Je kunt er niet echt de vinger op leggen, maar plotseling lijkt je team een beetje... niet in orde. Sommige mensen zeggen dat het aanvoelt alsof ze in een waas van informatie komen wanneer ze moeten werken. Anderen voelen zich gefrustreerd, en enkelen hebben zelfs gezegd dat ze ertegenop zien om over nieuwe projecten te horen.
Je zou kunnen aannemen dat mensen zich overwerkt voelen, maar het probleem gaat veel dieper dan dat. We hebben dit probleem bij talloze bedrijven gezien, en we weten wat de problemen veroorzaakt: je collega's en werknemers hebben last van een ernstig geval van informatie-overload.
Star Trek: TNG had gelijk, het voelt net zo.
Het probleem van informatie-overload
Informatie-overload is precies wat het klinkt: mensen worden gebombardeerd met zowel relevante als irrelevante informatie. De enorme hoeveelheid informatie waar ze mee te maken hebben, kan het moeilijk maken om beslissingen te nemen of zelfs te begrijpen wat ze gepresenteerd krijgen.
Bertram Gross, een professor Politieke Wetenschappen aan Hunter College, gebruikte de term voor het eerst in zijn paper The Managing of Organizations in 1964. De term mag dan decennia oud zijn, maar het is duidelijk dat we zelfs op piek van informatie-overload leven. Als het probleem in de jaren '60 al wijdverspreid was, stel je voor hoe het eruitziet en aanvoelt in ons "altijd verbonden" internettijdperk.
Een enquête uit juni 2020 vond dat wereldwijd bijna 45% van de werknemers zegt dat de informatiebronnen die ze elke dag controleren de afgelopen 5 jaar zijn toegenomen. Bovendien zegt bijna een derde van de werknemers wereldwijd dat deze overvloed aan informatie hen stressvoller laat voelen op het werk.
De gevolgen van informatie-overload op het werk kunnen elk aspect van je bedrijf beïnvloeden. Werknemers voelen zich minder tevreden met hun banen. Ze hebben moeite om zich te concentreren, maken meer fouten en het gevoel dat ze geen beslissingen kunnen nemen. Sterker nog, sommigen speculeren dat "De Grote Ontslag" eigenlijk "De Grote Onvrede" is. De constante stroom van informatie heeft er uiteindelijk toe geleid dat sommige mensen hun breekpunt hebben bereikt, en ze kiezen ervoor om hun banen te verlaten om wat rust te vinden.
Twee zeer effectieve strategieën om informatie-overload op het werk te bestrijden
We kunnen weliswaar worden gebombardeerd met eindeloze informatie, maar we moeten niet verwachten dat de stroom van gegevens binnenkort zal verminderen. Met zoveel moderne banen die afhankelijk zijn van gegevensverzameling en -analyse, kritisch denken en probleemoplossing, is die schijnbaar eindeloze stroom informatie belangrijk.
Daarom is de beste manier om overweldiging te bestrijden, na te denken over proactieve manieren om ermee om te gaan.
We kunnen je niet beloven dat je geen berichten meer zult ontvangen na werktijd of nooit meer zult worden overladen met berichten via Slack als je je op je werk probeert te concentreren. Maar als je begint met het volgen van enkele van deze suggesties, kun je misschien die brandkraan van informatie omzetten in iets beheersbaars.
Deze houding is op het werk vereist
1. Wees selectief met je tijd
Wanneer je een overvloed aan e-mails hebt om op te reageren, een agenda vol vergaderingen en talloze projecten en collega's die je aandacht nodig hebben, moet je de poortwachter van je eigen tijd worden. Tijdbeheersvaardigheden zijn absoluut cruciaal voor het bestrijden van overload.
Werk verschuift plotseling van proactief naar reactief wanneer je je tijd niet goed kunt beheren. Voorkom dit veelvoorkomende probleem door te focussen op de beste manier om je tijd te beheren.
