Opzettelijk zijn over een goede remote onboarding is cruciaal. Ontdek hoe Asana onboarding structureert om betekenisvolle verbindingen te creëren, zelfs vóór dag 1.
Toen bedrijven plotseling overgingen op remote werken in het begin van 2020, hadden teams die nog steeds aan het werven waren moeite met hoe ze nieuwe werknemers van verschillende locaties konden inwerken. Dit is altijd waar geweest—en zal waar blijven voor leiders van wereldwijd verspreide, remote of hybride teams. Het cruciale verschil is dat leiders nu de tijd—en de ruimte—hebben om meer opzettelijk te zijn over hoe ze remote inwerken aanpakken en zinvolle ervaringen creëren voor de toekomst.
Opzettelijk zijn over goede remote onboarding is cruciaal. Volgens Asana's Anatomy of Work Index heeft 79% van de kenniswerkers die tijdens de pandemie een nieuwe baan zijn begonnen burn-out ervaren, wat 10% hoger was dan de mensen die geen nieuwe baan zijn begonnen. Maar terwijl het goed inwerken van nieuwe medewerkers een enorme kans biedt, is het ook een kans zonder veel precedent om van te leren. Hoe kun je nieuwe teamleden effectief inwerken, ongeacht waar ze werken of hoe het team is gestructureerd, als niet veel mensen het eerder hebben gedaan?
Bij Asana is dit hoe we denken over het creëren van betekenisvolle verbindingen tussen nieuwe teamleden en huidige teamleden, ongeacht waar of hoe ze werken.
1. Verbind zelfs vóór dag één
Nadat een nieuwe werknemer een aanbiedingsbrief heeft getekend, wacht niet tot hun eerste dag om verbinding te maken. Bij Asana houden we nieuwe werknemers betrokken door met hen te communiceren vóór hun startdatum met informatie die ze mogelijk nodig hebben, details over hoe hun eerste dag eruit zal zien, en een informele “hallo” van hun team.
Dit kan een fijne balans zijn—je wilt niet dat ze zich gestrest voelen of het gevoel hebben dat ze moeten beginnen met werken voordat hun eerste dag begint—maar een paar vriendelijke e-mails met belangrijke informatie kunnen een groot verschil maken. Mensen hebben vaak vragen voordat ze aan een nieuwe baan beginnen, vooral in een tijd waarin er zoveel om ons heen verandert. Door de nieuwe werknemer een directe communicatielijn naar hun manager en teamgenoten te geven, kunnen ze vragen stellen en de onzekerheid verminderen die kan ontstaan voordat ze zelfs maar beginnen.
2. Maak een goede eerste indruk
Wanneer jouw nieuwe werknemer begint, creëer dan een mentorrelatie tussen hen en een bestaand lid van jouw team (of een aangrenzend team). Een mentor of collega die geen manager is, is vooral belangrijk voor remote onboarding, zodat de nieuwe werknemer iemand heeft die context en contactmomenten kan bieden in hun eerste weken.
Naast een mentor is het belangrijk om een nieuwe werknemer toegang te geven tot cruciale bronnen—zoals teamdirectory's, gedeelde agenda's en interne communicatiekanalen—die gemakkelijk en duidelijk toegankelijk zijn, maar niet de kernfocus van de eerste dag vormen. Probeer dan het gevoel te repliceren om in dezelfde ruimte te zijn als andere teamgenoten. We doen dit door een online gemeenschap voor nieuwe werknemers op Slack te creëren en virtuele welkomstlunches te organiseren, wat veel energie en opwinding in de groep brengt.
Aan het einde van de dag, neem de tijd om contact op te nemen met jouw nieuwe remote werknemer om hun eerste dag samen te vatten en ruimte te creëren voor hen om te delen hoe het ging. Vraag daarnaast of er iets kan worden verbeterd of veranderd om hen te helpen zich meer verbonden te voelen. Deze praktijken helpen ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich vanaf het begin gezien, gehoord en inbegrepen voelen.
3. Herschrijf communicatienormen
De communicatienormen die je hebt gecreëerd als een fysiek team zijn misschien niet de juiste wanneer je gedistribueerd, remote of hybride bent. Neem de tijd om een nieuw “contract” op te stellen over jouw werk vanaf thuis teamnormen, communicatieverwachtingen en frequentie van check-ins. Verduidelijk deze verwachtingen voor de nieuwe werknemer.
Een deel van het creëren van een inclusieve remote team is ervoor zorgen dat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot wat er gebeurt en duidelijke zichtbaarheid heeft in hoe hun werk zich verhoudt tot de grotere doelen van het team. Op het contentteam bij Asana volgen we al ons werk in, nou ja, Asana.
