Why Your Company Should Power Up From a Traditional Wiki
Dowiedz się, dlaczego tradycyjne wewnętrzne wikipedie firmowe nie są długoterminowymi rozwiązaniami problemu zarządzania wiedzą — i czego powinieneś szukać w zamian.
Wiki korporacyjny to rodzaj oprogramowania zarządzania wiedzą: aktualizowane źródło wewnętrznych informacji o firmie. Są wszechstronne i łatwe do skonfigurowania, a w przeciwieństwie nawet do kilku lat temu, wiele z nich integruje się z platformami komunikacyjnymi zespołów, takimi jak Slack czy Teams.
A ponieważ Guru został założony w oparciu o pomysł integracji ze Slackiem, wiemy, dlaczego: Dodając wewnętrzny wiki do platformy komunikacyjnej, możesz uzyskać dostęp do całej bazy wiedzy bez przerywania rozmowy.
Ale niezależnie od ich dostępności w tych aplikacjach, problem z tradycyjnymi wikipediami firmowymi pozostaje: stają się one nieaktualne i trudne w zarządzaniu w miarę wzrostu zespołu i skali wiedzy, co skutkuje malejącym ich użyciem z upływem czasu. Nie ma znaczenia, czy to jest tradycyjny portal, czy najnowsza oferta, fakt jest taki, że tradycyjne wikipedie nie działają w dłuższym okresie.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego tradycyjne wikipedie nie pomogą ci rozwiązać podstawowych problemów z twoją wiedzą.
Większość wikipedii wewnętrznych nie rozwiązuje głównego problemu z tradycyjnymi bazami wiedzy: dokładności i skuteczności wiedzy
Oto co się dzieje z treścią w większości wewnętrznych wikipedii:
Ekspert poświęca dużo czasu na napisanie i stworzenie idealnej strony, ale po jej napisaniu zapomina ją zaktualizować i nigdy nie jest do tego nakłaniany, co prowadzi do tego, że wiedza staje się przestarzała
Osoby, które potrzebują wiedzy, nie mogą powiedzieć, kiedy wiki ostatnio zostało zaktualizowane ani czy wciąż jest aktualne, przez co tracą do niego zaufanie
Rozwiązania wiki nagradzają długie treści, co oznacza, że nawet gdy użytkownik znajdzie odpowiednią stronę, może nie być w stanie łatwo znaleźć konkretnego fragmentu wiedzy, którego potrzebuje, ucząc ich ignorować wiki i pytać eksperta bezpośrednio
Połączenie przestarzałej wiedzy, braku zaufania i trudności w dostępie prowadzi do spadku użycia, co sprawia, że całe rozwiązanie wiki wewnętrznej staje się zmarnowaną inwestycją
Jeśli twoja wiki ma integrację ze Slackiem lub Teams, możesz rozwiązać jeden z tych problemów: problem z wykorzystaniem informacji. Ale ponieważ te rozwiązania nie mają sposobu, aby zmusić ekspertów do weryfikacji lub aktualizacji istniejącej wiedzy, twój zespół może przypadkowo zacząć dzielić się nieprawidłowymi lub przestarzałymi informacjami. A złe informacjemogą być gorsze niż brak informacji — zwłaszcza w rolach związanych z obsługą klienta.
Informacje dotyczące twojego biznesu zmieniają się każdego dnia: powstają nowe funkcje, pojawiają się nowi konkurenci, a nowe procesy wewnętrzne są tworzone, a wszystko to jest omawiane w twoich kanałach komunikacyjnych.
Nie winiimy cię za myślenie, Wiki wydają się proste, więc po prostu wezmę jedną, która integruje się ze Slackiem lub Teams i to rozwiąże wszystkie moje problemy?
Ale oto dlaczego to tylko stwarza więcej problemów w przyszłości.
To może nie wydawać się zbyt skomplikowane, ale weź pod uwagę, że każdy pracownik korzysta w pracy z około 9 aplikacji. Złożone razem, liczba kombinacji aplikacji i ludzi szybko staje się nie do zarządzania nawet dla jednego punktowego rozwiązania, jak tradycyjna wiki, czy rozwiązania dwu-punktowego, jak takie, które integruje się z Slackiem.
Więc jak wiki dla Slacka może pomóc członkom twojego zespołu, gdy nie używają właściwie Slacka?
Rozwiązywanie problemu zarządzania wiedzą w każdych punktach w workflow
Najpierw zróbmy krótkie podsumowanie: większość wikipedii z integracjami ze Slackiem i Teams wciąż jest, w istocie, tradycyjnymi rozwiązaniami, z miarą problemów, które się z nimi wiążą. Jednak, jeśli wciąż rozważasz aplikację wiki, wybierz jedną, która ma integracje ze Slackiem i Teams. Integracje czatu sprzyjają stałemu użyciu — a bycie w workflow częścią czasu jest wciąż lepsze niż w ogóle.
