Czy twoja drużyna cierpi na przypadek przeciążenia informacyjnego? Niech Guru nauczy cię, jak skutecznie zarządzać informacjami i wrócić na właściwe tory.
Nie potrafisz dokładnie tego określić, ale nagle wydaje się, że twoja drużyna jest trochę... dziwna. Niektórzy ludzie mówią, że czują się jakby wpadali w mgłę mózgową, gdy muszą pracować. Inni czują się sfrustrowani, a kilku nawet powiedziało, że boją się słyszeć o nowych projektach.
Możesz przypuszczać, że ludzie czują się przepracowani, ale problem jest znacznie głębszy. Widzieliśmy ten problem w wielu firmach i wiemy, co powoduje kłopoty: twoi współpracownicy i pracownicy zmagają się z poważnym przypadkiem przeciążenia informacyjnego.
Star Trek: TNG miało rację, to wygląda dokładnie tak jak to
Problem przeciążenia informacyjnego
Przeciążenie informacyjne to dokładnie to, co brzmi: ludzie są bombardowani zarówno istotnymi, jak i nieistotnymi informacjami. Ogromna ilość informacji, z którą się spotykają, może utrudniać podejmowanie decyzji lub nawet zrozumienie, co im przedstawia.
Bertram Gross, profesor nauk politycznych w Hunter College, po raz pierwszy użył tego terminu w swoim artykule Zarządzanie organizacjami w 1964 roku. Ten termin może być stary, ale jasne jest, że żyjemy w czasach szczytowego przeciążenia informacyjnego. Jeżeli problem był powszechny już w latach 60., wyobraź sobie, jak to wygląda i jak się czujesz w naszej epoce „zawsze połączonego” internetu.
Czerwcowe badanie z 2020 roku wykazało, że na całym świecie prawie 45% pracowników mówi, że źródła informacji, które sprawdzają codziennie, wzrosły w ciągu ostatnich 5 lat. Na dodatek prawie jedna trzecia pracowników na całym świecie mówi, że ten nadmiar informacji sprawia, że czują się bardziej zestresowani w pracy.
Skutki przeciążenia informacyjnego w pracy mogą wpłynąć na każdy aspekt twojej firmy. Pracownicy czują się mniej zadowoleni ze swojej pracy. Zaczynają mieć problemy z koncentracją, popełniają więcej błędów i czują, że nie mogą podejmować decyzji. W rzeczywistości niektórzy spekulują, że „Wielka Rezygnacja” jest tak naprawdę „Wielką Niezadowoleniem”. Stały strumień informacji doprowadził niektórych ludzi do punktu krytycznego, a oni decydują się opuścić swoje prace, aby znaleźć trochę spokoju.
Dwie skuteczne strategie walki z przeciążeniem informacyjnym w pracy
Możemy być bombardowani nieskończoną ilością informacji, ale nie powinniśmy spodziewać się, że napływ danych wkrótce zwolni. Przy tak wielu współczesnych zawodach zależnych od zbierania i analizy danych, krytycznego myślenia oraz rozwiązywania problemów, ten pozornie nieskończony strumień informacji jest ważny.
Dlatego najlepszym sposobem na walkę z przeciążeniem jest myślenie o proaktywnych sposobach radzenia sobie z tym.
Nie możemy obiecać, że przestaniesz otrzymywać SMS-y po godzinach lub że nigdy nie będziesz zasypany wiadomościami na Slacku, gdy próbujesz skupić się na pracy. Ale jeśli zaczniesz stosować niektóre z tych sugestii, być może uda ci się zamienić ten hydrant informacji w coś bardziej znośnego.
Ta postawa jest wymagana w pracy
1. Zachowaj ostrożność jeśli chodzi o swój czas
Kiedy masz zalew maili do odpowiedzi, kalendarz pełen spotkań oraz wiele projektów i współpracowników, którzy potrzebują twojej uwagi, musisz stać się strażnikiem swojego czasu. Umiejętności zarządzania czasem są absolutnie kluczowe do walki z przeciążeniem informacyjnym.
Praca nagle przekształca się z proaktywnej w reaktywną, gdy nie możesz odpowiednio zarządzać swoim czasem. Uniknij tego powszechnego problemu, skupiając się na najlepszym sposobie zarządzania czasem, który masz.
