Прощание неизбежно. Каждый мечтает о том, чтобы удержать своих выдающихся сотрудников навсегда. Но перемены происходят, возникают новые возможности, и люди меняют карьеру.

Прощание так же важно, как и трудоустройство. Отношения между сотрудником и работодателем продолжаются и после последнего рабочего дня сотрудника. Они могут покинуть компанию, но продолжат укреплять репутацию своей бывшей компании, рассказывая о своей предыдущей должности. А кто знает? Может быть, довольный бывший сотрудник порекомендует вам нового выдающегося работника из-за положительного опыта, или даже может вернуться позже в качестве бумеранга!

С учетом множества движущихся элементов, прощание может стать запутанным. Существуют различные доступы к системам, которые необходимо отозвать, офисные принадлежности, которые нужно вернуть, и гора документации, которую нужно оформить. Все это нужно сделать, как правило, за две недели. Весь процесс может быстро превратиться из горько-сладкого прощания в головную боль с делами и логистикой.

Хотите узнать, как избавиться от головной боли, связанной с запутанным прощанием? Реализация надежной стратегии прощания с множеством шаблонов и инструкций — это правильный путь. Вот как вы можете создать плавный процесс прощания.

Что такое прощание?

Строго говоря, прощание — это процесс, при котором происходит формальное разделение между компанией и сотрудником. Системы, документация и даже ноутбуки должны быть отозваны или возвращены в компанию. Для HR часто есть огромный список задач, которые нужно выполнить перед последним рабочим днем сотрудника. Для команды и менеджера сотрудника происходит передача задач, обязанностей и знаний.

Прощание связано с большим количеством движущихся частей. По сравнению с трудоустройством, процесс прощания должен проходить в значительно более короткие сроки, даже если список задач по размеру похож. Если эти элементы не отслеживаются и не хранятся эффективно, вы рискуете упустить ключевые моменты, оставить членов команды и клиентов в неведении или получить недовольного бывшего сотрудника. Лучше действовать осторожно и с самого начала иметь четкий организованный опыт прощания.

«Прощание — это ключевой этап в жизненном цикле сотрудника, не только как возможность получить инсайты, которые помогают нам учиться и развиваться как организации, но и потому, что это может быть последнее впечатление, которое мы оставляем у выпускников Guru.»

- Элисса Лакин, старший специалист по работе с персоналом в Guru

Почему важно хорошо проводить прощание с сотрудником?

Важно не только завершить все на этапе прощания, но и сделать это качественно. В конце процедуры уходящий сотрудник должен по-прежнему чувствовать себя ценным для своей компании, даже при переходе к новым возможностям.

Плавная передача обязанностей

Хотя ваша команда может быть рада новой возможности своего коллеги, потеря члена команды — это неприемлемо, и это может быть стрессом. Кто возьмет на себя их работу? Если они работают с клиентами, какая информация о связях не записана, но важна для передачи клиентам? Передача обязанностей, вопросов и забот от коллег может быстро стать трудной задачей. Перераспределение задач следует начинать, как только сотрудник объявит о своем уходе.

Это буквально ситуация с коллективным участием

Если вам нужно провести оценку того, на чем сосредоточиться при перераспределении работы, обязательно обратите внимание на эти важные пункты:

• Попросите их оценить свои обязанности, будущие проекты, текущие задачи и все остальное, что у них на повестке.
• Сообщите эту информацию менеджеру, который может решить, какую работу нужно делегировать, а какая может быть отложена до назначения нового работника.
• Дайте команде достаточно времени, чтобы адаптироваться к новым ожиданиям, задать вопросы и привыкнуть к новым обязанностям.

Уходить на хорошей ноте

Счастливый сотрудник — это не только отличное преимущество, когда они работают в вашей компании. Они продолжают приносить пользу компании далеко за пределами своего рабочего времени. Почему? Бывшие сотрудники, которые покидают компанию на хорошей ноте, способствуют ее общей репутации в отрасли благодаря рекомендациям. Если ваша компания имеет хорошую репутацию, удовлетворительную рабочую среду и простые процедуры прощания, вы будете выделяться среди потенциально отличных новых работников.

Нет информационных пузырей

Документируйте свои знания с самого первого дня. Никто не чужд фрустрации из-за утраченной документации или знаний процессов из-за информационных пузырей. Это происходит, когда только один человек обладает каким-либо знанием, и он покидает компанию, оставаясь единственным обладателем этой информации. Одним из крупнейших препятствий на этапе прощания является сохранение знаний компании и поддержание крепких отношений с клиентами.

Эта ситуация создает несравнимую головную боль для оставшейся команды, когда им нужна эта информация, а ее нигде нет. В Guru мы решаем эту проблему, следуя своим же советам. Здесь распространенной практикой является то, что каждый сотрудник документирует процессы, цели и рекомендации, которые могут понадобиться их коллегам в будущем. Используйте этот подход в вашей компании, и ваша команда будет вам благодарна, обещаем.