Ale dla rzeczywistej wiedzy wszędzie indziej, nie zaprzestawaj na integracji ze Slackiem.
Problem z treścią tradycyjnych wikipedii
Większość wikipedii nagradza przechowywanie wiedzy, a niekoniecznie jej użycie. Ponieważ są zaprojektowane jako portale, wiedza w nich musi przyjąć bardzo specyficzną, hierarchiczną strukturę. Sztywna struktura skłania do nagradzania dłuższych treści, co oznacza, że wiele tematów może być grupowanych pod jednym nagłówkiem. Z samej natury, utrudnia to dostęp do wiedzy. Nawet z integracją ze Slackiem czy Teams, możesz otwierać artykuły, które mają setki słów. To utrudnia szybkie znalezienie tego, czego potrzebujesz, i jest uciążliwe do zaktualizowania.
W rozwiązaniu wiki Guru twoja wiedza jest zorganizowana tak, aby była używana, zamiast aby była przechowywana (pojedynczy temat, małe porcje), dzięki czemu możesz ją szybko przeczytać i szybko zaktualizować. Nie jest potrzebne CTRL-F.
Twoja wiki jest w Slacku, ale potrzebujesz wiedzy w Salesforce
...lub e-mailu, lub Intercomu, lub Asany, lub Trello, lub GitHuba, lub Figmy, lub DocuSign, lub Greenhouse, lub… no, znasz sprawę. Nie źle to rozum, w Guru uwielbiamy Slack. Nasz produkt został zbudowany od podstaw, aby był używany w Slacku. Jako firma, pracujemy w Slacku, a nie w e-mailu. Ale nie, ehm, żyjemy w Slacku. Korzystamy ze wszystkich aplikacji, które właśnie wymieniłem w naszej codziennej pracy, a wszystkie z nich wymagają, abyśmy coś często znajdowali (“Czekaj, jakie są nasze kody HEX kolorów marki?” “Jakie są nasze metryki ROI?” “Co to było za opinia klienta?”).
Odkryj, jak Guru integruje się z narzędziami, których potrzebujesz
Tak więc, podczas gdy integracja ze Slackiem jest fundamentem, na który powinieneś zwracać uwagę w bazie wiedzy, powinieneś również brać pod uwagę rozwiązania wiki, które oferują natywne integracje z innymi programami. Lub poszukać takiego, które ma uniwersalną integrację, jak rozszerzenie przeglądarki, które pozwala ci uzyskać dostęp do wiedzy z każdego miejsca, na każdej stronie.
„Dlaczego to ma znaczenie?” możesz zapytać. Okazuje się, że pozostanie w workflow jest kluczem do produktywności. Rozwiązania portalowe, takie jak tradycyjne oferty zarządzania wiedzą i wikipedie, ostatecznie zmuszają cię do opuszczenia swojego workflow, aby zużywać lub aktualizować wiedzę. Rani Molla, starsza reporterka danych Recode, wyjaśnia:
„Po przerwie zajmuje około 25 minut, aby wrócić do zadania, nad którym pracowałeś, według badania Microsoftu. Może to zająć jeszcze więcej czasu, aby osiągnąć ‘stan przepływu’, zwany alternatywnie ‘głęboką pracą’. Te terminy odnoszą się do skoncentrowanego stanu umysłu, w którym jesteś, gdy zanurzasz się w zadaniu, a czas wydaje się po prostu uciekać. To także wtedy, gdy wykonujesz swoją najlepszą pracę. [...] Z czasem, rozproszenia w pracy mogą się namnażać. Wielu z nas próbuje odzyskać czas poprzez multitasking. Ale multitasking nie działa. Zamiast robić jedną rzecz dobrze, tak naprawdę tylko przeskakujesz między aktywnościami i robisz je wszystkie źle.”
Twój zespół zasługuje na więcej, niż tradycyjne rozwiązanie wiki wewnętrznej
Pracownicy wiedzy to najszybciej rosnący segment siły roboczej. Jeżeli nie wyposażyłeś ich w najlepszy sposób dostępu do informacji, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków, twoja firma nie będzie mogła konkurować. Dostęp nie powinien oznaczać tylko miejsca do przechowywania wiedzy dla dokumentacji; powinno to oznaczać możliwość znalezienia, zaufania i używania tego, co potrzebujesz, gdziekolwiek tego potrzebujesz. Tradycyjne wikipedie dotyczą przechowywania. Zacznij korzystać z Guru za darmo i zobacz, jak wygląda lepsze rozwiązanie wiedzy.
