Rassemblez-vous et écoutez l'histoire de la création des réponses automatiques en dehors du bureau. En gros, quelques personnes chez Microsoft ont découvert qu'elles ne pouvaient pas s'empêcher de répondre aux e-mails pendant qu'elles étaient en vacances, et donc l'OOO est né. Mais la triste vérité est que certains d'entre nous (bon, beaucoup d'entre nous) ne se contentent pas de répondre aux e-mails pendant les vacances, mais nous gardons également un œil sur Slack et d'autres canaux de communication.

Une partie de cela vient d'en haut (histoire vraie : j'ai un jour travaillé dans une entreprise qui exigeait de nous que nous mettions des OOO quand nous signions pour la journée), mais une grande partie de cette pression est auto-imposée. Nous ne voulons pas être hors du coup, et nous ne faisons tout simplement pas confiance au fait que les choses seront faites - ou faites correctement - lorsque nous sommes absents, alors nous faisons des plans de contingence qui nous empêchent de nous déconnecter. Et quand nous sommes récompensés pour ce comportement ("Merci d'avoir travaillé sur ce problème critique. Je sais que vous avez dû prendre sur votre temps libre pour le faire" ou "Vous êtes revenu de vacances et vous avez plongé tout de suite ! Incroyable !") nous intériorisons que ne jamais s'arrêter, c'est une bonne chose.

Nous nous préparons tous pour ce que nous espérons être un été plutôt épique, et nous pensons qu'il est temps que les gens changent leur approche des jours de congé. Le temps de congé a tendance à avoir certaines des règles les plus strictes, et nous savons qu'amener les gens à changer d'avis peut être un défi. C'est pourquoi nous allons vous aider à réfléchir à la manière dont vous gérez votre temps en dehors du bureau avec quelques conseils pour encourager la déconnexion.

Définir les attentes sur ce que signifie réellement le temps libre

Tout d'abord, une culture de déconnexion pendant les vacances nécessite au moins un accord explicite entre une entreprise et ses employés stipulant qu'aucun suivi ou communication n'est attendu. Avis qui va au-delà de "aucun travail n'est attendu". Faites-le savoir que personne n'est censé être en mesure de commencer à courir 10 minutes après s'être connecté après des vacances de plusieurs jours (ou même de plusieurs heures). Faites-le savoir que le temps libre signifie vraiment s'éloigner entièrement du travail. Bien que cette attente doive venir de la direction, elle peut ensuite être renforcée au niveau de l'équipe. Si quelqu'un en vacances commence à répondre à des e-mails ou des Slacks, rappelez-le gentiment qu'il est absent, qu'il ne doit pas s'inquiéter, que vous avez cela, et qu'il doit se déconnecter.

Astuce : Si vous êtes comme moi, vous ferez simplement semblant d'être hors ligne alors que ce n'est pas le cas. Quand je suis en vacances, je supprime effectivement Slack, les e-mails de travail, etc. de mon téléphone. Mes mains commencent certainement à démanger quand ces canaux ne sont pas disponibles pour moi, mais c'est un bon rappel de comportement personnel que, hé, je suis censé être en train de grimper cette falaise à Zion, pas de vérifier une discussion sur notre classement dans les recherches.

Mettre à jour la façon dont vous utilisez les réponses automatiques

Le problème avec la plupart des réponses automatiques en dehors du bureau est qu'elles sont utilisées pour souligner nos obligations envers ceux qui nous contactent.

"Je suis hors du bureau avec un accès Internet limité donc mes réponses peuvent être retardées. Si vous avez besoin d'une réponse urgente, veuillez contacter mon collègue Cool Kid à coolkid@coolcompanydotcom. Sinon, attendez-vous à une réponse dès que je reviens."

— Une version d'un OOO que j'ai utilisé pendant des années

SLA sacrée, Batman ! Pas étonnant que la déconnexion pendant les vacances soit un fardeau. Les réponses OOO qui ressemblent à cela établissent des attentes presque impossibles. En interne, tout le monde qui devrait savoir que vous êtes en vacances le sait probablement déjà, et en externe, la plupart des e-mails que vous recevez ne nécessitent pas de réponse, qu'elle soit rapide ou non. (L'exception : si vous avez des clients externes, envoyez-leur une mise à jour rapide indiquant que vous serez absent et quel est le plan de secours - et cela ne devrait pas vous impliquer de faire un suivi.)