Stel tijdslimieten in voor bepaalde taken, zodat je verder kunt gaan en voorkomt dat je vastloopt. Creëer je eigen dagelijkse schema en prioriteer taken op basis van belangrijkheid, urgentie en personeelsbehoefte.
Reese Witherspoon weet hoe je een goed kennisbeheersysteem waardeert
2. Omarm kennisbeheer
Intern kennisorganisatie is absoluut cruciaal voor bedrijven. Iedereen moet gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Daarom zijn we stevige voorstanders van het omarmen van kennisbeheer op de werkvloer.
Kennisbeheer kan worden gedefinieerd als elk ontwikkeld systeem dat mensen in een bedrijf of organisatie helpt om informatie te creëren, te verspreiden, toegankelijk te maken en bij te werken. Een echt kennisbeheersysteem zal niet alleen bestaan uit het creëren van nieuwe mappenstructuren of benamingsconventies voor bestanden (hoewel dat een geweldig begin is). Hoewel toegang en organisatie belangrijke eerste stappen zijn om kennisbeheer te omarmen, zijn die twee alleen niet genoeg. Je hebt ook een mechanisme nodig om de juiste kennis naar de juiste mensen op het juiste moment te verspreiden. Daar gebeurt de echte magie van kennisbeheer.
Neem de tijd om iedereen, van individuele bijdragers tot managers, te trainen, zodat ze de beste manier begrijpen om te profiteren van en je kennisbeheersysteem te laten groeien. Werk hard aan het creëren van een bedrijfscultuur die niet alleen kennisbeheer beoefent, maar het ook omarmt.
Anders denken over kennisbeheer kan indirecte voordelen hebben waarvan je misschien niet hebt nagedacht. Onderwerpenexperts (SME's) kunnen zich empowered en gewaardeerd voelen op het werk en ook eindelijk een welverdiende pauze krijgen van ongemakkelijke vragen. De kennis van de SME kan doorstromen en helpen om die goede vibes naar andere mensen in hun teams te verspreiden.
De voordelen stoppen niet bij individuele werknemers. Organisaties kunnen ook transformatorische voordelen van kennisbeheer genieten. Stel je voor wat er kan gebeuren als werknemers zich kunnen concentreren op hun werk, zich empowered voelen om hun taken uit te voeren en geleidelijk iets meer van hun dagen voor zichzelf terugkrijgen.
Aangezien mensen een autonomere planning hebben, hebben ze nu veel flexibiliteit en tijd om te werken. Plotseling heeft iedereen de kennis die ze nodig hebben om hun werk te doen en transformeren je overweldigde werknemers plotseling in mensen die eigenlijk blij zijn om de volgende dag weer aan het werk te gaan. Als je op zoek bent naar een serieuze organisatorische opknapbeurt, kan investeren in kennisbeheer zijn wat je nodig hebt.
Wil je leren hoe je een intern kennisbeheersysteem kunt opzetten waar je team dol op zal zijn? Bekijk onze how-to post over dit onderwerp.
Breng alles samen
Als je iets hebt geleerd over het bestrijden van informatie-overload op het werk, is het dat er een tijd en plaats voor alles is, en het zou echt niet je inbox mogen zijn (of Slack, Teams of je voorkeurscommunicatietool).
Een van de meest voorkomende bronnen van overload komt van de enorme hoeveelheid communicatiekanalen en tools die we gebruiken om ons werk te doen. In plaats van te proberen te snijden in de nuttige tools die je op het werk gebruikt, focus je op het vinden van een manier om ze toegankelijker te maken en mensen te helpen ze beter te gebruiken.
Vergeet niet, kennis is pas zo goed als het gebruik ervan. Je hebt een tool nodig die de mogelijkheid heeft om kennis in de workflows van mensen te integreren wanneer het het meest nuttig is. En één die integreert met je meest gebruikte software is zelfs beter.
Wil je weten waar je een tool kunt vinden die alles kan? Bekijk Guru.
