Szybko zbliżamy się do sezonu świątecznego! Poza spędzaniem czasu na myśleniu o spotkaniach i prezentach, jest wiele osób, które przygotowują się do odejścia z pracy, aby świętować.
Urlopy i święta idą w parze. Każdy zasługuje na spędzenie czasu na świętowanie w swój unikalny sposób, a także zasługuje na pełne cieszenie się czasem wolnym i nie martwienie się o zastępstwo, gdy są nieobecni.
Poświęć tę energię na myślenie o potencjalnych wpadkach podczas świątecznej kolacji
Wiemy, że zawsze będzie odrobina stresu związana z radością świąt, ale wolimy, aby ten stres wynikał z żartobliwych prezentów, które nie do końca "wypaliły", niż z pracy. Na szczęście istnieje coś prostego, co możesz zrobić, aby zmniejszyć zamieszanie i sprawić, że ten czas roku będzie trochę bardziej radosny dla każdego w twojej pracy.
Dlaczego każdy potrzebuje planu zastępowania w okresie świątecznym
Stworzenie planu zastępowania może wydawać się bezsensowne, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej. W końcu każdy w twojej drużynie już blisko ze sobą współpracuje. Czy naprawdę będą potrzebować kilku przypomnień, aby wszystko się toczyło podczas twojej nieobecności?
Niezależnie od tego, czy bierzesz dzień dla siebie, czy cieszysz się tygodniem urlopu, plan zastępowania jest najlepszym rozwiązaniem. Oto powód, dla którego zawsze będziemy opowiadać się za poświęceniem czasu na stworzenie prostego planu OOO.
Zmniejsz zamieszanie
Śledzenie bieżącej pracy i terminów staje się znacznie trudniejsze, gdy masz ludzi na urlopie. Stworzenie prostego planu zastępowania podczas świąt może pomóc zredukować wiele zamieszania. Gdy menedżerowie i pracownicy mają jasny wgląd w harmonogramy ludzi, planowanie pracy staje się znacznie prostsze. Ludzie nie będą musieli zgadywać, kiedy ich współpracownicy będą obecni lub czy muszą dostosować swoje oczekiwania co do terminu.
Kontynuuj dobrą pracę
Niektóre rzeczy mają tendencję do spowolnienia podczas sezonu świątecznego, ale rzadko się zdarza, żeby wszystko zupełnie stanęło. Święta mogą być doskonałym czasem na zamknięcie spraw, ponowne ocenienie strategii oraz zastanowienie się, co zrealizować, gdy wszyscy wrócą do normalnego rytmu.
Trudno jest wykonywać jakąkolwiek pracę, gdy nie jesteś pewny, co jest w toku i co ludzie w tym momencie mają na pierwszym planie. Szczegółowy plan zastępowania w czasie świąt może informować ludzi i pomagać im podejmować decyzje, nawet gdy jesteś nieobecny.
Unikaj problemów
Nie ma nic gorszego niż powrót z relaksujących świąt z przyjaciółmi i rodziną do zdenerwowanych e-maili od swojego szefa dotyczących tego, co przeoczyłeś, gdy cię nie było. Jeśli chcesz zapewnić, że wszyscy unikną nieprzyjemnej niespodzianki po świętach, nakreśl kompleksowy plan, zanim opuścisz biuro.
Wielu stresów i nieporozumień można uniknąć dzięki stworzeniu planu, gdy jesteś nieobecny. Niech twój plan mówi za ciebie, gdy nie możesz być w pracy. Gdy masz plan, który wyraźnie określa, do kogo można się zwrócić w jakiej sprawie, kiedy wrócisz i jakie są istotne priorytety do zapamiętania, staje się znacznie trudniejsze, aby rzeczy przeoczyć.
Stwórz własny plan zastępowania na święta
Już jest wystarczająco dużo zadań na ostatnią chwilę, które muszą być zrobione wokół świąt. Zachowaj ten stres na ostatnią chwilę zakupy spożywcze i zakupy prezentów i zacznij tworzyć swój plan zastępowania już dziś!
Nie myśl, że musisz stworzyć długi, wielostronicowy plan, który starannie podsumowuje minutę po minucie to, co musi być zrobione. W rzeczywistości sprawimy, że to będzie jeszcze łatwiejsze. Mamy dla ciebie praktyczny szablon planu OOO!
