Czy chciałbyś, abyś miał o jedno spotkanie mniej do odbycia dzisiaj?
Badania pokazują, że kalendarze pełne spotkań mogą prowadzić do spadku satysfakcji i szczęścia pracowników. Niektóre firmy twierdzą, że zaplanowanie spotkania może zająć niemal miesiąc, a inne całkowicie je eliminują, dlatego warto raz jeszcze przyjrzeć się swojemu kalendarzowi pracy.
Uwielbialiśmy spędzić 20 z naszych 30 minut na ustalaniu porządku obrad.
I rozumiemy; może być trudno dać z siebie wszystko, gdy większość czasu marnuje się na spotkaniach, które powinny być e-mailem, więc czas przemyśleć coś nowego. Guru to nie tylko narzędzie zaprojektowane, by pomagać ludziom w poszukiwaniu i dzieleniu się wiedzą, ale także zaprojektowane, by pomagać ludziom pracować wydajniej i skuteczniej.
Przemyślenie spotkań w Guru
Zaufaj nam, wiemy z doświadczenia, że redukcja spotkań może wymagać pracy. Poświęciliśmy czas na ocenę naszego własnego podejścia do komunikacji wewnętrznej, aby zobaczyć, jak możemy pracować bardziej efektywnie i zmniejszyć obciążenie poznawcze. Od tego czasu wprowadziliśmy wiele zmian.
Przeprowadziliśmy audyt kalendarza kierownictwa, aby zresetować oczekiwania dotyczące spotkań w całej organizacji. Przemyśleliśmy nasze podejście do komunikacji wewnętrznej, wdrażając naszą „złotą zasadę” i ustalając standardy dotyczące tworzenia spotkań. Ustanowiliśmy „Wednesdays bez wewnętrznych spotkań” oraz inne inicjatywy, które mają zwiększyć czas na koncentrację i dać ludziom więcej czasu w ciągu dnia.
Pomimo wszystkich tych pozytywnych zmian, praca nadal nie jest ukończona. Stale udoskonalamy naszą strategię w miejscu pracy i chcemy pomóc innym w wprowadzaniu pozytywnych zmian w ich biurach i organizacjach.
Redukcja zbędnych spotkań w pracy
Przyjmujemy „radość z odmawiania (JOMO)” w Guru z powodu naszego polegania na zarządzaniu wiedzą. Gdy firmy przyjmują kultury oparte na wiedzy i komunikację asynchroniczną, ludzie mogą pracować bardziej wydajnie i autonomicznie. Możliwość dokumentowania i przechowywania wiedzy ułatwia podsumowywanie aktualizacji projektów, raportów miesięcznych, kolejnych kroków oraz wszystkiego innego, co może być potrzebne do przeglądania na spotkaniu. Nagłe kliknięcie „odrzuć” na niektóre zaproszenia na spotkanie nie wydaje się już takie tabu.
Odpowiednia wikipedia firmowa i strategia komunikacji mogą wiele zdziałać w zarządzaniu pełnymi kalendarzami pracy. Jeśli czujesz się przytłoczony, gdy patrzysz na swój harmonogram na tygodnia, mamy kilka wskazówek, które możesz śledzić.
Oceń swoje obecne spotkania
Czas, aby krytycznie przyjrzeć się swoim 1:1, spotkaniom, rozpoczęciom i kontroli. Zadaj sobie pytanie, jak każda osoba zaproszona dodaje wartość (włącznie z tobą) i jaki powinien być cel końcowy. Jeśli masz trudności ze zrozumieniem, jak niektórzy ludzie i wyniki pasują do całości, to dobry znak, że czas przemyśleć listę gości.
Sierpień byłby lepszy.
Menadżerowie próbujący ograniczyć liczbę spotkań powinni postawić sprawę na ostrzu noża i zapytać uczestników spotkania, jak przydatne uważają te spotkania. Zadaj pytanie, czy pomagają ludziom w wydajniejszej pracy, czy częstotliwość spotkań ma sens i zapytaj, jakie zmiany by rekomendowali.
Gdy już masz te informacje, możesz zacząć myśleć o swojej częstotliwości spotkań. Możesz zauważyć, że niektóre spotkania odbywają się zbyt często a inne zupełnie nie wystarczająco często. Nie bój się odwołać regularnych spotkań, jeśli czujesz, że nie pełnią one żadnej funkcji i rozważ połączenie innych, aby uczynić wszystko bardziej efektywnym.