Je kunt er niet echt de vinger op leggen, maar plotseling lijkt je team een beetje... niet in orde. Sommige mensen zeggen dat het aanvoelt alsof ze in een waas van informatie komen wanneer ze moeten werken. Anderen voelen zich gefrustreerd, en enkelen hebben zelfs gezegd dat ze ertegenop zien om over nieuwe projecten te horen.
Je zou kunnen aannemen dat mensen zich overwerkt voelen, maar het probleem gaat veel dieper dan dat. We hebben dit probleem bij talloze bedrijven gezien, en we weten wat de problemen veroorzaakt: je collega's en werknemers hebben last van een ernstig geval van informatie-overload.
Star Trek: TNG had gelijk, het voelt net zo.
Het probleem van informatie-overload
Informatie-overload is precies wat het klinkt: mensen worden gebombardeerd met zowel relevante als irrelevante informatie. De enorme hoeveelheid informatie waar ze mee te maken hebben, kan het moeilijk maken om beslissingen te nemen of zelfs te begrijpen wat ze gepresenteerd krijgen.
Bertram Gross, een professor Politieke Wetenschappen aan Hunter College, gebruikte de term voor het eerst in zijn paper The Managing of Organizations in 1964. De term mag dan decennia oud zijn, maar het is duidelijk dat we zelfs op piek van informatie-overload leven. Als het probleem in de jaren '60 al wijdverspreid was, stel je voor hoe het eruitziet en aanvoelt in ons "altijd verbonden" internettijdperk.
Een enquête uit juni 2020 vond dat wereldwijd bijna 45% van de werknemers zegt dat de informatiebronnen die ze elke dag controleren de afgelopen 5 jaar zijn toegenomen. Bovendien zegt bijna een derde van de werknemers wereldwijd dat deze overvloed aan informatie hen stressvoller laat voelen op het werk.
De gevolgen van informatie-overload op het werk kunnen elk aspect van je bedrijf beïnvloeden. Werknemers voelen zich minder tevreden met hun banen. Ze hebben moeite om zich te concentreren, maken meer fouten en het gevoel dat ze geen beslissingen kunnen nemen. Sterker nog, sommigen speculeren dat "De Grote Ontslag" eigenlijk "De Grote Onvrede" is. De constante stroom van informatie heeft er uiteindelijk toe geleid dat sommige mensen hun breekpunt hebben bereikt, en ze kiezen ervoor om hun banen te verlaten om wat rust te vinden.
Twee zeer effectieve strategieën om informatie-overload op het werk te bestrijden
We kunnen weliswaar worden gebombardeerd met eindeloze informatie, maar we moeten niet verwachten dat de stroom van gegevens binnenkort zal verminderen. Met zoveel moderne banen die afhankelijk zijn van gegevensverzameling en -analyse, kritisch denken en probleemoplossing, is die schijnbaar eindeloze stroom informatie belangrijk.
Daarom is de beste manier om overweldiging te bestrijden, na te denken over proactieve manieren om ermee om te gaan.
We kunnen je niet beloven dat je geen berichten meer zult ontvangen na werktijd of nooit meer zult worden overladen met berichten via Slack als je je op je werk probeert te concentreren. Maar als je begint met het volgen van enkele van deze suggesties, kun je misschien die brandkraan van informatie omzetten in iets beheersbaars.
Deze houding is op het werk vereist
1. Wees selectief met je tijd
Wanneer je een overvloed aan e-mails hebt om op te reageren, een agenda vol vergaderingen en talloze projecten en collega's die je aandacht nodig hebben, moet je de poortwachter van je eigen tijd worden. Tijdbeheersvaardigheden zijn absoluut cruciaal voor het bestrijden van overload.
Werk verschuift plotseling van proactief naar reactief wanneer je je tijd niet goed kunt beheren. Voorkom dit veelvoorkomende probleem door te focussen op de beste manier om je tijd te beheren.