Przypisz limit czasu do określonych zadań, aby móc przejść do następnych i uniknąć „kręcenia się w koło”, gdy utkniesz. Stwórz własny codzienny harmonogram i priorytetyzuj zadania według ważności, pilności i dostępnych zasobów.
Reese Witherspoon wie, jak docenić dobry system zarządzania wiedzą
2. Przyjmij zarządzanie wiedzą
Wewnętrzna organizacja wiedzy jest absolutnie kluczowa dla firm. Każdy powinien mieć łatwy dostęp do wszelkich informacji, których potrzebuje, aby wykonać swoją pracę. Dlatego jesteśmy zdecydowanymi zwolennikami wprowadzenia zarządzania wiedzą w miejscu pracy.
Zarządzanie wiedzą można zdefiniować jako dowolny system, który pomaga ludziom w firmie lub organizacji tworzyć, dystrybuować, uzyskiwać dostęp i aktualizować informacje. Prawdziwy system zarządzania wiedzą nie tylko obejmuje tworzenie nowych struktur folderów lub konwencji nazewnictwa dla plików (choć to dobry początek). Chociaż dostęp i organizacja są ważnymi pierwszymi krokami w przyjęciu zarządzania wiedzą, same te dwie nie są wystarczające. Potrzebujesz także mechanizmu do przekazywania odpowiedniej wiedzy właściwym osobom w odpowiednim czasie. To właśnie tam dzieje się prawdziwa magia zarządzania wiedzą.
Poświęć czas na szkolenie wszystkich, od poszczególnych pracowników po menedżerów, aby zrozumieli najlepszy sposób korzystania oraz rozwijania swojego systemu zarządzania wiedzą. Pracuj ciężko, aby stworzyć kulturę firmy, która nie tylko praktykuje zarządzanie wiedzą, ale również je przyjmuje.
Inne spojrzenie na zarządzanie wiedzą może przynieść pośrednie korzyści, o których mogłeś nie pomyśleć. Eksperci w danej dziedzinie (SMEs) mogą czuć się upoważnieni i doceniani w pracy oraz uzyskać zasłużony odpoczynek od „naciśnięć na ramię”. Wiedza eksperta może spływać w dół i pomagać w przekazywaniu tych dobrych wibracji innym ludziom w ich zespołach.
Korzyści nie kończą się na pojedynczych pracownikach. Organizacje również mogą czerpać transformacyjne korzyści z zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co by się stało, gdyby pracownicy mieli możliwość skoncentrowania się na pracy, czuli się upoważnieni do wykonywania swoich zadań i w miarę możliwości odzyskiwali trochę czasu dla siebie.
Ponieważ ludzie mają bardziej autonomiczny harmonogram, mają teraz wiele elastyczności i czasu na pracę. Nagle wszyscy mają wiedzę potrzebną do wykonywania swoich zadań, a twoi przytłoczeni pracownicy nagle przeistaczają się w ludzi, którzy naprawdę są szczęśliwi, że idą do pracy następnego dnia. Jeśli szukałeś poważnej poprawy organizacyjnej, inwestowanie w zarządzanie wiedzą może być tym, czego potrzebujesz.
Chcesz się nauczyć, jak zbudować wewnętrzny system zarządzania wiedzą, który pokochają twoi pracownicy? Sprawdź nasz post instruktażowy na ten temat.
Zbierz to wszystko razem
Jeśli nauczyłeś się czegokolwiek o walce z przeciążeniem informacyjnym w pracy, to to, że jest czas i miejsce na wszystko, a nie powinno to być w twojej skrzynce odbiorczej (ani na Slacku, Teams, ani twoim preferowanym narzędziu komunikacyjnym).
Jednym z najczęstszych źródeł przeciążenia jest sama ilość kanałów komunikacyjnych i narzędzi, których używamy do wykonania naszej pracy. Zamiast próbować ograniczyć pomocne narzędzia, których używasz w pracy, skoncentruj się na znalezieniu sposobu na uczynienie ich bardziej dostępnymi i umożliwienie lepszego ich wykorzystania.
Pamiętaj, że wiedza jest dobra tylko wtedy, gdy jest używana. Będziesz potrzebować narzędzia, które ma zdolność wplecenia wiedzy w przepływy pracy ludzi, gdy jest to najważniejsze. A takie, które integruje się z twoim najczęściej używanym oprogramowaniem, jest jeszcze lepsze.