Zdefiniuj pilność
Jest duża różnica między nieobecnością na spotkaniu na rozpoczęcie projektu a wyborem pozostania zdalnym podczas codziennego stanu, gdy nie masz aktualizacji. Prawda jest taka, że nie każde spotkanie, wiadomość lub e-mail, który napotkałeś, wymaga twojej natychmiastowej uwagi.
Kiedy myślisz o rzeczach przez pryzmat pilności, twój kalendarz i codzienność stają się znacznie łatwiejsze do zarządzania. Weź pod uwagę nadchodzące terminy, cele zespołu/organizacji oraz własne obciążenie, gdy zastanawiasz się, czy obecność na spotkaniu jest tego warta.
Zdefiniowanie pilności określonych spotkań i kwestii może być trudne. Jeśli masz trudności z określeniem, czy coś naprawdę zasługuje na twój czas i uwagę, porozmawiaj z szefem lub planistą spotkania. Możesz zauważyć, że możesz pominąć niektóre z nich lub że potrzebujesz tylko przypomnienia o swoich aktualnych priorytetach.
Szukaj jasności
Fraiser zawsze rozumiał znaczenie jasności
Czy jesteś zdezorientowany, dlaczego jesteś na zaproszeniu na spotkanie? Czy przeczytałeś opis spotkania trzy razy i WCIĄŻ nie jesteś pewny, jaki jest jego cel? Czy obawiasz się nadchodzącego spotkania, na którym ktoś chce „wykorzystać twoją wiedzę” na temat jakiegoś tematu?
Odrobina oporu i komunikacji może zdziałać cuda. Zacznij od pytania o porządek obrad lub jakie przewidywane wyniki spotkania. Zachęcanie ludzi do krytycznego myślenia o twoim włączeniu lub tym, co chcą osiągnąć, może pomóc określić, czy spotkanie jest obowiązkowe, czy można je pominąć.
Czy obawiasz się świadomego, nienazwanego spotkania? Poproś ludzi, aby przyszli z kilkoma pytaniami lub tematami, które wiedzą, że będą chcieli omówić. To może nadać „bezkształtnemu” spotkaniu trochę struktury i pomóc ci znaleźć się w odpowiednim stanie umysłu.
Odmów z proponowanymi alternatywami
Nie masz czasu, aby uczestniczyć w tym godzinowym spotkaniu z całym zespołem, ale 15-minutowa rozmowa z kluczowymi interesariuszami może być możliwa. Oferuj przesłanie dokumentów, które mogą rozwiać niektóre wątpliwości, które mogą mieć ludzie. Powiedz, że musisz trochę popracować samodzielnie, zanim będziesz mógł przejść do przodu, ale gdy tylko skończysz, chętnie się włączysz.
Pamiętaj, że celem każdego spotkania powinno być pomoc wszystkim w efektywniejszej współpracy. Jeśli zaproponujesz alternatywy, które nadal pomogą ludziom w dążeniu do celu większej efektywności pracy, wszyscy wygrywają!
Postaw produktywne spotkania na kalendarzu
Wspomnieliśmy wcześniej, że wprowadziliśmy nasze własne zasady dotyczące planowania skutecznych spotkań. Jeśli chcesz upewnić się, że każde spotkanie, które dodajesz do kalendarza, jest potrzebne, skorzystaj z naszego podręcznika i zastosuj 4P.
,,
Mówiąc o 4P, mamy na myśli wiedzę o celu, produkcie, ludziach i procesu (agendzie) podczas umawiania spotkań. Ważne jest również, aby pamiętać, że 4P są dla wszystkich — nie tylko dla osoby planującej spotkanie. Jeśli wszyscy dokładnie wiedzą, dlaczego biorą udział i jakie są oczekiwane rezultaty, można wykorzystać swój czas razem jak najbardziej efektywnie.
Zwiększ swoją produktywność, zmniejszając liczbę spotkań
Spotkania zawsze będą częścią pracy, ale ważne jest, aby pamiętać, że nie powinny być jedyną częścią pracy. Czasami potrzebujesz tego elementu współpracy w czasie rzeczywistym, który może przynieść spotkanie. Innym razem potrzebujesz, aby to wtorkowe spotkanie o 14:00 zniknęło z twojego kalendarza, aby móc odzyskać czas na koncentrację. Kiedy dajesz sobie czas, aby przemyśleć sposób, w jaki podchodzisz do spotkań, może się okazać, że odrobina dodatkowej przestrzeni w twoim kalendarzu to to, czego potrzebujesz.
