Wilt u dat u vandaag één vergadering minder hoeft te gaan?

Studies hebben aangetoond dat agenda's vol vergaderingen kunnen leiden tot een afname van de werknemerstevredenheid en geluk. Sommige bedrijven beweren dat het bijna een maand kan duren om vergaderingen in te plannen, terwijl anderen ze helemaal afschaffen, dus het is de moeite waard om uw werkagenda nog eens onder de loep te nemen.

En we begrijpen het; het kan moeilijk zijn om je beste werk te doen wanneer het grootste deel van je tijd wordt besteed aan vergaderingen die ook een e-mail hadden kunnen zijn, dus het is misschien tijd om iets nieuws te proberen. Guru is niet alleen een hulpmiddel dat is ontworpen om mensen te helpen kennis te zoeken en te delen, het is ook ontworpen om mensen efficiënter en effectiever te laten werken.

Vergaderingen heroverwegen bij Guru

Vertrouw ons, we weten uit ervaring dat het verminderen van vergaderingen wat werk kan vergen. We hebben de tijd genomen om onze eigen aanpak van interne communicatie te evalueren om te zien hoe we efficiënter kunnen werken en de cognitieve belasting kunnen verminderen. Van daaruit hebben we veel veranderingen kunnen doorvoeren.

We hebben een audit van de kalender van het management uitgevoerd om de verwachtingen rond vergaderingen voor de hele organisatie opnieuw in te stellen. We hebben onze aanpak van interne communicatie heroverwogen door onze “gouden regel” in te voeren en standaarden te zetten rondom het creëren van vergaderingen. We hebben “Geen Interne Vergaderingen Woensdag” en andere initiatieven ingesteld om de concentratietijd te vergroten en mensen meer van hun dag terug te geven.

Ondanks al deze positieve veranderingen is het werk nog steeds niet gedaan. We zijn constant onze werkplekstrategie aan het verfijnen en willen anderen helpen positieve veranderingen in hun eigen kantoren en organisaties door te voeren.

Verminder onnodige vergaderingen op het werk

We omarmen de “vreugde van het missen (JOMO)” bij Guru vanwege onze afhankelijkheid van kennismanagement. Wanneer bedrijven kennisgedreven culturen omarmen en asynchrone communicatie, kunnen mensen efficiënter en autonomer werken. In staat zijn om kennis te documenteren en op te slaan maakt het gemakkelijk om projectupdates, maandelijkse rapporten, volgende stappen en alles wat je moet herzien in een vergadering samen te vatten. Plotseling lijkt het “weiger” op bepaalde vergaderuitnodigingen niet zo taboe meer.

De juiste bedrijf wiki en communicatiestrategie kunnen veel doen om volle werkagenda's te beheren. Als je je overweldigd voelt wanneer je naar je schema voor de week kijkt, hebben we een aantal tips die je kunt volgen.

Evalueer uw huidige vergaderingen

Het is tijd om kritisch te kijken naar je 1:1-gesprekken, stand-ups, kick-offs en check-ins. Vraag jezelf af hoe elke persoon op de uitnodiging waarde toevoegt (inclusief jezelf) en wat het einddoel zou moeten zijn. Als je moeite hebt om te begrijpen hoe bepaalde mensen en uitkomsten passen, is dat een goed teken dat het tijd is om de gastenlijst opnieuw te overdenken.

Managers die proberen vergaderingen te verminderen, zouden een stap verder moeten gaan en deelnemers vragen hoe nuttig zij deze vinden. Vraag of ze mensen helpen om hun werk efficiënter te doen, of de frequentie van de vergadering zinvol is, en om feedback te delen over veranderingen die ze zouden aanbevelen.

Zodra je die informatie hebt, kun je beginnen na te denken over je vergaderfrequentie. Je zult misschien merken dat je bepaalde vergaderingen te vaak hebt, en andere vergaderingen niet vaak genoeg. Wees niet bang om terugkerende vergaderingen te annuleren als je het gevoel hebt dat ze geen doel dienen, en overweeg om andere te combineren om dingen efficiënter te maken.