Полезные возможности для обратной связи

Большинство процессов прощания завершаются выходным интервью накануне или в день последнего рабочего дня сотрудника. Это ваш шанс получить отзыв о процессе прощания, а также общий опыт работы сотрудника в компании. Поощряйте честные отзывы в этот момент. Все, что скажут сотрудники, покидающие компанию, можно использовать для дальнейшего улучшения процесса. Также есть шанс, что у них нет ничего, кроме положительных слов. Если это так, признайте это как хорошо выполненную работу.

«Если вы хотите внести изменения в ваш процесс прощания, сделайте это и сделайте это сейчас. Никогда не бывает лучшего времени, чтобы внести изменения, чем когда это актуально, и срочная доставка будет иметь непосредственное влияние.»

- Элисса Лакин, старший специалист по работе с персоналом в Guru

Оставляет неизгладимое впечатление

Как мы уже упоминали ранее, отношения между сотрудником и работодателем идут гораздо дальше последнего рабочего дня сотрудника. Репутация имеет значение в каждой отрасли, и бывшие сотрудники поддерживают эту репутацию, двигаясь вперед в своей карьере. Процесс прощания предоставляет возможность оставить неизгладимое впечатление на сотрудников, когда они прощаются со своей предыдущей ролью и командой.

Стремитесь к завершению, столь же удовлетворительному, как в «Истории игрушек 3»

Какие потенциальные проблемы могут возникнуть при прощании?

При прощании могут возникнуть болевые точки, но есть способы смягчить эти проблемы. Четкие, шаблонные процессы и хорошая коммуникация лежат в основе аккуратного прощания. Учитывая общие проблемы, вы можете решить их до того, как они станут проблемами, разрабатывая процесс прощания.

Восстановление активов компании

Если вы давали в аренду ноутбук, монитор, клавиатуру или любое дополнительное офисное оборудование, вам нужно будет вернуть эти предметы в ходе процесса прощания. Активы могут включать:

• ID-карты
• Ноутбук
• Монитор
• Мышь и клавиатура
• Корпоративные кредитные карты
• Лицензии на парковку
• Корпоративные мобильные телефоны
• Униформы

Обязательно сохраняйте основной список всех активов, переданных сотрудникам в течение их работы. Используйте этот список как справочный материал для возврата этих активов.

Удаление доступа к системам

Отзыв доступа к системам может быть самой утомительной из процедур. Это может включать электронную почту, программы управления проектами или задачами, и любую другую систему, которую ваша компания использует в своей повседневной деятельности. Очень эффективно иметь документированную процедуру с точными пошаговыми инструкциями по удалению доступа к системам.

Совет: Постарайтесь автоматизировать части процесса прощания, которые не требуют человеческого участия. Отличный способ сделать это — сотрудничество Asana и Guru!

Избегание перегруженной команды

Этот взгляд никогда не является хорошим знаком

Когда член команды объявляет о своем уходе, возникает неотвратимая волна вопросов. Коллеги хотят знать, кто возьмет на себя их задачи, как проекты будут завершены с одним сотрудником меньше и когда можно будет приветствовать нового работника. Чтобы избежать перегруженности команды, убедитесь, что они информированы о увольнении как можно заранее. Это дает достаточно времени, чтобы задать вопросы и переоценить процессы перед уходом коллеги.

Потеря знаний и опыта

Тяжело, когда уходит член команды. Они могут забрать с собой годы опыта и лучшие практики компании. Производительность теряется, когда команда сталкивается с потерей знаний и переходом персонала. Каждому отдельному члену команды приходится делать адаптации. Лучший способ справиться с этим — это фиксировать и делиться знаниями с первого дня. Не оставляйте членов вашей команды в неведении. Все выигрывают, когда вы документируете и делитесь знаниями.

Как мне провести прощание с сотрудником?

Теперь давайте погрузимся в детали прощания. Что именно нужно сделать при прощании с сотрудником?

Планируйте заранее, общайтесь с командой и компанией

Коммуникация, коммуникация, коммуникация — чем лучше коммуникация, тем меньше стресса на протяжении всего процесса прощания. Установите корпоративную культуру, в которой будет уважительно информироваться заранее перед увольнением. Большее количество времени всегда будет оценено.

Иметь четкий процесс для общения с командой и компанией по поводу увольнения сотрудника. Как только вы получите формальное письмо об увольнении от сотрудника, пора начинать процесс прощания. Две недели пролетят очень быстро, поэтому планируйте заранее, чтобы избежать проблем до их возникновения.

Убедитесь, что знания сотрудника задокументированы

Некоторые знания известны в компании, но некоторые знания зависят от опыта отдельного человека и личных открытий для лучших практик. Установите стандарт для уходящих сотрудников для оценки и документирования их знаний. В течение времени работы сотрудника в компании, поощряйте создание документации и процессов. Сделайте эту информацию общедоступной и редактируемой.

Это создает атмосферу, в которой множество умов сотрудничают для установления процесса, который будет работать хорошо для всех. Обмен знаниями имеет первостепенное значение для поддержания процесса, который будет работать плавно. Когда кто-то покидает компанию и уносит с собой важные знания, вся команда проигрывает.