Czy chciałbyś, abyś miał o jedno spotkanie mniej do odbycia dzisiaj?
Badania pokazują, że kalendarze pełne spotkań mogą prowadzić do spadku satysfakcji i szczęścia pracowników. Niektóre firmy twierdzą, że zaplanowanie spotkania może zająć niemal miesiąc, a inne całkowicie je eliminują, dlatego warto raz jeszcze przyjrzeć się swojemu kalendarzowi pracy.
Uwielbialiśmy spędzić 20 z naszych 30 minut na ustalaniu porządku obrad.
I rozumiemy; może być trudno dać z siebie wszystko, gdy większość czasu marnuje się na spotkaniach, które powinny być e-mailem, więc czas przemyśleć coś nowego. Guru to nie tylko narzędzie zaprojektowane, by pomagać ludziom w poszukiwaniu i dzieleniu się wiedzą, ale także zaprojektowane, by pomagać ludziom pracować wydajniej i skuteczniej.
Przemyślenie spotkań w Guru
Zaufaj nam, wiemy z doświadczenia, że redukcja spotkań może wymagać pracy. Poświęciliśmy czas na ocenę naszego własnego podejścia do komunikacji wewnętrznej, aby zobaczyć, jak możemy pracować bardziej efektywnie i zmniejszyć obciążenie poznawcze. Od tego czasu wprowadziliśmy wiele zmian.
Przeprowadziliśmy audyt kalendarza kierownictwa, aby zresetować oczekiwania dotyczące spotkań w całej organizacji. Przemyśleliśmy nasze podejście do komunikacji wewnętrznej, wdrażając naszą „złotą zasadę” i ustalając standardy dotyczące tworzenia spotkań. Ustanowiliśmy „Wednesdays bez wewnętrznych spotkań” oraz inne inicjatywy, które mają zwiększyć czas na koncentrację i dać ludziom więcej czasu w ciągu dnia.
Pomimo wszystkich tych pozytywnych zmian, praca nadal nie jest ukończona. Stale udoskonalamy naszą strategię w miejscu pracy i chcemy pomóc innym w wprowadzaniu pozytywnych zmian w ich biurach i organizacjach.
Redukcja zbędnych spotkań w pracy
Przyjmujemy „radość z odmawiania (JOMO)” w Guru z powodu naszego polegania na zarządzaniu wiedzą. Gdy firmy przyjmują kultury oparte na wiedzy i komunikację asynchroniczną, ludzie mogą pracować bardziej wydajnie i autonomicznie. Możliwość dokumentowania i przechowywania wiedzy ułatwia podsumowywanie aktualizacji projektów, raportów miesięcznych, kolejnych kroków oraz wszystkiego innego, co może być potrzebne do przeglądania na spotkaniu. Nagłe kliknięcie „odrzuć” na niektóre zaproszenia na spotkanie nie wydaje się już takie tabu.
Odpowiednia wikipedia firmowa i strategia komunikacji mogą wiele zdziałać w zarządzaniu pełnymi kalendarzami pracy. Jeśli czujesz się przytłoczony, gdy patrzysz na swój harmonogram na tygodnia, mamy kilka wskazówek, które możesz śledzić.
Oceń swoje obecne spotkania
Czas, aby krytycznie przyjrzeć się swoim 1:1, spotkaniom, rozpoczęciom i kontroli. Zadaj sobie pytanie, jak każda osoba zaproszona dodaje wartość (włącznie z tobą) i jaki powinien być cel końcowy. Jeśli masz trudności ze zrozumieniem, jak niektórzy ludzie i wyniki pasują do całości, to dobry znak, że czas przemyśleć listę gości.
Sierpień byłby lepszy.
Menadżerowie próbujący ograniczyć liczbę spotkań powinni postawić sprawę na ostrzu noża i zapytać uczestników spotkania, jak przydatne uważają te spotkania. Zadaj pytanie, czy pomagają ludziom w wydajniejszej pracy, czy częstotliwość spotkań ma sens i zapytaj, jakie zmiany by rekomendowali.
Gdy już masz te informacje, możesz zacząć myśleć o swojej częstotliwości spotkań. Możesz zauważyć, że niektóre spotkania odbywają się zbyt często a inne zupełnie nie wystarczająco często. Nie bój się odwołać regularnych spotkań, jeśli czujesz, że nie pełnią one żadnej funkcji i rozważ połączenie innych, aby uczynić wszystko bardziej efektywnym.
