How to Improve Security For Business Communications
Jak myślisz, jakie jest największe ryzyko bezpieczeństwa w pracy? Nasi przyjaciele z Dialpad wiedzą, jak możesz uczynić swoją pracę i komunikację bardziej bezpiecznymi.
W cyfrowej erze, w której teraz żyjemy, bezpieczeństwo Twojego biznesu to coś znacznie więcej niż sejfy i zamykanie drzwi biurowych. Tak jak nasze dane i informacje osobiste, zagrożenia i ryzyka bezpieczeństwa również przeniosły się do Internetu. Może być trudno je zidentyfikować, często umykają one uwadze i mogą mieć potencjalnie katastrofalne implikacje dla Twojego biznesu. Jednak można im zapobiec, a często jest całkiem prosto ustawić solidne zabezpieczenia przed naruszeniem danych.
Zestawienia zabezpieczeń dla Twoich komunikacji, w tym zarządzania urządzeniami mobilnymi, oprogramowania do wideokonferencji i systemów w chmurze, nie tylko pozwalają Twojemu zespołowi pracować skutecznie i wspólnie, ale również zapewniają bezpieczeństwo i ochronę podczas ich pracy. Wiele aplikacji i programów komunikacyjnych już ma zintegrowane funkcje bezpieczeństwa, wystarczy tylko wiedzieć, co i gdzie znajdują się w nich.
Ale od czego zacząć? Jak możesz zapewnić, że bezpieczeństwo Twojej komunikacji jest wszechstronne i najwyższej jakości? W komunikacji biznesowej jest tak wiele elementów, że może być trudno sprawdzić i chronić każdy z nich. Jest to szczególnie niepokojące, ponieważ 95% naruszeń bezpieczeństwa w cyberprzestrzeni jest spowodowanych błędami ludzkimi.
Jednak, wprowadzając następujące ulepszenia, możesz zwiększyć bezpieczeństwo swojej komunikacji biznesowej i zredukować wszelkie podatności.
Zrób przegląd funkcji zabezpieczeń i oprogramowania, które Twoja firma już wykorzystuje. Pomoże to stworzyć obraz tego, co już masz do dyspozycji, lub może nawet wznieść kilka pytań z Twojej strony. Na przykład, jak bezpieczne są Twoje technologie do wideokonferencji? Co zawierają ich polityki ochrony danych?
Zapisz wszystkie aplikacje komunikacyjne i programy, których używa Twoja firma i przeanalizuj je - jak zapewniają bezpieczeństwo Twoich danych, jakie mają zabezpieczenia oraz czy mają funkcje, które możesz jeszcze wykorzystać do poprawy ich bezpieczeństwa. Może się to wydawać żmudne, ale dopóki nie wiesz, co masz, nie możesz tego poprawić. Może to również zacząć ujawniać, czego Ci brakuje oraz łatwe sposoby na natychmiastowe poprawienie bezpieczeństwa.
Przeszkol swoich pracowników
W przypadku Twoich pracowników, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o podstawowe szkolenie z zakresu bezpieczeństwa. Od ustawiania bezpiecznych haseł, przez rozpoznawanie, które dane należy chronić, po dzielenie się wrażliwymi informacjami tylko w celach informacyjnych, wszystko to może stanowić fundament bezpiecznego zarządzania wiedzą w Twoim biznesie. W końcu, zdrowy rozsądek nie jest tak powszechny, jak myślisz.
Twoi pracownicy nie zajdą daleko, nieuchronnie używając jakieś formy komunikacji biznesowej, więc ważne jest, aby wiedzieli, co mogą zrobić, aby się chronić. Od planowania swoich rutyn pisania w internetowym kalendarzu, po organizowanie spotkań zespołowych, to wszystko jest częścią Twojej komunikacji. Upewnij się, że wiedzą, jakie procesy są wprowadzane i dlaczego bezpieczeństwo ma znaczenie w ich roli, pomagając zrozumieć, w jaki sposób mogą poprawić i utrzymać bezpieczną komunikację.
