Change the Way You Communicate Time Off to Truly Disconnect

Reúnanse y escuchen la historia sobre el momento en que se inventaron las respuestas automáticas de fuera de la oficina. Básicamente, algunas personas en Microsoft descubrieron que no podían dejar de responder correos electrónicos mientras estaban de vacaciones, y así nació el OOO. Pero la cruda verdad es que algunos de nosotros (bueno, muchos de nosotros) no solo respondemos correos electrónicos mientras estamos de vacaciones, sino que también estamos al tanto de Slack y otros canales de comunicación.

Parte de esto fluye desde arriba (historia verdadera: una vez trabajé en una empresa que nos requería poner OOO cuando salíamos al final del día), pero mucha de esta presión es autoinfligida. No queremos estar fuera de la conversación, y simplemente no confiamos en que las cosas se hagan —o se hagan bien— cuando estamos ausentes, así que elaboramos planes de contingencia que nos impiden desconectar. Y cuando se nos recompensa por este comportamiento (“Gracias por trabajar en este problema crítico. Sé que tuviste que distraerte de tu tiempo libre para hacerlo” o “¡Regresaste de vacaciones e inmediatamente te lanzaste de nuevo! ¡Increíble!”) internalizamos que nunca detenerse nunca deteniéndose es algo bueno.

Todos nos estamos preparando para lo que esperamos sea un verano épico, y creemos que es hora de que la gente cambie su enfoque hacia el PTO. El tiempo de vacaciones tiende a tener algunas de las reglas más estrictas al respecto, y sabemos que conseguir que la gente cambie de opinión puede ser un desafío. Por eso vamos a ayudarte a encontrar una nueva forma de pensar sobre cómo manejar tu tiempo fuera de la oficina con algunas maneras de fomentar la desconexión.

Establecer expectativas sobre lo que realmente significa tomarse un tiempo libre

Primero, una cultura de desconexión mientras estamos de vacaciones requiere al menos un acuerdo explícito entre una empresa y sus empleados de que no se esperan verificaciones ni comunicación. Notificación que va más allá de “no se espera trabajo”. Deja en claro que nadie se espera que pueda comenzar a trabajar de inmediato dentro de los 10 minutos después de iniciar sesión tras unas vacaciones de varios días (o incluso de varias horas). Deja claro que el tiempo libre es tiempo completamente alejado del trabajo. Mientras esta expectativa debe provenir del liderazgo, puede reforzarse a nivel de equipo. Si alguien de vacaciones comienza a responder correos electrónicos o mensajes de Slack, recuérdale amablemente que está fuera, que no debe preocuparse, que tú te encargarás de esto, y que debería desconectarse.

Consejo profesional: Si eres como yo, simplemente pretenderás estar desconectada cuando en realidad no lo estés. Cuando estoy de vacaciones, en realidad elimino Slack, mi correo de trabajo, etc. de mi teléfono. Mis manos ciertamente se sienten inquietas cuando estos canales no están disponibles, pero es un recordatorio útil de comportamiento personal de que, hey, se supone que debo estar escalando este acantilado en Zion, no revisando una discusión sobre nuestros rankings de búsqueda.

Actualiza la forma en que usas las respuestas automáticas

El problema con la mayoría de las respuestas automáticas de fuera de la oficina es que se utilizan para enfatizar nuestras obligaciones hacia quienes nos contactan.

"Estoy fuera de la oficina con acceso limitado a internet, así que mis respuestas pueden tardar. Si necesitas una respuesta urgente, por favor contacta a mi colega Cool Kid en coolkid@coolcompanydotcom. De lo contrario, espera una respuesta tan pronto como regrese."

