Ilu z was zaczyna dzień od powracającego spotkania statusowego? Codzienne spotkania statusowe stały się tak normalną częścią dnia pracy, że większość ludzi nie myśli o nich dwa razy. To może być powód, dla którego tak wiele osób wydaje się ich obawiać.

Problem z codziennymi spotkaniami statusowymi

Codzienne spotkanie statusowe to krótkie, zorganizowane spotkanie, w którym członkowie przedstawiają aktualizacje dotyczące swojej pracy. Ich głównym celem jest utrzymanie wszystkich w zgodzie i zapewnienie, że ludzie mogą pracować bez przeszkód. Niektóre zespoły mogą organizować codzienne spotkania statusowe lub możesz mieć codzienne spotkania statusowe dla konkretnych projektów lub inicjatyw roboczych.

Spotkania statusowe były kiedyś uważane za szczyt metodologii zwinnej, ale stopniowo tracą poparcie. Wielu ludzi twierdzi, że spotkania statusowe zajmują więcej czasu niż oszczędzają, podczas gdy inni mówią wprost, że spotkania statusowe hamują innowacje. Niektórzy nawet kwestionują, czy codzienne spotkania statusowe powinny nadal istnieć w świecie, w którym praca asynchroniczna staje się normą.

Popraw swoje codzienne spotkania statusowe

Mamy kilka dość mocnych opinii na temat spotkań w Guru. Ludzie nie powinni spędzać swojego czasu na nieefektywnych lub bezsensownych spotkaniach, ale kluczowe słowa to „nieefektywne” i „bezsensowne.” Codzienne spotkania statusowe mogą wciąż być cenną częścią dnia każdego, muszą jednak być zarządzane w odpowiedni sposób.

Zanim usuniesz kolejne codzienne spotkanie statusowe z kalendarza, sprawdź, czy można je uratować. Po zastosowaniu rad zawartych w tym poście, możesz zacząć postrzegać niektóre ze swoich codziennych spotkań w nowym świetle.

Ogranicz swój zakres

Utrzymywanie spotkań w wąskim zakresie będzie kluczową częścią prowadzenia bardziej efektywnych spotkań statusowych. Większość tradycyjnych wytycznych SCRUM zaleca, abyś skupił swoje spotkania na trzech pytaniach:

1. Co osiągnąłeś wczoraj?
2. Co robisz dzisiaj?
3. Jakie napotkałeś przeszkody?

Te trzy pytania mogą pokryć prawie wszystko, co musisz wiedzieć podczas spotkania statusowego, ale nie są jedynymi, które możesz zadać. Pomyśl o kluczowych informacjach, które chcesz uzyskać z każdego spotkania, a następnie pomyśl o 2-3 pytaniach, które możesz zadać wszystkim, aby uzyskać to, czego potrzebujesz.

Utrzymuj zwięzłość

Idealne spotkanie statusowe zazwyczaj trwa nie dłużej niż 15 minut, a niektóre mogą trwać zaledwie 5-10 minut. Jeśli twoje spotkania statusowe stale przekraczają czas, powinieneś ponownie ocenić, jak wykorzystujesz czas spotkania.

Postaw zasadę, że spotkania kończą się punktualnie. Zwróć uwagę na to, co udaje się pokryć, gdzie zazwyczaj kończysz i czy wszyscy mogli zaktualizować.  To może dać ci większy wgląd w to, jak zarządzane są twoje spotkania i pomóc w określeniu następnych kroków.

Rozważ dodanie kolejnego spotkania

Ważne jest, aby pamiętać, że spotkania statusowe mają na celu uzyskać szybkie aktualizacje dotyczące pracy ludzi. Chociaż możliwe, że te aktualizacje mogą rodzić więcej pytań lub dyskusji,   nadal powinieneś być skupiony na zadaniu. Jeśli ciągle odchodzisz od tematu lub odbiegasz w rozmowach o strategii i harmonogramach, może nadszedł czas, aby dodać inne spotkanie do swojego kalendarza.

Zanim przestraszysz się na myśl o dodaniu kolejnego spotkania do kalendarza, pamiętaj, że nie musi być ono codzienne ani nawet powracające. Możesz odkryć, że jedno spotkanie skupione na jednym problemie może być wystarczające, aby poradzić sobie z kwestiami, lub że potrzebujesz kilku spotkań, aby uzyskać zgodność.  

Uczyń sprawy asynchronicznymi

Harmonogramy się zmieniają, priorytety się przesuwają, a może poświęcenie 15 minut na synchronizację nie jest najlepszym wykorzystaniem czasu nikogo. Ludzie mogą mieć mało czasu, ale to nie znaczy, że musisz poświęcać swoje spotkania statusowe, aby zaoszczędzić kilka minut.

Rozważ przeniesienie swojego spotkania statusowego na Slack, Teams lub gdziekolwiek twoja drużyna najczęściej czatuje. Ustaw przypomnienia w specjalnym kanale poświęconym spotkaniom statusowym, aby zapewnić, że ludzie nie zapomną i pociągną innych do odpowiedzialności za dostarczanie aktualnych informacji.

Możesz odkryć, że pomoc aplikacji do sprawdzenia może być tym, czego potrzebujesz. Niektórzy członkowie naszego zespołu marketingowego korzystają z Geekbot do naszych spotkań statusowych, a my możemy uzyskać ten sam poziom informacji o harmonogramach ludzi, nie musząc poświęcać więcej czasu.

Użyj naszego szablonu spotkań statusowych

Jak śledzisz wszystko, co się dzieje podczas twojego codziennego spotkania statusowego? Jeśli nie prowadzisz rejestru swoich działań, użyj naszego szablonu spotkań statusowych, aby zacząć!

Korzystanie z tego szablonu nie tylko pomaga śledzić, co się dzieje podczas twoich spotkań statusowych; może również pomóc w dodaniu niezbędnych informacji do twojej bazy wiedzy. Jeśli członkowie zespołu opuścili spotkanie lub potrzebują szybkiego przypomnienia, teraz mogą znaleźć wszystko, czego potrzebują w Guru.