Вы знаете, что обмен знаниями на работе важен, вы просто не думали, что столько времени будет на это потрачено. На этой неделе вы были на трех встречах по запуску проекта, и вы знаете, что большую часть послеобеденного времени вам придется тратить на ответы в Slack и на электронные письма. Вы устали, команда устала, и вы думаете, что даже люди из высшего руководства начинают чувствовать себя выгоревшими.
Наверняка именно поэтому вы чувствуете огромную вину за необходимость отправить еще одно обновление по электронной почте, которое отнимет больше времени и внимания у людей. Мы знаем, что перегрузка информацией - это серьезная проблема на работе. Поэтому нам не нравится невольно способствовать этому, просто выполняя свои обязанности.
Но я думал, что мы завершили эту задачу
Дела не утихнут на работе в ближайшее время, но мы можем помочь вам, если вы хотите облегчить эту когнитивную нагрузку на работе. Если вы ищете способы эффективно делиться знаниями и сократить перегрузку, у нас есть несколько советов, которые помогут вам начать.
Нормально быть избирательным
Мы сталкиваемся с большим количеством информации в течение дня. Постепенно становится естественным начинать игнорировать определенные вещи и распределять ваше внимание на то, что, по вашему мнению, в нем нуждается. Иногда, когда вы рассказываете людям «всю историю», вы даете им больше информации, чем им действительно нужно, чтобы достичь желаемого результата. Слишком много информации может запутать или заставить людей работать медленнее и усерднее, чем они должны.
Перед тем как делиться знаниями, уделите время на размышления о самых важных выводах, которые вы хотите, чтобы люди получили. Сосредоточьтесь на том, чтобы дать им информацию, необходимую для выполнения текущей задачи, и убедитесь, что люди понимают, что от них ожидается.
Иногда меньше - это больше
Также нормально давать людям возможность потреблять дополнительную информацию самостоятельно. Нет ничего плохого в том, чтобы предоставить людям данные, которые им нужны для выполнения задачи, а затем также дать им ссылку на целое исследование, если они захотят его прочитать, когда у них будет время.
Запланируйте время для обмена
Иногда проблема заключается не в количестве знаний, которые вы получаете, а в ритме, с которым вы их получаете. Получение вашей еженедельной электронной почты с обновлением проекта может быть важной частью вашего дня, но это также может отвлекать, когда вы уже сосредоточены на других задачах.
Добавление немного предсказуемости к тому, когда вы делитесь своими знаниями, может принесет вашей команде много пользы. Это помогает им лучше планировать свои дни, так как они будут знать, когда ожидать обновления или важной информации, которая поможет им в работе.
Вам не нужно планировать каждое письмо до минуты (если вы действительно этого хотите). Просто дайте людям знать, чтобы ожидать обновления по вторникам после обеда или что вы открыты к рассмотрению работы в третий пятницу каждого месяца, это дает всем немного больше предсказуемости.
Определите, что важно
Давайте подумаем о двух гипотетических ситуациях на работе:
Вы провели отличную беседу с клиентом, и у них есть некоторые отзывы, которые они хотели бы поделиться о своем последнем опыте работы с вашей компанией.
Оказалось, что последнее обновление продукта удалило некоторые ключевые функции, к которым нельзя получить доступ. Инженерная команда находится в ситуации «все руки на борту», пытаясь решить проблему, а команда CX должна быть проинформирована о том, что говорить клиентам.
Очевидно, что вторая ситуация более важна и срочна, чем первая. Как вы сообщаете своим коллегам о срочности? Когда на работе все начинает восприниматься как экстренная ситуация, вдруг становится гораздо сложнее определить, на чем должно быть сосредоточено ваше внимание. Вместо того чтобы заставлять каждое письмо или сообщение в Slack казаться тем, что требует немедленного внимания, подумайте о способах помочь вашим сотрудникам понять, что важно. Функция объявлений Guru является весьма эффективным способом показать срочность в сообщениях. Видя, что кнопка «Я прочитал это» расположена вверху карт, сотрудники знают, что они просматривают что-то важное, и это также помогает людям, отправляющим сообщение, отслеживать вовлеченность и гарантировать, что нужные люди это прочитали.