Teraz, gdy masz idealny szablon do wykorzystania w swoim planie OOO, skupmy się na tym, jak go uzupełnić. Oto co musisz zrobić, aby stworzyć kompleksowy plan zastępowania podczas świąt.
Zastanów się nad szerszym obrazem
Może twój świąteczny urlop zbliża się tuż po tym, jak spędziłeś ostatni miesiąc pracując nad dużym projektem. A może pracujesz nad tyloma rzeczami, że trudno stwierdzić, co jest najważniejsze. Bez względu na to, jak wygląda twój aktualny harmonogram, śledzenie wszystkiego, za co jesteś odpowiedzialny, może być trudne.
Teraz jest idealny czas, aby zrobić krok w tył i pomyśleć o wszystkich swoich obowiązkach zawodowych. Pomyśl o tym, nad ile projektami aktualnie pracujesz, nad projektami, na których będziesz musiał się skupić po powrocie, oraz o wszelkich ważnych nadchodzących terminach. Gdy masz na papierze rzeczywisty zakres swojej pracy, stworzenie planu OOO staje się znacznie prostsze.
Nakreśl potrzeby zastępowania
Teraz, gdy masz jasny obraz swoich obowiązków zawodowych, czas zacząć priorytetyzować. Jakie prace absolutnie muszą być wykonane, gdy cię nie ma, co będzie miłe do zrealizowania, a co może poczekać do twojego powrotu? Czy są zadania, które tylko ty możesz wykonać, czy możesz je zlecić komuś innemu?
Oczywiście
Zawsze warto rozmawiać z liderami projektów i innymi osobami, z którymi ściśle współpracujesz, gdy myślisz o potrzebach dotyczących zastępowania. Mogą dać ci pomocny wgląd w nadchodzące projekty lub terminy, o których możesz nie wiedzieć, a nawet mogą powiedzieć ci, czy potrzebują więcej (lub mniej) pomocy niż to, co uwzględniłeś. Powiedz im, kiedy zamierzasz być nieobecny i zobacz, czy mają coś do dodania do twojego planu.
Bądź konkretny
Twój menedżer jest na urlopie świątecznym, ale masz pytanie dotyczące projektu, nad którym pracujesz. Gdy sprawdzisz ich plan OOO, zobaczysz to:
“Jestem OOO w połowie grudnia. Rozmawiaj z Marią i Debbie, jeśli potrzebujesz czegokolwiek związanego z Projektem X i Projektem Y!”
Twoja firma ma około 6 różnych Marii, a 3 z nich są w twoim dziale. Jak wiesz, czy rozmawiasz z właściwą osobą? Marii i Debbie są praktycznie definicją pracowników międzydziałowych i mają szeroki zakres obowiązków. Jak wiesz, czy kontaktujesz się z nimi w sprawie właściwej rzeczy?
To byłoby znacznie bardziej pomocne:
“Jestem OOO od 12/12-12/18. Rozmawiaj z Marią Montalvo w sprawie wszystkiego, co związane z inżynierią i projektowaniem do Projektu X. Debbie jest dostępna do wszelkich pytań dotyczących marketingu do Projektu Y.”
Ten ostatni przykład wyraźnie określa, do kogo należy się zwrócić i w jakiej sprawie, jest krótki, zwięzły i rzeczowy (więcej na ten temat za chwilę). Gdy wyraźnie określisz, do kogo i w jakiej sprawie się zwrócić, zmniejszasz pole do zgadywania
Skup się na tym, co ludzie muszą wiedzieć
Plany OOO nie są najlepszym czasem na rozwijanie swoich umiejętności w pisaniu kreatywnym. Nie przeciążaj ludzi zbędnymi informacjami i rób wszystko, co w twojej mocy, aby skupić się na podstawowych informacjach, które będą potrzebne, aby zrozumieć twój plan i podjąć działania, gdy będziesz nieobecny. Jeśli twój plan OOO ma te rzeczy, prawdopodobnie dotknąłeś wszystkiego, co ważne:
Terminy dla dostaw, spotkań i innych istotnych działań
Linki do odpowiednich dokumentów i zadań w twoim ulubionym narzędziu Asana/Teams
Wszelkie instrukcje lub subtelne szczegóły, które będą potrzebne do wykonania pracy
Informacje wstępne na temat projektów lub klientów dla osób zastępujących w czasie OOO
Dane kontaktowe w prawdziwych sytuacjach awaryjnych
Przegląd z zarządem
Menedżerowie powinni być zaangażowani w twoje plany OOO od samego początku, aby zapewnić ci pokrycie wszystkich istotnych kwestii. Mogą dać ci ważny wgląd w prace projektowe, krytyczne zadania misji i inne ważne czynniki, które mogą wpłynąć na twój plan. Poinformuj ich, że planujesz stworzyć plan OOO na święta i że chciałbyś ich opinii, zanim go sfinalizujesz.
