. Activa kunnen omvatten:
ID-badges
Laptop
Monitor
Muis en toetsenbord
Bedrijf creditcards
Parkeervergunningen
Bedrijfstoestellen
Uniformen
Zorg ervoor dat je een masterlijst bij de hand houdt van alle activa die aan werknemers zijn gegeven gedurende hun dienstverband. Gebruik deze lijst als referentie om deze activa terug te krijgen.
Verwijderen van systeemtoegang
Het intrekken van systeemtoegang kan het meest tijdrovende proces zijn. Dit kan e-mail, project- of taakbeheersoftware en elk ander systeem omvatten dat jouw bedrijf gebruikt in de dagelijkse activiteiten. Het is uiterst effectief om een gedocumenteerde procedure te hebben met nauwkeurige stapsgewijze instructies voor hoe systeemtoegang te verwijderen.
Pro tip: Probeer delen van het offboardingproces te automatiseren die geen menselijke interactie vereisen. Een geweldige manier om dit te bereiken is door Asana en Guru te combineren!
Overweldigend team vermijden
Deze blik is nooit een goed teken
Wanneer een teamlid zijn vertrek aankondigt, komt er onvermijdelijk een vloedgolf van vragen. Collega's willen weten wie hun taken zal overnemen, hoe projecten zullen worden afgerond met één minder persoon, en wanneer ze een nieuwe werknemer kunnen verwelkomen. Om te voorkomen dat het team overweldigd raakt, zorg ervoor dat ze zo vroeg mogelijk over het vertrek worden geïnformeerd. Dit biedt voldoende ruimte om vragen te stellen en processen opnieuw te evalueren voordat hun collega vertrekt.
Verlies van kennis en ervaring
Het is moeilijk wanneer een teamlid vertrekt. Ze kunnen jarenlange ervaring en de beste praktijken van het bedrijf meenemen. Er is verlies van productiviteit wanneer een team omgaat met kennisoverdracht en personeelswisselingen. Elk teamlid moet zich aanpassen. De beste manier om dit tegen te gaan is om kennis vanaf dag één op te slaan en te delen. Laat je teamleden niet in het duister tasten. Iedereen wint wanneer je kennis documenteert en deelt.
Hoe moet ik een werknemer offboarden?
Laten we nu ingaan op de specifics van offboarding. Wat moet je precies doen bij het offboarden van een werknemer?
Plan vooruit, communiceer met team en bedrijf
Communicatie, communicatie, communicatie – hoe beter de communicatie, hoe minder stress er is gedurende het gehele offboardingproces. Stel een bedrijfscultuur in van het geven van voldoende waarschuwing voorafgaand aan vertrek. Meer tijd is altijd gewaardeerd.
Zorg voor een duidelijk proces voor communicatie met het team en het bedrijf over het vertrek van een werknemer. Zodra je een formele ontslagbrief ontvangt dat een werknemer vertrekt, is het tijd om het offboardingproces te starten. Twee weken zullen voorbijvliegen, dus plan vooruit om problemen te verlichten voordat ze zich voordoen.
Zorg ervoor dat de kennis van de werknemer is gedocumenteerd
Bepaalde kennis is binnen het bedrijf bekend, maar sommige kennis is gebaseerd op de ervaring van een individu en persoonlijke ontdekkingen voor beste praktijken. Stel een standaard in voor vertrekkende werknemers om hun kennis te beoordelen en te documenteren. Gedurende de tijd van een werknemer bij een bedrijf, moedig de creatie van documentatie en processen aan. Maak deze informatie openbaar en bewerkbaar.
Dit creëert een omgeving waarin meerdere geesten samenwerken om een proces te creëren dat goed functioneert voor iedereen. De uitwisseling van kennis is van groot belang om processen soepel te laten verlopen. Wanneer iemand een bedrijf verlaat en belangrijke kennis meeneemt, verliest het hele team.
Bij Guru ziet dit er zo uit dat ervoor gezorgd wordt dat de vertrekkende werknemer niet de enige persoon is die verantwoordelijk is voor hun kaarten. Ze moeten hun verantwoordelijkheden met betrekking tot hun kaarten inventariseren en deze herverdelen naar hun team. Verschillende typen gebruikers hebben verschillende behoeften bij offboarding. Door deze offboardingbehoeften als kennis op te slaan, kan het hele proces voortgang boeken zonder vragen of tegenslagen.
Voer een exitgesprek
Een exitgesprek is een van de laatste stappen van een offboardingproces. Hier kan HR of het management vragen stellen over de ervaring van de werknemer bij het bedrijf en waarom ze ervoor hebben gekozen om te vertrekken. Overweeg om een paar van de volgende vragen te stellen:
Waarom begon je te zoeken naar een nieuwe baan?
Wat heeft je ertoe gebracht om een nieuwe functie te aanvaarden?
Voel je je in staat om je nieuwe baan goed te doen?
