Vi tenderar att prata mycket om

Med fler personer som arbetar asynkront i hybridmiljöer är det helt avgörande för företag att ta reda på en intern kommuniceringsstrategi som fungerar bäst för dem. Som tur är vet vi precis vad du behöver göra för att komma igång på bästa sätt.

11 Bästa praxis för intern kommunikation

Oavsett om du skapar en intern kommunikationsstrategi från grunden eller bara vill förnya den befintliga, här är 11 måste-följa tips för en effektiv och effektiv intern kommuniceringsstrategi.

1. Förstå publiken

Ska du presentera ett datatungt ämne för personer som inte är vana vid att sortera genom mängder av pivottabeller och diagram? Behöver personer inom kundtjänst hitta ett sätt att kommunicera kundfeedback till personer inom teknik?

När det gäller bästa praxis för intern kommunikation, är att förstå din publik nära en gyllene regel. Att förstå din publik kan hjälpa dig att hitta rätt sätt att kommunicera och dela information med dem.

Tillvägagångssätt saker ur en publikperspektiv. Tänk på hur de kommunicerar och konsumerar, och skräddarsy sedan ett meddelande till dem.

2. Håll meddelandet enkelt och konsekvent

När du fokuserar på ABC, kommer någon som insisterar på att prata om XYZ inte vara särskilt relevant för dig. Kortfattat och enkelt är hörnstenarna i effektiva kommunikationspraxis. Om du vill skapa en strategi som alla på arbetsplatsen kan ställa sig bakom, fundera på sätt att hålla ditt meddelande lätt att förstå. Överväg att skriva ner saker i listor och punktform istället för långa stycken. Fundera på när video och bilder kan kommunicera bättre än ord.

Konsistens kan också bidra till att förbättra arbetskommunikationen. Skapa en schema för att skicka ut företagsnyhetsbrev, projektuppdateringar och annat viktigt återkommande meddelande så att människor vet när de kan förvänta sig saker. Detta kan hjälpa människor att bättre planera sina dagar eller bara bygga upp förväntan inför företagsnyheter.

3. Använd kommunikationsverktyg

Vi lever i en verklig guldålder av kommunikationsteknologi. Oavsett om du vill kommunicera via video, skriven text, meddelande appar eller något annat, vet vi att det finns programvara för dig.

Gör din interna kommunikationsprogramvara till kärnpunkten i din interna kommuniceringsstrategi. Att välja det system du använder för att hantera och lagra din viktigaste information bör vara en integrerad del av din kommuniceringsstrategi.

Det finns gott om andra verktyg att överväga att lägga till i din teknik-stack. Ett meddelandeverktyg för team, ett videofilmningsverktyg och samarbetsprogramvara är alltid något att överväga. Upptäck vad du ska leta efter när du väljer en intern kommunikationsverktyg.

4. Fira framgång

Haft säljteamet sin bästa kvartal på året? Är kunderna lyriska över den senaste uppdateringen av din produkt? Har styrelsemedlemmarna hyllat en nylig inriktning företaget tagit? Goda nyheter sprids inte bara av sig själva på jobbet. Det är viktigt att fira de segrar som alla uppnår. Därför har vi satt att fira segrar på vår lista över bästa praxis för intern kommunikation.

Skapa vanan att be cheferna rapportera goda nyheter så att du kan dela dem med teamet. Detta hjälper inte bara till att höja moralen, det kan också vara ett nytt sätt att hålla människor informerade om vad som händer på jobbet.

5. Skapa en möjlighet till engagemang och feedback

Det ser ut som att du precis skickat ut en ny knallare av en projektuppdatering. Hur planerar du att ta reda på vad folk tycker om nyheten du precis publicerade? Det handlar inte bara om ett engångsproblem; det handlar om hur ditt företag närmar sig medarbetarengagemang.

En av de vanligaste fallgroparna interna kommunikationsstrategier hamnar i är att inte skapa ett sätt för människor att engagera sig med innehållet och ge sin återkoppling. Det är viktigt att veta vad människor tänker så att du kan bedöma effektiviteten av det du skickar.

Uppmuntra människor att lämna kommentarer på meddelanden eller uppgifter om de har frågor eller funderingar. Om du verkligen vill se hur människor känner för din nuvarande uppsättning, överväg att skicka ut en enkät så att du kan bedöma var de tror de största luckorna är.