Podczas gdy otrzymujesz ostatnie wskazówki od swojego szefa, nie skupiaj się tylko na tym, czy wszystko uwzględniłeś. Zapytaj ich, czy czuli, że rozumieją plan, czy coś wydawało się mylne. Jeśli twój menedżer nie może jasno określić, co należy zrobić i kto ma to zrobić w twoim planie, czas wprowadzić pewne zmiany.
Rozpowszechnij wieść
Zrobimy to!
Jak już mówiliśmy, czasami wokół świąt robi się gorączkowo. Nie licz na swojego menedżera lub innych członków zespołu, aby poinformowali ludzi o twoim czasie wolnym. Upewnij się, że informujesz liderów projektów, członków zespołu i innych kluczowych ludzi, kiedy będziesz nieobecny i gdzie mogą znaleźć twój plan OOO.
To także świetny czas, aby zachęcić innych do stworzenia własnych planów OOO. Im więcej przejrzystości ma twoje miejsce pracy w kwestii planów urlopowych, tym łatwiej będzie wszystkim znaleźć sposoby na dostosowanie się do harmonogramów innych. Wszyscy zasługujemy na chwilę relaksu w czasie świąt i na odprężenie się po długim roku. Podaruj swojemu miejscu pracy prezent w postaci przejrzystości tego sezonu świątecznego, aby wszyscy mogli cieszyć się zasłużonym urlopem bez obaw.
Szybko zbliżamy się do sezonu świątecznego! Poza spędzaniem czasu na myśleniu o spotkaniach i prezentach, jest wiele osób, które przygotowują się do odejścia z pracy, aby świętować.
Urlopy i święta idą w parze. Każdy zasługuje na spędzenie czasu na świętowanie w swój unikalny sposób, a także zasługuje na pełne cieszenie się czasem wolnym i nie martwienie się o zastępstwo, gdy są nieobecni.
Poświęć tę energię na myślenie o potencjalnych wpadkach podczas świątecznej kolacji
Wiemy, że zawsze będzie odrobina stresu związana z radością świąt, ale wolimy, aby ten stres wynikał z żartobliwych prezentów, które nie do końca "wypaliły", niż z pracy. Na szczęście istnieje coś prostego, co możesz zrobić, aby zmniejszyć zamieszanie i sprawić, że ten czas roku będzie trochę bardziej radosny dla każdego w twojej pracy.
Dlaczego każdy potrzebuje planu zastępowania w okresie świątecznym
Stworzenie planu zastępowania może wydawać się bezsensowne, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej. W końcu każdy w twojej drużynie już blisko ze sobą współpracuje. Czy naprawdę będą potrzebować kilku przypomnień, aby wszystko się toczyło podczas twojej nieobecności?
Niezależnie od tego, czy bierzesz dzień dla siebie, czy cieszysz się tygodniem urlopu, plan zastępowania jest najlepszym rozwiązaniem. Oto powód, dla którego zawsze będziemy opowiadać się za poświęceniem czasu na stworzenie prostego planu OOO.
Zmniejsz zamieszanie
Śledzenie bieżącej pracy i terminów staje się znacznie trudniejsze, gdy masz ludzi na urlopie. Stworzenie prostego planu zastępowania podczas świąt może pomóc zredukować wiele zamieszania. Gdy menedżerowie i pracownicy mają jasny wgląd w harmonogramy ludzi, planowanie pracy staje się znacznie prostsze. Ludzie nie będą musieli zgadywać, kiedy ich współpracownicy będą obecni lub czy muszą dostosować swoje oczekiwania co do terminu.
