«Какие метрики вам важны?» — это самый важный вопрос для продаж в наше время. Поскольку как руководители по доходам, так и руководители людей осознают важность наличия надежной стратегии внутренней коммуникации, этот основной вопрос теперь заполняет большинство рабочих почтовых ящиков.

Список того, как измерять внутренние коммуникации, разнообразен, растет и (горячее мнение 🔥) неточный. Он включает, но не ограничивается: счастьем/удовлетворенностью сотрудников (оценка eNPS 30 считается хорошей), удержанием сотрудников,  процентами открытия писем, присутствием на общих собраниях, выполнением опросов, «продуктивностью» и качественной обратной связью.

С учетом того, что рынок технологий входит в незнакомую экономическую территорию, сейчас хорошее время чтобы провести аудит и скорректировать процессы, чтобы сбалансировать эффективность организации и опыт сотрудников.  Руководителям внутренних коммуникаций нужны обновленные метрики для развивающейся гибридной рабочей силы.

Вы не можете улучшить то, что не измеряете. И вы не можете разработать обновленную стратегию внутренних коммуникаций, подходящую для гибридной среды, не оценив и не будучи честным насчет того, что не работает.

Распространенные ошибки внутренних коммуникаций и как их исправить

Бизнесы и организации могут быть уникальны сами по себе, но многие сталкиваются с практически идентичными проблемами внутренних коммуникаций. Давайте уделим немного времени, чтобы углубиться в некоторые из самых распространенных проблем внутренних коммуникаций, с которыми сталкиваются компании. Мы могли бы написать целую серию постов по всем различным проблемам коммуникаций, с которыми можно столкнуться на работе. Пока что мы будем нацеливаться только на три, с которыми мы видим, что наши клиенты (и мы сами) сталкиваются чаще всего.

Проблема: Как справиться с избытком (или возможно, вы слишком быстро получили слишком много)

Чувствуете ли вы, что у вас слишком много работы на текущий момент? Вы не одни. Американцы работают в среднем на 1% больше часов по сравнению с началом пандемии. Однако они не получают на 1% больше дохода и не на 1% более удовлетворены своей работой.

Согласно данным Reclaim.ai, количество времени, которое люди проводят на встречах, увеличилось с февраля 2020 года.  Теперь мы все в среднем проводим примерно на 7.3 часа больше на встречах. Это дополнительное время, проведенное за общением и работой, приводит к выгоранию и стрессу. К сожалению, Американская психологическая ассоциация (APA) утверждает, что эти чувства достигли рекордного уровня.  

Почему вы спрашиваете?

Согласно APA, 6% американцев сообщили о когнитивной усталости, 32% — об эмоциональном выгоранию и поразительные 44% — о физической усталости — рост на 38% с 2019 года. Эта неспособность думать или сосредоточиться влияет на доход.

Нехватка концентрации из-за избытка информации снижает мотивацию и заставляет многих из нас заниматься мелкими задачами (низкокачественными задачами) вместо важных (глубокой работы, которая окажет влияние). Как можно ожидать, что кто-то будет эффективно общаться с коллегами, когда они перегружены?

Решение: пересмотрите, как вы управляете встречами и используете свои технологические инструменты

Если мы все проводим больше времени на встречах, мы должны убедиться, что используем это время эффективно. Аудиты встреч и четкие правила для встреч — это ключ к успеху. Это может показаться простым, но больше думать о том, как вы организуете и планируете встречи, может помочь. Взгляните на наш шаблон 4 Ps для организации эффективной встречи, чтобы увидеть эффективный способ планирования и структурирования встреч.

Когда вы пересматриваете, как вы управляете встречами, также уделите время тому, чтобы обдумать, как лучше их завершить. Иногда знание, когда закончить рабочий день или перевести обсуждение в асинхронный режим, может быть достаточно, чтобы улучшить частоту встреч.

Если вы чувствуете себя перегруженным из-за большого количества встреч в вашем календаре, подумайте о том, чтобы дать себе и своей команде отдых. Подумайте о том, как будет выглядеть добавление дня без внутренних встреч в вашу неделю. Это может дать всем немного необходимого времени для концентрации на важных задачах и также позволяет вам сохранить долгосрочные встречи с клиентами.

Теперь, когда вы имели возможность пересмотреть свое время для встреч, давайте подумаем о вашем технологическом комплекте. Верите или нет, довольно легко использовать инструмент ежедневно для работы и при этом не знать, как лучше его использовать. Убедитесь, что все получают максимальную выгоду от программного обеспечения и инструментов, выбранных вашей командой, установив некоторые лучшие практики.

Выделите время, чтобы подумать о цели каждого инструмента, когда вы проходите этот процесс. Какие проблемы и случаи использования решают ваши инструменты? Чувствуете ли вы и ваша команда, что эти инструменты удовлетворяют ваши потребности?

Посмотрите наши карточки о этикете Slack и "какой инструмент я должен использовать, когда..." чтобы увидеть, что мы имеем в виду. Этот небольшой набор инструкций играет роль направляющей для ваших сотрудников. В конечном итоге эти направляющие создают легко повторяемые ритуалы, которые могут помочь снизить усталость принятия решений и когнитивную нагрузку, которая с этим связана.

Проблема: Внутренние коммуникации — это проблема для всех, но не работа для каждого

Время для еще одного горячего мнения 🔥: Руководители внутренних коммуникаций перегружены работой и информацией, и неразумно (или даже непрактично) ожидать от них создания и распространения каждой коммуникации в компании.

