För team som förlitar sig på Slack var första arbetsdagen tillbaka 2021 lite av en oväntad väckarklocka. Nere i flera timmar på morgonen den 4 januari, de vana vid omedelbar chattifiering undrade vad backupplanen var. E-post? Asana? Brevduva... eller Morse-kod? Vi förbereder oss för alla typer av sårbarheter i den verkliga världen som snöstormar och jordbävningar, och företag har naturligtvis krisplaner om det uppstår allvarligt hot mot verksamheten - men vad händer när sättet vi normalt pratar med varandra avbryts? Det är aldrig fel tid att se till att dina bästa planer är så solida som de kan vara, börja med din företags internkommunikation.

1. Vid en driftstörning, vad är backupplanen - och vet människor vad den är?

På Guru använder vi inte e-post internt. Vi använder mest Slack (och Zoom) för att kommunicera. Så när vår favoritchattplattform går ner, är det mest intuitiva för oss att inte bara skicka e-post till varandra. Trots allt kanske vissa teammedlemmar bara kollar e-post en eller två gånger om dagen! Om driftstoppet varar längre än vi rimligen kan vänta med att samarbeta, här är vår backupplan, så som dokumenterats i Guru. Vi använder lätt hittat språk (Slack-stopp) och vi begraver det inte bland all vår andra teknikstack eller kommunikationsdokumentation.

Puh! Kris undviks. När saker är normala, vet alla hur de förväntas kommunicera?

2. När saker är normala, vet alla hur de förväntas kommunicera?

Okej, så vi använder inte e-post internt. Du kanske gör det dock. Men kanske har några team tillgång till Asana; kanske har du både Slack och Microsoft Teams; kanske har du en egen lösning. För att minska förvirringen och den tid som gått förlorad på grund av missade meddelanden bör du ha tydligt dokumenterade riktlinjer om hur alla dina kommunikationsplattformar passar ihop.

3. Är de rätta samtalen lätta att hitta?

Säg att du är relativt ny på ett företag och tar över ledningen för ett projekt. Du vet inte vad som hände med det tidigare och du bläddrar genom kanallistan i Teams och kan inte hitta det du letar efter mellan “Britts teams uppdateringar”, “PROJEKT TEAM Nya versioner”, och “Kattlådan: Allt om katter”. Så du öppnar en ny kanal, bjuder in en massa människor, bara för att upptäcka en månad senare att en kanal redan fanns, den har olika personer, och du visste inte att den fanns? ”Nu är jag i 3 kanaler för samma projekt,” klagar någon.

Det är dags att ta kontroll över dina kanalnamn! Arbeta dig igenom kanalnamnskonventioner som du vill standardisera, och ge alla en tidsplan för att få dem uppdaterade.

Ett annat sätt att bibehålla chattens hälsa är genom att se till att människor inte är i fler kanaler än de behöver vara och att inaktiva kanaler arkiveras så att du inte slutar med en person som pratar med sig själv där (ehh, jag menar, det har aldrig hänt mig; jag vet inte vad du pratar om). Var aggressiv när det gäller att lämna och arkivera kanaler! Du kan alltid återansluta eller återställa dem.

Observera: Teams har för närvarande inte arkiveringsmöjligheter, så hitta en namngivningskonvention för arkiverade kanaler. Här är vad vi rekommenderar för arkivering av Microsoft Teams-kanaler.

Här är några goda tumregler om granskning av dina kanaler.

Intern kommunikation borde inte vara en stoppkloss; ändå är det något som de flesta företag fortfarande brottas med. Men att få grepp om allt nu, innan dina kommunikationskanaler fragmenteras ytterligare, kommer att göra att ditt företag kan accelerera tillväxten utan att samtidigt accelerera förvirringen.