Dokumenty są w zasadzie niesamowitym przykładem cyfrowej analogii. Aby obliczenia biznesowe mogły się rozwijać jak w latach 80. i 90., zaprojektowanie systemów analogicznych do świata fizycznego było kluczowe. Co lepszego można osiągnąć niż stworzenie Dokumentu. Nawet wygląda jak papier! Często Procesory Dokumentów uwzględniają rzeczy takie jak "marginesy" w swoich aplikacjach, pozostałość po czasach, gdy używaliśmy maszyn do pisania. Najwcześniejsze systemy operacyjne opierały się na podstawowych pomysłach folderów i dokumentów, pojęciach, które odwzorowują bezpośrednio świat fizyczny.

Ale teraz minęło 30 lat i ta analogia już nie działa. Dokumenty oczywiście przetrwają, ponieważ idealnie nadają się do uchwycenia "zamówień w czasie", takich jak umowa prawna czy notatki ze spotkania. Ten typ treści nie zmienia się zbyt wiele po napisaniu. A w przypadku dokumentu prawnego istnieje bardzo szczegółowy proces zmiany dokumentu, co w większości przypadków wymaga, aby oryginalna wersja również pozostała. Jednak dla wielu naszych potrzeb treści dziś, pojęcie Dokumentu w rzeczywistości przynosi więcej szkody niż korzyści. Przyjrzyjmy się, dlaczego tak jest...

1. Nie są zaprojektowane do zmiany. Tak wiele w naszym świecie dotyczy treści, które się zmieniają, ewoluują w miarę jak ewoluuje nasze myślenie. A to oznacza, że znalezienie wszystkich miejsc, w których powiedzieliśmy to, co teraz chcemy zmienić, staje się daremnym staraniem. To także oznacza, że musisz zakomunikować nową zmianę wszystkim, i potem musisz pamiętać, komu o tej nowej wersji powiedziałeś. Ale później, kiedy otwieram Dokument, jak mogę wiedzieć, czy nadal jest prawidłowy?
2. Nie są zaprojektowane do dzielenia się. Cóż, nie na dużą skalę... sposób dzielenia się często przypomina sposób, w jaki dzielimy się papierem. Robisz kopie Dokumentu i wysyłasz je. Zauważ, że słowa, których użyłem, są dokładnie takie same w świecie fizycznym, jak i cyfrowym. Problem w świecie cyfrowym polega na tym, że za każdym razem, gdy to się dzieje, punkt 1 staje się coraz trudniejszy.
3. Gdy masz ich więcej niż kilka, stają się bałaganem. Przynajmniej przy papierze musiałeś włożyć wysiłek w skopiowanie go. Z dokumentami jest inaczej i w końcu kończysz z morzem podobnych, ale różnych wersji tego samego dokumentu wszędzie. To zanieczyszczenie cyfrowe.
4. Teraz używamy telefonów więcej niż jakiegokolwiek innego urządzenia cyfrowego. Dokumenty pochodzą z czasów, gdy smartfony nie istniały. Spróbuj przeczytać Dokument na telefonie, a po kilku powiększeniach i przesunięciach poddasz się.
5. Dokumenty są zbyt długie. Długość dokumentu ma bezpośrednią korelację z jego użytecznością. Im dłuższy (i szerszy) dokument, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że ktoś go przeczyta, i tym większe prawdopodobieństwo, że stanie się przestarzały. W dzisiejszych czasach nasze oczekiwania względem zwięzłości i dokładności nigdy nie były wyższe. Mamy przeciążenie informacyjne i oczekujemy, że uzyskamy odpowiednie informacje bez zbędnego hałasu.
6. Nie możesz stwierdzić, czy są użyteczne. Więc napisałeś dokument i wysłałeś go komuś, co teraz? Czy to pomogło im wykonać zadanie? Czy to pomogło zamknąć sprzedaż? Czy to rozwiązało problem klienta? Nie ma sposobu, aby to wiedzieć. Te pytania są niemal niesprawiedliwe, ponieważ nigdy nie zaprojektowaliśmy Dokumentu tak, aby powiedział nam takie rzeczy, zaprojektowaliśmy je, aby były cyfrową analogią, aby rozwiązywały podstawowy problem autoryzacji i przechowywania tekstu pisanego.