Chcesz wiedzieć, gdzie znaleźć narzędzie, które może zrobić to wszystko? Sprawdź Guru.
Nie potrafisz dokładnie tego określić, ale nagle wydaje się, że twoja drużyna jest trochę... dziwna. Niektórzy ludzie mówią, że czują się jakby wpadali w mgłę mózgową, gdy muszą pracować. Inni czują się sfrustrowani, a kilku nawet powiedziało, że boją się słyszeć o nowych projektach.
Możesz przypuszczać, że ludzie czują się przepracowani, ale problem jest znacznie głębszy. Widzieliśmy ten problem w wielu firmach i wiemy, co powoduje kłopoty: twoi współpracownicy i pracownicy zmagają się z poważnym przypadkiem przeciążenia informacyjnego.
Star Trek: TNG miało rację, to wygląda dokładnie tak jak to
Problem przeciążenia informacyjnego
Przeciążenie informacyjne to dokładnie to, co brzmi: ludzie są bombardowani zarówno istotnymi, jak i nieistotnymi informacjami. Ogromna ilość informacji, z którą się spotykają, może utrudniać podejmowanie decyzji lub nawet zrozumienie, co im przedstawia.
Bertram Gross, profesor nauk politycznych w Hunter College, po raz pierwszy użył tego terminu w swoim artykule Zarządzanie organizacjami w 1964 roku. Ten termin może być stary, ale jasne jest, że żyjemy w czasach szczytowego przeciążenia informacyjnego. Jeżeli problem był powszechny już w latach 60., wyobraź sobie, jak to wygląda i jak się czujesz w naszej epoce „zawsze połączonego” internetu.
Czerwcowe badanie z 2020 roku wykazało, że na całym świecie prawie 45% pracowników mówi, że źródła informacji, które sprawdzają codziennie, wzrosły w ciągu ostatnich 5 lat. Na dodatek prawie jedna trzecia pracowników na całym świecie mówi, że ten nadmiar informacji sprawia, że czują się bardziej zestresowani w pracy.
Skutki przeciążenia informacyjnego w pracy mogą wpłynąć na każdy aspekt twojej firmy. Pracownicy czują się mniej zadowoleni ze swojej pracy. Zaczynają mieć problemy z koncentracją, popełniają więcej błędów i czują, że nie mogą podejmować decyzji. W rzeczywistości niektórzy spekulują, że „Wielka Rezygnacja” jest tak naprawdę „Wielką Niezadowoleniem”. Stały strumień informacji doprowadził niektórych ludzi do punktu krytycznego, a oni decydują się opuścić swoje prace, aby znaleźć trochę spokoju.
Dwie skuteczne strategie walki z przeciążeniem informacyjnym w pracy
Możemy być bombardowani nieskończoną ilością informacji, ale nie powinniśmy spodziewać się, że napływ danych wkrótce zwolni. Przy tak wielu współczesnych zawodach zależnych od zbierania i analizy danych, krytycznego myślenia oraz rozwiązywania problemów, ten pozornie nieskończony strumień informacji jest ważny.
Dlatego najlepszym sposobem na walkę z przeciążeniem jest myślenie o proaktywnych sposobach radzenia sobie z tym.
Nie możemy obiecać, że przestaniesz otrzymywać SMS-y po godzinach lub że nigdy nie będziesz zasypany wiadomościami na Slacku, gdy próbujesz skupić się na pracy. Ale jeśli zaczniesz stosować niektóre z tych sugestii, być może uda ci się zamienić ten hydrant informacji w coś bardziej znośnego.
Ta postawa jest wymagana w pracy
1. Zachowaj ostrożność jeśli chodzi o swój czas
Kiedy masz zalew maili do odpowiedzi, kalendarz pełen spotkań oraz wiele projektów i współpracowników, którzy potrzebują twojej uwagi, musisz stać się strażnikiem swojego czasu. Umiejętności zarządzania czasem są absolutnie kluczowe do walki z przeciążeniem informacyjnym.
Praca nagle przekształca się z proaktywnej w reaktywną, gdy nie możesz odpowiednio zarządzać swoim czasem. Uniknij tego powszechnego problemu, skupiając się na najlepszym sposobie zarządzania czasem, który masz.
Przypisz limit czasu do określonych zadań, aby móc przejść do następnych i uniknąć „kręcenia się w koło”, gdy utkniesz. Stwórz własny codzienny harmonogram i priorytetyzuj zadania według ważności, pilności i dostępnych zasobów.