Stel tijdslimieten in voor bepaalde taken, zodat je verder kunt gaan en voorkomt dat je vastloopt. Creëer je eigen dagelijkse schema en prioriteer taken op basis van belangrijkheid, urgentie en personeelsbehoefte.
Reese Witherspoon weet hoe je een goed kennisbeheersysteem waardeert
2. Omarm kennisbeheer
Intern kennisorganisatie is absoluut cruciaal voor bedrijven. Iedereen moet gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Daarom zijn we stevige voorstanders van het omarmen van kennisbeheer op de werkvloer.
Kennisbeheer kan worden gedefinieerd als elk ontwikkeld systeem dat mensen in een bedrijf of organisatie helpt om informatie te creëren, te verspreiden, toegankelijk te maken en bij te werken. Een echt kennisbeheersysteem zal niet alleen bestaan uit het creëren van nieuwe mappenstructuren of benamingsconventies voor bestanden (hoewel dat een geweldig begin is). Hoewel toegang en organisatie belangrijke eerste stappen zijn om kennisbeheer te omarmen, zijn die twee alleen niet genoeg. Je hebt ook een mechanisme nodig om de juiste kennis naar de juiste mensen op het juiste moment te verspreiden. Daar gebeurt de echte magie van kennisbeheer.
Neem de tijd om iedereen, van individuele bijdragers tot managers, te trainen, zodat ze de beste manier begrijpen om te profiteren van en je kennisbeheersysteem te laten groeien. Werk hard aan het creëren van een bedrijfscultuur die niet alleen kennisbeheer beoefent, maar het ook omarmt.
Anders denken over kennisbeheer kan indirecte voordelen hebben waarvan je misschien niet hebt nagedacht. Onderwerpenexperts (SME's) kunnen zich empowered en gewaardeerd voelen op het werk en ook eindelijk een welverdiende pauze krijgen van ongemakkelijke vragen. De kennis van de SME kan doorstromen en helpen om die goede vibes naar andere mensen in hun teams te verspreiden.
De voordelen stoppen niet bij individuele werknemers. Organisaties kunnen ook transformatorische voordelen van kennisbeheer genieten. Stel je voor wat er kan gebeuren als werknemers zich kunnen concentreren op hun werk, zich empowered voelen om hun taken uit te voeren en geleidelijk iets meer van hun dagen voor zichzelf terugkrijgen.
Aangezien mensen een autonomere planning hebben, hebben ze nu veel flexibiliteit en tijd om te werken. Plotseling heeft iedereen de kennis die ze nodig hebben om hun werk te doen en transformeren je overweldigde werknemers plotseling in mensen die eigenlijk blij zijn om de volgende dag weer aan het werk te gaan. Als je op zoek bent naar een serieuze organisatorische opknapbeurt, kan investeren in kennisbeheer zijn wat je nodig hebt.
Wil je leren hoe je een intern kennisbeheersysteem kunt opzetten waar je team dol op zal zijn? Bekijk onze how-to post over dit onderwerp.
Breng alles samen
Als je iets hebt geleerd over het bestrijden van informatie-overload op het werk, is het dat er een tijd en plaats voor alles is, en het zou echt niet je inbox mogen zijn (of Slack, Teams of je voorkeurscommunicatietool).
Een van de meest voorkomende bronnen van overload komt van de enorme hoeveelheid communicatiekanalen en tools die we gebruiken om ons werk te doen. In plaats van te proberen te snijden in de nuttige tools die je op het werk gebruikt, focus je op het vinden van een manier om ze toegankelijker te maken en mensen te helpen ze beter te gebruiken.
Vergeet niet, kennis is pas zo goed als het gebruik ervan. Je hebt een tool nodig die de mogelijkheid heeft om kennis in de workflows van mensen te integreren wanneer het het meest nuttig is. En één die integreert met je meest gebruikte software is zelfs beter.
Wil je weten waar je een tool kunt vinden die alles kan? Bekijk Guru.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
