Laten we één ding duidelijk maken: onboarding zou nooit een eenmalige situatie moeten zijn. Bedrijven moeten altijd op zoek zijn naar manieren om de best mogelijke ervaring voor nieuwe werknemers te creëren. In werkelijkheid hebben veel bedrijven die nu problemen ondervinden met onboarding van op afstand werkende werknemers een tijdje geleden misschien een ander denkwijze en strategie nodig gehad. 

We willen je niet alarmeren, maar de onboarding van werknemers verkeert nu in behoorlijk slechte staat. De verschuiving naar afstands- en hybride werk heeft niet echt invloed gehad op sommige onboarding ervaringen, en dat is zichtbaar. 

Heet je zelf maar welkom, het is pas week 2! 🎉

Helaas hebben we ontdekt dat het geven van een Zoom-link aan een manager en het plannen van virtuele vergaderingen voor mensen onvoldoende is voor langdurige werkomgevingen. Als je je werknemers een goede start wilt geven, is het tijd om wat flexibiliteit aan je gebruikelijke onboarding ervaring toe te voegen. 

Waarom flexibiliteit belangrijk is bij onboarding

De woorden “flexibel” en “onboarding” lijken misschien niet in een zin te moeten staan zonder de woorden “is een stadslegende”. Maar vertrouw ons, we zijn op het rechte pad hier. 

Je bedrijf heeft misschien de afgelopen paar jaar geen dramatische verschuiving in de agenda doorgemaakt. Misschien werkt iedereen volledig op afstand of hybride, of is je onboarding bedoeld om op een bepaalde manier te gebeuren. Maar dat betekent niet dat je onboarding niet zou kunnen profiteren van wat flexibiliteit. 

Wat bedoelen we met flexibiliteit? We hebben het over het ontwerpen van een onboarding ervaring die nieuwe werknemers in staat stelt om in hun eigen tempo te leren. Het combineren van verschillende leerstijlen, media en trainingsmethoden kan veel doen om een flexibele onboarding ervaring te creëren. 

We zijn helemaal voor het creëren van betere werkervaringen bij Guru, dus we besloten contact op te nemen met enkele deskundige vrienden over flexibiliteit en onboarding. WorkRamp is een leerbeheersysteem waarmee mensen nieuwe werknemers en klanten op één platform kunnen opleiden. Als iemand weet wat er nodig is om mensen zich zelfverzekerd en opgeleid te laten voelen, dan is het het WorkRamp-team.

"Onboarding is ook een echt belangrijk aspect geweest. Beginnen bij WorkRamp is de snelste onboarding ervaring die ik ooit heb gehad en ik leerde het product kennen. Ze benaderen het leerproces op een flexibele manier zodat het aanspreekt bij verschillende soorten leerlingen."

- Masha Abaturova, Client Outcomes Manager bij WorkRamp

Een meer flexibele onboarding ervaring zal iedereen in je bedrijf helpen. Hier zijn slechts een paar redenen waarom flexibiliteit en onboarding hand in hand moeten gaan. 

Geef iedereen een eerlijke start

In een werkomgeving waar mensen vanuit verschillende achtergronden verspreid zijn over verschillende werkroosters en tijdzones, is het belangrijker dan ooit om onboarding zo rechtvaardig mogelijk te maken. Je wilt niet dat alle in-person werknemers het gevoel hebben dat ze een teleurstellende ervaring hebben gekregen bij jouw voornamelijk op afstand werkende bedrijf. Aan de andere kant moeten afstandswerknemers zich zo welkom mogelijk voelen wanneer ze bij jouw hoofdzakelijk in-person bedrijf komen. 

Wanneer je een flexibele en rechtvaardige onboarding ervaring creëert, geef je iedereen een gelijke kans. Dit kan helpen om mensen voor te bereiden op succes en ervoor zorgen dat iedereen een eerlijke kans krijgt om te leren en uit te blinken op het werk. 

Verminder stress tijdens onboarding

Laat ons eerlijk zijn. Onboarding kan stressvol zijn voor nieuwe werknemers. Afgezien van de nerveusheid om in een nieuwe omgeving te zijn, heb je ook het gevoel dat elke stap die je maakt onder een microscoop wordt bekeken. Er komt zoveel nieuwe informatie op je af dat het bijna overweldigend aanvoelt. Niet onmiddellijk begrijpen van een procedure of projectproces kan je het gevoel geven dat je gedoemd bent te falen. 

"Een nieuwe baan beginnen is moeilijk. Je weet vaak niet wat je kunt verwachten. Dus, het hebben van een concreet onboardingplan, zoals alle stappen die je moet doorlopen om aan boord te komen en op snelheid te komen met het bedrijf, is van groot belang en zet me op het juiste pad voor succes."