Kontynuuj dobrą pracę
Niektóre rzeczy mają tendencję do spowolnienia podczas sezonu świątecznego, ale rzadko się zdarza, żeby wszystko zupełnie stanęło. Święta mogą być doskonałym czasem na zamknięcie spraw, ponowne ocenienie strategii oraz zastanowienie się, co zrealizować, gdy wszyscy wrócą do normalnego rytmu.
Trudno jest wykonywać jakąkolwiek pracę, gdy nie jesteś pewny, co jest w toku i co ludzie w tym momencie mają na pierwszym planie. Szczegółowy plan zastępowania w czasie świąt może informować ludzi i pomagać im podejmować decyzje, nawet gdy jesteś nieobecny.
Unikaj problemów
Nie ma nic gorszego niż powrót z relaksujących świąt z przyjaciółmi i rodziną do zdenerwowanych e-maili od swojego szefa dotyczących tego, co przeoczyłeś, gdy cię nie było. Jeśli chcesz zapewnić, że wszyscy unikną nieprzyjemnej niespodzianki po świętach, nakreśl kompleksowy plan, zanim opuścisz biuro.
Wielu stresów i nieporozumień można uniknąć dzięki stworzeniu planu, gdy jesteś nieobecny. Niech twój plan mówi za ciebie, gdy nie możesz być w pracy. Gdy masz plan, który wyraźnie określa, do kogo można się zwrócić w jakiej sprawie, kiedy wrócisz i jakie są istotne priorytety do zapamiętania, staje się znacznie trudniejsze, aby rzeczy przeoczyć.
Stwórz własny plan zastępowania na święta
Już jest wystarczająco dużo zadań na ostatnią chwilę, które muszą być zrobione wokół świąt. Zachowaj ten stres na ostatnią chwilę zakupy spożywcze i zakupy prezentów i zacznij tworzyć swój plan zastępowania już dziś!
Nie myśl, że musisz stworzyć długi, wielostronicowy plan, który starannie podsumowuje minutę po minucie to, co musi być zrobione. W rzeczywistości sprawimy, że to będzie jeszcze łatwiejsze. Mamy dla ciebie praktyczny szablon planu OOO!
Teraz, gdy masz idealny szablon do wykorzystania w swoim planie OOO, skupmy się na tym, jak go uzupełnić. Oto co musisz zrobić, aby stworzyć kompleksowy plan zastępowania podczas świąt.
Zastanów się nad szerszym obrazem
Może twój świąteczny urlop zbliża się tuż po tym, jak spędziłeś ostatni miesiąc pracując nad dużym projektem. A może pracujesz nad tyloma rzeczami, że trudno stwierdzić, co jest najważniejsze. Bez względu na to, jak wygląda twój aktualny harmonogram, śledzenie wszystkiego, za co jesteś odpowiedzialny, może być trudne.
Teraz jest idealny czas, aby zrobić krok w tył i pomyśleć o wszystkich swoich obowiązkach zawodowych. Pomyśl o tym, nad ile projektami aktualnie pracujesz, nad projektami, na których będziesz musiał się skupić po powrocie, oraz o wszelkich ważnych nadchodzących terminach. Gdy masz na papierze rzeczywisty zakres swojej pracy, stworzenie planu OOO staje się znacznie prostsze.
Nakreśl potrzeby zastępowania
Teraz, gdy masz jasny obraz swoich obowiązków zawodowych, czas zacząć priorytetyzować. Jakie prace absolutnie muszą być wykonane, gdy cię nie ma, co będzie miłe do zrealizowania, a co może poczekać do twojego powrotu? Czy są zadania, które tylko ty możesz wykonać, czy możesz je zlecić komuś innemu?
Oczywiście
Zawsze warto rozmawiać z liderami projektów i innymi osobami, z którymi ściśle współpracujesz, gdy myślisz o potrzebach dotyczących zastępowania. Mogą dać ci pomocny wgląd w nadchodzące projekty lub terminy, o których możesz nie wiedzieć, a nawet mogą powiedzieć ci, czy potrzebują więcej (lub mniej) pomocy niż to, co uwzględniłeś. Powiedz im, kiedy zamierzasz być nieobecny i zobacz, czy mają coś do dodania do twojego planu.