Sprawdź lokalne przepisy
Na całym świecie przepisy dotyczące danych i bezpieczeństwa znacznie się różnią, więc upewnij się, że znasz przepisy obowiązujące w Twoim biznesie. Jeśli Twoja firma działa w wielu regionach, najlepszą praktyką jest upewnienie się, że wszystkie oddziały przestrzegają nawet najostrzejszych wymagań dotyczących bezpieczeństwa, dbając o zrobienie tego za Ciebie. Dotyczy to nie tylko zgodności z DevSecOps, ale wszystkich w Twoim biznesie.
Upewnienie się, że Twoja firma traktuje te przepisy jako minimalne, poprawia również niezawodność i wiarygodność Twojego biznesu. Klienci są znacznie bardziej skłonni współpracować z firmami, o których wiedzą, że dbają o ich dane i przestrzegają przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych. Niezależnie od tego, czy organizujesz bezpieczne wideorozmowy lub szyfrowane wiadomości, klienci chcą wiedzieć, że ich dane nie są dostępne dla każdego i że dbasz o ich ochronę.
Szyfrowanie end-to-end
Kolejnym naprawdę prostym sposobem na poprawę bezpieczeństwa komunikacji w biznesie jest zapewnienie, że wszystkie kanały komunikacji są szyfrowane end-to-end. Mówiąc prosto, oznacza to, że wiadomości, które wysyłasz, mogą być odbierane i odczytywane tylko przez tych, do których je wysyłasz. To zapobiega przechwyceniu przez osoby trzecie, szyfrując komunikację zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy.
Istnieje wiele aplikacji i programów oferujących ochronę end-to-end, niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomości tekstowe, notatki głosowe, pliki czy dokumenty, dlatego warto poświęcić trochę czasu na badania i znalezienie ustawienia wewnętrznej komunikacji, które odpowiadają potrzebom Twojego biznesu.
Kiedy jest tak łatwo dostępne jako opcja zabezpieczeń, ma sens chronienie swoich danych, niezależnie od formatu, w którym je wysyłasz.
Automatyczne usuwanie po przeczytaniu
Posiadanie tej funkcji pozwala na automatyczne usuwanie Twoich e-maili i wiadomości - albo natychmiast po przeczytaniu, albo po określonym czasie. To nie tylko może pomóc w oczyszczeniu skrzynek odbiorczych, ale także zminimalizować informacje, do których może uzyskać dostęp haker, jeśli wejdzie w posiadanie Twoich e-maili. To powinno być częścią zwykłych praktyk bezpieczeństwa Twoich pracowników, jednak automatyzacja procesu usuwania wiadomości, nawet z wykorzystaniem automatyzacji procesów robotycznych, czyni to jeszcze łatwiejszym.
Podobnie, niektóre programy lub aplikacje umożliwiają usuwanie komunikacji zarówno z odbiorcy, jak i nadawcy. To może uczynić dane jeszcze bezpieczniejszymi i skutecznie usunąć wszystkie ich ślady w danej platformie. Ważne jest, aby nie być zbyt beztroskim w tym względzie - w zależności od tego, co używasz, może być możliwe, że inni mogą skopiować wiadomość, co nie zostanie usunięte przez Twoje usunięcie. Jednak, powiadomienia o zrzutach ekranu są również dostępne, aby poinformować Cię, gdy to się zdarzy.
Planuj na wypadek naruszeń
Choć te wskazówki pomagają Ci ich uniknąć, czasem zdarzają się błędy i naruszenia danych mogą wystąpić. Jak zarządzasz tymi sytuacjami, to coś, co warto przemyśleć wcześniej, aby upewnić się, że operacja czyszczenia jest szybka i skuteczna. Bycie transparentnym z klientami i pracownikami w kwestii naruszenia może pomóc w utrzymaniu zaufania, zapewniając ich, że podejmujesz działania, aby odzyskać kontrolę nad danymi.
