How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Hier bij Guru gebruiken we onze eigen tool om het onboardingproces voor nieuwe medewerkers efficiënt uit te voeren. Leer hoe we onboardingmateriaal bijhouden en teams verbeteren.
Het is je eerste dag op een nieuwe baan. Je wordt begroet met een high five en een glanzende nieuwe computer. Je gaat zitten aan je bureau, logt in op het WiFi-netwerk en... wat nu? Je hebt misschien een paar trainingssessies te volgen later in de middag, of een paar artikelen om te lezen, maar wat als je vragen hebt die niet zijn behandeld in de welkomstsessie? Tot wie wend je je voor vragen over de salarisadministratie of problemen met je e-mail? Is er nog iets anders dat je moet invullen? Je weet dat je HEEL VEEL te leren hebt in korte tijd, dus waar moet je beginnen? Welke informatie zou je vandaag, morgen of volgende week prioriteit moeten geven?
We zijn daar allemaal geweest. Een nieuwe baan beginnen is niet gemakkelijk, en de hoeveelheid kennis die je moet verwerken en begrijpen kan overweldigend zijn. En terwijl je nieuwe baas duidelijk heeft gemaakt dat ze beschikbaar is om al je vragen te beantwoorden, wil je haar niet voor elk klein ding lastigvallen.
Bij Guru kunnen nieuwe medewerkers iets geruststellender ademhalen, wetende dat alles wat ze nodig hebben om hun nieuwe banen uit te vogelen gemakkelijk toegankelijk is in Guru. Van specifieke HR-beleid, tot teamprocessen en e-mailsjablonen, tot de beste ramen-lunchtenten – het staat allemaal in Guru.
Bij Guru geloven we dat “de kennis die je nodig hebt om je werk te doen je moet vinden waar je werkt.” Dat omvat de kennis die je nodig hebt om te weten hoe je je job moet doen. Naarmate we zijn gegroeid bij Guru, hebben we ons eigen software voor kennisbeheer gebruikt om ons onboardingproces te formaliseren op een manier die nieuwe medewerkers in staat stelt om met een gevoel van autonomie op te starten. Onze onboardingstrategie steunt op drie belangrijke componenten:
Transparante toegang tot geverifieerde kennis over afdelingen heen
1. Flexibele structuur
Het creëren van een intuïtieve structuur voor je onboarding is essentieel. Nieuwe medewerkers die deelnemen aan een goed gestructureerd onboardingprogramma zijn 69% waarschijnlijker om drie jaar bij het bedrijf te blijven. Onboardingprogramma's kunnen vele vormen aannemen, maar omdat al onze bedrijfskennis al overal leeft waar we werken via Guru, was het een no-brainer om onze processen voor nieuwe medewerkers ook in Guru onder te brengen. Zo kunnen nieuwe medewerkers (of minder nieuwe medewerkers - zou iedereen niet doorlopend toegang moeten hebben tot informatie van de eerste dag zoals forensenvoordelen of sportschoollidmaatschappen?) alle onboardingkennis opnieuw bekijken via Guru, in plaats van naar een aparte oplossing te hoeven navigeren.
De gelaagde structuur van de webapp van Guru is ideaal voor het organiseren van alle soorten kennis, inclusief onboardingmaterialen. Bekijk het onderstaande voorbeeld om te zien hoe ons Customer Success-team onboarding benadert. We bewaren alle onboardingkennis voor elke CS-rol op één plek. Van die locatie kunnen nieuwe medewerkers verder in de details van hun specifieke rol duiken. Binnen het CSM-specifieke bord organiseren we alle kennis die CSM's nodig hebben om de onboarding te voltooien in aparte kaarten, zoals CSM - Week 3. We splitsen rolverantwoordelijkheden, de algemene doelen van onboarding, taken en leesmaterialen voor de eerste 12 weken van een nieuwe medewerker bij Guru.
Dit formaat stelt een nieuwe medewerker in staat om kennis in hun eigen tempo te verwerken, en kan ook terugverwijzen naar informatie gedurende hun onboardingproces.