Vanaf dag één doorloopt elke nieuwe medewerker van het contentteam hetzelfde onboardingproject, wat ervoor zorgt dat iedereen begint met dezelfde informatie. Alle grote initiatieven hebben hun eigen project in Asana, maar we verzamelen die projecten ook in een teambrede portefeuille. Op deze manier kunnen teamleden en senior leiders zien wat er in het hele team gebeurt. Door het werk op deze manier te organiseren, hebben nieuwe werknemers die remote worden ingewerkt ook toegang, zichtbaarheid en context tot teamprojecten die ze anders misschien niet zouden hebben gehad.
Om ervoor te zorgen dat iedereen het meeste uit hun tools haalt, gebruiken onze vrienden bij Guru Guru om best practices en conventies te delen over hoe ze Asana gebruiken, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.
Gebruik Guru om enkele richtlijnen te geven over de beste praktijken van Asana
4. Vind gemeenschap buiten jouw team
Bij een volledig remote team komen kan isolerend zijn. Zelfs als jouw teamgenoot in een kantoor is, kan het nog steeds moeilijk voor hen zijn om verbinding te maken met jouw team en het bedrijf in het algemeen als ze nieuw zijn bij een gedistribueerd bedrijf. Om de overgang zo soepel en inclusief mogelijk te maken, vraag je de nieuwe werknemer of er gemeenschappen op de werkvloer zijn waarmee ze verbonden willen worden, of welke Medewerkers Resource Groepen ze willen aansluiten. Beter nog, als je een onboardingproject creëert, kun je daar een uitgebreide lijst aan toevoegen. Bij Asana hebben we verschillende ERG's, zoals Team Rainbow, Blacsana en Asana Women.
Creëer sterke teamverbindingen
Door opzettelijk te zijn in hoe je remote teamleden inwerkt en je gedistribueerde team beheert, kun je een sterk, impactvol team creëren, ongeacht waar ze werken. Elke organisatie en team dat gedistribueerd is, vindt zijn eigen manieren van opereren uit. Creëer een netwerk van collega's die door dezelfde transitie gaan. Omdat je een team leidt, betekent niet dat je deze overgang alleen hoeft te maken. Deel met jouw collega's wat goed voor jou werkt en vraag of zij nieuwe tips hebben.
Toen bedrijven plotseling overgingen op remote werken in het begin van 2020, hadden teams die nog steeds aan het werven waren moeite met hoe ze nieuwe werknemers van verschillende locaties konden inwerken. Dit is altijd waar geweest—en zal waar blijven voor leiders van wereldwijd verspreide, remote of hybride teams. Het cruciale verschil is dat leiders nu de tijd—en de ruimte—hebben om meer opzettelijk te zijn over hoe ze remote inwerken aanpakken en zinvolle ervaringen creëren voor de toekomst.
Opzettelijk zijn over goede remote onboarding is cruciaal. Volgens Asana's Anatomy of Work Index heeft 79% van de kenniswerkers die tijdens de pandemie een nieuwe baan zijn begonnen burn-out ervaren, wat 10% hoger was dan de mensen die geen nieuwe baan zijn begonnen. Maar terwijl het goed inwerken van nieuwe medewerkers een enorme kans biedt, is het ook een kans zonder veel precedent om van te leren. Hoe kun je nieuwe teamleden effectief inwerken, ongeacht waar ze werken of hoe het team is gestructureerd, als niet veel mensen het eerder hebben gedaan?
Bij Asana is dit hoe we denken over het creëren van betekenisvolle verbindingen tussen nieuwe teamleden en huidige teamleden, ongeacht waar of hoe ze werken.
1. Verbind zelfs vóór dag één
Nadat een nieuwe werknemer een aanbiedingsbrief heeft getekend, wacht niet tot hun eerste dag om verbinding te maken. Bij Asana houden we nieuwe werknemers betrokken door met hen te communiceren vóór hun startdatum met informatie die ze mogelijk nodig hebben, details over hoe hun eerste dag eruit zal zien, en een informele “hallo” van hun team.
Dit kan een fijne balans zijn—je wilt niet dat ze zich gestrest voelen of het gevoel hebben dat ze moeten beginnen met werken voordat hun eerste dag begint—maar een paar vriendelijke e-mails met belangrijke informatie kunnen een groot verschil maken. Mensen hebben vaak vragen voordat ze aan een nieuwe baan beginnen, vooral in een tijd waarin er zoveel om ons heen verandert. Door de nieuwe werknemer een directe communicatielijn naar hun manager en teamgenoten te geven, kunnen ze vragen stellen en de onzekerheid verminderen die kan ontstaan voordat ze zelfs maar beginnen.
