Documenten zijn conceptueel een geweldig voorbeeld van digitale analogie. Om ervoor te zorgen dat zakelijke computering bloeit zoals in de jaren 80 en 90, was het van groot belang om systemen te ontwerpen die analoog waren aan de fysieke wereld. Dus wat is een betere manier om dit te bereiken dan het Document te creëren? Het ziet er zelfs uit als papier! Vaak incorporeren documentprocessors zelfs dingen zoals "marges" in hun toepassingen, een overblijfsel van toen we typemachines gebruikten om onze documenten te maken. De eerste besturingssystemen waren allemaal gebaseerd op de kernideeën van mappen en documenten, concepten die direct overeenkomen met de fysieke wereld.

Maar nu is het 30 jaar later en de analogie werkt niet meer. Documenten zullen natuurlijk blijven bestaan, aangezien ze ideaal zijn voor het vastleggen van "records in de tijd" zoals een juridisch contract of notulen van een vergadering. Dit soort inhoud verandert niet veel zodra het is geschreven. Of in het geval van het juridische document is er een zeer prescriptief proces om het document te wijzigen, waarvoor de oorspronkelijke versie in de meeste gevallen ook moet blijven bestaan. Maar voor veel van onze inhoudsbehoeften vandaag, doet het concept van een Document eigenlijk meer kwaad dan goed. Laten we eens kijken waarom dat zo is...

1. Ze zijn niet ontworpen om gewijzigd te worden. Zo veel van onze wereld gaat over inhoud die verandert, het evolueert terwijl ons denken evolueert. En dat betekent dat proberen alle plekken te vinden waar we die zin hebben gezegd die we nu willen veranderen een zinloze onderneming wordt. Het betekent ook dat je de nieuwe wijziging aan iedereen moet communiceren, en dan moet je onthouden wie je over die nieuwe versie hebt verteld. Maar later, wanneer ik een Document open, hoe weet ik dan of het nog steeds goed is?
2. Ze zijn niet ontworpen om gedeeld te worden. Tenminste niet op grote schaal... de manier om te delen is vaak heel vergelijkbaar met de manier waarop we papier delen. Je maakt kopieën van het Document en verstuurt het. Merk op dat de woorden die ik gebruikte precies hetzelfde zijn in de fysieke wereld als in de digitale wereld. Het probleem in de digitale wereld is dat elke keer dat dit gebeurt, punt 1 hierboven moeilijker en moeilijker wordt.
3. Zodra je er meer dan een paar hebt, worden ze een rommel. Ten minste met papier moest je moeite doen om het te kopiëren. Dat is niet het geval met documenten en dus eindig je met een zee van soortgelijke maar verschillende versies van hetzelfde document overal. Het is digitale vervuiling.
4. We gebruiken nu meer telefoons dan enig ander digitaal apparaat. Documenten komen uit een tijd waarin slimme telefoons nog niet bestonden. Probeer een Document op een telefoon te lezen en na een paar knijpbewegingen en schuiven geef je het op.
5. Documenten zijn te lang. De lengte van een document heeft een directe correlatie met zijn nut. Hoe langer (en breder een document is, des te minder kans iemand het zal lezen, en des te groter de kans dat het veroudert. Tegenwoordig zijn onze verwachtingen voor beknoptheid en precisie nog nooit zo hoog geweest. We hebben informatieoverbelasting en verwachten precies de juiste informatie zonder de ruis.
6. Je kunt niet zeggen of ze nuttig zijn. Dus je schreef een document en stuurde het naar iemand, en nu? Heeft het hen geholpen om een taak te voltooien? Heeft het geholpen om een verkoop te sluiten? Heeft het een klantprobleem opgelost? Geen manier om het te weten. Dit zijn bijna oneerlijke vragen omdat we nooit een Document hebben ontworpen om ons dit soort dingen te vertellen. We hebben ze ontworpen als een digitale analogie, om een basisprobleem van auteurschap en opslag van geschreven tekst op te lossen.

Hoewel er pogingen zijn gedaan om sommige van dit te verbeteren, zijn we daar nog niet. Veel van de cloud-gebaseerde documenteditors van vandaag zijn precies dat, cloudversies van dezelfde documenteditors waarvan we gewend zijn ze te gebruiken. Natuurlijk is het gemakkelijker om ze nu te delen en tegelijkertijd te bewerken, maar het zijn nog steeds documenten. Het doet me denken aan de tijd toen SaaS nog een trend was en on-premise verkopers hun producten aan het cloud-wassen waren om ze SaaS-achtig te laten lijken, om snel te beseffen dat ze eigenlijk alleen maar het zelfde oude software naar een ander datacenter hadden verplaatst.

Wat is het volgende?

We bevinden ons nu in de vroege fasen van het tijdperk van specialisatie. Categorie voor categorie zien we SaaS-applicaties opduiken die specifieke zakelijke problemen oplossen in plaats van te proberen algemene cloud computing-platformen te zijn. En de applicaties van vandaag benutten de gegevens die we al hebben over onze werklevens en gebruiken dit om ons effectiever te maken in onze baan.

• Wanneer je een lead in RelateIQ aanmaakt, creëert het automatisch een stroom van elke interactie die je team met die lead heeft gehad, simpelweg door het te koppelen aan je e-mail.
• Wanneer je een aankomende vergadering met een prospect hebt, stuurt Refresh je een rapport over die prospect zodat je beter voorbereid bent voor je vergadering door het simpelweg met je agenda, LinkedIn, Twitter, etc. te verbinden.
• Ambient Services voegen waarde aan je leven toe zonder dat je expliciet iets hoeft te doen. Google Now vertelt je wanneer je voor een vergadering moet vertrekken om op tijd te zijn, zodra je het met je agenda verbindt.
• Tijdens je vergaderingen, in plaats van een document te gebruiken om vrij te noteren, heeft WorkLife gelanceerd om je vergaderingen te structureren in agenda, actie-items en openstaande kwesties, zodat je niet handmatig je follow-upproces hoeft te creëren, mensen hoeft te achterna jagen of de uitkomsten van vergaderingen hoeft te onthouden.

En hetzelfde gebeurt met "Documenten". We denken niet langer in termen van "digitaal papier", aangezien velen het gevoel hebben dat kaartontwerp de toekomst is (inclusief ons!). Dus we denken nu na over het werk dat moet worden gedaan en hoe technologie ons kan helpen dit werk efficiënter te doen en ons dingen kan vertellen die we anders nooit over onze business zouden weten.

• Wanneer je inhoud met iemand deelt, was het dan nuttig voor hen?
• Wanneer je inhoud leest, hoe weet je dan of het accuraat is?
• Wanneer je bepaalde inhoud gebruikt, draagt dat bij aan een betere relatie met je klant?
• Stuur je iedere klant dezelfde inhoud? Of moet je het dynamisch samenstellen op basis van hun aangegeven interesse?
• Hoe zorg je ervoor dat de populaire, waardevolle inhoud zichtbaarder is voor je team, terwijl de verouderde, ongelezen inhoud verdwijnt, zonder al je tijd aan het beheer ervan te verspillen?

En er is zoveel meer. Opwindende tijden, dat is zeker. Laten we de archiefkasten sluiten en wat echt werk verzetten :)