Andere onboardingoplossingen kunnen rigide zijn, en vereisen van gebruikers dat ze modules in een specifieke volgorde doorlopen en geven weinig zicht op de totaliteit van het onboardingprogramma. Bij Guru, of een nieuwe medewerker nu wil rondspringen en kennis wil opnemen wanneer zij dat willen, of methodisch door Boards kaart voor kaart wilt gaan, dat is prima - Guru past bij elke leerstijl.
Begin je kennisdatabase met deze sjabloon:
We streven ernaar nieuwe medewerkers vanaf dag één een gevoel van onafhankelijkheid te geven door ze in staat te stellen gemakkelijk door trainingsmateriaal te zoeken in plaats van een typisch ‘checklist’ aan te nemen. In plaats van een top-down, one-size-fits-all aanpak voor onboarding te hanteren, gebruiken we Guru om de specifieke sterke punten van een medewerker concreet te verbinden met hoe zij zullen bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Guru stelt ook managers in staat om hun onboardingstructuur aan te passen en kennis op dynamische en aantrekkelijke manieren te formatteren. Onze robuuste kaarteditor stelt gebruikers in staat verschillende soorten inhoud in kaarten te integreren, waaronder video's, PDF's, afbeeldingen en zelfs rijke inhoud uit andere applicaties zoals Google Docs. Guru ondersteunt in-app bewerking die gebruikers de mogelijkheid biedt om wijzigingen aan te brengen in ingebedde inhoud zonder ooit Guru te verlaten.
De kaart-naar-kaart linking functie is ook ideaal voor het verwijzen naar kaarten van andere borden, of zelfs over afdelingsverzamelingen heen (d.w.z. “Bekijk de top FAQ's van het verkoopteam hier.”) In staat zijn om te linken naar of bestaande structuren te kopiëren bespaart ook managers het opnieuw uitvinden van het wiel. Misschien heeft je supportteam veel tijd besteed aan het ontwikkelen van een uitgebreid sjabloon voor een specifiek proces; waarom zou je jezelf wat tijd besparen (en een laag van interdepartementale consistentie in het proces toevoegen) en dat framewerk voor je team kopiëren in plaats van je eigen te maken?
De gelaagde structuur van Guru maakt zowel het organiseren als het consumeren van kennis gemakkelijk. Onze nieuwe medewerkers kunnen in hun eigen tempo onboarden en onze managers hebben volledige autonomie over de kennis die hun directe rapporteert bekijken.
2. Real-time data
Het kan uitdagend zijn als manager om te herkennen of en wanneer een nieuwe medewerker hulp nodig heeft of vragen heeft over iets specifieks tijdens hun onboardingproces. Met Guru’s team- en gebruikersniveau data kun je zien welke kaarten een nieuwe medewerker leest, hoe vaak ze een bepaalde kaart hebben bekeken, evenals welke zoekwoorden het vaakst worden gezocht door een specifieke groep gebruikers. Bekijk de voorbeeldgebruikersstatistieken hieronder.
Met gegevens op kaartniveau, stelt Guru je in staat om ervoor te zorgen dat iedereen nieuw en minder nieuw in jouw team een specifiek stuk kennis heeft bekeken. Dit is vooral nuttig bij het onboarden van nieuwe medewerkers, omdat je in specifieke kaartweergaven kunt kijken om te zien welke gebruikers de kaart wel en niet hebben bekeken en opvolgen: “Het lijkt erop dat je nog niet de kans hebt gehad om de Tips voor Medewerker Onboarding kaart te bekijken, bekijk het hier.”
Zichtbaarheid in hoe gebruikers kennis consumeren houdt managers op de hoogte en helpt ook om je onboardingstrategie te evolueren. Als een nieuwe medewerker een kaart 27 keer heeft bekeken, is dat omdat hij het elke dag moet raadplegen of omdat er iets in verwarrend is? Dat is een belangrijk onderscheid en iets waar onze managers in staat zijn om achter te komen dankzij de analyses van Guru. Managers kunnen ook dieper inspelen op zoekopdrachten in Guru die geen resultaten opleveren om een idee te krijgen van wat hun teamgenoten zoeken en niet vinden. Als meerdere mensen hebben gezocht naar ‘401K-plan’ en er is niets gepresenteerd, duidt dat erop dat er behoefte is aan een nieuwe kaart.
