Guru is trots om samen te werken met Ka'ana Solutions als onderdeel van ons Guru for Good non-profitprogramma. Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Ka'ana's blog.

Toen ik het Technical Services-team leidde voor een groot onderwijsuitgeverij, was een van de zaken waar we veel tijd aan besteedden, het zoeken naar informatie die we nodig hadden om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. De informatie die we nodig hadden, was verspreid over een verscheidenheid aan verschillende systemen en repositories, en veel ervan was verouderd of onvolledig. Mijn team besteedde meer dan een kwart van hun tijd aan het zoeken naar de juiste informatie, vaak met een klant die wachtte.

De implementatie van Slack was een belangrijke stap vooruit omdat het een niveau van naadloze samenwerking mogelijk maakte dat onze bestaande tools—zoals e-mail—niet konden bieden. Maar het loste het onderliggende probleem niet op—dat het te moeilijk en te lang duurde om de informatie te vinden die we nodig hadden zonder een kennisbeheersysteem.

Een nieuwe tool ontdekken

Toen kwam op een dag een van mijn creatievere probleemoplossers in het team naar me toe met een suggestie om een nieuwe tool uit te proberen die beloofde dit kennisbeheersprobleem op te lossen. Deze nieuwe tool heette Guru, van een bedrijf opgericht in Philadelphia door Rick Nucci en Mitchell Stewart.

Het bleek dat ik Rick kende van een eerdere periode bij Dell—Rick's eerste succesvolle start-up, Boomi, werd in 2010 door Dell gekocht—dus stemde ik in met een pilot die zes maanden later in een volledige uitrol veranderde. Het was enorm succesvol.

De kwaliteit van de kennis die beschikbaar was voor mijn team nam toe, terwijl de tijd die we aan het zoeken waren naar de informatie met meer dan de helft werd verminderd. Guru transformeerde ook onze kennisdatabase van een verzameling statische repositories naar een dynamisch kennisecosysteem dat rechtstreeks in onze workflow was geïntegreerd. Een van mijn teamleden verwoordde het mooi toen ze me vertelde dat Guru "haar superkrachten gaf." In al mijn carrière heb ik nog nooit gezien dat een ander softwareproduct zo'n snelle adoptie en dramatische impact op de productiviteit had.

Toen ik vervolgens besloot de corporatiewereld te verlaten om Ka'ana Solutions te starten, wist ik dat Guru een belangrijke rol zou spelen. Net als een bedrijf, hebben scholen en schooldistricten dezelfde uitdagingen bij het beheren van kennis, en misschien nog meer, gezien de hulpbronnenbeperkingen waarmee IT-teams worstelen. Daarom is een van de kernfuncties waar de studenten in het Ka'ana Solutions-programma zich op richten, het opbouwen van dezelfde soort dynamische kennisbasis om ondersteuning te bieden aan docenten, studenten en gezinnen en de "superkrachten" aan het ondersteuningsteam te geven. Terwijl we deze oplossing hebben gepilot, is het steeds duidelijker geworden hoe toepasbaar het Guru-model is voor het onderwijs. Scholen hebben misschien geen "verkoop" team, maar een primaire functie van een school is het leveren van leerresultaten.

De  SaaS: School als Dienst

In de kern is onderwijs een dienstverlenende sector, waarbij administrators en docenten diensten verlenen aan klanten: studenten en hun gezinnen, en een cruciale functie van hoogkwalitatieve dienstverlening is kennisbeheer. In scholen wordt kennisbeheer het meest vaak geassocieerd met onderwijzen en leren en de inhoud en lessen die docenten gebruiken om instructie aan studenten te bieden.

Er zijn echter andere aspecten van kennisbeheer die ook een significante impact hebben op het succes van de klanten (leerlingen), zoals het bieden van uitstekende ondersteuning aan alle belanghebbenden in het leerproces—docenten, studenten en gezinnen—vooral zoals het gerelateerd is aan het gebruik van tools die belangrijke processen ondersteunen (bijv. toegang tot opdrachten, documenteren van projecten, gebruik van laptops en controle op cijfers).

De studenten die voor Ka'ana Solutions werken, bouwen een kennisbasis die dynamisch en afgestemd is op de behoeften van de scholen die we bedienen, en faciliteren samenwerking en geven de studenten de kans om te innoveren met dezelfde soorten transformatietools die worden gebruikt door snelgroeiende bedrijven zoals Slack, Intercom en Duolingo. Ik ben er ook van overtuigd dat onze studenten nieuwe manieren zullen bedenken om deze technologie te benutten, en ik kijk ernaar uit te zien waar het naartoe gaat.

Kennisbeheer in een kennis cultuur

Deze hele ervaring met Guru heeft me ook diep aan het denken gezet over het concept van kennisbeheer en de rol ervan in onderwijzen en leren. Guru is misschien ontworpen om "klantgerichte" omzetteams te ondersteunen, maar het geeft een raamwerk dat veel breder van opzet is. Bijvoorbeeld, we gebruiken Guru om het traditionele type kennis te beheren waar een technische ondersteuningsteam zich mogelijk om bekommert, maar het wordt ook gebruikt om andere soorten kennis over te dragen aan mensen. Leer wat het betekent om een kennisgedreven cultuur te zijn.

In de bedrijfstoepassing die ik noemde, gebruikten we het om HR-gerelateerde informatie te verspreiden en zichtbaarheid te geven aan marketingprogramma's die worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, toen we organisatorische veranderingen voor een van onze teams doorvoerden, plaatsten we de informatie in een Guru-kaart en postten we het op Slack. Dit maakte het gemakkelijk voor iedereen om te vinden, en we konden ervoor zorgen dat iedereen het daadwerkelijk doornam. En eventuele vragen hierover konden direct in Slack worden behandeld.

Bij Ka'ana Solutions, naast de kernfunctie van kennisbeheer, gebruiken we Guru ook om trainingsprogramma's te beheren voor de studentwerknemers en om asynchrone samenwerkingsvaardigheden op te bouwen. Wanneer studenten begonnen, hebben ze een serie kaarten ter inzage die hen informatie geven over het bedrijf en het werk dat ze zullen doen, en hen begeleiden door activiteiten die hen helpen om essentiële vaardigheden op te bouwen.

Hoe meer we het gebruiken, hoe meer toepassingen we ervoor vinden. Het is eigenlijk niet moeilijk voor te stellen dat het op een dag kan worden gebruikt als een opslagplaats voor lesinhoud van docenten en voor studentkennis synthese en creatie.

Op dit moment gebruiken we Guru om een "studentensuccesportaal" voor hun school te bouwen, waar kennis die studenten aan het begin van het schooljaar zal ondersteunen, wordt verzameld, gevalideerd en georganiseerd voor gemakkelijke toegang. Tijdens het schooljaar zullen we ook soortgelijke kennisverzamelingen voor docenten en ouders creëren.

Het Guru-team is een uitstekende partner voor ons in dit hele initiatief, maar ons succes met het platform is ook te danken aan hoe eenvoudig het is om op te starten en hoe intuïtief het is. Als we meer gebruik maken, zullen we ook beginnen met het verkennen van de AI-functionaliteit die belooft de waardepropositie nog verder uit te breiden—en onze studenten een echt voorbeeld te geven van de rol die AI kan spelen in de industrie. Onze studenten zullen zowel nieuwe kennisinhouden creëren als deze beheren voor onze eindgebruikers. We zullen gedurende het schooljaar updates geven terwijl ons werk vordert.