Offboarding jest nieunikniony. Wszyscy pragną, aby ich znakomici pracownicy pozostali na zawsze. Ale zmiany się zdarzają, pojawiają się nowe możliwości, a ludzie zmieniają kariery.

Offboarding jest równie ważny jak onboarding. Relacja pracownik-pracodawca trwa także po ostatnim dniu pracownika. Mogą opuszczać firmę, ale będą wciąż wspierać reputację swojej byłej firmy, mówiąc o swoim wcześniejszym stanowisku. A kto wie? Może zadowolony były pracownik poleci świetnego nowego pracownika dzięki swojej dobrej doświadczeniu, albo nawet może wrócić jako bumerang!

Ze względu na wiele ruchomych elementów, proces offboardingu może być chaotyczny. Należy cofnąć różne dostępy do systemu, zwrócić firmowe zasoby i zmierzyć się z górami dokumentacji. To wszystko musi być zrealizowane w ciągu zazwyczaj około dwóch tygodni. Cały proces szybko może przejść od słodko-gorzkiego pożegnania do bólu głowy związanego z listami zadań do wykonania i sprawami logistycznymi.

Chcesz wiedzieć, jak możesz pozbyć się bólu głowy związanych z chaotycznym offboardingiem? Wdrożenie niezawodnej strategii offboardingu z pełnymi szablonami i instrukcjami to właściwy sposób postępowania. Oto jak możesz stworzyć płynne doświadczenie offboardingu.

Czym jest offboarding?

Ścisłe określenie offboardingu to proces, przez który następuje formalne oddzielenie między firmą a pracownikiem. Systemy, dokumentacja, a nawet laptopy muszą zostać odebrane lub zwrócone do firmy. Dla działu kadr często istnieje ogromna lista pozycji do odhaczenia przed ostatnim dniem pracownika. Dla zespołu i menadżera pracownika następuje przekazanie zadań, obowiązków i wiedzy.

Offboarding wiąże się z wieloma zaangażowanymi elementami. W porównaniu do onboardingu, proces offboardingu musi przebiegać w znacznie krótszym czasie, mimo że lista zadań jest podobnej wielkości. Jeśli te elementy nie będą efektywnie śledzone i przechowywane, istnieje ryzyko pominięcia kluczowych zagadnień, zostawienia członków zespołu i klientów w niepewności, lub zdenerwowanego byłego pracownika. Lepiej zagrać na bezpieczną kartę i mieć jasne, uporządkowane doświadczenie offboardingu już od samego początku.

„Offboarding to kluczowy etap cyklu życia pracownika, nie tylko jako okazja do zdobycia informacji, które pomagają nam się uczyć i rozwijać jako organizacja, ale także dlatego, że może to być ostatnie wrażenie, jakie zostawiamy byłym pracownikom Guru.”

- Elyssa Lakin, Starszy Specjalista ds. Operacji Ludzkich w Guru

Dlaczego ważne jest, aby dobrze przeprowadzić offboarding pracownika?

Nie tylko ważne jest, żeby wszystko zostało zrobione podczas offboardingu, ale również żeby było zrobione dobrze. Na końcu procesu odlatujący pracownik powinien czuć się nadal doceniany przez swoją firmę, nawet gdy przechodzi do nowych możliwości.

Płynne przekazanie obowiązków

Podczas gdy zespół może być podekscytowany nową możliwością swojego kolegi, utrata członka zespołu to nieszczęśliwa sytuacja i często może być stresująca. Kto przejmie ich pracę? Jeśli pracują z klientami, jakie informacje o relacjach nie są zapisane, a które są kluczowe dla przechodzenia klientów? Przekazanie obowiązków, pytań i wątpliwości przez kolegów może szybko stać się przytłaczające. Redystrybucja zadań powinna rozpocząć się, gdy pracownik ogłosi swoje odejście.

To dosłownie sytuacja wciągająca wszystkich rąk na pokład

Jeśli potrzebujesz zestawienia właściwych rzeczy do skoncentrowania się na, upewnij się, że koncentrujesz się na tych ważnych kwestiach:

• Poproś ich, aby zrobili porządek z ich obowiązkami, nadchodzącymi projektami, codziennymi zadaniami i wszystkim innym, co mają na talerzu.
• Przekaż tę informację menedżerowi, który będzie mógł zdecydować, które prace należy delegować, a które mogą poczekać aż zespół będzie miał nowego pracownika.
• Daj zespołowi wystarczająco czasu na przystosowanie się do nowych oczekiwań, zadawanie pytań i osiedlenie się w nowych obowiązkach.