Een van de belangrijkste onderdelen van onboarding is ervoor zorgen dat de kennis die nieuwe medewerkers consumeren up-to-date is. Als je onboardingprogramma een oude versie van je slide deck of materialen van voor je laatste merku vernieuwen bevat, zullen je nieuwe medewerkers zich assimileren met de verkeerde kennis. Elk stuk kennis in Guru is toegewezen aan een Verifier, die vervolgens verantwoordelijk is voor het actueel en juist te houden van die informatie. Verifiers zijn ook verplicht om een frequentie op te geven waarmee zij een bepaald stuk kennis opnieuw zullen verifiëren. Als die kaart het einde van zijn toegewezen vertrouwensperiode bereikt, wordt deze automatisch gemarkeerd als ‘Onbetrouwbaar’ totdat de verifier naar binnen gaat en bevestigt dat de kennis nog steeds accuraat is.
Met een duidelijke indicator van de vertrouwensstatus van een kaart, kunnen nieuwe medewerkers zich er zeker van voelen dat de kennis die ze in Guru consumeren accuraat is. Als een kaart ‘Onbetrouwbaar’ is, of als een nieuwe medewerker een vraag heeft over de kennis, kunnen ze eenvoudig een opmerking over de kaart maken en de Verifier om verduidelijking vragen zonder hen fysiek te storen of de training te onderbreken.
De intuïtieve permissie van Guru stelt managers in staat om afzonderlijke regels vast te stellen over wie kaarten kan zien en wie kaarten kan bewerken. Bij Guru geloven we dat kennis over afdelingsgrenzen heen gedeeld moet worden, dus bijna alle kennis van ons team kan door alle medewerkers worden bekeken. Dit hoge niveau van transparantie bevordert samenwerking, vermindert informatie-overlap tussen teams, en stelt nieuwe medewerkers in staat toegang te krijgen tot informatie over vrijwel alles. Dit bevordert ook gepersonaliseerd leren, aangezien nieuwe medewerkers kunnen zoeken en extra informatie vinden die wellicht voor hen interessant is over afdelingen heen.
Onboarding gaat niet alleen over het leren van bedrijfsbeleid en teamprocessen, het gaat ook over het ontmoeten van je nieuwe team. Bij Guru hebben we een “Levensverhaal” vragenlijst gemaakt die elke medewerker invult en gebruikt om hun allereerste Guru-kaart te maken. Het stelt vragen zoals:
Wat was het eerste concert dat je ooit hebt bezocht?
Favoriete tv-show / film?
Welke andere nevenactiviteiten/vaardigheden breng je mee?
Elke nieuwe medewerker wordt gevraagd om hun eigen “Levensverhaal” kaart aan te maken binnen hun eerste week bij Guru, wat hen in staat stelt om meer over de software te leren en hun hele zelf op het werk mee te nemen. Zodra een nieuwe medewerker hun levensverhaalkaart maakt, ziet het hele bedrijf het verschijnen in onze nieuwe kaartactiviteit feed in Slack, wat andere medewerkers aanmoedigt om te lezen over hun nieuwe teamgenoot en verbindingen te leggen!
Met toegang tot de levensverhalen van anderen in Guru, kan een nieuwe medewerker snel namen aan gezichten koppelen, contact maken met mensen met vergelijkbare interesses (ondanks geografie) en zich onmiddellijk een echt deel van de Guru-gemeenschap voelen. Bovendien, aangezien deze kaarten in Guru leven, zijn ze altijd toegankelijk voor iedereen die een herintroductie van een teamgenoot nodig heeft of gewoon een nieuwe tv-show aanbeveling wil.
De kennis die je nodig hebt om je werk te doen
Guru stelt individuen in staat om hun volledige potentieel te bereiken door de kennis te leveren die ze nodig hebben om hun werk te doen. Training en onboardingmateriaal valt onder dat bredere spectrum van kennis. Bij Guru streven we ernaar alle medewerkers van alle kennis te voorzien die ze nodig hebben om te slagen. Door ons eigen product te gebruiken om ons onboardingproces te formaliseren, genieten we van een flexibele indeling en intuïtieve structuur, zicht op gebruikspatronen en kennislacunes, en transparantie en nauwkeurigheid over de afdelingen heen.