Держите все просто
Способ, которым мы представляем информацию, которую мы делаем, имеет значение. В целом, любые знания, которыми вы делитесь с вашей командой, должны быть достаточно простыми для понимания и представлены таким образом, чтобы их можно было легко получить. Будьте стратегическими в том, как вы представляете информацию, и помните о важности понимания и усваиваемости в вашей работе.
И это вся информация, которая вам нужна, чтобы запросить день ПТО. Просто, да?
Если вы привыкли писать большими объемами текста, подумайте о том, чтобы разбить ваше сообщение на более мелкие пункты, которые делают вашу информацию более легкодоступной. Разбивание ваших мыслей на более мелкие предложения может помочь вам лучше сосредоточься на текущем сообщении и помочь гарантировать, что вы представляете наиболее важную информацию для передачи вашей идеи.
Подумайте, могут ли видео, изображения или даже аудиоклипы помочь людям лучше понять информацию. Мы записываем Looms для предварительной работы и статусов проектов, и призываем людей давать обновления и задавать вопросы асинхронно. Это дает людям возможность поразмыслить над информацией, которую мы представили, и вернуться с вопросами, когда на это будет время.
Управление знаниями - это ключ к борьбе с перегрузкой информацией
Обмен знаниями важен и должен быть основным камнем каждых рабочих мест. Но мы также знаем, что бывает слишком много хорошего. Каждому из нас нужно знать, когда и как делиться знаниями, а внедрение некоторых из предлагаемых практик в этом посте - это отличный первый шаг к более эффективному и рациональному обмену знаниями.
Мы большие поклонники дней без заседаний и асинхронного общения, потому что мы знаем, как тяжело бывает осваивать информацию. Предоставление людям пространства для переработки потребленной информации - это еще одна важная часть обмена знаниями.
Уделите время, чтобы подумать о том, как вы и ваши коллеги можете работать вместе, чтобы делиться знаниями, не внося перегрузку информацией. Вы можете обнаружить, что ваш день становится немного менее напряженным, немного более продуктивным и намного более удовлетворяющим.
Вы знаете, что обмен знаниями на работе важен, вы просто не думали, что столько времени будет на это потрачено. На этой неделе вы были на трех встречах по запуску проекта, и вы знаете, что большую часть послеобеденного времени вам придется тратить на ответы в Slack и на электронные письма. Вы устали, команда устала, и вы думаете, что даже люди из высшего руководства начинают чувствовать себя выгоревшими.
Наверняка именно поэтому вы чувствуете огромную вину за необходимость отправить еще одно обновление по электронной почте, которое отнимет больше времени и внимания у людей. Мы знаем, что перегрузка информацией - это серьезная проблема на работе. Поэтому нам не нравится невольно способствовать этому, просто выполняя свои обязанности.
Но я думал, что мы завершили эту задачу
Дела не утихнут на работе в ближайшее время, но мы можем помочь вам, если вы хотите облегчить эту когнитивную нагрузку на работе. Если вы ищете способы эффективно делиться знаниями и сократить перегрузку, у нас есть несколько советов, которые помогут вам начать.
Нормально быть избирательным
Мы сталкиваемся с большим количеством информации в течение дня. Постепенно становится естественным начинать игнорировать определенные вещи и распределять ваше внимание на то, что, по вашему мнению, в нем нуждается. Иногда, когда вы рассказываете людям «всю историю», вы даете им больше информации, чем им действительно нужно, чтобы достичь желаемого результата. Слишком много информации может запутать или заставить людей работать медленнее и усерднее, чем они должны.
Перед тем как делиться знаниями, уделите время на размышления о самых важных выводах, которые вы хотите, чтобы люди получили. Сосредоточьтесь на том, чтобы дать им информацию, необходимую для выполнения текущей задачи, и убедитесь, что люди понимают, что от них ожидается.
Иногда меньше - это больше
Также нормально давать людям возможность потреблять дополнительную информацию самостоятельно. Нет ничего плохого в том, чтобы предоставить людям данные, которые им нужны для выполнения задачи, а затем также дать им ссылку на целое исследование, если они захотят его прочитать, когда у них будет время.