Chociaż były próby naprawienia niektórych z tego, jeszcze tam nie jesteśmy. Wiele chmurowych edytorów dokumentów dzisiaj to właśnie to, chmurowe wersje tych samych edytorów dokumentów, których jesteśmy przyzwyczajeni używać. Oczywiście łatwiej jest je teraz dzielić i edytować je w tym samym czasie, ale nadal są dokumentami. Przypomina mi to czasy, gdy SaaS był tylko modą, a dostawcy on-premise zmywając swoje produkty chmurą, starając się sprawić, by wyglądały jak SaaS, szybko zdając sobie sprawę, że wszystko, co osiągnęli, to przenieść to samo stare oprogramowanie do innego centrum danych.

Co teraz?

Jesteśmy teraz we wczesnych etapach ery specjalizacji. Kategoria po kategorii widzimy pojawiające się aplikacje SaaS, które rozwiązują konkretne problemy biznesowe w porównaniu do prób bycia ogólnymi platformami chmurowymi. A dzisiejsze aplikacje wykorzystują dane, które już mamy o naszych życiach zawodowych i używają ich, aby sprawić, że będziemy skuteczniejsi w naszej pracy.

• Kiedy tworzysz lead w RelateIQ, automatycznie tworzy strumień każdej interakcji, jaką Twój zespół miał z tym leadem, po prostu łącząc go z Twoim e-mailem.
• Kiedy masz nadchodzące spotkanie z prospektem, Refresh wysyła Ci raport o tym prospekcie, abyś był lepiej przygotowany na spotkanie, po prostu łącząc go z Twoim kalendarzem, LinkedIn, Twitterem itp.
• Usługi ambientowe dodają wartość do Twojego życia, nie czyniąc nic w sposób explict. Google Now powie Ci, kiedy musisz wyjść na spotkanie, aby dotrzeć na czas, gdy połączysz go z Twoim kalendarzem.
• Podczas swoich spotkań, zamiast używać dokumentu do robienia notatek w formie wolnej, WorkLife uruchomiło, aby pomóc zorganizować Twoje spotkania w agendę, elementy do wykonania i otwarte kwestie, abyśnie musiał ręcznie tworzyć swój proces follow-up, gonić ludzi, ani pamiętać o wynikach spotkań.

I to samo dzieje się z "Dokumentami". Nie myślimy już w kategoriach "cyfrowego papieru", jako że wielu uważa, że projekt kart jest tym, w którą stronę to zmierza (w tym my!). Teraz myślimy o pracy, która musi być wykonana, i jak technologia może pomóc nam wykonać tę pracę bardziej efektywnie i powiedzieć nam rzeczy, których inaczej nigdy byśmy nie poznali o naszym biznesie.

• Kiedy dzielisz się treścią z kimś, czy była dla nich użyteczna?
• Kiedy czytasz treści, jak możesz wiedzieć, czy są dokładne?
• Kiedy używasz określonej treści, czy to tworzy lepszą relację z klientem?
• Czy wysyłasz każdemu klientowi tę samą treść? Czy powinieneś złożyć ją dynamicznie na podstawie ich zadeklarowanego zainteresowania?
• Jak upewnić się, że popularne, wartościowe treści są bardziej widoczne dla Twojego zespołu, podczas gdy stare, nieprzeczytane treści odchodzą, bez poświęcania całego czasu na ich zarządzanie?

I jest tak dużo więcej. Z pewnością ekscytujące czasy. Więc zamknijmy szafy na dokumenty i zróbmy trochę prawdziwej pracy :)