Reese Witherspoon wie, jak docenić dobry system zarządzania wiedzą
2. Przyjmij zarządzanie wiedzą
Wewnętrzna organizacja wiedzy jest absolutnie kluczowa dla firm. Każdy powinien mieć łatwy dostęp do wszelkich informacji, których potrzebuje, aby wykonać swoją pracę. Dlatego jesteśmy zdecydowanymi zwolennikami wprowadzenia zarządzania wiedzą w miejscu pracy.
Zarządzanie wiedzą można zdefiniować jako dowolny system, który pomaga ludziom w firmie lub organizacji tworzyć, dystrybuować, uzyskiwać dostęp i aktualizować informacje. Prawdziwy system zarządzania wiedzą nie tylko obejmuje tworzenie nowych struktur folderów lub konwencji nazewnictwa dla plików (choć to dobry początek). Chociaż dostęp i organizacja są ważnymi pierwszymi krokami w przyjęciu zarządzania wiedzą, same te dwie nie są wystarczające. Potrzebujesz także mechanizmu do przekazywania odpowiedniej wiedzy właściwym osobom w odpowiednim czasie. To właśnie tam dzieje się prawdziwa magia zarządzania wiedzą.
Poświęć czas na szkolenie wszystkich, od poszczególnych pracowników po menedżerów, aby zrozumieli najlepszy sposób korzystania oraz rozwijania swojego systemu zarządzania wiedzą. Pracuj ciężko, aby stworzyć kulturę firmy, która nie tylko praktykuje zarządzanie wiedzą, ale również je przyjmuje.
Inne spojrzenie na zarządzanie wiedzą może przynieść pośrednie korzyści, o których mogłeś nie pomyśleć. Eksperci w danej dziedzinie (SMEs) mogą czuć się upoważnieni i doceniani w pracy oraz uzyskać zasłużony odpoczynek od „naciśnięć na ramię”. Wiedza eksperta może spływać w dół i pomagać w przekazywaniu tych dobrych wibracji innym ludziom w ich zespołach.
Korzyści nie kończą się na pojedynczych pracownikach. Organizacje również mogą czerpać transformacyjne korzyści z zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co by się stało, gdyby pracownicy mieli możliwość skoncentrowania się na pracy, czuli się upoważnieni do wykonywania swoich zadań i w miarę możliwości odzyskiwali trochę czasu dla siebie.
Ponieważ ludzie mają bardziej autonomiczny harmonogram, mają teraz wiele elastyczności i czasu na pracę. Nagle wszyscy mają wiedzę potrzebną do wykonywania swoich zadań, a twoi przytłoczeni pracownicy nagle przeistaczają się w ludzi, którzy naprawdę są szczęśliwi, że idą do pracy następnego dnia. Jeśli szukałeś poważnej poprawy organizacyjnej, inwestowanie w zarządzanie wiedzą może być tym, czego potrzebujesz.
Chcesz się nauczyć, jak zbudować wewnętrzny system zarządzania wiedzą, który pokochają twoi pracownicy? Sprawdź nasz post instruktażowy na ten temat.
Zbierz to wszystko razem
Jeśli nauczyłeś się czegokolwiek o walce z przeciążeniem informacyjnym w pracy, to to, że jest czas i miejsce na wszystko, a nie powinno to być w twojej skrzynce odbiorczej (ani na Slacku, Teams, ani twoim preferowanym narzędziu komunikacyjnym).
Jednym z najczęstszych źródeł przeciążenia jest sama ilość kanałów komunikacyjnych i narzędzi, których używamy do wykonania naszej pracy. Zamiast próbować ograniczyć pomocne narzędzia, których używasz w pracy, skoncentruj się na znalezieniu sposobu na uczynienie ich bardziej dostępnymi i umożliwienie lepszego ich wykorzystania.
Pamiętaj, że wiedza jest dobra tylko wtedy, gdy jest używana. Będziesz potrzebować narzędzia, które ma zdolność wplecenia wiedzy w przepływy pracy ludzi, gdy jest to najważniejsze. A takie, które integruje się z twoim najczęściej używanym oprogramowaniem, jest jeszcze lepsze.
Chcesz wiedzieć, gdzie znaleźć narzędzie, które może zrobić to wszystko? Sprawdź Guru.