- Andrew Barnhart, Software Engineer bij WorkRamp

Een flexibel onboardingproces is niet alleen een proces dat rekening houdt met verschillende werkroosters. Het is een proces dat ook mensen in staat stelt om in hun eigen tempo en op hun eigen stijl te leren. Mensen zoveel (of zo weinig) tijd geven als ze nodig hebben om taken te voltooien en nieuwe concepten te leren kan onboarding veel minder stressvol en veel efficiënter maken. 

Dit is waar het hebben van de juiste tools heel handig kan zijn. Het hebben van een solide kennisbasis en leerbeheersysteem kan de sleutel zijn tot het verminderen van stress tijdens onboarding.

Verbeter de medewerkerstevredenheid 

Afgezien van de warme, fuzzy gevoelens die iets goeds en gelijkwaardig voor iedereen creëren kan oproepen, is het belangrijk voor de bedrijfsresultaten om flexibele onboardingervaringen te hebben. 

Wist je dat 94% van de werknemers zegt langer bij een bedrijf te blijven als werkgevers in hun carrière investeren? Werknemers die slechte onboardingervaringen hebben gehad, zijn werknemers die niet begrijpen hoe ze hun werk goed moeten uitvoeren. Dit kan een halo-effect hebben op de slechtste manier mogelijk. Afgezien van nieuwe werknemers die zich gestrest en achtergesteld voelen op het werk, kan die frustratie zich uiteindelijk verspreiden naar andere werknemers en mensen in het management. 

Live beelden van de Grote Ontslag 

Investeren in een soepele, gemakkelijke onboardingervaring kan leiden tot betere prestaties en het behoud van werknemers. Het bieden van doorlopende leerervaringen aan nieuwe medewerkers en ervaren werknemers helpt hen zich te ontwikkelen en te groeien, terwijl het ook hen betrokken en gelukkig houdt op het werk. 

Hoe maak je een flexibele onboardingervaring 

Als je een echt flexibele ster-onboardingervaring op het werk wilt maken, moet je met een plan komen. Bij het herzien van je huidige onboardingpraktijken, onthoud dan om deze dingen in gedachten te houden. 

Bevorder asynchrone communicatie/werkcultuur 

Het zal moeilijk zijn om een flexibele onboardingervaring te creëren als je geen flexibele werkcultuur hebt. Als je een onboardingervaring wilt creëren die voor mensen werkt, ongeacht waar ze zich bevinden, leun dan in asynchrone communicatie op het werk. 

Voor de pandemie betekende onboarding aankomen op dag 1 voor een kantoor tour, papierwerk en ontmoetingen. Nu gaat het vaak over het uit bed rollen en inloggen op een nieuwe Slack-instantie. 

Als je meer wilt leren over de juiste manier om asynchrone communicatie op het werk te implementeren kijk dan naar onze handige gids over het onderwerp.

Help nieuwe medewerkers om in hun eigen tempo te leren

Bedrijven en werknemers geven de voorkeur aan asynchroon leren naast asynchrone communicatie. In de huidige afstandswerkomgeving stelt het nemen van een leerlinggerichte benadering bedrijven in staat om training over het team te leveren en op te schalen. Geef nieuwe medewerkers de kans om in hun eigen tempo te leren door te investeren in een Leerbeheersysteem (LMS) voor je onboardingprogramma. 

"Ik geniet ervan dat ik extra onderwijs kan zelf-toewijzen. Dus toen ik ontdekte dat ik meer kon leren over instructieontwerp, kon ik dat toevoegen aan mijn algehele leerervaring om te groeien en te ontwikkelen... wat me in staat stelt succesvoller in mijn werk te zijn."

- Sarah Burch,  Solutions Engineer bij WorkRamp

Een LMS kan je flexibele onboardingdoelen ondersteunen. Het juiste systeem moet online leren ondersteunen en je de mogelijkheid geven om de soorten inhoud die je leerlingen consumeren te diversifiëren. Bijvoorbeeld, je LMS kan meer aanbieden dan alleen video's en (saai) artikelen. Het kan aantrekkelijk en leuk zijn!

LMS'en kunnen interactieve inhoud bieden zoals flashcards, quizzen, notitiesecties, video's en meer. Het aanbieden van verschillende stijlen kan de leerervaring naar een hoger niveau tillen. Bovendien leert niet iedereen op dezelfde manier. Dus, het hebben van een LMS dat meer biedt dan video's en artikelen kan het trainen verbeteren en opschalen.

Maak verschillende onboardingervaringen op basis van voorkeuren in schema's 

In plaats van een one-size-fits-all benadering van onboarding te nemen, voeg wat variatie aan de mix toe. Neem de tijd om na te denken over hoe onboardingervaringen eruit kunnen zien voor mensen afhankelijk van hun werkroosters. 

We begrijpen het, we zijn allemaal druk

Er zullen werknemers zijn die er de voorkeur aan geven om hun onboarding volledig op afstand te doen. Anderen zullen de voorkeur geven aan een kantoor en sommige willen een mix van beide. Jouw taak is om verschillende onboardingervaringen op maat te maken voor wat mensen nodig hebben. 