Zdefiniuj pilność
Jest duża różnica między nieobecnością na spotkaniu na rozpoczęcie projektu a wyborem pozostania zdalnym podczas codziennego stanu, gdy nie masz aktualizacji. Prawda jest taka, że nie każde spotkanie, wiadomość lub e-mail, który napotkałeś, wymaga twojej natychmiastowej uwagi.
Kiedy myślisz o rzeczach przez pryzmat pilności, twój kalendarz i codzienność stają się znacznie łatwiejsze do zarządzania. Weź pod uwagę nadchodzące terminy, cele zespołu/organizacji oraz własne obciążenie, gdy zastanawiasz się, czy obecność na spotkaniu jest tego warta.
Zdefiniowanie pilności określonych spotkań i kwestii może być trudne. Jeśli masz trudności z określeniem, czy coś naprawdę zasługuje na twój czas i uwagę, porozmawiaj z szefem lub planistą spotkania. Możesz zauważyć, że możesz pominąć niektóre z nich lub że potrzebujesz tylko przypomnienia o swoich aktualnych priorytetach.
Szukaj jasności
Fraiser zawsze rozumiał znaczenie jasności
Czy jesteś zdezorientowany, dlaczego jesteś na zaproszeniu na spotkanie? Czy przeczytałeś opis spotkania trzy razy i WCIĄŻ nie jesteś pewny, jaki jest jego cel? Czy obawiasz się nadchodzącego spotkania, na którym ktoś chce „wykorzystać twoją wiedzę” na temat jakiegoś tematu?
Odrobina oporu i komunikacji może zdziałać cuda. Zacznij od pytania o porządek obrad lub jakie przewidywane wyniki spotkania. Zachęcanie ludzi do krytycznego myślenia o twoim włączeniu lub tym, co chcą osiągnąć, może pomóc określić, czy spotkanie jest obowiązkowe, czy można je pominąć.
Czy obawiasz się świadomego, nienazwanego spotkania? Poproś ludzi, aby przyszli z kilkoma pytaniami lub tematami, które wiedzą, że będą chcieli omówić. To może nadać „bezkształtnemu” spotkaniu trochę struktury i pomóc ci znaleźć się w odpowiednim stanie umysłu.
Odmów z proponowanymi alternatywami
Nie masz czasu, aby uczestniczyć w tym godzinowym spotkaniu z całym zespołem, ale 15-minutowa rozmowa z kluczowymi interesariuszami może być możliwa. Oferuj przesłanie dokumentów, które mogą rozwiać niektóre wątpliwości, które mogą mieć ludzie. Powiedz, że musisz trochę popracować samodzielnie, zanim będziesz mógł przejść do przodu, ale gdy tylko skończysz, chętnie się włączysz.
Pamiętaj, że celem każdego spotkania powinno być pomoc wszystkim w efektywniejszej współpracy. Jeśli zaproponujesz alternatywy, które nadal pomogą ludziom w dążeniu do celu większej efektywności pracy, wszyscy wygrywają!
Postaw produktywne spotkania na kalendarzu
Wspomnieliśmy wcześniej, że wprowadziliśmy nasze własne zasady dotyczące planowania skutecznych spotkań. Jeśli chcesz upewnić się, że każde spotkanie, które dodajesz do kalendarza, jest potrzebne, skorzystaj z naszego podręcznika i zastosuj 4P.
,,
Mówiąc o 4P, mamy na myśli wiedzę o celu, produkcie, ludziach i procesu (agendzie) podczas umawiania spotkań. Ważne jest również, aby pamiętać, że 4P są dla wszystkich — nie tylko dla osoby planującej spotkanie. Jeśli wszyscy dokładnie wiedzą, dlaczego biorą udział i jakie są oczekiwane rezultaty, można wykorzystać swój czas razem jak najbardziej efektywnie.
Zwiększ swoją produktywność, zmniejszając liczbę spotkań
Spotkania zawsze będą częścią pracy, ale ważne jest, aby pamiętać, że nie powinny być jedyną częścią pracy. Czasami potrzebujesz tego elementu współpracy w czasie rzeczywistym, który może przynieść spotkanie. Innym razem potrzebujesz, aby to wtorkowe spotkanie o 14:00 zniknęło z twojego kalendarza, aby móc odzyskać czas na koncentrację. Kiedy dajesz sobie czas, aby przemyśleć sposób, w jaki podchodzisz do spotkań, może się okazać, że odrobina dodatkowej przestrzeni w twoim kalendarzu to to, czego potrzebujesz.
