Reúnam-se e ouçam a história de quando as respostas automáticas de fora do escritório foram inventadas. Basicamente, algumas pessoas na Microsoft descobriram que não conseguiam parar de responder e-mails enquanto estavam de férias, e assim nasceu o OOO. Mas a verdade suja é que alguns de nós (ok, muitos de nós) não apenas respondem a e-mails enquanto estamos de férias, mas também permanecemos atentos ao Slack e a outros canais de comunicação.

Parte disso vem do alto (história verdadeira: uma vez trabalhei em uma empresa que exigia que colocássemos OOO ao nos desconectarmos ao final do dia), mas muita dessa pressão é autoimposta. Não queremos ficar de fora do loop e simplesmente não confiamos que as coisas serão feitas - ou feitas bem - quando estamos fora, então fazemos planos de contingência que nos impedem de nos desconectar. E quando somos recompensados por esse comportamento ("Obrigado por trabalhar nesta questão crítica. Sei que você teve que abrir mão do seu tempo livre para fazer isso" ou "Você voltou de férias e já começou! Incrível!”) internos que nunca param de nunca parar é algo bom.

Estamos todos nos preparando para o que esperamos que seja um verão épico, e achamos que é hora das pessoas mudarem sua abordagem em relação ao PTO. O tempo de férias tende a ter algumas das regras mais rígidas em relação a isso, e sabemos que fazer as pessoas mudarem de ideia pode ser um desafio. É por isso que vamos ajudar a te dar uma nova maneira de pensar sobre como você lida com seu tempo fora do escritório com algumas maneiras de incentivar a desconexão.

Defina expectativas sobre o que o tempo livre realmente significa

Primeiro, uma cultura de desconexão durante as férias requer pelo menos um acordo explícito entre uma empresa e seus funcionários de que não se espera check-ins ou comunicação. Uma notificação que vai além de "nenhum trabalho é esperado." Deixe claro que ninguém é esperado para conseguir começar rapidamente em 10 minutos após se logar após uma férias de vários dias (ou até mesmo uma de várias horas). Deixe claro que o tempo livre é um tempo totalmente longe do trabalho. Embora essa expectativa deva vir da liderança, ela pode ser reafirmada no nível da equipe. Se alguém de férias começar a responder e-mails ou mensagens no Slack, lembre-o gentilmente de que ele está fora, de que ele não deve se preocupar, que você cuida disso e que ele deve se desconectar.

Dica profissional: Se você é como eu, você simplesmente fingirá estar offline quando na verdade não está. Quando estou de férias, na verdade, deleto o Slack, e-mails de trabalho, etc. do meu telefone. Minhas mãos certamente ficam inquietas quando esses canais não estão disponíveis para mim, mas é um lembrete útil de comportamento pessoal que, ei, eu sou suposto estar escalando este penhasco em Zion, não checando uma discussão sobre nossas classificações de busca.

Atualize a maneira como você usa respostas automáticas

O problema com a maioria das respostas automáticas de fora do escritório é que elas são usadas para enfatizar nossas obrigações para aqueles que estão nos contatando.

"Estou fora do escritório com acesso limitado à internet, então minhas respostas podem atrasar. Se precisar de uma resposta urgente, entre em contato com meu colega Cool Kid em coolkid@coolcompanydotcom. Caso contrário, aguarde uma resposta assim que eu voltar."

— Uma versão de um OOO que usei por anos

Santos SLA, Batman! Não é de se admirar que desconectar enquanto se está de férias tenha parecido um fardo. Respostas OOO que parecem assim estabelecem expectativas quase impossíveis. Internamente, todos que deveriam saber que você está de férias provavelmente já sabem, e externamente, a maioria dos e-mails que você recebe não requer uma resposta, oportuna ou não. (A exceção: se você tem clientes externos, envie uma rápida atualização informando que estará fora e qual é o plano alternativo - e isso não deve envolver você conferindo as mensagens.)

Em vez disso, formate uma resposta automática que pareça um pouco mais razoável e reduza seu fardo:

"Estou de férias e começarei a responder a todos os assuntos pendentes assim que voltar."

Isso não só enfatiza que você não está respondendo agora, mas também não obriga a entrar imediatamente em resposta assim que retornar. Não há informações extras e não abre seus colegas para prospecções indesejadas.

Dica profissional: Use seu espaço OOO para mostrar algum trabalho do qual você realmente se orgulha (“Enquanto você espera, por que não conferir nosso último lançamento de produtos?”), ou mostre um pouco de personalidade (“Estou atualmente viajando pela histórica Rota 66. Saiba mais sobre isso aqui.”)

Facilite para todos verem o que precisa acontecer na sua ausência

Em minhas férias de uma semana muito atrasadas, criei um Cartão Guru (baseado em este template) que não apenas delineou quando eu estaria fora e qual era o plano para minha ausência, mas também sob quais circunstâncias era aceitável me contatar. Vamos dar uma olhada nele:

O título o torna facilmente pesquisável para todos na empresa que possam estar se perguntando o que está acontecendo, e essa informação é repetida no topo do Cartão em si para enfatizar quando estarei inacessível.

Aqui deixo claro que a) não espero trabalhar porque não estou trazendo meu computador e b) sob quais circunstâncias limitadas (e, francamente, fantásticas) é aceitável me contatar. Também direciono as pessoas para aqueles que podem dar respostas a elas. Qualquer outra coisa terá que esperar.

Aqui é onde meu lado controlador aparece - e sim, estou um pouco envergonhado (todas essas pessoas já sabiam o que precisavam fazer), mas me dá paz de espírito saber que está documentado, o que significa que não preciso me preocupar com isso enquanto estou brincando (ler: perdendo) no blackjack.

Meu objetivo foi destilar as maiores prioridades para minha equipe, além de nossas tarefas do dia a dia. Isso é essencialmente o que dei luz verde para avançar sem me consultar.

Finalmente, reitero o que vejo como minhas obrigações para garantir que todos saibam que realmente, realmente, de fato não vou trabalhar. Não havia como, se você era um funcionário do Guru que estava pensando em me contatar, você iria perder o fato de que eu estava fora.

Para deixar bem claro, criei um link Bitly para este Cartão e o coloquei como meu status no Slack, como indicado acima. Mas eu fui um passo além! Mudei meu nome de exibição para "Leah está OOO 26/04-30/04" e coloquei essa mensagem como meu status:

A pergunta que você está fazendo agora é... funcionou? Consegui me desconectar completamente?

Quase. Quando percebi que havia negligenciado remover o Slack do meu iPad, verifiquei-o uma vez no meio da semana. Acontece que estava tudo bem e ninguém precisava de mim (surpresa!), então fechei meu iPad e voltei minha atenção para descobrir por que todo mundo parece gostar tanto de fazer trilhas.

Mudando a forma como pensamos sobre o tempo livre

Como sociedade, precisamos reavaliar nosso relacionamento com o trabalho, mas, enquanto isso, podemos começar fazendo mudanças em nossas empresas e dentro de nós mesmos. Esta é uma mudança específica de gerenciamento que você pode começar em sua empresa obtendo uma noção básica de quão bem todos conseguem se desconectar do trabalho e passando pelas etapas acima para garantir que se desconectar e recarregar é a norma e não a exceção.