Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, is het meer dan alleen het verliezen van een projectleider of een koffiepartner. Er gaat institutionele kennis, expertise en zorgvuldig opgebouwde relaties de deur uit. Als bedrijven niet voorbereid zijn op vertrek, kunnen ze zich gemakkelijk in een lastige situatie bevinden.

We weten dat HR, management en andere afdelingen al druk genoeg zijn met huidige werknemers. Heb je echt nog meer tijd of planning nodig voor iemand die op weg is naar buiten?

Elke werknemer is belangrijk, en dat omvat degenen die al zich voorbereiden op het leven na jouw bedrijf. Hier is wat je mist door het nalaten van het hebben van een offboardingplan.

Voeg structuur toe aan een berucht structuurloos tijdperk

De laatste weken van het dienstverband zijn vaak een ongemakkelijke, limbo-achtige tijd waarin mensen niet betrokken willen raken bij iets groots, maar ze moeten ook een manier vinden om hun tijd te vullen. In plaats van hun laatste dagen waardevolle kennis te delen, worden hun uren besteed aan online winkelen en posten op Reddit.

Offboardingervaringen die zich richten op kennisdeling stellen vertrekkende werknemers in staat om productief te zijn en helpen ook om de resterende werknemers voor succes klaar te stomen. Niemand hoeft die tijd door te brengen met duimen draaien of zich te ergeren over de eerste dag zonder hun collega. Dit geeft iedereen de tijd die ze nodig hebben om zich voor te bereiden op wat eraan komt.

Krijg aantekeningen voor verbetering

Kennisdeling moet tijdens offboarding van beide kanten komen. Vertrekkende werknemers krijgen niet alleen de kans om hun kennis te delen met bestaande werknemers. Het stelt je ook in staat om meer te leren over de werknemerservaring.

Als je op zoek bent naar eerlijke feedback, kijk dan niet verder dan de persoon die op weg is naar buiten. Sommige werknemers willen niet dat hun feedback negatief op hen reageert, dus kiezen ze ervoor om stil te blijven in plaats van zich uit te spreken. Gebruik deze zeldzame kans om te leren hoe je dingen kunt verbeteren voor de rest van je werknemers.

Een individuele medewerker die vertrekt voor die "een keer in je leven"-kans kan wat licht werpen op wat die baan zo onweerstaanbaar voor hen maakte. De manager die vertrekt voor een hoger salaris of betere voordelen kan je veel vertellen over hoe jouw bedrijf aantrekkelijkere aanbieding pakketten kan aanbieden.

Blijf veilig

Denk aan hoeveel toegang de gemiddelde werknemer heeft tot gevoelige informatie. Iemand die op weg is naar buiten kan inloggegevens hebben voor jouw belangrijkste programma's en back-ends. Managers, HR-personeel en mensen in de financiën kunnen zelfs toegang hebben tot gevoelige informatie, bankroutinginformatie of zelfs sociale zekerheidsnummers.

Er is een reden waarom tot 20% van de werkgevers zegt dat ze datalekken hebben ervaren van voormalige werknemers. Een vergeten wachtwoord of een niet-gedeactiveerd account kan voldoende zijn om veel problemen voor bedrijven te veroorzaken. Gelukkig helpt een uitstekend offboardingplan deze problemen te voorkomen voordat ze beginnen.

Hoe je jouw eigen offboardingplan kunt maken

We weten dat je druk bent met alle organisatieverschuivingen, promoties, functiewijzigingen en personeelverminderingen die plaatsvinden. Maar nu je weet hoe belangrijk offboarding is voor bedrijven, kun je HR, afdelingsleiders, IT en andere belangrijke mensen zeker vragen hun tijd te richten op het creëren van een compleet en uitgebreid onboardingplan!

We denken dat iedereen een uitgebreid en veilig plan nodig heeft (opmerking: we kennen een echt geweldig hulpmiddel en handige sjablonen die je kunnen helpen al deze belangrijke documenten en processen te organiseren, ongeacht waar je je in het planningsproces bevindt), maar we weten ook dat tijd hier essentieel is. Als je een offboardingplan zo snel mogelijk moet maken, staat Guru voor je klaar. Hier is wat je moet weten om aan de slag te gaan.

Focus op de basis

De mensen die je betrekt en de processen waarop je je richt, zullen veranderen afhankelijk van welke baan en afdeling je je richt. Desondanks zijn er bepaalde elementen die elk offboardingplan nodig heeft.

