Хотите, чтобы сегодня у вас было на одну встречу меньше?

Исследования показывают, что календари, полные встреч, могут привести к снижению удовлетворенности сотрудников и счастья. Некоторые компании утверждают, что на назначение встреч может уходить почти месяц, а другие устраняют их полностью, поэтому стоит еще раз взглянуть на ваш рабочий календарь.

И мы это понимаем; сложно выполнять свою лучшую работу, когда большая часть вашего времени уходит на встречи, которые должны были быть электронной почтой, поэтому, возможно, пришло время попробовать что-то новое. Guru — это не просто инструмент, разработанный для помощи людям в поиске и обмене знаниями; он также предназначен для того, чтобы помочь людям работать более эффективно и результативно.

Переосмысление встреч в Guru

Доверьтесь нам, мы знаем из опыта, что сокращение встреч может потребовать некоторых усилий. Мы потратили время, чтобы оценить наш собственный подход к внутренним коммуникациям и посмотреть, как мы можем работать более эффективно и уменьшить когнитивную нагрузку. После этого мы смогли внести много изменений.

Мы провели аудит календаря руководства, чтобы сбалансировать ожидания относительно встреч для всей организации. Мы переосмыслили подход к внутренним коммуникациям, внедрив наше “золотое правило” и установив стандарты для создания встреч. Мы установили “по средам без внутренних встреч” и другие инициативы, чтобы увеличить время для концентрации и вернуть людям больше их дня.

Несмотря на все эти положительные изменения, работа еще не закончена. Мы постоянно дорабатываем нашу стратегию на рабочем месте и хотим помочь другим провести положительные изменения в своих офисах и организациях.

Сократите ненужные встречи на работе

Мы принимаем “радость от упущенного (JOMO)” в Guru, потому что полагаемся на управление знаниями. Когда компании принимают культуры, ориентированные на знания и асинхронные коммуникации, люди могут работать более эффективно и автономно. Возможность документировать и хранить знания облегчает сводить итоги обновлений проектов, ежемесячных отчетов, следующих шагов и всего остального, что вам может понадобиться для пересмотра на встрече. Вдруг нажать “отклонить” на некоторых приглашениях на встречи уже не кажется таким табу.

Правильная вики-страница компании и стратегия коммуникаций могут многое сделать для упорядочивания полного рабочего календаря. Если вы чувствуете себя перегруженным, когда смотрите на свой график на неделю, у нас есть несколько советов, которые можно использовать.

Оцените свои текущие встречи

Пришло время критически оценить ваши 1:1, стендапы, старты и проверки. Спросите себя, как каждый человек в приглашении может добавить ценность (включая вас), и какова должна быть конечная цель. Если вам трудно понять, как определенные люди и результаты вписываются, это хороший признак того, что пора переосмыслить список участников.

Менеджеры, пытающиеся сократить количество встреч, должны сделать шаг дальше и спросить присутствующих, насколько они их находят полезными. Спросите, помогают ли они людям выполнять свою работу более эффективно, имеет ли смысл частота встреч и дайте обратную связь по изменениям, которые бы они рекомендовали.

Как только у вас будет эта информация, вы можете начать думать о частоте ваших встреч. Возможно, вы обнаружите, что некоторые встречи проходят слишком часто, а другие — слишком редко. Не бойтесь отменять повторяющиеся встречи, если считаете, что они не несут пользы, и рассмотрите возможность объединения других, чтобы сделать вещи более эффективными.

Определите срочность

Существует большая разница между тем, чтобы не присутствовать на встрече по запуску проекта, и решением пропустить ежедневную стендап-встречу, когда у вас нет обновлений. Правда в том, что не каждая встреча, сообщение или электронное письмо, с которыми вы сталкиваетесь, потребует вашего немедленного внимания.

Когда вы смотрите на вещи через призму срочности, ваш календарь и повседневная жизнь становятся намного проще в управлении. Учтите предстоящие сроки, командные/организационные цели и вашу собственную загруженность, когда рассматриваете, стоит ли посещать встречу.

Определить срочность определенных встреч и вопросов может быть сложно. Если вам трудно определить, действительно ли что-то стоит вашего времени и внимания, поговорите с вашим начальником или организатором встречи. Вы можете обнаружить, что можете пропустить некоторые из них или что вам просто нужно освежиться в ваших текущих приоритетах.

Ищите ясность

Вы запутались, почему вас пригласили на встречу? Вы прочитали описание встречи трижды и ДОПОЛНЕНИЕ не уверены в его назначении? Вы боитесь предстоящей встречи, где кто-то хочет “поделиться вашим мнением” по какому-то вопросу?

Небольшая противоречие и общение могут очень помочь. Начните с запроса повестки или того, каковы ожидаемые результаты встречи. Заставить людей критически подумать о вашем включении или о том, что они хотят достичь, может помочь определить, является ли встреча обязательной или ее можно пропустить.

Вас беспокоит намеренно открытая встреча? Попросите людей прийти подготовленными с несколькими вопросами или темами, которые они знают, что захотят обсудить. Это может дать “бесформенной” встрече немного структуры и помочь вам настроиться на нужный лад.

Отказывайтесь с предложенными альтернативами

У вас нет времени на участие в этой часовой встрече со всей командой, но 15-минутный разговор с ключевыми участниками может сработать. Предложите прислать документацию, которая может прояснить некоторые вопросы, которые могут возникнуть у людей. Скажите, что вам нужно поработать самостоятельно, прежде чем вы сможете двигаться дальше, но как только вы все завершите, вы рады внести свой вклад.

Помните, что цель любой встречи должна заключаться в том, чтобы помочь всем работать вместе более эффективно. Если вы предложите альтернативы, которые все еще помогут людям достичь конечной цели более эффективной работы, все выигрывают!

Запланируйте продуктивные встречи

Мы уже говорили, что внедрили собственные правила для планирования эффективных встреч. Если вы хотите убедиться, что каждая встреча, которую вы добавляете в календарь, необходима, используйте наши правила и следуйте 4P.

,,

Когда мы говорим о 4P, мы имеем в виду знать Цель, Продукт, Людей и Процесс (повестка), когда вы назначаете встречи. Также важно отметить, что 4P предназначены для всех — не только для человека, планирующего встречу. Если все знают точно, почему они присутствуют и каковы ожидаемые результаты, вы можете использовать свое время вместе максимально эффективно.

Увеличьте свою продуктивность, уменьшая количество встреч

Встречи всегда будут частью работы, но важно помнить, что они не должны быть единственной частью работы. Иногда вам нужен элемент сотрудничества в реальном времени, который может предоставить встреча. В другие времена вам нужно увидеть, как ваша встреча на 14:00 исчезает из вашего календаря, чтобы вы могли вернуть себе время на сосредоточение. Когда вы даете себе время переосмыслить, как вы подходите к встречам, вы можете обнаружить, что небольшое дополнительное пространство в вашем календаре — это именно то, что вам нужно.