Voor meer informatie over hoe jouw team Guru kan gebruiken voor onboarding, neem contact op via support@getguru.com.
Het is je eerste dag op een nieuwe baan. Je wordt begroet met een high five en een glanzende nieuwe computer. Je gaat zitten aan je bureau, logt in op het WiFi-netwerk en... wat nu? Je hebt misschien een paar trainingssessies te volgen later in de middag, of een paar artikelen om te lezen, maar wat als je vragen hebt die niet zijn behandeld in de welkomstsessie? Tot wie wend je je voor vragen over de salarisadministratie of problemen met je e-mail? Is er nog iets anders dat je moet invullen? Je weet dat je HEEL VEEL te leren hebt in korte tijd, dus waar moet je beginnen? Welke informatie zou je vandaag, morgen of volgende week prioriteit moeten geven?
We zijn daar allemaal geweest. Een nieuwe baan beginnen is niet gemakkelijk, en de hoeveelheid kennis die je moet verwerken en begrijpen kan overweldigend zijn. En terwijl je nieuwe baas duidelijk heeft gemaakt dat ze beschikbaar is om al je vragen te beantwoorden, wil je haar niet voor elk klein ding lastigvallen.
Bij Guru kunnen nieuwe medewerkers iets geruststellender ademhalen, wetende dat alles wat ze nodig hebben om hun nieuwe banen uit te vogelen gemakkelijk toegankelijk is in Guru. Van specifieke HR-beleid, tot teamprocessen en e-mailsjablonen, tot de beste ramen-lunchtenten – het staat allemaal in Guru.
Bij Guru geloven we dat “de kennis die je nodig hebt om je werk te doen je moet vinden waar je werkt.” Dat omvat de kennis die je nodig hebt om te weten hoe je je job moet doen. Naarmate we zijn gegroeid bij Guru, hebben we ons eigen software voor kennisbeheer gebruikt om ons onboardingproces te formaliseren op een manier die nieuwe medewerkers in staat stelt om met een gevoel van autonomie op te starten. Onze onboardingstrategie steunt op drie belangrijke componenten:
Transparante toegang tot geverifieerde kennis over afdelingen heen
1. Flexibele structuur
Het creëren van een intuïtieve structuur voor je onboarding is essentieel. Nieuwe medewerkers die deelnemen aan een goed gestructureerd onboardingprogramma zijn 69% waarschijnlijker om drie jaar bij het bedrijf te blijven. Onboardingprogramma's kunnen vele vormen aannemen, maar omdat al onze bedrijfskennis al overal leeft waar we werken via Guru, was het een no-brainer om onze processen voor nieuwe medewerkers ook in Guru onder te brengen. Zo kunnen nieuwe medewerkers (of minder nieuwe medewerkers - zou iedereen niet doorlopend toegang moeten hebben tot informatie van de eerste dag zoals forensenvoordelen of sportschoollidmaatschappen?) alle onboardingkennis opnieuw bekijken via Guru, in plaats van naar een aparte oplossing te hoeven navigeren.
De gelaagde structuur van de webapp van Guru is ideaal voor het organiseren van alle soorten kennis, inclusief onboardingmaterialen. Bekijk het onderstaande voorbeeld om te zien hoe ons Customer Success-team onboarding benadert. We bewaren alle onboardingkennis voor elke CS-rol op één plek. Van die locatie kunnen nieuwe medewerkers verder in de details van hun specifieke rol duiken. Binnen het CSM-specifieke bord organiseren we alle kennis die CSM's nodig hebben om de onboarding te voltooien in aparte kaarten, zoals CSM - Week 3. We splitsen rolverantwoordelijkheden, de algemene doelen van onboarding, taken en leesmaterialen voor de eerste 12 weken van een nieuwe medewerker bij Guru.
Dit formaat stelt een nieuwe medewerker in staat om kennis in hun eigen tempo te verwerken, en kan ook terugverwijzen naar informatie gedurende hun onboardingproces.
Andere onboardingoplossingen kunnen rigide zijn, en vereisen van gebruikers dat ze modules in een specifieke volgorde doorlopen en geven weinig zicht op de totaliteit van het onboardingprogramma. Bij Guru, of een nieuwe medewerker nu wil rondspringen en kennis wil opnemen wanneer zij dat willen, of methodisch door Boards kaart voor kaart wilt gaan, dat is prima - Guru past bij elke leerstijl.
