Wiesz, że dzielenie się wiedzą w pracy jest ważne, po prostu nie myślałeś, że tak dużo swojego czasu poświęcisz na to. Byłeś w trzech spotkaniach kick-off projektów sam w tym tygodniu i wiesz, że spędzisz część popołudnia na odpowiadaniu na wiadomości w Slaku i e-maile. Jesteś zmęczony, zespół jest zmęczony, a ty myślisz, że nawet ludzie w wyższej kadrze zarządzającej zaczynają czuć wypalenie zawodowe.

To prawdopodobnie dlatego czujesz ogromne wyrzuty sumienia z powodu wysłania kolejnej aktualizacji e-mail, która zajmie więcej czasu i uwagi ludzi. Wiemy, że przeciążenie informacyjne jest poważnym problemem w pracy. Dlatego nienawidzimy przypadkowo przyczyniać się do tego, po prostu wykonując naszą pracę.

Praca nie zwolni w najbliższym czasie, ale możemy ci pomóc, jeśli chcesz pomóc w zmniejszeniu obciążenia poznawczego w pracy. Jeśli szukasz sposobów na efektywne dzielenie się wiedzą i ograniczenie przeciążenia, mamy kilka wskazówek, które pomogą ci zacząć.

Możesz być selektywny

Codziennie napotykamy wiele informacji. Po pewnym czasie naturalne jest ignorowanie pewnych rzeczy i przydzielanie swojej uwagi temu, co uważasz za potrzebne. Czasami, gdy dajesz ludziom „całą historię”, dajesz im więcej informacji, niż naprawdę potrzebują, aby osiągnąć pożądany rezultat. Zbyt wiele informacji może być mylące lub zmuszać ludzi do pracy wolniej i ciężej, niż muszą.

Zanim podzielisz się wiedzą, poświęć czas na zastanowienie się, jakie najważniejsze informacje chcesz, aby ludzie zapamiętali. Skup się na dawaniu im informacji, których potrzebują do wykonania zadania i upewnij się, że ludzie rozumieją, czego się od nich oczekuje.

To także w porządku, aby dać ludziom możliwość przyswajania dodatkowych informacji we własnym zakresie. Nie ma nic złego w dawanie ludziom danych potrzebnych do wykonania zadania, a następnie również podawanie im linku do całego badania, jeśli chcą je przeczytać, gdy mają czas.

Zaplanuj czas na dzielenie się

Czasami problem nie polega na ilości wiedzy, którą otrzymujesz, lecz na rytmie, w jakim ją otrzymujesz. Otrzymywanie cotygodniowego e-maila z aktualizacją projektu może być ważną częścią twojego dnia, ale może być również straszliwie rozpraszające, gdy już jesteś zaangażowany w inne zadania.

Dodanie trochę przewidywalności do tego, kiedy dzielisz się swoją wiedzą, może przynieść dużą korzyść twojemu zespołowi. Pomaga im lepiej planować swoje dni, ponieważ będą wiedzieć, kiedy spodziewać się aktualizacji lub ważnych informacji, które pomogą im w pracy.

Nie musisz planować każdego e-maila co do minuty (chyba że naprawdę chcesz). Po prostu informowanie ludzi, by oczekiwali aktualizacji we wtorki po południu lub że jesteś otwarty na przeglądanie pracy w trzeci piątek każdego miesiąca, daje wszystkim trochę więcej przewidywalności.

Zidentyfikuj, co jest ważne

Pomyślmy o dwóch hipotetycznych sytuacjach w pracy:

1. Miałeś świetną rozmowę z klientem i miały informacje, które chciałyby podzielić się na temat swojego ostatniego doświadczenia z twoją firmą.
2. Okazało się, że najnowsza aktualizacja produktu usunęła niektóre kluczowe funkcje, do których nie ma dostępu. Zespół inżynieryjny znalazł się w sytuacji „wszystkich rąk na pokład”, starając się rozwiązać problem, a zespół CX musi być poinformowany o tym, co powiedzieć klientom.

Wyraźnie drugi scenariusz jest ważniejszy i bardziej pilny od pierwszego. Jak sprawić, aby twoi współpracownicy dowiedzieli się o pilności? Gdy wszystko w pracy zaczyna wydawać się nagłą sytuacją, nagle o wiele trudniej jest określić, na czym powinieneś skupić swoją uwagę. Zamiast sprawiać, że każdy e-mail lub Slack wydaje się wymagać natychmiastowej uwagi kogoś, pomyśl o sposobach pomocy swoim pracownikom w poznawaniu tego, co jest ważne. Funkcja ogłoszeń Guru to wysoce skuteczny sposób na pokazanie pilności w wiadomościach. Widok przycisku „Przeczytałem to” na szczycie Kart pozwala pracownikom wiedzieć, że patrzą na coś ważnego, a także pomaga osobom wysyłającym wiadomość śledzić zaangażowanie i zapewnić, że odpowiednie osoby to przeczytają.

Utrzymuj to proste

Sposób, w jaki prezentujemy przekazywaną informację, ma znaczenie. Ogólnie rzecz biorąc, wszelka wiedza, którą dzielisz się ze swoim zespołem, powinna być na tyle prosta, aby zrozumieć i prezentować ją w sposób zapewniający łatwy dostęp. Bądź strategiczny w sposobie, w jaki prezentujesz informacje i pamiętaj, aby umiejętność rozumienia i przyswajalności była na czołowej pozycji w twojej pracy.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do pisania dużych fragmentów tekstu, rozważ rozbicie swojej wiadomości na mniejsze punkty, które sprawią, że twoje informacje będą bardziej czytelne. Rozbicie myśli na mniejsze zdania może pomóc ci lepiej skupić się na przesłaniu i zapewnić, że prezentujesz najważniejsze informacje, aby przekazać swój punkt widzenia.

Pomyśl, czy filmy, obrazy, a nawet klipy dźwiękowe mogą pomóc ludziom lepiej zrozumieć informacje. Rejestrujemy Loomy dla statusów projektu i pracy wstępnej oraz zachęcamy ludzi do aktualizacji i zadawania pytań asynchronicznie. Daje to ludziom szansę na przetworzenie informacji, które im przedstawiliśmy i powrót z pytaniami, gdy nadejdzie odpowiedni czas.

Zarządzanie wiedzą jest kluczem do walki z przeciążeniem informacyjnym

Dzielenie się wiedzą jest ważne i powinno być podstawą każdego miejsca pracy. Ale zdajemy sobie sprawę, że można mieć za dużo dobrego. To do nas należy wiedzieć, kiedy i jak dzielić się wiedzą, a wprowadzenie niektórych z sugerowanych praktyk w tym poście to doskonały pierwszy krok do uczynienia dzielenia się wiedzą bardziej skutecznym i efektywnym.

Jesteśmy wielkimi fanami dni bez spotkań i komunikacji asynchronicznej, ponieważ wiemy, jak dużym obciążeniem może być przeciążenie informacyjne. Danie ludziom przestrzeni do przetworzenia informacji, które przyswoili, to kolejna ważna część dzielenia się wiedzą.

Poświęć czas na zastanowienie się, jak ty i twoi współpracownicy możecie współpracować, aby dzielić się wiedzą, nie przyczyniając się do przeciążenia informacyjnego. Możesz zauważyć, że twój dzień staje się nieco mniej stresujący, nieco bardziej produktywny i znacznie bardziej satysfakcjonujący.