Wiki korporacyjny to rodzaj oprogramowania zarządzania wiedzą: aktualizowane źródło wewnętrznych informacji o firmie. Są wszechstronne i łatwe do skonfigurowania, a w przeciwieństwie nawet do kilku lat temu, wiele z nich integruje się z platformami komunikacyjnymi zespołów, takimi jak Slack czy Teams.
A ponieważ Guru został założony w oparciu o pomysł integracji ze Slackiem, wiemy, dlaczego: Dodając wewnętrzny wiki do platformy komunikacyjnej, możesz uzyskać dostęp do całej bazy wiedzy bez przerywania rozmowy.
Ale niezależnie od ich dostępności w tych aplikacjach, problem z tradycyjnymi wikipediami firmowymi pozostaje: stają się one nieaktualne i trudne w zarządzaniu w miarę wzrostu zespołu i skali wiedzy, co skutkuje malejącym ich użyciem z upływem czasu. Nie ma znaczenia, czy to jest tradycyjny portal, czy najnowsza oferta, fakt jest taki, że tradycyjne wikipedie nie działają w dłuższym okresie.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego tradycyjne wikipedie nie pomogą ci rozwiązać podstawowych problemów z twoją wiedzą.
Większość wikipedii wewnętrznych nie rozwiązuje głównego problemu z tradycyjnymi bazami wiedzy: dokładności i skuteczności wiedzy
Oto co się dzieje z treścią w większości wewnętrznych wikipedii:
Ekspert poświęca dużo czasu na napisanie i stworzenie idealnej strony, ale po jej napisaniu zapomina ją zaktualizować i nigdy nie jest do tego nakłaniany, co prowadzi do tego, że wiedza staje się przestarzała
Osoby, które potrzebują wiedzy, nie mogą powiedzieć, kiedy wiki ostatnio zostało zaktualizowane ani czy wciąż jest aktualne, przez co tracą do niego zaufanie
Rozwiązania wiki nagradzają długie treści, co oznacza, że nawet gdy użytkownik znajdzie odpowiednią stronę, może nie być w stanie łatwo znaleźć konkretnego fragmentu wiedzy, którego potrzebuje, ucząc ich ignorować wiki i pytać eksperta bezpośrednio
Połączenie przestarzałej wiedzy, braku zaufania i trudności w dostępie prowadzi do spadku użycia, co sprawia, że całe rozwiązanie wiki wewnętrznej staje się zmarnowaną inwestycją
Jeśli twoja wiki ma integrację ze Slackiem lub Teams, możesz rozwiązać jeden z tych problemów: problem z wykorzystaniem informacji. Ale ponieważ te rozwiązania nie mają sposobu, aby zmusić ekspertów do weryfikacji lub aktualizacji istniejącej wiedzy, twój zespół może przypadkowo zacząć dzielić się nieprawidłowymi lub przestarzałymi informacjami. A złe informacjemogą być gorsze niż brak informacji — zwłaszcza w rolach związanych z obsługą klienta.
Informacje dotyczące twojego biznesu zmieniają się każdego dnia: powstają nowe funkcje, pojawiają się nowi konkurenci, a nowe procesy wewnętrzne są tworzone, a wszystko to jest omawiane w twoich kanałach komunikacyjnych.
Nie winiimy cię za myślenie, Wiki wydają się proste, więc po prostu wezmę jedną, która integruje się ze Slackiem lub Teams i to rozwiąże wszystkie moje problemy?
Ale oto dlaczego to tylko stwarza więcej problemów w przyszłości.
To może nie wydawać się zbyt skomplikowane, ale weź pod uwagę, że każdy pracownik korzysta w pracy z około 9 aplikacji. Złożone razem, liczba kombinacji aplikacji i ludzi szybko staje się nie do zarządzania nawet dla jednego punktowego rozwiązania, jak tradycyjna wiki, czy rozwiązania dwu-punktowego, jak takie, które integruje się z Slackiem.
Więc jak wiki dla Slacka może pomóc członkom twojego zespołu, gdy nie używają właściwie Slacka?
Rozwiązywanie problemu zarządzania wiedzą w każdych punktach w workflow
Najpierw zróbmy krótkie podsumowanie: większość wikipedii z integracjami ze Slackiem i Teams wciąż jest, w istocie, tradycyjnymi rozwiązaniami, z miarą problemów, które się z nimi wiążą. Jednak, jeśli wciąż rozważasz aplikację wiki, wybierz jedną, która ma integracje ze Slackiem i Teams. Integracje czatu sprzyjają stałemu użyciu — a bycie w workflow częścią czasu jest wciąż lepsze niż w ogóle.
