Pewnie wiesz, że wprowadzanie zmian w pracy może być trudne, ale w twojej firmie wydaje się to niemal niemożliwe. Mnóstwo świetnych pomysłów przechodzi przez proces, ale z jakiegoś powodu wykonanie zawsze wydaje się nieudane. Niektóre zmiany prawie się udają, a potem w ostatniej chwili się rozpadają. Inne nigdy nie wydają się wychodzić poza etap ideacji. Możesz myśleć, że pomysł sam w sobie nie jest wystarczająco silny, ale najczęściej jest wręcz przeciwnie. Zmiana, którą chcesz wprowadzić, jest świetna, ale sposób, w jaki zarządzasz zmianami, jest problemem.

Zmiana jest ważna, aby pozostać konkurencyjnym, ale co dziwne, wiele firm po prostu źle sobie z tym radzi. W rzeczywistości szacuje się, że 70% zmian organizacyjnych kończy się niepowodzeniem. Zmiana i innowacje są absolutnie konieczne dla firm, które chcą rosnąć i prosperować. Dlatego też zamieniamy maj na miesiąc zarządzania zmianami na blogu Guru, więc regularnie sprawdzaj nowe porady, spostrzeżenia i pomoc przez następne kilka tygodni.

Trudno jest rozwiązać problemy z zarządzaniem zmianą w pracy, jeśli nie wiesz, co powoduje, że proces się psuje.

Zanim przejdziemy do właściwego sposobu przeprowadzania procesu, poświęćmy trochę czasu na zbadanie powszechnych przyczyn, dla których zmiany w pracy nie wydają się utrzymywać.

Nie stworzyłeś zaangażowania

Mimo że łatwo dostrzegasz wartość w zmianach, które próbujesz wprowadzić, może to nie być tak oczywiste dla wszystkich. Pamiętaj, podczas gdy spędzałeś czas na badaniu potencjalnych rozwiązań i składaniu sugestii, wszyscy inni po prostu zajmowali się swoją codzienną pracą.

Nie lekceważ siły zaangażowania w pracy. Posiadanie pracowników i menedżerów po swojej stronie, gdy próbujesz wprowadzić zmiany, niezależnie od skali, jest absolutnie kluczowe.

Jedną z największych przeszkód związanych z zaangażowaniem jest stworzenie poczucia pilności. Ludzie mogą zrozumieć, dlaczego proponowane przez Ciebie zmiany są wartościowe, ale mogą nie widzieć, dlaczego powinni działać teraz. W końcu, jeśli wszystko przebiegało stosunkowo gładko, dlaczego teraz trzeba zmieniać wszystko?

Najlepszym sposobem na stworzenie zaangażowania w zmiany jest dowód. Zawsze przychodź z dowodami, które potwierdzają Twoje plany. Szukaj statystyk i studiów przypadków, które potwierdzają Twoje roszczenia. Zbadaj bezpośrednich konkurentów, którzy są na czołowej pozycji i już dokonali dużych (i podobnych) zmian na własną rękę. Zbierz opinie od klientów i/lub innych pracowników.

Nie ma jednoznacznego miernika sukcesu

Powiedzmy, że wszyscy kluczowi interesariusze zatwierdzili Twój plan i przeszedłeś przez cały proces wprowadzania proponowanej zmiany. Jak byś wiedział, że ta zmiana, przez którą przeszedłeś, była całkowitym sukcesem?

Pamiętaj, sukces i zakończenie to dwie bardzo różne rzeczy.

Jeśli Twoje plany zarządzania zmianą nie są powiązane z mierzalnymi wskaźnikami, udowodnienie, że Twoja zmiana była właściwą decyzją, będzie trudne (i może sprawić, że trudniej będzie uzasadnić zmiany w przyszłości).

Masz problemy z wymyślaniem kluczowych wskaźników, aby zmierzyć sukces? Poświęć chwilę, aby przypomnieć sobie, dlaczego chciałeś wprowadzić zmiany w pierwszej kolejności. Może po szczególnie nieudanym wydaniu pomyślałeś, że zespół programistyczny mógłby skorzystać na lepszej dokumentacji procesów związanych z QA. Twoim wskaźnikiem sukcesu może być zmniejszenie liczby błędów wykrytych po wydaniu lub szybsze wprowadzanie poprawek.

Upewnij się również, że wybierasz wskaźniki sukcesu, które są wartościowe dla interesariuszy. Powiąż wszystkie swoje plany z celami lub założeniami firmy, aby stworzyć silne zaangażowanie i zmierzyć sukces.

Chcesz osiągnąć zbyt wiele w krótkim czasie

Mówiliśmy, że ważne jest stworzenie pilności w zarządzaniu zmianami, ale musisz również mieć realistyczne oczekiwania.

Pomyśl o wszystkim, co musisz wziąć pod uwagę, zmieniając jeden „prosty” proces w pracy. Musisz wymyślić rozwiązania i zaangażować potencjalnych interesariuszy. Możesz musieć przetestować kilka produktów lub rozwiązań, zanim zdecydujesz się na jedno. Potem musisz uwzględnić koszty, zależności i inne rzeczy, które mogą dramatycznie spowolnić Twoją pracę.