Запланируйте время для обмена
Иногда проблема заключается не в количестве знаний, которые вы получаете, а в ритме, с которым вы их получаете. Получение вашей еженедельной электронной почты с обновлением проекта может быть важной частью вашего дня, но это также может отвлекать, когда вы уже сосредоточены на других задачах.
Добавление немного предсказуемости к тому, когда вы делитесь своими знаниями, может принесет вашей команде много пользы. Это помогает им лучше планировать свои дни, так как они будут знать, когда ожидать обновления или важной информации, которая поможет им в работе.
Вам не нужно планировать каждое письмо до минуты (если вы действительно этого хотите). Просто дайте людям знать, чтобы ожидать обновления по вторникам после обеда или что вы открыты к рассмотрению работы в третий пятницу каждого месяца, это дает всем немного больше предсказуемости.
Определите, что важно
Давайте подумаем о двух гипотетических ситуациях на работе:
Вы провели отличную беседу с клиентом, и у них есть некоторые отзывы, которые они хотели бы поделиться о своем последнем опыте работы с вашей компанией.
Оказалось, что последнее обновление продукта удалило некоторые ключевые функции, к которым нельзя получить доступ. Инженерная команда находится в ситуации «все руки на борту», пытаясь решить проблему, а команда CX должна быть проинформирована о том, что говорить клиентам.
Очевидно, что вторая ситуация более важна и срочна, чем первая. Как вы сообщаете своим коллегам о срочности? Когда на работе все начинает восприниматься как экстренная ситуация, вдруг становится гораздо сложнее определить, на чем должно быть сосредоточено ваше внимание. Вместо того чтобы заставлять каждое письмо или сообщение в Slack казаться тем, что требует немедленного внимания, подумайте о способах помочь вашим сотрудникам понять, что важно. Функция объявлений Guru является весьма эффективным способом показать срочность в сообщениях. Видя, что кнопка «Я прочитал это» расположена вверху карт, сотрудники знают, что они просматривают что-то важное, и это также помогает людям, отправляющим сообщение, отслеживать вовлеченность и гарантировать, что нужные люди это прочитали.
Держите все просто
Способ, которым мы представляем информацию, которую мы делаем, имеет значение. В целом, любые знания, которыми вы делитесь с вашей командой, должны быть достаточно простыми для понимания и представлены таким образом, чтобы их можно было легко получить. Будьте стратегическими в том, как вы представляете информацию, и помните о важности понимания и усваиваемости в вашей работе.
И это вся информация, которая вам нужна, чтобы запросить день ПТО. Просто, да?
Если вы привыкли писать большими объемами текста, подумайте о том, чтобы разбить ваше сообщение на более мелкие пункты, которые делают вашу информацию более легкодоступной. Разбивание ваших мыслей на более мелкие предложения может помочь вам лучше сосредоточься на текущем сообщении и помочь гарантировать, что вы представляете наиболее важную информацию для передачи вашей идеи.
Подумайте, могут ли видео, изображения или даже аудиоклипы помочь людям лучше понять информацию. Мы записываем Looms для предварительной работы и статусов проектов, и призываем людей давать обновления и задавать вопросы асинхронно. Это дает людям возможность поразмыслить над информацией, которую мы представили, и вернуться с вопросами, когда на это будет время.
Управление знаниями - это ключ к борьбе с перегрузкой информацией
Обмен знаниями важен и должен быть основным камнем каждых рабочих мест. Но мы также знаем, что бывает слишком много хорошего. Каждому из нас нужно знать, когда и как делиться знаниями, а внедрение некоторых из предлагаемых практик в этом посте - это отличный первый шаг к более эффективному и рациональному обмену знаниями.
Мы большие поклонники дней без заседаний и асинхронного общения, потому что мы знаем, как тяжело бывает осваивать информацию. Предоставление людям пространства для переработки потребленной информации - это еще одна важная часть обмена знаниями.
Уделите время, чтобы подумать о том, как вы и ваши коллеги можете работать вместе, чтобы делиться знаниями, не внося перегрузку информацией. Вы можете обнаружить, что ваш день становится немного менее напряженным, немного более продуктивным и намного более удовлетворяющим.
Опробуйте мощь платформы Гуру на практике - пройдите интерактивный тур по нашему продукту