6. Sätt tydliga förväntningar

Låt oss fokusera på den där suveräna projektuppdateringen igen. När du skickar det till teamet, vad förväntar du dig ska hända härnäst?

Antas människor bara läsa uppdateringen och inte göra något mer än att förstå var du befinner dig med arbetet? Bör de komma till projektledaren med förslag för nästa sprint? Behöver de följa upp med någon angående specifika uppgifter?

Anställda behöver göra mer än att konsumera den kunskap som skickas till dem; De behöver också förstå vilken inriktning och vilka åtgärder som behöver inträffa härnäst. När du skickar intern kommunikation, gör det med en klar förståelse om vad du vill att nästa steg ska vara, och arbeta för att se till att de som läser det förstår vad som behöver göras.

7. Uppmuntra samarbete

Det är aldrig en bra idé att arbeta i ett vakuum, och det är särskilt sant för interna kommunicationsproffs. Att arbeta i silos kan innebära att du stänger ute bra idéer och alternativ från människor som kan hjälpa till att förbättra ditt arbete.

När du arbetar inom intern kommunikation är du inte bara fokuserad på att hjälpa företaget kommunicera viktig nyheter och uppdateringar. Idealt sett borde du vara öppen för att hjälpa människor över olika team och andra avdelningar att arbeta bättre tillsammans.

Öppna dig för samarbete över avdelningarna för att se hur du kan förbättra. Att få idéer från andra människor kan hjälpa dig att förstå vad som behöver hända för att verkligen förbättra kommunikationen på jobbet.

8. Var öppen för förändring

Förändring bör ses som en nödvändig och positiv del av vilket jobb som helst. Förändring innebär att du lyssnar på andra människor, håller dig uppdaterad om nyheter och gör ditt bästa för att förbättra. Om så är fallet, varför antar så många människor att förändring innebär att de har misslyckats? Bästa praxis för kommunikation på arbetsplatsen är konstant i förändring. Något som fungerade bra för 5 år sedan eller även 1 månad sedan kanske inte är den bästa strategin för din arbetsplats idag. Det är därför viktigt att vara öppen för att förändra sättet som saker görs på.

Anslut med andra människor som brinner för intern kommunikation och lär dig av dem. Deltag i webinars och konferenser så att du kan lära dig de senaste teknikerna från andra yrkesverksamma inom området.

9. Var flexibel med dina kommunikationsstilar

Vissa människor föredrar att interna kommunikationer alltid är nedskrivna. Andra kommer att föredra att titta på en video istället för att läsa en e-post om de ges valet. Det kommer att finnas människor som vill läsa saker endast i styckeform, och det kommer att finnas andra som föredrar att skumma punktlistor och numrerade listor.

Alla kommer att ha sin föredragna metod för kommunikation—och det är helt okej! Var flexibel med hur du presenterar information och delar kunskap så att du kan säkerställa att människor får information på bästa möjliga sätt.

10. Undvik kommunikationsöverbelastning

Alla kan inte tillbringa arbetsdagen i en konstant kommunikations- och konsumtionsnivå. Det är helt okej att vilja sakta ner, och vi uppmuntrar interna kommunikationsproffs att omfamna livet i det långsamma körfältet en stund.

När du fokuserar på arbetskommunikation vill du att människor ska kunna fokusera på meddelandet och ta rätt nästa steg. Det kommer vara mycket svårt att göra det när de är distraherade eftersom de helt enkelt har för mycket på sin tallrik.

Speciellt i en asynkron kommunikations-miljö, undvik överbelastning genom att göra ditt meddelande lätt att smälta och förstå. Överväg att skapa en takt för att skicka ut viktiga kommunikationer så att människor vet när de förväntas och kan avsätta tid för att konsumera viktig kunskap.

11. Ha kul!

Det är okej att lägga till en liten touch av kreativitet i dina interna kommunikationer. Den bästa interna kommunikationsstrategin är en som låter människor verkligen engagera sig i och uppskatta den information de konsumerar. Att lägga till din egen touch av skoj till saker är inte bara uppmuntrat, det är praktiskt taget obligatoriskt.

Gör den här skämtet som du vet kommer få någon att le. Avsluta den uppdateringen med ett skämt. Ju mer kreativ du blir, desto mer hjälper du till att göra interna kommunikationer något att se fram emot!