Posiadanie planu na najgorszy scenariusz może również pomóc zidentyfikować obszary Twojego biznesu, które można łatwo zabezpieczyć. Może to skłonić do zbadania rozwiązań hostowanych centrów kontaktowych lub alternatywnych typów komunikacji biznesowej. Dostępne plany mogą również przynieść Twojemu biznesowi przejrzystość i koncentrację w przypadku naruszenia. Pomaga to zidentyfikować i zminimalizować zakres naruszeń, zmniejszając ich ciężkość.
Zabezpiecz swoją komunikację już dziś
Jedną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest to, że bezpieczeństwo danych i informacji ciągle się ewoluuje, a to, że raz zabezpieczyłeś swoją firmę, nie chroni jej na całe życie. W miarę jak technologia i oprogramowanie wciąż się rozwijają, będą pojawiać się lepsze sposoby ochrony komunikacji Twojego biznesu, ale także nowe sposoby, w jakie ludzie mogą je naruszyć. Te cyberataki mogą być nie tylko niebezpieczne, ale i kosztowne, ponieważ organizacje wydają 3,86 miliona dolarów na odzyskiwanie po incydentach bezpieczeństwa.
Jednak możesz zaoszczędzić sobie kłopotu i pieniędzy, przeprowadzając proste kontrole, przeglądy i utrzymując zabezpieczenia na bieżąco. Jest bardzo prawdopodobne, że już masz część rozwiązań wdrożonych i inne programy, które po prostu potrzebują trochę troski i uwagi, aby zwiększyć swoje bezpieczeństwo. Regularnie sprawdzaj bezpieczeństwo swojej komunikacji, przestrzegając wszelkich nowych wytycznych lub regulacji, aby zapobiegać naruszeniom i zapoznając się z wszelkimi aktualizacjami bezpieczeństwa, jakie mogą być dostępne.
Mam nadzieję, że to może być punktem wyjścia do sprawdzania i poprawiania bezpieczeństwa komunikacji w Twoim biznesie. To nie jest wyczerpująca lista, a wiele innych funkcji i środków może być pomocnych dla Twojego biznesu. Niemniej jednak to dobra baza wyjściowa, a jeśli z pełnym zaufaniem zaznaczysz te rekomendacje, jesteś na dobrej drodze do zabezpieczonej komunikacji i chronionych danych.
W cyfrowej erze, w której teraz żyjemy, bezpieczeństwo Twojego biznesu to coś znacznie więcej niż sejfy i zamykanie drzwi biurowych. Tak jak nasze dane i informacje osobiste, zagrożenia i ryzyka bezpieczeństwa również przeniosły się do Internetu. Może być trudno je zidentyfikować, często umykają one uwadze i mogą mieć potencjalnie katastrofalne implikacje dla Twojego biznesu. Jednak można im zapobiec, a często jest całkiem prosto ustawić solidne zabezpieczenia przed naruszeniem danych.
Zestawienia zabezpieczeń dla Twoich komunikacji, w tym zarządzania urządzeniami mobilnymi, oprogramowania do wideokonferencji i systemów w chmurze, nie tylko pozwalają Twojemu zespołowi pracować skutecznie i wspólnie, ale również zapewniają bezpieczeństwo i ochronę podczas ich pracy. Wiele aplikacji i programów komunikacyjnych już ma zintegrowane funkcje bezpieczeństwa, wystarczy tylko wiedzieć, co i gdzie znajdują się w nich.
Ale od czego zacząć? Jak możesz zapewnić, że bezpieczeństwo Twojej komunikacji jest wszechstronne i najwyższej jakości? W komunikacji biznesowej jest tak wiele elementów, że może być trudno sprawdzić i chronić każdy z nich. Jest to szczególnie niepokojące, ponieważ 95% naruszeń bezpieczeństwa w cyberprzestrzeni jest spowodowanych błędami ludzkimi.
Jednak, wprowadzając następujące ulepszenia, możesz zwiększyć bezpieczeństwo swojej komunikacji biznesowej i zredukować wszelkie podatności.