Pożegnanie w dobrym tonie

Szczęśliwy pracownik to nie tylko doskonały zasób, gdy pracuje w Twojej firmie. Oni pomagają firmie znacznie dalej niż ich kadencja jako pracowników. Dlaczego? Byli pracownicy, którzy opuszczają firmę w dobrym tonie, przyczyniają się do jej ogólnej reputacji w branży przez słowo uznania. Jeśli Twoja firma ma dobrą reputację, kompletną ze satysfakcjonującym środowiskiem pracy i prostymi procedurami offboardingu, wyróżnisz się wśród potencjalnych doskonałych nowych pracowników.

Brak silosów informacyjnych

Dokumentuj swoją wiedzę od pierwszego dnia. Nikt nie jest obcy frustracjom związanym z utratą dokumentacji lub wiedzy procesowej z powodu silosów informacyjnych. Dzieje się tak, gdy tylko jedna osoba ma jakąś wiedzę i odchodzi z firmy wciąż będąc jedyną osobą posiadającą te informacje. Jednym z największych przeszkód w offboardingu jest zatrzymywanie wiedzy o firmie i utrzymywanie silnych relacji z klientami.

Sytuacja ta stwarza niezrównany ból głowy dla pozostałego zespołu, gdy potrzebują tej informacji, a ta nigdzie nie jest dostępna. W Guru rozwiązujemy ten problem, praktykując to, co głosimy. W naszej firmie powszechną praktyką jest, aby każdy pracownik dokumentował procesy, cele i wytyczne, które ich koledzy mogą potrzebować w przyszłości. Przestrzegaj tej metody w swojej firmie, a twój zespół ci podziękuje, obiecujemy.

Przydatne możliwości uzyskania feedbacku

Większość procesów offboardingu kończy się wywiadem wyjściowym blisko lub w dniu ostatniego pracownika. To twoja szansa na uzyskanie informacji zwrotnej na temat procesu offboardingu, jak i ogólnego doświadczenia pracownika w firmie. Zachęcaj do szczerych recenzji w tym momencie. Wszystko, co mówią pracownicy opuszczający firmę, może zostać wykorzystane do dalszego doskonalenia procesu. Istnieje również szansa, że nie mają niczego innego do powiedzenia, jak tylko pozytywne rzeczy. Jeśli tak jest, uznaj to za dobrze wykonaną pracę.

„Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w swoim procesie offboardingu, zrób to teraz. Nie ma lepszego czasu na wprowadzenie zmian niż wtedy, gdy jest to istotne, a dostarczenie na czas będzie miało natychmiastowy wpływ.”

- Elyssa Lakin, Starszy Specjalista ds. Operacji Ludzkich w Guru

Pozostawia trwałe wrażenie

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, relacja pracownik-pracodawca wykracza daleko poza ostatni dzień pracownika. Reputacja ma znaczenie w każdej branży, a byli pracownicy podtrzymują tę reputację, gdy idą dalej w swojej karierze. Proces offboardingu ma szansę pozostawić trwałe wrażenie na pracownikach, gdy żegnają się z dawną rolą i zespołem.

Dąż do zakończenia, które jest równie satysfakcjonujące jak zakończenie Toy Story 3

Jakie mogą być potencjalne punkty bólu w procesie offboardingu?

Możliwe, że w procesie offboardingu zawsze będą punkty bólu, ale są sposoby na złagodzenie tych bólów głowy. Jasno określone procesy i dobra komunikacja są podstawą klarownego offboardingu. Biorąc pod uwagę powszechne przeszkody podczas rozwijania procesu offboardingu, możesz je rozwiązać, zanim staną się problemami.

Odzyskiwanie aktywów firmy

Jeśli pożyczyłeś laptopa, monitor biurka, klawiaturę lub dowolny dodatkowy sprzęt biurowy, będziesz musiał je odzyskać jako część procesu offboardingu. Aktywa mogą obejmować:

• Identyfikatory
• Laptop
• Monitor
• Mysz i klawiatura
• Firmowe karty kredytowe
• Pojazdy parkingowe
• Firmowe telefony
• Uniformy

Upewnij się, że masz pod ręką główną listę wszystkich aktywów, które zostały przekazane pracownikom w trakcie ich kadencji. Użyj tej listy jako odniesienia do zwrotu tych aktywów.

Usunięcie dostępu do systemu

Cofanie dostępu do systemów może być najbardziej nużącym z procesów. Może to obejmować e-maile, oprogramowanie do zarządzania projektami lub zadaniami i dowolny inny system, który Twoja firma używa w codziennych działaniach. Dobrze jest mieć udokumentowaną procedurę z dokładnymi instrukcjami krok po kroku, jak usunąć dostęp do systemów.

Porada eksperta: Spróbuj zautomatyzować części procesu offboardingu, które nie wymagają ludzkiej uwagi. Świetnym sposobem na to jest współpraca Asany i Guru!

