Корпоративная вики — это тип программного обеспечения для управления знаниями: обновляемый источник внутренней информации компании. Они универсальны и просты в настройке, и, в отличие от нескольких лет назад, многие из них интегрируются с командными платформами коммуникаций, такими как Slack или Teams.

И поскольку Guru был основан на идее интеграции со Slack, мы понимаем, почему: добавляя внутреннюю вики к вашей платформе коммуникаций, вы можете получить доступ ко всей вашей базе знаний без прерывания разговора.

Но независимо от их доступности в этих приложениях проблема традиционных вики-компаний остается: они устаревают и становятся трудными для управления по мере роста вашей команды и масштабирования ваших знаний, что приводит к снижению использования со временем. Не имеет значения, является ли это традиционным порталом или новейшим предложением, факт остается фактом: традиционные вики не работают в долгосрочной перспективе.

Прочтите, чтобы узнать, почему традиционные вики не помогут вам решить фундаментальные проблемы с вашими знаниями.

Попробуйте Guru.

Начать бесплатно

Большинство внутренних вики не решают основную проблему традиционных баз знаний: точность и эффективность знаний

Вот что происходит с контентом в большинстве внутренних вики:

• СМЕ тратит много времени на написание и создание идеальной страницы, но после написания они забывают обновить ее и никогда не получают напоминаний об этом, что приводит к устареванию знаний
• Тем, кто нуждается в знаниях, неясно, когда вики в последний раз обновлялась или актуальна ли она, и они теряют к ней доверие
• Решения вики поощряют контент в длинной форме, что означает, что даже когда пользователь находит правильную страницу, им может быть трудно легко найти конкретный фрагмент знаний, что учит их игнорировать вики и обращаться к СМЕ напрямую
• Сочетание устаревших знаний, отсутствия доверия и сложности доступа приводит к снижению использования, что делает всю внутреннюю вики-решение бесполезной инвестицией

Если ваша вики имеет интеграцию со Slack или Teams, вы можете решить одну из этих проблем: проблему использования информации. Но из-за того, что эти решения не имеют возможности заставить СМЕ проверить или обновить существующие знания, ваша команда может невольно начать делиться неверной или устаревшей информацией. И плохая информация может быть хуже чем отсутствие информации — особенно в ролях, связанных с клиентами.

Информация о вашем бизнесе меняется каждый день: новые функции добавляются, новые конкуренты появляются, и новые внутренние процессы создаются, и все это обсуждается в ваших каналах коммуникаций.

Мы не виним вас за то, что вы думаете: Вики кажутся простыми, поэтому я просто возьму одну, которая интегрируется с Slack или Teams, и это решит все мои проблемы?

Но вот почему это только создает больше головной боли в будущем.

Slack — это только часть вашего рабочего процесса

Хотя команда коммуникационной платформы (как Slack) является естественным основанием для технологической экосистемы компании — особенно когда удаленные рабочие силы растут — это не единственное место, где сотрудники проводят свое время. Даже небольшие компании используют в среднем 40 приложений, число которых в крупных предприятиях превышает 200.

Это может не казаться таким сложным, но имейте в виду, что каждый сотрудник работает примерно в 9 приложениях. При объединении количество комбинаций приложений и людей быстро становится неприемлемым даже для одного решения, как традиционная вики, или двойного решения, такого как то, которое интегрируется с Slack.

Итак, как вики для Slack может помочь вашим членам команды, когда они на самом деле не используют Slack?

Решение вашей проблемы управления знаниями на каждом этапе вашего рабочего процесса

Сначала давайте сделаем краткий обзор: большинство вики с интеграцией Slack и Teams все еще, по сути, традиционные решения, со всеми проблемами, которые с ними приходят. Тем не менее, если вы все еще рассматриваете приложение вики, выберите то, которое имеет интеграции с Slack и Teams. Интеграции чата действительно способствуют постоянному использованию — и оставаться в рабочем процессе часть времени все еще лучше, чем полностью отсутствовать.

Но для получения знаний в реальном времени везде, не останавливайтесь на интеграции со Slack.

Проблема с контентом традиционной вики

Большинство вики поощряют хранение знаний, а не их использование. Поскольку они задуманы как порталы, в них знания должны иметь очень специфическую, иерархическую структуру. Ригидная структура, как правило, поощряет контент в длинной форме, что означает, что несколько тем могут быть сгруппированы под одним заголовком. По своей сути это делает знания медленнее и труднее доступными. Даже с интеграцией со Slack или Teams, вы можете открывать статьи длиной в сотни слов. Это затрудняет быстрое нахождение необходимого, и превращает его в тяжелую задачу для обновления.

В решении Guru ваша информация структурирована для использования, а не для хранения (одна тема, краткое изложение), чтобы вы могли быстро ее читать и быстро обновлять. Не нужно искать с помощью CTRL-F.

Ваша вики находится в Slack, но вам нужны знания в Salesforce

...или email, или Intercom, или Asana, или Trello, или GitHub, или Figma, или DocuSign, или Greenhouse, или... ну, вы поняли. Не поймите неправильно; в Guru мы любим Slack. Наш продукт был создан с нуля для использования в Slack. Как компания, мы живем в Slack, а не в email. Но мы не, эээ, живем в Slack. Мы используем все приложения, которые я только что упомянул, в нашей повседневной работе, и все они требуют от нас довольно часто что-то искать („Подождите, какие у нас снова шестнадцатеричные коды цветовой палитры?” “Какие у нас метрики ROI?” “Что это за свидетельство клиента?”).

Узнайте, как Guru интегрируется с необходимыми вам инструментами

Посмотреть все интеграции Guru

Итак, хотя интеграция со Slack является основополагающей для того, что вы должны искать в базе знаний, вам следует рассмотреть решения вики, которые также предлагают нативные интеграции с другими программами. Или найдите то, которое имеет универсальную интеграцию, такую как расширение для браузера, позволяющее вам получать доступ к вашим знаниям откуда угодно, на любом сайте.

“Почему это важно?” — возможно, вы спрашиваете. Оказалось, что оставаться в рабочем процессе — ключ к продуктивности. Портальные решения, такие как традиционные предложения по управлению знаниями и вики, в конечном итоге заставляют вас покинуть ваш рабочий процесс, чтобы потреблять или обновлять знания. Рани Молла, старший дата-репортер Recode, объясняет:

«После того, как вас прервали, вернуться к задаче, над которой вы работали, занимает примерно 25 минут, согласно исследованию Microsoft. На это может потребоваться еще больше времени, чтобы достичь состояния «потока», альтернативно называемого «глубокой работой». Эти термины относятся к сосредоточенному состоянию ума, когда вы погружены в задачу, и время, кажется, просто летит. Это также то время, когда вы делаете свою лучшую работу. [...] Со временем отвлечения на рабочем месте могут метастазировать. Многие из нас пытаются вернуть время, занимаясь многозадачностью. Но многозадачность не работает. Вместо того, чтобы делать что-то хорошо, вы на самом деле просто переключаетесь между задачами и делаете их все плохо.”

Ваша команда заслуживает лучшего, чем традиционное решение внутренней вики

Работники знаний — самая быстрорастущая категория рабочей силы. Если вы не предоставляете им лучший способ доступа к информации, необходимой для выполнения их работы, ваша компания не сможет конкурировать. Доступ не должен просто означать место для хранения знаний ради их документирования; это должно означать, что можно найти, доверять и использовать то, что вам нужно, где бы вам это ни понадобилось. Традиционные вики ориентированы на хранение. Начать использовать Guru бесплатно и увидеть, как выглядит лучшее решение для знаний.