2. Maak een goede eerste indruk
Wanneer jouw nieuwe werknemer begint, creëer dan een mentorrelatie tussen hen en een bestaand lid van jouw team (of een aangrenzend team). Een mentor of collega die geen manager is, is vooral belangrijk voor remote onboarding, zodat de nieuwe werknemer iemand heeft die context en contactmomenten kan bieden in hun eerste weken.
Naast een mentor is het belangrijk om een nieuwe werknemer toegang te geven tot cruciale bronnen—zoals teamdirectory's, gedeelde agenda's en interne communicatiekanalen—die gemakkelijk en duidelijk toegankelijk zijn, maar niet de kernfocus van de eerste dag vormen. Probeer dan het gevoel te repliceren om in dezelfde ruimte te zijn als andere teamgenoten. We doen dit door een online gemeenschap voor nieuwe werknemers op Slack te creëren en virtuele welkomstlunches te organiseren, wat veel energie en opwinding in de groep brengt.
Aan het einde van de dag, neem de tijd om contact op te nemen met jouw nieuwe remote werknemer om hun eerste dag samen te vatten en ruimte te creëren voor hen om te delen hoe het ging. Vraag daarnaast of er iets kan worden verbeterd of veranderd om hen te helpen zich meer verbonden te voelen. Deze praktijken helpen ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich vanaf het begin gezien, gehoord en inbegrepen voelen.
3. Herschrijf communicatienormen
De communicatienormen die je hebt gecreëerd als een fysiek team zijn misschien niet de juiste wanneer je gedistribueerd, remote of hybride bent. Neem de tijd om een nieuw “contract” op te stellen over jouw werk vanaf thuis teamnormen, communicatieverwachtingen en frequentie van check-ins. Verduidelijk deze verwachtingen voor de nieuwe werknemer.
Een deel van het creëren van een inclusieve remote team is ervoor zorgen dat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot wat er gebeurt en duidelijke zichtbaarheid heeft in hoe hun werk zich verhoudt tot de grotere doelen van het team. Op het contentteam bij Asana volgen we al ons werk in, nou ja, Asana.
Vanaf dag één doorloopt elke nieuwe medewerker van het contentteam hetzelfde onboardingproject, wat ervoor zorgt dat iedereen begint met dezelfde informatie. Alle grote initiatieven hebben hun eigen project in Asana, maar we verzamelen die projecten ook in een teambrede portefeuille. Op deze manier kunnen teamleden en senior leiders zien wat er in het hele team gebeurt. Door het werk op deze manier te organiseren, hebben nieuwe werknemers die remote worden ingewerkt ook toegang, zichtbaarheid en context tot teamprojecten die ze anders misschien niet zouden hebben gehad.
Om ervoor te zorgen dat iedereen het meeste uit hun tools haalt, gebruiken onze vrienden bij Guru Guru om best practices en conventies te delen over hoe ze Asana gebruiken, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.
Gebruik Guru om enkele richtlijnen te geven over de beste praktijken van Asana
4. Vind gemeenschap buiten jouw team
Bij een volledig remote team komen kan isolerend zijn. Zelfs als jouw teamgenoot in een kantoor is, kan het nog steeds moeilijk voor hen zijn om verbinding te maken met jouw team en het bedrijf in het algemeen als ze nieuw zijn bij een gedistribueerd bedrijf. Om de overgang zo soepel en inclusief mogelijk te maken, vraag je de nieuwe werknemer of er gemeenschappen op de werkvloer zijn waarmee ze verbonden willen worden, of welke Medewerkers Resource Groepen ze willen aansluiten. Beter nog, als je een onboardingproject creëert, kun je daar een uitgebreide lijst aan toevoegen. Bij Asana hebben we verschillende ERG's, zoals Team Rainbow, Blacsana en Asana Women.
Creëer sterke teamverbindingen
Door opzettelijk te zijn in hoe je remote teamleden inwerkt en je gedistribueerde team beheert, kun je een sterk, impactvol team creëren, ongeacht waar ze werken. Elke organisatie en team dat gedistribueerd is, vindt zijn eigen manieren van opereren uit. Creëer een netwerk van collega's die door dezelfde transitie gaan. Omdat je een team leidt, betekent niet dat je deze overgang alleen hoeft te maken. Deel met jouw collega's wat goed voor jou werkt en vraag of zij nieuwe tips hebben.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