Zrób przegląd funkcji zabezpieczeń i oprogramowania, które Twoja firma już wykorzystuje. Pomoże to stworzyć obraz tego, co już masz do dyspozycji, lub może nawet wznieść kilka pytań z Twojej strony. Na przykład, jak bezpieczne są Twoje technologie do wideokonferencji? Co zawierają ich polityki ochrony danych?
Zapisz wszystkie aplikacje komunikacyjne i programy, których używa Twoja firma i przeanalizuj je - jak zapewniają bezpieczeństwo Twoich danych, jakie mają zabezpieczenia oraz czy mają funkcje, które możesz jeszcze wykorzystać do poprawy ich bezpieczeństwa. Może się to wydawać żmudne, ale dopóki nie wiesz, co masz, nie możesz tego poprawić. Może to również zacząć ujawniać, czego Ci brakuje oraz łatwe sposoby na natychmiastowe poprawienie bezpieczeństwa.
Przeszkol swoich pracowników
W przypadku Twoich pracowników, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o podstawowe szkolenie z zakresu bezpieczeństwa. Od ustawiania bezpiecznych haseł, przez rozpoznawanie, które dane należy chronić, po dzielenie się wrażliwymi informacjami tylko w celach informacyjnych, wszystko to może stanowić fundament bezpiecznego zarządzania wiedzą w Twoim biznesie. W końcu, zdrowy rozsądek nie jest tak powszechny, jak myślisz.
Twoi pracownicy nie zajdą daleko, nieuchronnie używając jakieś formy komunikacji biznesowej, więc ważne jest, aby wiedzieli, co mogą zrobić, aby się chronić. Od planowania swoich rutyn pisania w internetowym kalendarzu, po organizowanie spotkań zespołowych, to wszystko jest częścią Twojej komunikacji. Upewnij się, że wiedzą, jakie procesy są wprowadzane i dlaczego bezpieczeństwo ma znaczenie w ich roli, pomagając zrozumieć, w jaki sposób mogą poprawić i utrzymać bezpieczną komunikację.
Sprawdź lokalne przepisy
Na całym świecie przepisy dotyczące danych i bezpieczeństwa znacznie się różnią, więc upewnij się, że znasz przepisy obowiązujące w Twoim biznesie. Jeśli Twoja firma działa w wielu regionach, najlepszą praktyką jest upewnienie się, że wszystkie oddziały przestrzegają nawet najostrzejszych wymagań dotyczących bezpieczeństwa, dbając o zrobienie tego za Ciebie. Dotyczy to nie tylko zgodności z DevSecOps, ale wszystkich w Twoim biznesie.
Upewnienie się, że Twoja firma traktuje te przepisy jako minimalne, poprawia również niezawodność i wiarygodność Twojego biznesu. Klienci są znacznie bardziej skłonni współpracować z firmami, o których wiedzą, że dbają o ich dane i przestrzegają przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych. Niezależnie od tego, czy organizujesz bezpieczne wideorozmowy lub szyfrowane wiadomości, klienci chcą wiedzieć, że ich dane nie są dostępne dla każdego i że dbasz o ich ochronę.
Szyfrowanie end-to-end
Kolejnym naprawdę prostym sposobem na poprawę bezpieczeństwa komunikacji w biznesie jest zapewnienie, że wszystkie kanały komunikacji są szyfrowane end-to-end. Mówiąc prosto, oznacza to, że wiadomości, które wysyłasz, mogą być odbierane i odczytywane tylko przez tych, do których je wysyłasz. To zapobiega przechwyceniu przez osoby trzecie, szyfrując komunikację zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy.
Istnieje wiele aplikacji i programów oferujących ochronę end-to-end, niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomości tekstowe, notatki głosowe, pliki czy dokumenty, dlatego warto poświęcić trochę czasu na badania i znalezienie ustawienia wewnętrznej komunikacji, które odpowiadają potrzebom Twojego biznesu.
Kiedy jest tak łatwo dostępne jako opcja zabezpieczeń, ma sens chronienie swoich danych, niezależnie od formatu, w którym je wysyłasz.
