Een corporate wiki is een type kennismanagement software: een bijwerkbare bron van interne bedrijfsinformatie. Ze zijn veelzijdig en eenvoudig op te zetten, en, in tegenstelling tot enkele jaren geleden, integreren veel van hen nu met teamcommunicatieplatforms zoals Slack of Teams.

En omdat Guru is opgericht op het idee van Slack-integratie, weten we waarom: Door een interne wiki toe te voegen aan uw communicatiesysteem, heeft u toegang tot uw volledige kennisbasis zonder het gesprek te onderbreken.

Maar ongeacht hun toegankelijkheid in die apps, blijft het probleem met traditionele bedrijfswiki's: ze verouderen en zijn moeilijk te beheren naarmate uw team groeit en uw kennis zich uitbreidt, wat resulteert in een afname van het gebruik in de loop van de tijd. Het maakt niet uit of het een traditioneel portaal is of de nieuwste aanbieding, het feit is dat traditionele wiki's op de lange termijn niet werken.

Lees verder om te ontdekken waarom traditionele wiki's u niet zullen helpen fundamentele problemen met uw kennis op te lossen.

Probeer Guru uit.

Start gratis

De meeste interne wiki's lossen het grote probleem van traditionele kennisbases niet op: de nauwkeurigheid en effectiviteit van kennis

Hier is wat er gebeurt met inhoud in de meeste interne wiki's:

• Een SME besteedt veel tijd aan het schrijven en vormgeven van de perfecte pagina, maar na hun schrijven vergeten ze deze bij te werken en worden nooit aangemoedigd om dat te doen, wat leidt tot verouderde kennis
• Degenen die de kennis nodig hebben, kunnen niet vertellen wanneer de wiki voor het laatst is bijgewerkt of of deze nog relevant is en verliezen het vertrouwen erin
• Wiki-oplossingen belonen langformatinhoud, wat betekent dat zelfs wanneer een gebruiker de juiste pagina vindt, ze de specifieke kennis die ze nodig hebben, mogelijk niet gemakkelijk kunnen vinden, wat hen leert de wiki te negeren en de SME direct te vragen
• De combinatie van verouderde kennis, gebrek aan vertrouwen, en moeilijkheid van toegang leidt tot een afname van het gebruik, waardoor de hele interne wiki-oplossing een verspilde investering is

Als uw wiki een Slack- of Teams-integratie heeft, kunt u een van die problemen oplossen: het probleem van het gebruik van informatie. Maar omdat deze oplossingen geen manier bieden om SME's te dwingen bestaande kennis te verifiëren of bij te werken, kan uw team onbedoeld beginnen met het delen van onjuiste of verouderde informatie. En slechte informatie kan erger zijn dan geen informatie — vooral in klantgerichte rollen.

Informatie over uw bedrijf verandert elke dag: nieuwe functies worden ontwikkeld, nieuwe concurrenten ontstaan en nieuwe interne processen worden gecreëerd, en het wordt allemaal besproken in uw communicatiewe platforms.

We geven je niet de schuld dat je denkt, Wiki's lijken eenvoudig, dus ik pak er gewoon een die integreert met Slack of Teams en dat lost al mijn problemen op?

Maar hier is waarom dat je in de toekomst meer hoofdpijn gaat bezorgen.

Slack is slechts één onderdeel van uw workflow

Hoewel een teamcommunicatieplatform (zoals Slack) een natuurlijke basis voor het tech-ecosysteem van een bedrijf is — vooral wanneer op afstand werken toeneemt — is het niet de enige plek waar werknemers hun tijd doorbrengen. Zelfs kleine bedrijven gebruik gemiddeld 40 apps, een aantal dat oplopen tot meer dan 200 in grote ondernemingen.

Dat lijkt misschien niet zo complex, maar overweeg dat elke werknemer in ongeveer 9 apps werkt. Samengenomen, het aantal combinaties van apps en mensen wordt snel onbeheerbaar voor zelfs een enkel puntoplossing, zoals een traditionele wiki, of een duale puntoplossing, zoals degene die met Slack integreert.

Dus, hoe kan een wiki voor Slack uw teamleden helpen wanneer ze Slack niet daadwerkelijk gebruiken?