Dostosowanie się do nowego procesu, produktu lub programu również zajmie trochę czasu. Menedżerowie i pracownicy mogą potrzebować specjalnego szkolenia, aby wszystko przebiegło gładko.

W idealnym świecie każdy mógłby szybko dostosować się do zmiany, ale ludzie potrzebują czasu, aby się przyzwyczaić.

Czas może być istotny, ale nie możesz oczekiwać, że wszystko zostanie zrobione w ciągu jednego dnia. Zamiast planować całkowite wprowadzenie jednej dużej zmiany, rozważ stopniowe podejście do tego, co chcesz osiągnąć. Planowanie krok po kroku może uczynić cały proces mniej chaotycznym i daje ci czas na dostosowanie swoich planów w celu osiągnięcia jak najlepszego wyniku.

Ludzie są oporni na zmiany

Jeden kluczowy interesariusz miał pracodawcę sprzed 10 lat, który próbował wprowadzić podobne zmiany, a cały projekt skończył się fiaskiem. Twój menedżer jest przytłoczony pracą i ostatnią rzeczą, którą chce na swoim talerzu, jest nowy projekt. Parkowałeś w ulubionym miejscu wiceprezesa przez ostatni tydzień i nie ma mowy, aby podpisał cokolwiek, czego chcesz.

Moglibyśmy zrobić cały cykl postów na wszystkie powody dlaczego ludzie opierają się zmianom, ale prawda jest taka, że przełamanie długo utrzymywanych uprzedzeń i przekonań może być trudne. Najlepszym, co możesz zrobić, aby Twoje plany się ziściły, jest stworzenie solidnego argumentu, dlaczego muszą się spełnić.

To wiąże się trochę z tym, co mówiliśmy wcześniej o tworzeniu zaangażowania. Będzie trudno nawet dla najbardziej opornych na zmiany ludzi powiedzieć nie, jeśli wyraźnie przedstawisz wszystkie korzyści, jakie może dać Twoja zmiana.

Dlatego zalecamy korzystanie z wypróbowanej metody ADKAR, aby przekonać ludzi.

Czym jest ADKAR?

ADKAR to metodologia zarządzania zmianą (i akronim) opracowana przez Prosci. W swojej istocie metodologia ta dokładnie określa, co musi się wydarzyć, aby zmiana w pracy była udana:

Skup się na najlepszych sposobach przedstawienia każdej części ADKAR, aby przekonać zainteresowanych zmianami, odpornych. Kiedy pokażesz, że jesteś wewnętrznie gotowy do wprowadzenia zmiany i masz solidny plan, stawiasz się w dobrej pozycji, aby otrzymać zielone światło na kontynuowanie.

Nie masz odpowiedniego zestawu narzędzi

Mówisz, że masz zakończony i dobrze udokumentowany plan, który wyraźnie wskaże wszystko, co musisz zrobić, aby wdrożyć proponowaną zmianę. Dobrze, świetnie, czy możesz nam to pokazać?

Jeśli Twoim planem jest powiedzieć, że musisz poczekać 30 minut, a potem znajdziesz wszystko i prześlesz dwa nieco pełne zarysy, które mogą, ale nie muszą być ostateczną wersją Twojego planu, to nie jesteś gotowy do wprowadzenia dużej zmiany.

Organizacja oraz właściwe zestawy narzędzi są absolutnie kluczowe, kiedy próbujesz wprowadzać zmiany w pracy. W końcu, jeśli Twój proces i dokumentacja nie są ze sobą powiązane, nie możesz oczekiwać, że Twoje wysiłki zmiany będą miały jakikolwiek wpływ.

To do Ciebie należy wybór odpowiednich narzędzi do swojej pracy, ale zdecydowanie zalecamy posiadanie jednego źródła prawdy dla wszystkiego w Twoim projekcie. Kiedy nie masz jednego źródła prawdy, rzeczy nie tylko są chaotyczne, ale także skłaniają ludzi do pracy w silosach. Gubisz całkowitą przejrzystość we wszystkich pracach i w końcu tracisz ważne wglądy w postęp.

Ludzie powinni być w stanie łatwo znaleźć aktualizacje dotyczące postępu projektu, listę potrzebnych narzędzi do pracy i wszelkie informacje potrzebne, aby utrzymać rzeczy w ruchu. Na szczęście dla Ciebie, istnieje już narzędzie, które potrafi zrobić to wszystko i więcej.

Akceptuj zmiany

Zmiana podejścia do zarządzania zmianami może przynieść wspaniałe efekty w wprowadzaniu rzeczywistych zmian w pracy. Kiedy poświęcisz czas na skoncentrowanie się na budowaniu swojego argumentu, śledzenie odpowiednich wskaźników i stworzenie zorganizowanego planu, robisz wiele, aby przygotować się do sukcesu.

Czy jesteś gotowy na dużą zmianę w pracy? Zacznij korzystać z Guru aby prawidłowo zarządzać zmianami.