Automatyczne usuwanie po przeczytaniu
Posiadanie tej funkcji pozwala na automatyczne usuwanie Twoich e-maili i wiadomości - albo natychmiast po przeczytaniu, albo po określonym czasie. To nie tylko może pomóc w oczyszczeniu skrzynek odbiorczych, ale także zminimalizować informacje, do których może uzyskać dostęp haker, jeśli wejdzie w posiadanie Twoich e-maili. To powinno być częścią zwykłych praktyk bezpieczeństwa Twoich pracowników, jednak automatyzacja procesu usuwania wiadomości, nawet z wykorzystaniem automatyzacji procesów robotycznych, czyni to jeszcze łatwiejszym.
Podobnie, niektóre programy lub aplikacje umożliwiają usuwanie komunikacji zarówno z odbiorcy, jak i nadawcy. To może uczynić dane jeszcze bezpieczniejszymi i skutecznie usunąć wszystkie ich ślady w danej platformie. Ważne jest, aby nie być zbyt beztroskim w tym względzie - w zależności od tego, co używasz, może być możliwe, że inni mogą skopiować wiadomość, co nie zostanie usunięte przez Twoje usunięcie. Jednak, powiadomienia o zrzutach ekranu są również dostępne, aby poinformować Cię, gdy to się zdarzy.
Planuj na wypadek naruszeń
Choć te wskazówki pomagają Ci ich uniknąć, czasem zdarzają się błędy i naruszenia danych mogą wystąpić. Jak zarządzasz tymi sytuacjami, to coś, co warto przemyśleć wcześniej, aby upewnić się, że operacja czyszczenia jest szybka i skuteczna. Bycie transparentnym z klientami i pracownikami w kwestii naruszenia może pomóc w utrzymaniu zaufania, zapewniając ich, że podejmujesz działania, aby odzyskać kontrolę nad danymi.
Posiadanie planu na najgorszy scenariusz może również pomóc zidentyfikować obszary Twojego biznesu, które można łatwo zabezpieczyć. Może to skłonić do zbadania rozwiązań hostowanych centrów kontaktowych lub alternatywnych typów komunikacji biznesowej. Dostępne plany mogą również przynieść Twojemu biznesowi przejrzystość i koncentrację w przypadku naruszenia. Pomaga to zidentyfikować i zminimalizować zakres naruszeń, zmniejszając ich ciężkość.
Zabezpiecz swoją komunikację już dziś
Jedną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest to, że bezpieczeństwo danych i informacji ciągle się ewoluuje, a to, że raz zabezpieczyłeś swoją firmę, nie chroni jej na całe życie. W miarę jak technologia i oprogramowanie wciąż się rozwijają, będą pojawiać się lepsze sposoby ochrony komunikacji Twojego biznesu, ale także nowe sposoby, w jakie ludzie mogą je naruszyć. Te cyberataki mogą być nie tylko niebezpieczne, ale i kosztowne, ponieważ organizacje wydają 3,86 miliona dolarów na odzyskiwanie po incydentach bezpieczeństwa.
Jednak możesz zaoszczędzić sobie kłopotu i pieniędzy, przeprowadzając proste kontrole, przeglądy i utrzymując zabezpieczenia na bieżąco. Jest bardzo prawdopodobne, że już masz część rozwiązań wdrożonych i inne programy, które po prostu potrzebują trochę troski i uwagi, aby zwiększyć swoje bezpieczeństwo. Regularnie sprawdzaj bezpieczeństwo swojej komunikacji, przestrzegając wszelkich nowych wytycznych lub regulacji, aby zapobiegać naruszeniom i zapoznając się z wszelkimi aktualizacjami bezpieczeństwa, jakie mogą być dostępne.
Mam nadzieję, że to może być punktem wyjścia do sprawdzania i poprawiania bezpieczeństwa komunikacji w Twoim biznesie. To nie jest wyczerpująca lista, a wiele innych funkcji i środków może być pomocnych dla Twojego biznesu. Niemniej jednak to dobra baza wyjściowa, a jeśli z pełnym zaufaniem zaznaczysz te rekomendacje, jesteś na dobrej drodze do zabezpieczonej komunikacji i chronionych danych.