Wat is je mening over onze bedrijfscultuur?
Als je iets aan de baan of het bedrijf zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?
Was je tevreden met je manager en team hier?
Pro tip: Zorg altijd voor een hoofdaalverhuizer en een notulist in het exitgesprek. Dit is een zeldzame kans om feedback vast te leggen. Gedetailleerde notities maken stelt je in staat om actiegerichte feedback zo grondig mogelijk vast te leggen.
Deze vragen kunnen inzicht geven in de ervaring van een werknemer binnen een organisatie. Als ze aanbevelingen voor verbetering hebben, neem die dan in overweging. Als ze alleen maar geweldige dingen te zeggen hebben over hun ervaring, nice work.
Hoe helpt Guru bij het offboarden van werknemers?
Bij Guru volgen we een eenvoudige reeks stappen om werknemers effectief off te boarden. De werknemer, hun manager, IT, financiën en People Ops hebben allemaal een rol in het offboardingproces. Guru werkt vanuit een set vooraf gebouwde kaarten die als richtlijnen dienen voor een soepele vertrek van een teamlid. We houden kaarten bij de hand om het proces te stroomlijnen, gemakkelijk toegang tot offboardinginformatie te hebben en kennis te delen tussen People Ops en de vertrekkende werknemer. Wat voor informatie moet je binnen handbereik houden?
Offboardingprocedures, inclusief taken voor alle betrokken partijen in de offboarding
E-mailtemplates voor vertrekkende werknemers
Uitnodigingen voor het exitgesprek in de kalender
Templates en richtlijnen voor exitgesprekken
Links naar een Asana offboardingtemplate
Pro tip: Tools zijn je vriend wanneer je georganiseerd moet blijven tijdens het offboardingproces. Gebruik een projectmanagementsysteem samen met een kennisbeheersysteem, zoals Guru, om de voortgang van het offboarden van een werknemer bij te houden.
Wie is erbij betrokken bij het offboarden bij Guru?
Offboarding is teamwork
De vertrekkende werknemer, hun manager en People Ops hebben allemaal een rol in het offboardingproces. Een serie privékaarten in Guru die door People Ops wordt onderhouden, helpt het offboarden te vergemakkelijken. Hier is wat elke partij verantwoordelijk voor is:
De manager
Een manager begint onmiddellijk met het werken aan een overgangsplan met de vertrekkende werknemer en bepaalt een eerlijke herverdeling van hun taken over de rest van het team. Ze zullen een lijst maken van tools om toegang te verwijderen en een exitgesprek met People Ops te debriefen.
Vertrekkend teamlid
Stap één voor een vertrekkend teamlid is om een formele ontslagbrief naar People Ops te sturen. Daarna beginnen ze met het doorgeven van hun taken aan hun manager en teamgenoten. De systemen waartoe ze toegang hebben, zullen worden ingetrokken. Ze zullen ook de verantwoordelijkheid voor Guru-kaarten overdragen. Ten slotte hebben ze hun exitgesprek met People Ops.
People Ops
Leden van Guru People Ops hebben een Asana-template die wordt gekopieerd en toegewezen na de aankondiging van het vertrek van een teamlid. Ze zullen een brief naar de vertrekkende werknemer sturen met belangrijke informatie over hun overgang, een exitgesprek plannen en IT-, financiële en HR-afdelingen waarschuwen voor hun vertrek.
Hoe gebruikt Guru systemen om werknemers off te boarden?
Offboardingtemplates bij de hand hebben is altijd handig wanneer het tijd is om een werknemer off te boarden. Tools en systemen, zoals Guru en je projectmanagementsoftware, zullen het hele proces stroomlijnen.
Wanneer een Guru-werknemer zijn vertrek aankondigt, is stap één het opzetten van een serie taken in Asana. We voegen de laatste datum van de werknemer toe aan de taaktemplate en Asana kent dan deadlines toe aan alle offboardingtaken om ervoor te zorgen dat ze op tijd worden voltooid. Elke taak heeft een korte titel met een deadline en links naar gerelateerde Guru-kaarten in de taakbeschrijving voor gemakkelijke referentie.
We slaan ook informatie op voor collega's van het vertrekkende teamlid. Guru-kaarten zoals "Wat te verwachten wanneer een van je teamleden ontslag neemt?" ondersteunen een team bij het beheren van de overgang van verantwoordelijkheden. Vertrekkende teamleden worden aangemoedigd om elk stuk kennis dat ze relevant vinden te delen, dit kan van alles zijn, van de beste praktijken van projecten tot restaurantaanbevelingen in een bepaalde stad.
Afscheid nemen van een collega is bittersweet. Een vertrekkende werknemer zou het grootste deel van hun laatste twee weken bij het bedrijf moeten doorbrengen met genieten van tijd met hun collega's en zich herinneren wat ze allemaal hebben bereikt. Laat Guru je offboardingproces stroomlijnen.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