Даже если в вашей компании нет отдела или позиции, посвященной внутренним коммуникациям, мы готовы поспорить, что есть небольшое количество людей (или может быть даже один человек), которые создают и документируют самые важные меморандумы, PDF-файлы, инструкции и формы.

Это опасно легко попасть в этот способ работы, и в конечном итоге это может вызвать довольно крупные проблемы по всей организации. Это безусловно созданный способ создания информационных силосов и превращения полезных сотрудников в случайных хранителей знаний. Абсолютно важно, чтобы менеджеры, индивидуальные участники и другие работники знали, когда документировать или как делиться своими знаниями. Создание действенного процесса внутренних коммуникаций, который следует только одна команда или отдельное лицо, не поможет никому.

Внутреннее согласование и операционная эффективность — это проблемы, которые всем должны быть важны, независимо от должности, если они заботятся о росте и прибыльности. Однако не каждая команда имеет возможность наблюдать за тем, как отделы создают трения.

Решение: Обучите сотрудников правильному способу работы с внутренними коммуникациями

Мы знаем, о чем вы думаете. «Действительно ли мне нужно обучать сотрудников, как документировать знания или отправлять сообщение кому-то в Slack?» Мы не говорим, что вам нужно обучать людей тому, как делать базовые вещи, которые они, вероятно, уже знают, как делать. Мы говорим, что немного направляющих по этикету, правильному использованию платформы и форматированию может существенно помочь.

Шаблоны ваших процессов внутренних коммуникаций необходимы. Определение четких процедур и протоколов помогает снизить путаницу и значительно облегчает вовлечение людей.

Разработайте и поделитесь шаблонами, инструкциями и другими ресурсами, чтобы показать сотрудникам правильный способ общения. Эти ресурсы должны быть доступны, легко найдены и даже проще, чем казалось бы, внедрить.  Цель этого — сделать так, чтобы любой сотрудник мог почувствовать себя уверенно в создании и распространении важной информации самостоятельно.

Многие люди учатся по примеру, поэтому обязательно вовлекайте руководство, чтобы они стали золотым стандартом внутренних коммуникаций. Например, финансовый директор Guru Деннис Севилья делится регулярными обновлениями о рынке и о том, как это влияет на компанию через новую функцию объявления Guru. Его информационные и доступные обновления не только полезны; они также показывают людям правильный способ структурирования важной информации в Картах.

Проблема: Ошибочное восприятие потребления как понимания

Вы предполагаете, что отправка электронного письма (или PDF-файла, видео, сообщения Teams или любого другого способа коммуникации по выбору) означает, что люди:

1. Читают это

и

2. Понимают то, что вы пытаетесь донести

Чаще всего вам повезло, если люди доходит до пункта 1. Просмотры и впечатления — это лишь одно измерение потребления знаний, и они не гарантируют, что человек предпримет те действия, которые вы хотите, чтобы он предпринял после потребления. Существует большая разница между чтением сообщения, которое вам отправили, и пониманием информации, которую вы получили.

Решение: Тестируйте способы, чтобы убедиться, что люди понимают сообщения, которые вы отправляете

Не беспокойтесь, вам не нужно становиться экзаменатором и давать людям обширные тесты для каждого обновления проекта, которое вы отправляете через Slack. Существует множество простых и эффективных способов гарантировать, что люди понимают то, что они получают,

Рассмотрите возможность быть прямым и включить заявление о намерении в начале вашего сообщения. Простое предложение, которое говорит: «После прочтения этого документа вы должны понять наш новый процесс запроса PTO», говорит людям, чего ожидать, и также позволяет им понять, что, если они не понимают, им нужно обратиться.

Создайте обратную связь для коммуникации, включая ответственность со стороны отправителя и получателя. Guru называет это Золотым правилом внутренних коммуникаций.  Например, когда сотрудник получает уведомление, которое не предназначено для их конкретной аудитории, его поощряют быть радикально откровенными и просить отправителя быть более конкретным в том, что они просят сотрудников сделать.

Не стесняйтесь проявлять креативность в этом. Некоторым людям нравится задавать короткие тесты, которые подытоживают основные моменты. Другим нравится вставлять маленькие «пасхальные яйца» в конце коммуникаций, чтобы поощрить читателей и добавить немного веселья в их день. Наши последние «кновости» закончились следующим:

Вы дошли до конца новостей! В качестве награды вы можете прочитать о истории взбитых сливок и посмотреть ворон, тихо произносящий «Уу!» в течение 50 секунд.

Взбитые сливки и воробьи не имели много общего с нашими обновлениями. Несмотря на это, они вызвали пару улыбок и незаметно дали нам способ мотивировать людей читать наши новости с начала до конца.

Лучшие внутренние коммуникации = лучшая работа

Ментальный и физический стресс происходит, потому что избыток информации приводит к нехватке внимания. Руководители внутренних коммуникаций заботятся о создании сигналов среди шума, предоставлении ясности как жесте доброты и помогая сотрудникам создавать время и (умственное и реальное) пространство для работы наилучшим образом.

Поэтому уменьшите количество проектов, над которыми вы работаете, установите шаблоны и обучите своих руководителей и команду вашим лучшим практикам коммуникации для внутреннего согласования. Это затрагивает каждого в вашей организации! Без масштабируемого способа измерения того, понимают ли люди и принимают ли необходимые меры по тому, что вы отправляете, большинство метрик коммуникации имеют одну плоскость.