Au lieu de cela, formatez un message d'absence qui semble un peu plus raisonnable et réduit votre fardeau :

"Je suis en vacances et je commencerai à répondre à tous les éléments en suspens à mon retour."

Non seulement cela souligne que vous ne répondrez pas maintenant, mais cela ne vous force pas non plus à plonger immédiatement dans les réponses dès votre retour. Il n'y a pas d'informations superflues et cela n'ouvre pas vos collègues à des démarchages non désirés.

Astuce : utilisez votre espace OOO pour mettre en valeur un travail dont vous êtes vraiment fier ("Pendant que vous attendez, pourquoi ne pas consulter notre dernière sortie de produit ?"), ou pour montrer un peu de personnalité ("Je suis actuellement en road trip sur la route historique 66. En savoir plus à ce sujet ici.")

Facilitez à tous de voir ce qui doit se passer en votre absence

Lors de mes récentes vacances d'une semaine très tardives, j'ai créé une carte Guru (basée sur ce modèle) qui non seulement indiquait quand j'étais absent et quel était le plan pour mon absence, mais aussi dans quelles conditions il était acceptable de me contacter. Jetons un œil à cela :

Le titre le rend facilement accessible à tous dans l'entreprise qui pourrait se demander ce qui se passe, et cette information est répétée en haut de la carte elle-même pour souligner quand je serai injoignable.

Ici, je fais comprendre que je ne m'attends pas à travailler puisque je n'emmène pas mon ordinateur, et b) dans quelles circonstances limitées (et franchement, fantaisistes) il est acceptable de me contacter. Je dirige également les gens vers ceux qui peuvent leur donner des réponses. Tout le reste devra attendre.

C'est là que mon côté contrôle fou ressort - et oui, j'ai un peu honte (toutes ces personnes savaient déjà ce qu'elles devaient faire), mais cela me donne la tranquillité d'esprit que c'est documenté, ce qui signifie que je n'ai pas à m'inquiéter de cela pendant que je m'amuse (lire : perdre au blackjack.

J'ai cherché à distiller les plus grandes priorités pour mon équipe, en dehors de nos habitudes quotidiennes. C'est essentiellement ce que j'ai donné le feu vert pour avancer sans me consulter.

Enfin, je réitère ce que je considère comme mes obligations pour m'assurer que tout le monde sait que je ne vais vraiment pas travailler. Il n'y avait aucun moyen, si vous étiez un employé de Guru qui pensait à me contacter, que vous puissiez manquer le fait que j'étais absent.

Pour rendre cela totalement clair, j'ai créé un lien Bitly pour cette carte et configuré mon statut Slack comme indiqué ci-dessus. Mais j'ai fait un pas de plus ! J'ai changé mon nom d'affichage en "Leah est OOO 4/26-4/30" et j'ai mis ce message en statut :

La question que vous vous posez maintenant est... est-ce que ça a fonctionné ? Est-ce que j'ai totalement déconnecté ?

Presque. Quand j'ai réalisé que j'avais omis de retirer Slack de mon iPad, je l'ai vérifié une fois en milieu de semaine. Il s'avère que tout allait bien et que personne n'avait besoin de moi (choc !), alors j'ai fermé mon iPad et j'ai reporté mon attention à essayer de comprendre pourquoi tout le monde semble tant aimer la randonnée.

Changer la façon dont nous pensons au temps libre

En tant que société, nous devons réévaluer notre relation au travail, mais en attendant, nous pouvons commencer par apporter des changements dans nos entreprises, et en nous-mêmes. C'est un exercice spécifique de gestion du changement que vous pouvez commencer dans votre entreprise en obtenant une idée de la manière dont chacun est capable de se déconnecter du travail, et en suivant les étapes ci-dessus pour faire en sorte que la déconnexion et la recharge deviennent la norme, et non l'exception.