В Guru это проявляется в том, чтобы уходящий сотрудник не был единственным ответственным за свои карточки. Им следует оценить свои обязанности по карточкам и перераспределить их среди своей команды. Разные типы пользователей будут иметь разные потребности в процессе увольнения. Сохранив эти потребности в процессе увольнения как знания, весь процесс может продолжаться без вопросов или задержек.

Проведите выходное собеседование

Выходное собеседование является одним из последних этапов процесса увольнения. Здесь HR или менеджеры могут задать вопросы о том, как работник чувствует себя в компании и почему он решил уйти. Рассмотрите возможность задать некоторые из следующих вопросов:

• Почему вы начали искать новую работу?
• Что побудило вас занять новую должность?
• Чувствуете ли вы себя готовым выполнять свою новую работу хорошо?
• Каково ваше мнение о нашей корпоративной культуре?
• Если бы вы могли изменить что-то в работе или в компании, что бы это было?
• Вы были довольны своим менеджером и командой здесь?

Совет: Всегда включайте ведущего интервьюера и записывающего во время выходного собеседования. Это уникальная возможность записать обратную связь. Ведение подробных заметок позволяет вам зафиксировать обратную связь как можно более полно.

Эти вопросы могут пролить свет на опыт работника в организации. Если у них есть рекомендации по улучшению, примите их во внимание. Если у них нет ничего, кроме потрясающих отзывов о своем опыте, хорошая работа.

Как Guru помогает увольнять сотрудников?

В Guru мы следуем простому набору шагов, чтобы эффективно увольнять сотрудников. Сотрудник, его менеджер, IT, финансы и HR играют важную роль в процессе увольнения. Guru работает с набором заранее подготовленных карточек, которые служат руководством для гладкого ухода члена команды. Мы держим карточки под рукой, чтобы оптимизировать процесс, легко получать доступ к информации по увольнению и делиться знаниями между HR и уходящим сотрудником. Так что, какую информацию вам следует держать под рукой?

• Процедуры увольнения, включая задачи для всех сторон, участвующих в процессе увольнения
• Шаблоны писем для уволенных сотрудников
• Приглашения на календарные встречи выходного собеседования
• Шаблоны и руководство по выходному собеседованию
• Ссылки на шаблон увольнения Asana

Совет: Инструменты станут вашими союзниками в упорядочивании процесса увольнения. Используйте систему управления проектами вместе с системой управления знаниями, такой как Guru, чтобы отслеживать процесс увольнения сотрудника.

Кто участвует в увольнении в Guru?

Увольнение — это командная работа

Уходящий сотрудник, его менеджер и HR играют важную роль в процессе увольнения. Серия частных карточек в Guru, поддерживаемых HR, помогает ускорить процесс увольнения. Вот что каждая сторона отвечает:

Менеджер

Менеджер немедленно начнет работать над планом перехода с уходящим сотрудником и определит справедливое распределение их задач среди остальных членов команды. Они создадут список инструментов для удаления доступа и завершат выходное собеседование с HR.

Уходящий член команды

Первый шаг для уходящего члена команды — отправить официальное заявление об увольнении в HR. После этого они начинают работать над переходом своих задач с менеджером и коллегами по команде. Доступ к системам, где они имели доступ, будет отозван. Они также передадут ответственность за карточки Guru. Наконец, они проведут выходное собеседование с HR.

HR

У членов команды HR Guru есть шаблон Asana, который копируется и назначается после объявления об увольнении члена команды. Они отправят письмо уходящему сотруднику с важной информацией касательно их перехода, запланируют выходное собеседование и уведомят IT, финансы и отделы по работе с талантами об их уходе.

Как Guru использует системы для увольнения сотрудников?

Хранение шаблонов увольнения под рукой всегда будет полезным, когда пришло время увольнять сотрудника. Инструменты и системы, такие как Guru и ваше программное обеспечение для управления проектами, оптимизируют весь процесс.

Когда сотрудник Guru объявляет о своем уходе, первый шаг — запустить серию задач в Asana. Мы вставляем окончательную дату сотрудника в шаблон задач, и Asana затем назначает сроки выполнения для всех задач увольнения, чтобы гарантировать их завершение вовремя. Каждая задача имеет краткое название с датой выполнения и ссылки на соответствующие карточки Guru в описании задачи для удобства.

Мы также храним информацию для коллег уходящего члена команды. Карточки Guru, такие как «Что ожидать, когда один из ваших членов команды уходит?» помогают команде управлять переходом ответственности. Уходящие члены команды поощряются делиться каждым полезным знанием, которое они считают необходимым, это может быть что угодно: от лучших практик проекта до рекомендаций ресторанов в выбранном городе.

Прощание с коллегой — это слегка грустно. Уходящий сотрудник должен провести большую часть своих последних двух недель в компании, наслаждаясь временем с коллегами и вспоминая все, что они сделали. Позвольте Guru упростить ваш процесс увольнения.