Focus je energie op het uitvinden hoe je kennis zult overdragen, aan wie de overgedragen kennis zal gaan en de tijdlijn die je verwacht dat dit allemaal zal gebeuren. Denk na over hoeveel van de bestaande kennis van de vertrekkende werknemer al is gedocumenteerd en wat nog moet worden uitgelegd.

Timing kan in deze situaties veel uitmaken. Als je jezelf onder druk vindt staan, denk dan na over wat de belangrijkste dingen zijn om vast te leggen (projectplannen, klantnamen, wireframes, enz.) en ga van daaruit verder.

Ga verder dan reguliere “aantekeningen”

Wat je ook beslist voor jouw kennisoverdracht, we vragen je serieus om niet de route van de “infodump” te kiezen. Een blanco document openen en een werknemer vragen om “wat ze belangrijk vinden” op te schrijven, is een gegarandeerde manier om hun tijd te verspillen en ervoor te zorgen dat jouw huidige werknemers niet krijgen wat ze nodig hebben.

Er zijn zoveel verschillende manieren om kennis te communiceren! Een leuke combinatie van video- en audioregistraties, visuals en geschreven richtlijnen kan allemaal samenkomen om kennis effectief vast te leggen.

Begrijp wat belangrijk is

Een vertrekkende werknemer is vol waardevolle informatie, maar er zijn ook enkele dingen die op de lange termijn misschien niet veel uitmaken. Bedrijven komen in de problemen wanneer ze proberen om elk stukje informatie dat ze vinden te behouden. In plaats van te proberen elke korrel kennis door te spitten, focus je op het verzamelen van die “grote stenen” van informatie voordat je iets anders doet.

Hoe weet je wat belangrijk is en wat niet? Vraag werknemers naar waar ze nu aan werken, hoe hun dagelijkse takenlijst eruit ziet en wat ze nodig hebben om hun werk effectief te doen. Zodra je dat doet, vergelijk je aantekeningen met mensen met wie zij nauw samenwerken, evenals managers en andere DRIs van projecten.

Zorg voor samenwerking

Ideaal gezien zal elke vertrekkende werknemer meer dan bereid zijn om de tijd te nemen om hun kennis met jou te delen voordat ze vertrekken. Helaas weten we dat dit niet altijd het geval is.

Werknemers die haast hebben om te vertrekken, zijn misschien niet de meest bereidwillige om kennis te delen. Als jouw werknemer terughoudend is om te praten, doe je best om te achterhalen waarom. Als het een kwestie is van niet weten waar te beginnen of zich zorgen maken over de efficiëntie van het proces, kan dat iets zijn dat een gesprek of twee kan verhelpen.

Als een werknemer zich zorgen maakt over het uitvoeren van hun eigen werk en het overdragen van kennis, denk erover na om ze zich alleen daarop te laten richten tijdens hun laatste dagen. Het werk kan iets vertraagd worden, maar je hebt de belangrijke kennis die je nodig hebt om verder te gaan.

Probeer je kennis vast te leggen van een werknemer waarvan je weet dat ze op een minder dan geweldige manier vertrekken? In zulke gevallen is het misschien beter om met degenen die het dichtst bij hen staan samen te werken in plaats van met hen zelf.

Focus op samenwerking met managers om een idee te krijgen van waar ze aan werken en met IT om toegang te krijgen tot hun bestanden. Vraag teamgenoten met wie ze nauw samenwerken wat ze van de vertrekkende werknemer nodig zouden hebben om door te kunnen gaan met werken.

Kennis delen nu voor betere offboarding in de toekomst

Dit soort situaties is een perfect voorbeeld van waarom we altijd sterke voorstanders zullen zijn van kennisgedreven culturen. Voor de meeste werkplekken die waarde hechten aan het vastleggen en delen van kennis, is een vertrekkende werknemer geen reden tot paniek. Omdat ze hun kennis vanaf het begin hebben gedocumenteerd en gedeeld, kan offboarding er veel minder chaotisch uitzien.

We weten niet hoe het met jou zit, maar we geven er de voorkeur aan om die laatste weken te besteden aan het plannen van een afscheid en terug te kijken op alles wat we samen hebben bereikt. Zodra je offboarding omarmt als slechts een ander onderdeel van de werknemerservaring, kun je dingen veel gemakkelijker maken voor iedereen die betrokken is.