Ale dla rzeczywistej wiedzy wszędzie indziej, nie zaprzestawaj na integracji ze Slackiem.
Problem z treścią tradycyjnych wikipedii
Większość wikipedii nagradza przechowywanie wiedzy, a niekoniecznie jej użycie. Ponieważ są zaprojektowane jako portale, wiedza w nich musi przyjąć bardzo specyficzną, hierarchiczną strukturę. Sztywna struktura skłania do nagradzania dłuższych treści, co oznacza, że wiele tematów może być grupowanych pod jednym nagłówkiem. Z samej natury, utrudnia to dostęp do wiedzy. Nawet z integracją ze Slackiem czy Teams, możesz otwierać artykuły, które mają setki słów. To utrudnia szybkie znalezienie tego, czego potrzebujesz, i jest uciążliwe do zaktualizowania.
W rozwiązaniu wiki Guru twoja wiedza jest zorganizowana tak, aby była używana, zamiast aby była przechowywana (pojedynczy temat, małe porcje), dzięki czemu możesz ją szybko przeczytać i szybko zaktualizować. Nie jest potrzebne CTRL-F.
Twoja wiki jest w Slacku, ale potrzebujesz wiedzy w Salesforce
...lub e-mailu, lub Intercomu, lub Asany, lub Trello, lub GitHuba, lub Figmy, lub DocuSign, lub Greenhouse, lub… no, znasz sprawę. Nie źle to rozum, w Guru uwielbiamy Slack. Nasz produkt został zbudowany od podstaw, aby był używany w Slacku. Jako firma, pracujemy w Slacku, a nie w e-mailu. Ale nie, ehm, żyjemy w Slacku. Korzystamy ze wszystkich aplikacji, które właśnie wymieniłem w naszej codziennej pracy, a wszystkie z nich wymagają, abyśmy coś często znajdowali (“Czekaj, jakie są nasze kody HEX kolorów marki?” “Jakie są nasze metryki ROI?” “Co to było za opinia klienta?”).
Odkryj, jak Guru integruje się z narzędziami, których potrzebujesz
Tak więc, podczas gdy integracja ze Slackiem jest fundamentem, na który powinieneś zwracać uwagę w bazie wiedzy, powinieneś również brać pod uwagę rozwiązania wiki, które oferują natywne integracje z innymi programami. Lub poszukać takiego, które ma uniwersalną integrację, jak rozszerzenie przeglądarki, które pozwala ci uzyskać dostęp do wiedzy z każdego miejsca, na każdej stronie.
„Dlaczego to ma znaczenie?” możesz zapytać. Okazuje się, że pozostanie w workflow jest kluczem do produktywności. Rozwiązania portalowe, takie jak tradycyjne oferty zarządzania wiedzą i wikipedie, ostatecznie zmuszają cię do opuszczenia swojego workflow, aby zużywać lub aktualizować wiedzę. Rani Molla, starsza reporterka danych Recode, wyjaśnia:
„Po przerwie zajmuje około 25 minut, aby wrócić do zadania, nad którym pracowałeś, według badania Microsoftu. Może to zająć jeszcze więcej czasu, aby osiągnąć ‘stan przepływu’, zwany alternatywnie ‘głęboką pracą’. Te terminy odnoszą się do skoncentrowanego stanu umysłu, w którym jesteś, gdy zanurzasz się w zadaniu, a czas wydaje się po prostu uciekać. To także wtedy, gdy wykonujesz swoją najlepszą pracę. [...] Z czasem, rozproszenia w pracy mogą się namnażać. Wielu z nas próbuje odzyskać czas poprzez multitasking. Ale multitasking nie działa. Zamiast robić jedną rzecz dobrze, tak naprawdę tylko przeskakujesz między aktywnościami i robisz je wszystkie źle.”
Twój zespół zasługuje na więcej, niż tradycyjne rozwiązanie wiki wewnętrznej
Pracownicy wiedzy to najszybciej rosnący segment siły roboczej. Jeżeli nie wyposażyłeś ich w najlepszy sposób dostępu do informacji, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków, twoja firma nie będzie mogła konkurować. Dostęp nie powinien oznaczać tylko miejsca do przechowywania wiedzy dla dokumentacji; powinno to oznaczać możliwość znalezienia, zaufania i używania tego, co potrzebujesz, gdziekolwiek tego potrzebujesz. Tradycyjne wikipedie dotyczą przechowywania. Zacznij korzystać z Guru za darmo i zobacz, jak wygląda lepsze rozwiązanie wiedzy.