Definieer urgentie

Er is een groot verschil tussen niet deelnemen aan een kick-off voor een project en ervoor kiezen om uit een dagelijkse stand-up te blijven zitten wanneer je geen update hebt. De waarheid is dat niet elke vergadering, bericht of e-mail die je tegenkomt onmiddellijk je aandacht nodig zal hebben.

Wanneer je dingen door de lens van urgentie bekijkt, worden je agenda en het dagelijks leven veel gemakkelijker te beheren. Houd rekening met aanstaande deadlines, team-/organisatie-doelen en je eigen werkbelasting wanneer je overweegt of deelname aan een vergadering de moeite waard is.

Het definiëren van de urgentie van bepaalde vergaderingen en zaken kan lastig zijn. Als je moeite hebt om te bepalen of iets echt de moeite van je tijd en aandacht waard is, praat dan met je baas of de vergaderingplanner. Je zult misschien ontdekken dat je bepaalde vergaderingen kunt skippen of dat je gewoon een opfrisser nodig had van je huidige prioriteiten.

Zoek helderheid

Ben je in de war over waarom je op een vergaderingsovereenkomst staat? Heb je de omschrijving van de vergadering drie keer gelezen en ben je NOG niet zeker wat het doel ervan is? Ben je bang voor de aankomende vergadering waarin iemand wil “overleg met je” over een onderwerp?

Een beetje terughoudendheid en communicatie kunnen een lange weg gaan. Begin met vragen naar een agenda of wat de verwachte resultaten van een vergadering zijn. Mensen aanmoedigen om kritisch na te denken over jouw deelname of wat ze willen bereiken kan helpen bepalen of een vergadering een must-attend is of iets wat je kunt overslaan.

Ben je bezorgd over een opzettelijk open afspraak? Vraag mensen om voorbereid te komen met een paar vragen of onderwerpen waarvan ze weten dat ze ze willen behandelen. Dit kan een “vormloze” vergadering een beetje structuur geven en helpen om je in de juiste mindset te brengen.

Weiger met voorgestelde alternatieven

Je hebt geen tijd om deze uur durende vergadering met het hele team bij te wonen, maar een gesprek van 15 minuten met belangrijke belanghebbenden kan werken. Bied aan om documentatie te versturen die sommige vragen kan verduidelijken. Zeg dat je eerst wat werk voor jezelf moet doen voordat je verder kunt, maar zodra je klaar bent, ben je blij om bij te dragen.

Vergeet niet dat het doel van elke vergadering moet zijn om iedereen te helpen efficiënter samen te werken. Als je alternatieven aanbiedt die mensen nog steeds naar het einddoel van efficiënter werk brengen, wint iedereen!

Zet productieve vergaderingen op de agenda

We hebben eerder vermeld dat we onze eigen regels hebben ingevoerd rond het plannen van effectieve vergaderingen. Als je wilt zorgen dat elke vergadering die je aan de agenda toevoegt noodzakelijk is, neem dan een voorbeeld aan onze aanpak en volg de 4 P's.

,,

Wanneer we het over de 4 P's hebben, hebben we het over het kennen van het Doel, Product, Mensen en Proces (agenda) wanneer je vergaderingen inplant. Het is ook belangrijk op te merken dat de 4 P's voor iedereen zijn—niet alleen voor de persoon die de vergadering plant. Als iedereen precies weet waarom ze deelnemen en wat de verwachte resultaten zijn, kun je je tijd samen zo efficiënt en effectief mogelijk gebruiken.

Verhoog je productiviteit door je vergaderingen te verminderen

Vergaderingen zullen altijd een onderdeel van werk zijn, maar het is belangrijk om te onthouden dat ze niet het enige onderdeel van werk zouden moeten zijn. Soms heb je dat element van realtime samenwerking nodig dat een vergadering kan bieden. Andere keren moet je zien dat de 14:00 hergroepering uit je agenda verdwijnt, zodat je weer wat concentratietijd terugkrijgt. Wanneer je jezelf de tijd geeft om na te denken over de manier waarop je vergaderingen aanpakt, ontdek je misschien dat een beetje extra ruimte in je agenda precies is wat je nodig hebt.