Begin je kennisdatabase met deze sjabloon:
We streven ernaar nieuwe medewerkers vanaf dag één een gevoel van onafhankelijkheid te geven door ze in staat te stellen gemakkelijk door trainingsmateriaal te zoeken in plaats van een typisch ‘checklist’ aan te nemen. In plaats van een top-down, one-size-fits-all aanpak voor onboarding te hanteren, gebruiken we Guru om de specifieke sterke punten van een medewerker concreet te verbinden met hoe zij zullen bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Guru stelt ook managers in staat om hun onboardingstructuur aan te passen en kennis op dynamische en aantrekkelijke manieren te formatteren. Onze robuuste kaarteditor stelt gebruikers in staat verschillende soorten inhoud in kaarten te integreren, waaronder video's, PDF's, afbeeldingen en zelfs rijke inhoud uit andere applicaties zoals Google Docs. Guru ondersteunt in-app bewerking die gebruikers de mogelijkheid biedt om wijzigingen aan te brengen in ingebedde inhoud zonder ooit Guru te verlaten.
De kaart-naar-kaart linking functie is ook ideaal voor het verwijzen naar kaarten van andere borden, of zelfs over afdelingsverzamelingen heen (d.w.z. “Bekijk de top FAQ's van het verkoopteam hier.”) In staat zijn om te linken naar of bestaande structuren te kopiëren bespaart ook managers het opnieuw uitvinden van het wiel. Misschien heeft je supportteam veel tijd besteed aan het ontwikkelen van een uitgebreid sjabloon voor een specifiek proces; waarom zou je jezelf wat tijd besparen (en een laag van interdepartementale consistentie in het proces toevoegen) en dat framewerk voor je team kopiëren in plaats van je eigen te maken?
De gelaagde structuur van Guru maakt zowel het organiseren als het consumeren van kennis gemakkelijk. Onze nieuwe medewerkers kunnen in hun eigen tempo onboarden en onze managers hebben volledige autonomie over de kennis die hun directe rapporteert bekijken.
2. Real-time data
Het kan uitdagend zijn als manager om te herkennen of en wanneer een nieuwe medewerker hulp nodig heeft of vragen heeft over iets specifieks tijdens hun onboardingproces. Met Guru’s team- en gebruikersniveau data kun je zien welke kaarten een nieuwe medewerker leest, hoe vaak ze een bepaalde kaart hebben bekeken, evenals welke zoekwoorden het vaakst worden gezocht door een specifieke groep gebruikers. Bekijk de voorbeeldgebruikersstatistieken hieronder.
Met gegevens op kaartniveau, stelt Guru je in staat om ervoor te zorgen dat iedereen nieuw en minder nieuw in jouw team een specifiek stuk kennis heeft bekeken. Dit is vooral nuttig bij het onboarden van nieuwe medewerkers, omdat je in specifieke kaartweergaven kunt kijken om te zien welke gebruikers de kaart wel en niet hebben bekeken en opvolgen: “Het lijkt erop dat je nog niet de kans hebt gehad om de Tips voor Medewerker Onboarding kaart te bekijken, bekijk het hier.”
Zichtbaarheid in hoe gebruikers kennis consumeren houdt managers op de hoogte en helpt ook om je onboardingstrategie te evolueren. Als een nieuwe medewerker een kaart 27 keer heeft bekeken, is dat omdat hij het elke dag moet raadplegen of omdat er iets in verwarrend is? Dat is een belangrijk onderscheid en iets waar onze managers in staat zijn om achter te komen dankzij de analyses van Guru. Managers kunnen ook dieper inspelen op zoekopdrachten in Guru die geen resultaten opleveren om een idee te krijgen van wat hun teamgenoten zoeken en niet vinden. Als meerdere mensen hebben gezocht naar ‘401K-plan’ en er is niets gepresenteerd, duidt dat erop dat er behoefte is aan een nieuwe kaart.