Wij vinden dat het geven van mensen een verscheidenheid aan opties de beste manier kan zijn om werknemers een flexibele onboardingervaring te bieden. Laat ze weten wat optioneel is, wat goed is om te hebben en wat verplicht is. 

Je hebt onze officiële toestemming om creatief te zijn over hoe je bepaalde activiteiten wilt structureren. Stuur werknemers een welkomstpakket (we moedigen je aan om creatief te zijn in wat je wilt opnemen naast de gebruikelijke bedrijfs swag: koffie, thee, snacks of kaartspellen kunnen een aanvulling zijn) en plan tijd in de agenda zodat ze kunnen bonden. Laat in-person werknemers verbinding maken met hun afstandscollega's tijdens geplande gesprekken. 

Vergeet niet, het is oké om bepaalde onboardingelementen te combineren! Dit is waar een beetje personalisatie een lange weg kan gaan. Mensen de keuze geven om te leren van een mix van live gesprekken, webinars, vooropnames en interactieve inhoud kan de onboardingervaring veel effectiever maken. 

Creëer mogelijkheden om contact te maken met collega's

Het is altijd een beetje intimiderend om de "nieuwe persoon" op het werk te zijn. Je bent enthousiast over je nieuwe baan, maar je bent nog niet klaar om brainstormsessies te leiden en teamuitjes te organiseren na week één. Leg de verantwoordelijkheid niet bij de werknemers om elkaar te benaderen, verweef dat natuurlijk in onboarding. 

Doe vandaag iets goeds en praat met een nieuwe werknemer (ze hebben het nodig)

Als je wilt dat nieuwe werknemers zich volledig onboarden bij het bedrijf, concentreer je dan niet alleen op het creëren van tijd zodat ze met mensen uit hun eigen team kunnen praten. Laat ze met mensen door het bedrijf praten om een goed beeld van de bedrijfscultuur te krijgen. Dit kan hen interessante inzichten geven en kan zelfs helpen om hun werk in een ander licht te zien. 

Er zijn zoveel verschillende manieren om verbinding te bevorderen die verder gaan dan een gestructureerde onboardingactiviteit. Nodig nieuwe werknemers proactief uit om vergaderingen bij te wonen als een manier om te leren zonder de verwachting dat ze moeten deelnemen. 

Moedig samenwerkend leren aan

Niemand verwacht dat een nieuwe werknemer volledig klaar is om deel te nemen aan projectwerk zodra ze aansluiten. Direct samenwerken kan te veel zijn, maar samen leren is meer dan mogelijk. 

Samen leren kan helpen om banden te smeden, mensen kennis te laten maken met nieuwe teamleden en kan zelfs een unieke kans bieden om teams te kruistrainen. Koppel enkele leden van het verkoopteam aan je nieuwe ondersteuningsteam zodat nieuwe leden een goed begrip krijgen van de beste manier om met klanten om te gaan. Laat marketeers en UX-ontwerpers samenwerken tijdens een taalklus zodat ze beide weten hoe ze klanten op de juiste manier kunnen aanspreken. 

Heb de juiste tools

Het hebben van de juiste tools is kritisch voor een flexibele en rechtvaardige onboardingervaring. Elke organisatie heeft zijn eigen voorkeuren in termen van technologie, maar er zijn een paar dingen waarvan wij denken dat ze een geweldige onboarding (en langdurige werk) ervaring mogelijk maken. 

Kennismanagementsoftware is een must-have voor alle organisaties die zich willen richten op een naadloze onboarding. Je kunt al je belangrijkste informatie op één gemakkelijk vindbare plaats houden, en dat kan handig zijn lang nadat de onboarding is afgelopen. 

Leerbeheersoftware is een andere must-have voor flexibele onboarding. De juiste software kan werknemers snel op de hoogte brengen door robuuste onboardingprogramma's voor werknemers te creëren die zijn afgestemd op de behoeften van jouw leerlingen.

Als je op zoek bent naar suggesties voor tools die verder gaan dan software-aanbevelingen, kunnen we niet genoeg benadrukken hoe nuttig het hebben van een 30, 60, & 90-dagenplan kan zijn. Dit geeft zowel de nieuwe medewerkers als hun managers een manier om verwachtingen uit te leggen en belangrijke mijlpalen te behalen.  

Verzamelen van feedback 

Wil je de beste manier weten om te zien hoe je werknemers jouw nieuwste onboardingervaring leuk vinden? Dit is niet het moment om te denken dat geen nieuws goed nieuws is. Neem de tijd om actief feedback te verzamelen van nieuwe medewerkers en andere betrokkenen bij het onboardingproces. 

Wacht niet tot een werknemer wordt beschouwd als onboarded om te kijken hoe ze het proces leuk vinden. Plan regelmatige controles met hen om te zien hoe ze vorderen en of ze iets nodig hebben. Dit kan je helpen om problemen te signaleren voordat ze te groot worden om te beheren.