Det är lättare att närma sig kunskapsbasunderhåll som en löpande aktivitet än som en kvartalsvis (eller årlig) aktivitet. Men om du har svårt att avsätta tid för den så välbehövliga rengöringen, här är 6 skäl till varför våren är den perfekta tiden att komma igång och få en bättre kontroll över ditt kunskapshanteringssystem.
1. Q2 är mindre kaotisk än Q1
Du är äntligen förbi vinterloven, SKO, och omdömen. Dina årliga mål och KPI:er är på plats. Varför inte använda denna tid mellan årets början och den bakre halvan av året för att få all kunskap du behöver på plats för att nå dina mål?
2. Skärp dig för en framgångsrik H2
När vi pratar om den bakre halvan av året, så vet du att du kommer att behöva en stark H2. Och även om höst och vinter verkar långt borta, så finns det alltid en tidspress i sista delen av året. Mellan Labor Day, tillbaka till skolan, och hälsoårstiderna, kommer du förmodligen inte ha mycket tid att fokusera på kunskapshantering. Få ordning på din kunskap nu.
3. Du måste börja någonstans
Så, du är antagligen inte Marie Kondo. De flesta av oss är det inte! Men en tråkig kunskapsbas är en otänd kunskapsbas. Ta det första steget mot att göra den användbar igen genom att verifiera eller uppdatera den kunskap du ansvarar för, så kommer andra att följa. Du behöver inte blockera av en hel dag (eller vecka); bara sätt av 20 minuter varje dag för att gå igenom din kunskap metodiskt, och det blir snabbt en mycket mer hanterbar uppgift. När allt är uppdaterat, kommer du bara att behöva 3-5 minuter om dagen (max) i genomsnitt för att ha det kvädigt.
4. Hjälp att få igång dina projekt
Hur ofta blockeras ditt arbete eftersom du saknar en bit av kunskap som är avgörande för att gå vidare? Att uppdatera och verifiera din kunskapsbas kan vara skillnaden mellan att leverera ett projekt i tid och missta en viktig deadline bara för att din kollega i en annan tidszon missade din begäran om förklaring. Om du fastnar och väntar på kunskap från andra lagkamrater, är chanserna att de också fastnar väntandes på kunskap från dig.
5. Det är den perfekta möjligheten för nätverkande.
Att påbörja ett projekt för att rensa upp i kunskapsbasen är ett tillfälle för dig att kommunicera med kollegor du inte traditionellt arbetar direkt med. Att prata med dem nu för att bli organiserad kan hjälpa dig att skapa relationer som du senare kommer att kunna lita på när du möter en snäv deadline.
6. För att vara ärlig, det är fortfarande inte riktigt trevligt utanför.
Det är vår! Blommorna blommar (det gör de inte), det är inte frysande (en lögn), och solen skiner (förutom när det regnar - eller snöar oförklarligt). OK, kanske några fler minuter inomhus för att förbereda dig för framgång senare när vädret faktiskt blir trevligare är inte en så dålig kompromiss. Sällan skulle du inte hellre njuta av en dag på stranden i juli än en halvtimme i pollen i april? Genom att uppdatera din KB nu kan du ta strandväskan om ett par månader, nöjd med kunskapen att ingen kommer att behöva knacka dig på axeln medan de är fast vid sina datorer.
Det är lättare att närma sig kunskapsbasunderhåll som en löpande aktivitet än som en kvartalsvis (eller årlig) aktivitet. Men om du har svårt att avsätta tid för den så välbehövliga rengöringen, här är 6 skäl till varför våren är den perfekta tiden att komma igång och få en bättre kontroll över ditt kunskapshanteringssystem.
1. Q2 är mindre kaotisk än Q1
Du är äntligen förbi vinterloven, SKO, och omdömen. Dina årliga mål och KPI:er är på plats. Varför inte använda denna tid mellan årets början och den bakre halvan av året för att få all kunskap du behöver på plats för att nå dina mål?
2. Skärp dig för en framgångsrik H2
När vi pratar om den bakre halvan av året, så vet du att du kommer att behöva en stark H2. Och även om höst och vinter verkar långt borta, så finns det alltid en tidspress i sista delen av året. Mellan Labor Day, tillbaka till skolan, och hälsoårstiderna, kommer du förmodligen inte ha mycket tid att fokusera på kunskapshantering. Få ordning på din kunskap nu.
3. Du måste börja någonstans
Så, du är antagligen inte Marie Kondo. De flesta av oss är det inte! Men en tråkig kunskapsbas är en otänd kunskapsbas. Ta det första steget mot att göra den användbar igen genom att verifiera eller uppdatera den kunskap du ansvarar för, så kommer andra att följa. Du behöver inte blockera av en hel dag (eller vecka); bara sätt av 20 minuter varje dag för att gå igenom din kunskap metodiskt, och det blir snabbt en mycket mer hanterbar uppgift. När allt är uppdaterat, kommer du bara att behöva 3-5 minuter om dagen (max) i genomsnitt för att ha det kvädigt.
4. Hjälp att få igång dina projekt
Hur ofta blockeras ditt arbete eftersom du saknar en bit av kunskap som är avgörande för att gå vidare? Att uppdatera och verifiera din kunskapsbas kan vara skillnaden mellan att leverera ett projekt i tid och missta en viktig deadline bara för att din kollega i en annan tidszon missade din begäran om förklaring. Om du fastnar och väntar på kunskap från andra lagkamrater, är chanserna att de också fastnar väntandes på kunskap från dig.
5. Det är den perfekta möjligheten för nätverkande.
Att påbörja ett projekt för att rensa upp i kunskapsbasen är ett tillfälle för dig att kommunicera med kollegor du inte traditionellt arbetar direkt med. Att prata med dem nu för att bli organiserad kan hjälpa dig att skapa relationer som du senare kommer att kunna lita på när du möter en snäv deadline.
6. För att vara ärlig, det är fortfarande inte riktigt trevligt utanför.
Det är vår! Blommorna blommar (det gör de inte), det är inte frysande (en lögn), och solen skiner (förutom när det regnar - eller snöar oförklarligt). OK, kanske några fler minuter inomhus för att förbereda dig för framgång senare när vädret faktiskt blir trevligare är inte en så dålig kompromiss. Sällan skulle du inte hellre njuta av en dag på stranden i juli än en halvtimme i pollen i april? Genom att uppdatera din KB nu kan du ta strandväskan om ett par månader, nöjd med kunskapen att ingen kommer att behöva knacka dig på axeln medan de är fast vid sina datorer.