Unikaj przytłoczonego zespołu

Ten wygląd nigdy nie jest dobrym znakiem

Gdy członek zespołu ogłasza swoje odejście, następuje nieuchronny szereg pytań. Koledzy chcą wiedzieć, kto przejmie ich zadania, jak projekty będą realizowane z jedną osobą mniej i kiedy będą mogli powitać nowego pracownika. Aby uniknąć przytłoczenia zespołu, upewnij się, że są informowani o odejściu z możliwie największym wyprzedzeniem. To daje im wystarczająco dużo przestrzeni na zadawanie pytań i ponowne ocenienie procesów przed odejściem ich kolegi.

Utrata wiedzy i doświadczenia

Jest ciężko, gdy członek zespołu odchodzi. Mogą zabrać ze sobą lata doświadczenia i najlepsze praktyki firmy. Zespół traci na wydajności, gdy radzi sobie z wymianą wiedzy i przejściami personalnymi. Każdy członek zespołu musi dostosować się. Najlepiej walczyć z tym, przechowując i dzieląc się wiedzą od pierwszego dnia. Nie zostawiaj swoich członków zespołu w niepewności. Wszyscy zyskują, gdy dokumentujesz i dzielisz się wiedzą.

Jak powinienem przeprowadzić offboarding pracownika?

Teraz zagłębmy się w szczegóły offboardingu. Co dokładnie musisz zrobić, gdy przeprowadzasz offboarding pracownika?

Planuj z wyprzedzeniem, komunikuj się z zespołem i firmą

Komunikacja, komunikacja, komunikacja – im lepsza komunikacja, tym mniej stresu w całym procesie offboardingu. Ustanów kulturę firmy, aby zawsze dawać dużo czasu przed odejściem. Więcej czasu jest zawsze doceniane.

Miej jasny proces komunikacji z zespołem i firmą na temat odejścia pracownika. Jak tylko otrzymasz formalny list rezygnacyjny, że pracownik odchodzi, czas na rozpoczęcie procesu offboardingu. Dwa tygodnie przelecą szybko, więc planuj z wyprzedzeniem, aby złagodzić problemy, zanim się pojawią.

Upewnij się, że wiedza pracownika jest udokumentowana

Niektóre informacje są znane w całej firmie, ale niektóre opierają się na indywidualnych doświadczeniach i osobistych odkryciach dotyczących najlepszych praktyk. Ustanów standard dla odchodzących pracowników, aby oceniali i dokumentowali swoją wiedzę. W ciągu czasu pracownika w firmie zachęcaj do tworzenia dokumentacji i procesów. Uczyń te informacje publicznymi i edytowalnymi.

To tworzy środowisko, w którym wiele umysłów współpracuje, aby ustanowić proces, który dobrze działa dla wszystkich. Wymiana wiedzy jest kluczowa, aby procesy działały sprawnie. Gdy ktoś opuszcza firmę i zabiera ze sobą ważną wiedzę, cały zespół na tym traci.

W Guru wygląda to tak, że zapewniamy, że odchodzący pracownik nie jest jedyną osobą odpowiedzialną za swoje Karty. Powinni zrobić porządek ze swoimi obowiązkami związanymi z Kartami i rozdzielić je między zespół. Różne typy użytkowników będą miały różne potrzeby związane z procesem zakończenia współpracy. Dzięki przechowywaniu tych potrzeb związanych z zakończeniem współpracy jako wiedzy, cały proces może przebiegać bez pytań i opóźnień.

Przeprowadź rozmowę kwalifikacyjną przy wyjściu

Rozmowa kwalifikacyjna przy wyjściu jest jednym z ostatnich kroków w procesie zakończenia współpracy. Tutaj HR lub menedżerowie mogą zadawać pytania dotyczące doświadczeń pracownika podczas pracy w firmie oraz dlaczego zdecydował się odejść. Rozważ zadanie niektórych z poniższych pytań:

• Dlaczego zaczęliście szukać nowej pracy?
• Co skłoniło Cię do przyjęcia nowej pozycji?
• Czy czujesz się gotowy do dobrze wykonywania swojej nowej pracy?
• Jakie masz zdanie o kulturze naszej firmy?
• Gdybyś mógł coś zmienić w pracy lub firmie, co by to było?
• Czy byłeś zadowolony z swojego menedżera i zespołu tutaj?

Wskazówka: Zawsze warto mieć głównego rozmówcę i osobę prowadzącą notatki podczas rozmowy kwalifikacyjnej przy wyjściu. To rzadka okazja, aby zarejestrować opinie. Sporządzanie szczegółowych notatek pozwala uchwycić użyteczne informacje tak dokładnie, jak to możliwe.

Te pytania mogą rzucić światło na doświadczenia pracownika w organizacji. Jeśli mają rekomendacje dotyczące poprawy, weź je pod uwagę. Jeśli mają wyłącznie wspaniałe rzeczy do powiedzenia o swoim doświadczeniu, świetna robota.