Bądź konkretny
Twój menedżer jest na urlopie świątecznym, ale masz pytanie dotyczące projektu, nad którym pracujesz. Gdy sprawdzisz ich plan OOO, zobaczysz to:
“Jestem OOO w połowie grudnia. Rozmawiaj z Marią i Debbie, jeśli potrzebujesz czegokolwiek związanego z Projektem X i Projektem Y!”
Twoja firma ma około 6 różnych Marii, a 3 z nich są w twoim dziale. Jak wiesz, czy rozmawiasz z właściwą osobą? Marii i Debbie są praktycznie definicją pracowników międzydziałowych i mają szeroki zakres obowiązków. Jak wiesz, czy kontaktujesz się z nimi w sprawie właściwej rzeczy?
To byłoby znacznie bardziej pomocne:
“Jestem OOO od 12/12-12/18. Rozmawiaj z Marią Montalvo w sprawie wszystkiego, co związane z inżynierią i projektowaniem do Projektu X. Debbie jest dostępna do wszelkich pytań dotyczących marketingu do Projektu Y.”
Ten ostatni przykład wyraźnie określa, do kogo należy się zwrócić i w jakiej sprawie, jest krótki, zwięzły i rzeczowy (więcej na ten temat za chwilę). Gdy wyraźnie określisz, do kogo i w jakiej sprawie się zwrócić, zmniejszasz pole do zgadywania
Skup się na tym, co ludzie muszą wiedzieć
Plany OOO nie są najlepszym czasem na rozwijanie swoich umiejętności w pisaniu kreatywnym. Nie przeciążaj ludzi zbędnymi informacjami i rób wszystko, co w twojej mocy, aby skupić się na podstawowych informacjach, które będą potrzebne, aby zrozumieć twój plan i podjąć działania, gdy będziesz nieobecny. Jeśli twój plan OOO ma te rzeczy, prawdopodobnie dotknąłeś wszystkiego, co ważne:
Terminy dla dostaw, spotkań i innych istotnych działań
Linki do odpowiednich dokumentów i zadań w twoim ulubionym narzędziu Asana/Teams
Wszelkie instrukcje lub subtelne szczegóły, które będą potrzebne do wykonania pracy
Informacje wstępne na temat projektów lub klientów dla osób zastępujących w czasie OOO
Dane kontaktowe w prawdziwych sytuacjach awaryjnych
Przegląd z zarządem
Menedżerowie powinni być zaangażowani w twoje plany OOO od samego początku, aby zapewnić ci pokrycie wszystkich istotnych kwestii. Mogą dać ci ważny wgląd w prace projektowe, krytyczne zadania misji i inne ważne czynniki, które mogą wpłynąć na twój plan. Poinformuj ich, że planujesz stworzyć plan OOO na święta i że chciałbyś ich opinii, zanim go sfinalizujesz.
Podczas gdy otrzymujesz ostatnie wskazówki od swojego szefa, nie skupiaj się tylko na tym, czy wszystko uwzględniłeś. Zapytaj ich, czy czuli, że rozumieją plan, czy coś wydawało się mylne. Jeśli twój menedżer nie może jasno określić, co należy zrobić i kto ma to zrobić w twoim planie, czas wprowadzić pewne zmiany.
Rozpowszechnij wieść
Zrobimy to!
Jak już mówiliśmy, czasami wokół świąt robi się gorączkowo. Nie licz na swojego menedżera lub innych członków zespołu, aby poinformowali ludzi o twoim czasie wolnym. Upewnij się, że informujesz liderów projektów, członków zespołu i innych kluczowych ludzi, kiedy będziesz nieobecny i gdzie mogą znaleźć twój plan OOO.
To także świetny czas, aby zachęcić innych do stworzenia własnych planów OOO. Im więcej przejrzystości ma twoje miejsce pracy w kwestii planów urlopowych, tym łatwiej będzie wszystkim znaleźć sposoby na dostosowanie się do harmonogramów innych. Wszyscy zasługujemy na chwilę relaksu w czasie świąt i na odprężenie się po długim roku. Podaruj swojemu miejscu pracy prezent w postaci przejrzystości tego sezonu świątecznego, aby wszyscy mogli cieszyć się zasłużonym urlopem bez obaw.