Het oplossen van uw kennismanagementprobleem op elk punt in uw workflow

Laten we eerst een tl;dr-samenvatting doen: de meeste wiki's met Slack- en Teams-integraties zijn nog steeds, in wezen, traditionele oplossingen, met al de problemen die daarmee gepaard gaan. Dat gezegd hebbende, als u nog steeds overweegt een wiki-app, kies er een met Slack- en Teams-integraties. Chatintegraties bevorderen het consistente gebruik — en deel van de tijd in workflow blijven is nog steeds beter dan helemaal geen tijd.

Maar voor realtime kennis elders, stop niet met alleen een Slack-integratie.

Het probleem met traditionele wiki-inhoud

De meeste wiki's belonen kennis die wordt opgeslagen, niet noodzakelijk die wordt gebruikt. Omdat ze zijn ontworpen als portalen, moet kennis in hen een zeer specifieke, hiërarchische structuur hebben. Een rigide structuur beloont vaak langere inhoud, wat betekent dat meerdere onderwerpen onder één kop kunnen worden gegroepeerd. Van nature maakt dit kennis trager en moeilijker toegankelijk. Zelfs met een Slack- of Teams-integratie, kunt u artikelen ophalen die honderden woorden lang zijn. Dat maakt het moeilijk om snel te vinden wat je nodig hebt, en een karwei om het bij te werken.

Bij de wiki-oplossing van Guru is uw kennis gestructureerd om gebruikt te worden, in plaats van opgeslagen (enkel onderwerp, hapklare brokken), zodat u het snel kunt lezen en snel kunt bijwerken. Er is geen CTRL-F nodig.

Uw wiki bevindt zich in Slack, maar u heeft kennis in Salesforce nodig

...of e-mail, of Intercom, of Asana, of Trello, of GitHub, of Figma, of DocuSign, of Greenhouse, of… nou ja, je snapt het punt. Vergeet het niet verkeerd te begrijpen; bij Guru houden we van Slack. Ons product is van de grond af aan gebouwd om in Slack te worden gebruikt. Als bedrijf leven we in Slack, niet in e-mail. Maar we, uh, leven niet in Slack. We gebruiken al de apps die ik net noemde in ons dagelijks werk, en al deze vereisen dat we iets regelmatig opzoeken (“Wacht, wat zijn onze hex-codes voor merk kleuren weer?” “Wat zijn onze ROI-metrics?” “Wat was die klanttestimonial?”).

Ontdek hoe Guru integreert met de tools die je nodig hebt

Bekijk de integraties van Guru

Dus terwijl een Slack-integratie fundamenteel is voor wat u zou moeten zoeken in een kennisbasis, moet u ook kijken naar wiki-oplossingen die native integraties met andere programma's aanbieden. Of zoek er een met een universele integratie, bijvoorbeeld een browserextensie waarmee je je kennis overal en op elke site kunt bereiken.

“Waarom is dit belangrijk?” zou je kunnen vragen. Het blijkt dat in de workflow blijven de sleutel is tot productiviteit. Portaaloplossingen zoals traditionele kennismanagementaanbiedingen en wiki's dwingen je uiteindelijk om je workflow te verlaten om kennis te consumeren of bij te werken. Rani Molla, senior gegevensverslaggever bij Recode, legt uit:

“Na een onderbreking duurt het ongeveer 25 minuten om weer terug te komen bij de taak waaraan je bezig was, volgens een onderzoek van Microsoft. Het kan zelfs nog langer duren om in een ‘flowtoestand’ te komen, ook wel ‘diepe werk’ genoemd. Deze termen verwijzen naar de geconcentreerde gemoedstoestand waarin je je bevindt wanneer je volledig in een taak opgaat en de tijd gewoon lijkt te vliegen. Het is ook wanneer je je beste werk doet. [...] In de loop van de tijd kunnen afleidingen op de werkplek zich ophopen. Veel van ons proberen tijd terug te winnen door multitasking. Maar multitasking werkt niet. In plaats van één ding goed te doen, wissel je tussen activiteiten en doe je ze allemaal slecht.”

Uw team verdient beter dan een traditionele interne wiki-oplossing

Kenniswerkers zijn het snelst groeiende segment van de arbeidsmarkt. Als u ze niet de beste manier biedt om toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen, zal uw bedrijf niet in staat zijn om te concurreren. Toegang zou niet eenvoudig moeten betekenen een plek om kennis op te slaan voor het documenteren ervan; het zou moeten betekenen dat je kunt vinden, vertrouwen en gebruiken wat je nodig hebt, waar je het ook nodig hebt. Traditionele wiki's gaan over opslag. Begin gratis met Guru en zie hoe een betere kennisoplossing eruit ziet.