Jak Guru pomaga w procesie zakończenia współpracy?

W Guru stosujemy prosty zestaw kroków, aby skutecznie zakończyć współpracę z pracownikami. Pracownik, jego menedżer, dział IT, dział finansowy i zespół ds. ludzi mają wszyscy rolę do odegrania w procesie zakończenia współpracy. Guru działa na podstawie zestawu wstępnie zbudowanych kart, które pełnią rolę wskazówek dotyczących płynnego odejścia członka zespołu. Trzymamy karty na wyciągnięcie ręki, aby usprawnić proces, łatwo uzyskać dostęp do informacji o zakończeniu współpracy i dzielić się wiedzą między zespołem ds. ludzi a odchodzącym pracownikiem. Co więc powinieneś mieć w zasięgu ręki?

• Procedury zakończenia współpracy, w tym zadania dla wszystkich zaangażowanych stron
• Szablony e-maili dla odchodzących pracowników
• Zaproszenia na kalendarz rozmowy kwalifikacyjnej przy wyjściu
• Szablony i wytyczne rozmowy kwalifikacyjnej przy wyjściu
• Linki do szablonu zakończenia współpracy w Asanie

Wskazówka: Narzędzia są twoim przyjacielem, gdy chcemy pozostać zorganizowani podczas procesu zakończenia współpracy. Użyj systemu zarządzania projektami wraz z systemem zarządzania wiedzą, takim jak Guru, aby śledzić postęp zakończenia współpracy z pracownikiem.

Kto bierze udział w zakończeniu współpracy w Guru?

Zakończenie współpracy to praca zespołowa

Odchodzący pracownik, jego menedżer i zespół ds. ludzi mają wszyscy rolę w procesie zakończenia współpracy. Zestaw prywatnych kart w Guru utrzymywanych przez zespół ds. ludzi pomaga w zakończeniu współpracy. Oto czym zajmuje się każda strona:

Menedżer

Menedżer natychmiast zacznie pracować nad planem przejścia z odchodzącym pracownikiem i określi sprawiedliwą redystrybucję ich zadań w zespole. Stworzy listę narzędzi do odcięcia dostępu i przeprowadzi podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej przy wyjściu z zespołem ds. ludzi.

Odchodzący członek zespołu

Pierwszym krokiem dla odchodzącego członka zespołu jest wysłanie formalnego listu rezygnacyjnego do zespołu ds. ludzi. Po tym zaczynają pracować nad przejściem swoich zadań z menedżerem i kolegami z zespołu. Dostęp do systemów, w których byli użytkownikami, zostanie cofnięty. Przeniosą także odpowiedzialność za karty Guru. Na koniec będą mieli rozmowę kwalifikacyjną przy wyjściu z zespołem ds. ludzi.

Zespół ds. ludzi

Członkowie zespołu ds. ludzi Guru mają szablon Asany, który jest kopiowany i przydzielany po ogłoszeniu odejścia członka zespołu. Wyślą list do odchodzącego pracownika z ważnymi informacjami na temat jego przejścia, zaplanują rozmowę kwalifikacyjną przy wyjściu oraz powiadomią działy IT, finansów i talentów o jego odejściu.

Jak Guru korzysta z systemów, aby zakończyć współpracę z pracownikami?

Posiadanie szablonów zakończenia współpracy pod ręką zawsze będzie przydatne, kiedy będzie trzeba zakończyć współpracę z pracownikiem. Narzędzia i systemy, takie jak Guru i twój program do zarządzania projektami, usprawnią cały proces.

Kiedy pracownik Guru ogłasza swoje odejście, pierwszym krokiem jest rozpoczęcie serii zadań w Asanie. Wprowadzamy ostateczną datę pracownika do szablonu zadań, a Asana przypisuje terminy wykonania wszystkich zadań związanych z zakończeniem współpracy, aby zapewnić ich terminowe wykonanie. Każde zadanie ma krótki tytuł z terminem wykonania i linkami do powiązanych kart Guru w opisie zadania dla łatwej referencji.

Przechowujemy również informacje dla współpracowników odchodzącego członka zespołu. Karty Guru, takie jak “Czego się spodziewać, gdy jeden z twoich członków zespołu rezygnuje?” wspierają zespół w zarządzaniu przejęciem odpowiedzialności. Odchodzący członkowie zespołu są zachęcani do dzielenia się wszystkimi informacjami, które uznają za istotne, mogą to być wszystko, od najlepszych praktyk projektowych po rekomendacje restauracji w wybranym mieście.

Pożegnanie z kolegą jest gorzki-słodkie. Odchodzący pracownik powinien spędzić większość swoich ostatnich dwóch tygodni w firmie, ciesząc się czasem z kolegami i wspominając wszystko, co osiągnęli. Niech Guru ułatwi twój proces zakończenia współpracy.