Een van de belangrijkste onderdelen van onboarding is ervoor zorgen dat de kennis die nieuwe medewerkers consumeren up-to-date is. Als je onboardingprogramma een oude versie van je slide deck of materialen van voor je laatste merku vernieuwen bevat, zullen je nieuwe medewerkers zich assimileren met de verkeerde kennis. Elk stuk kennis in Guru is toegewezen aan een Verifier, die vervolgens verantwoordelijk is voor het actueel en juist te houden van die informatie. Verifiers zijn ook verplicht om een frequentie op te geven waarmee zij een bepaald stuk kennis opnieuw zullen verifiëren. Als die kaart het einde van zijn toegewezen vertrouwensperiode bereikt, wordt deze automatisch gemarkeerd als ‘Onbetrouwbaar’ totdat de verifier naar binnen gaat en bevestigt dat de kennis nog steeds accuraat is.
Met een duidelijke indicator van de vertrouwensstatus van een kaart, kunnen nieuwe medewerkers zich er zeker van voelen dat de kennis die ze in Guru consumeren accuraat is. Als een kaart ‘Onbetrouwbaar’ is, of als een nieuwe medewerker een vraag heeft over de kennis, kunnen ze eenvoudig een opmerking over de kaart maken en de Verifier om verduidelijking vragen zonder hen fysiek te storen of de training te onderbreken.
De intuïtieve permissie van Guru stelt managers in staat om afzonderlijke regels vast te stellen over wie kaarten kan zien en wie kaarten kan bewerken. Bij Guru geloven we dat kennis over afdelingsgrenzen heen gedeeld moet worden, dus bijna alle kennis van ons team kan door alle medewerkers worden bekeken. Dit hoge niveau van transparantie bevordert samenwerking, vermindert informatie-overlap tussen teams, en stelt nieuwe medewerkers in staat toegang te krijgen tot informatie over vrijwel alles. Dit bevordert ook gepersonaliseerd leren, aangezien nieuwe medewerkers kunnen zoeken en extra informatie vinden die wellicht voor hen interessant is over afdelingen heen.
Onboarding gaat niet alleen over het leren van bedrijfsbeleid en teamprocessen, het gaat ook over het ontmoeten van je nieuwe team. Bij Guru hebben we een “Levensverhaal” vragenlijst gemaakt die elke medewerker invult en gebruikt om hun allereerste Guru-kaart te maken. Het stelt vragen zoals:
Wat was het eerste concert dat je ooit hebt bezocht?
Favoriete tv-show / film?
Welke andere nevenactiviteiten/vaardigheden breng je mee?
Elke nieuwe medewerker wordt gevraagd om hun eigen “Levensverhaal” kaart aan te maken binnen hun eerste week bij Guru, wat hen in staat stelt om meer over de software te leren en hun hele zelf op het werk mee te nemen. Zodra een nieuwe medewerker hun levensverhaalkaart maakt, ziet het hele bedrijf het verschijnen in onze nieuwe kaartactiviteit feed in Slack, wat andere medewerkers aanmoedigt om te lezen over hun nieuwe teamgenoot en verbindingen te leggen!
Met toegang tot de levensverhalen van anderen in Guru, kan een nieuwe medewerker snel namen aan gezichten koppelen, contact maken met mensen met vergelijkbare interesses (ondanks geografie) en zich onmiddellijk een echt deel van de Guru-gemeenschap voelen. Bovendien, aangezien deze kaarten in Guru leven, zijn ze altijd toegankelijk voor iedereen die een herintroductie van een teamgenoot nodig heeft of gewoon een nieuwe tv-show aanbeveling wil.
De kennis die je nodig hebt om je werk te doen
Guru stelt individuen in staat om hun volledige potentieel te bereiken door de kennis te leveren die ze nodig hebben om hun werk te doen. Training en onboardingmateriaal valt onder dat bredere spectrum van kennis. Bij Guru streven we ernaar alle medewerkers van alle kennis te voorzien die ze nodig hebben om te slagen. Door ons eigen product te gebruiken om ons onboardingproces te formaliseren, genieten we van een flexibele indeling en intuïtieve structuur, zicht op gebruikspatronen en kennislacunes, en transparantie en nauwkeurigheid over de afdelingen heen.
Voor meer informatie over hoe jouw team Guru kan gebruiken voor onboarding, neem contact op via support@getguru.com.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