— Una versión de un OOO que usé durante años

¡Santo SLA, Batman! No es de extrañar que desconectarse durante unas vacaciones se sienta como una carga. Las respuestas OOO que lucen así establecen expectativas casi imposibles. Internamente, todos quienes deberían saber que estás de vacaciones probablemente ya lo saben, y externamente, la mayoría de los correos electrónicos que recibes no requieren una respuesta, a tiempo o de otro tipo. (La excepción: Si tienes clientes externos, envíales una rápida actualización de que estarás fuera y cuál es el plan alternativo —y no debería involucrarte en verificar.)

En cambio, redacta un mensaje de fuera de la oficina que luzca un poco más razonable y reduzca tu carga:

"Estoy de vacaciones y comenzaré a responder todos los puntos pendientes tan pronto como regrese."

No solo enfatiza que no estás respondiendo ahora, sino que tampoco te obliga a sumergirte inmediatamente en las respuestas tan pronto como regreses. No hay información superflua y no abre a tus colegas a propuestas no deseadas.

Consejo profesional: Usa tu espacio OOO para mostrar algún trabajo del que estés realmente orgulloso (“Mientras esperas, ¿por qué no revisas nuestro último lanzamiento de producto?”), o muestra un poco de personalidad (“Actualmente estoy en un viaje por la histórica Ruta 66. Aprende más sobre ello aquí.”)

Facilita que todos vean lo que necesita suceder en tu ausencia

En mis recientes y muy tardías vacaciones de una semana, creé una Tarjeta de Guru (basada en esta plantilla) que no solo estableció cuándo estaría ausente y cuál sería el plan para mi ausencia, sino también bajo qué circunstancias estaba bien contactarme. Démosle un vistazo:

El título lo hace fácilmente buscable para todos en la empresa que puedan estar preguntándose qué está pasando, y esa información se repite en la parte superior de la Tarjeta misma para enfatizar cuándo estaría incomunicada.

Aquí dejo claro que a) no espero trabajar ya que no llevo mi computadora y b) bajo qué situaciones limitadas (y, francamente, fantásticas) es aceptable contactarme. También dirijo a las personas a quienes pueden darles respuestas. Cualquier otra cosa tendrá que esperar.

Aquí es donde aparece mi impulso de control —y sí, me siento un poco avergonzada (todas estas personas ya sabían lo que tenían que hacer), pero me brinda tranquilidad que esté documentado, lo que significa que no tendré que preocuparme mientras juego (lee: pierdo en) blackjack.

Mi objetivo era destilar las prioridades más grandes para mi equipo, más allá de nuestras tareas diarias. Esto es esencialmente lo que les he dado luz verde para avanzar sin consultar conmigo.

Finalmente, reitero lo que veo como mis obligaciones para asegurarme de que todos sepan realmente, realmente, por seguro no voy a trabajar. No había forma de que un empleado de Guru que pensara en contactarme se perdiera el hecho de que estaba fuera.

Para dejarlo completamente claro, creé un enlace de Bitly para esta Tarjeta, y lo hice mi estado de Slack, como se indicó arriba. ¡Pero fui un paso más allá! Cambié mi nombre de usuario a “Leah está OOO 4/26-4/30” y hice que mi estado fuera este mensaje:

La pregunta que estás haciendo ahora es… ¿funcionó? ¿Me desconecté completamente?

Casi. Cuando me di cuenta de que había olvidado eliminar Slack de mi iPad, lo revisé una vez a mitad de semana. Resulta que todo estaba bien y nadie me necesitaba (sorpresa!), así que cerré mi iPad y volví a concentrarme en averiguar por qué a todos les gusta tanto escalar.

Cambiando la forma en que pensamos sobre el tiempo libre

Como sociedad, necesitamos reevaluar nuestra relación con el trabajo, pero mientras tanto, podemos comenzar haciendo cambios en nuestras empresas y dentro de nosotros mismos. Este es un ejercicio específico de gestión del cambio que puedes comenzar en tu empresa obteniendo una noción básica de qué tan bien todos pueden desconectarse del trabajo y trabajar a través de los pasos anteriores para asegurarse de que desconectar y recargar sea la norma, no la excepción.