Документы концептуально являются удивительным примером цифровой аналогии. Чтобы бизнес-калькуляция расцвела, как это было в 80-х и 90-х годах, проектирование систем, аналогичных физическому миру, было первостепенным. Так что нет ничего лучшего, чем создать Документ. Он даже выглядит как бумага! Часто Процессоры Документов даже включают в свои приложения такие вещи, как "поля", наследие нашего использования пишущих машинок для создания документов. Самые первые операционные системы были основаны на основных идеях Папок и Документов, концепциях, которые напрямую соотносятся с физическим миром.

Но сейчас прошло 30 лет, и аналогия больше не работает. Документы будут жить, конечно, так как они идеальны для фиксации "записей во времени", таких как юридический контракт или заметки к встрече. Этот тип контента не меняется так сильно, как только он написан. И в случае юридического документа существует очень строгий процесс изменения документа, который требует, чтобы оригинальная версия также сохранилась в большинстве случаев. Но для многих наших потребностей в контенте сегодня концепция Документа на самом деле наносит больше ущерба, чем пользы. Давайте взглянем на то, почему это так...

1. Они не предназначены для изменения. Так много нашего мира связано с контентом, который меняется, он эволюционирует по мере того, как эволюционирует наше мышление. И это означает, что попытка найти все места, где мы говорили то, что мы теперь хотим изменить, становится делом глупца. Это также означает, что вам нужно сообщить всем о новом изменении, а затем вам нужно помнить, кому вы сообщили об этой новой версии. Но потом, когда я открываю Документ, как я могу знать, правильно ли он все еще?
2. Они не предназначены для обмена. Ну, не в большом масштабе... способ обмена часто очень похож на способ, которым мы обмениваемся бумагой. Вы делаете копии Документа и рассылаете их. Обратите внимание, что слова, которые я использую, точно такие же в физическом мире, как и в цифровом. Проблема в цифровом мире в том, что каждый раз, когда это происходит, пункт 1 выше становится все сложнее и сложнее.
3. Как только у вас становится больше нескольких из них, они становятся беспорядком. По крайней мере, с бумагой вам нужно было приложить усилия, чтобы скопировать это. С Документами этого не происходит, и в итоге вы получаете море похожих, но различных версий одного и того же документа везде. Это цифровое загрязнение.
4. Мы теперь чаще используем телефоны, чем любое другое цифровое устройство. Документы происходят из времени, когда смарт-телефонов не существовало. Попробуйте прочитать Документ на телефоне, и после нескольких масштабирований и смахиваний вы сдадитесь.
5. Документы слишком длинные. Длина документа имеет прямую корреляцию с его полезностью. Чем длиннее (и шире) документ, тем меньше шансов, что кто-то его прочитает, и выше вероятность того, что он устареет. В наши дни наши ожидания краткости и точности никогда не были так высоки. У нас информационная перегрузка, и мы ожидаем, что получим именно ту информацию без шума.
6. Вы не можете сказать, полезны ли они. Итак, вы написали документ и отправили его кому-то, что дальше? Помогло ли это им выполнить задачу? Помогло ли это закрыть сделку? Решило ли это проблему клиента? Нет способа узнать. Это почти несправедливые вопросы, потому что мы никогда не проектировали Документ для того, чтобы он говорил нам такие вещи, мы проектировали их как цифровую аналогию, чтобы решить основную горизонтальную задачу написания и хранения текстов.

Хотя были попытки исправить что-то из этого, мы просто еще не там. Многие облачные редакторы документов сегодня именно такие, облачные версии тех же редакторов документов, к которым мы привыкли. Конечно, теперь их легче делиться и редактировать одновременно, но они все еще остаются документами. Это напоминает мне время, когда SaaS все еще был модой, а поставщики на местах обманывали свои продукты, чтобы они выглядели как SaaS, быстро понимая, что все, что они действительно достигли, это перемещение старого программного обеспечения в другой дата-центр.

Что дальше?

Мы находимся на начальной стадии эры специализации. Категория за категорией мы видим, как появляются SaaS-приложения, которые решают конкретные бизнес-проблемы, а не пытаются быть общими облачными вычислительными платформами. И сегодняшние приложения используют данные, которые у нас уже есть о нашей рабочей жизни, и используют их, чтобы сделать нас более эффективными в нашей работе.

• Когда вы создаете потенциального клиента в RelateIQ, он автоматически создает поток каждого взаимодействия вашей команды с этим лидом, просто связав его с вашей электронной почтой.
• Когда у вас намечена встреча с клиентом, Refresh отправляет вам отчет о этом клиенте, чтобы вы лучше подготовились к своей встрече, просто связав его с вашим календарем, LinkedIn, Twitter и т.д.
• Ambient Services добавляют ценность вашей жизни, не требуя от вас ничего делать. Google Now сообщит вам, когда вам нужно уйти на встречу, чтобы успеть, как только вы свяжете его с вашим календарем.
• Во время ваших встреч, вместо того, чтобы использовать документ для заметок в свободной форме, WorkLife был запущен, чтобы помочь структурировать ваши встречи в повестку дня, действия и открытые вопросы, чтобы вам не пришлось вручную создавать свой процесс последующих действий, преследовать людей или помнить результаты встреч.

И то же самое происходит с "Документами". Мы больше не думаем категориями "цифровой бумаги", многие считают, что дизайн карт - это куда движется все (включая нас!). Таким образом, мы теперь думаем о работе, которую необходимо выполнить, и о том, как технологии могут помочь нам выполнять эту работу более эффективно и сообщать нам вещи, которые мы никогда не знали бы о нашем бизнесе.

• Когда вы делитесь контентом с кем-то, был ли он полезен для них?
• Когда вы читаете контент, как вы можете узнать, является ли он точным?
• Когда вы используете определенный контент, создает ли он лучшую связь с вашим клиентом?
• Вы отправляете каждому клиенту один и тот же контент? Или вы должны динамически собирать его на основе их заявленного интереса?
• Как вы можете убедиться, что популярный, ценный контент более заметен для вашей команды, в то время как устаревший, непрочитанный контент исчезает, не тратя все свое время на его управление?

И есть еще очень много. Безусловно, захватывающее время. Итак, давайте закроем шкафы для документов и займемся реальной работой :)