Vi närmar oss snabbt högtidssäsongen! Förutom att tänka på samkväm och presenter, finns det många som förbereder sig för att gå ifrån jobbet för att fira.
Högtider och ledighet går hand i hand. Alla förtjänar att fira på sitt unika sätt, och de förtjänar också att verkligen njuta av sin ledighet utan att oroa sig för täckning när de är borta.
Lägg den energin på att tänka på potentiella mishaps under högtidmiddagar
Vi vet att det alltid kommer att finnas en viss stress som kommer med roligheten vid högtiderna, men vi skulle hellre ha den stressen från skämtgåvor som inte riktigt "träffade" än från arbete. Tack och lov finns det något enkelt du kan göra för att minska förvirringen och göra denna tid på året lite mer glädjefylld för alla på ditt jobb.
Varför alla behöver en täckningsplan för ledighet under högtiderna
Att skriva en täckningsplan kan verka meningslöst om du inte har gjort det förut. Alla på ditt team arbetar redan nära varandra. Behöver de verkligen påminnelser för att få saker att flyta medan du är borta?
Oavsett om du tar en dag för dig själv eller njuter av en hel veckas ledighet, är en täckningsplan ett bra val. Här är varför vi alltid kommer att förespråka att lägga ner tid på att skapa en enkel OOO-plan.
Minska förvirringen
Att hålla koll på pågående arbete och deadlines blir mycket svårare när du har folk som är lediga. Att skapa en enkel täckningsplan för högtiderna kan hjälpa till att minska mycket av förvirringen. När chefer och medarbetare har klar insyn i människors scheman, blir planering för arbetet mycket lättare. Människor behöver inte gissa när deras kolleger kommer att vara på plats eller om de behöver justera sina förväntningar på en deadline.
Fortsätt det goda arbetet
Vissa saker tenderar att avta under högtidssäsongen, men det är sällsynt att saker helt stannar upp. Högtiderna kan vara den perfekta tiden för att avsluta saker, ompröva strategier och tänka på vad som ska göras när alla är tillbaka på ett vanligt schema.
Det kan vara svårt att göra något arbete när man inte är säker på vad som är på gång och vad folk prioriterar för stunden. En grundlig täckningsplan för högtiderna kan hålla folk informerade och hjälpa dem att fatta beslut även när du är borta.
Undvik problem
Det finns inget som att komma tillbaka från en avkopplande högtid med vänner och familj till arga e-postmeddelanden från din chef om vad som glömdes när du var borta. Om du vill säkerställa att alla undviker en obehaglig överraskning i samband med högtiden, skissa ut en omfattande plan innan du går på ledighet.
Mycket stress och missförstånd kan bero på att inte ha en plan när du är borta. Låt din plan tala för dig när du inte kan vara på jobbet. När du har en plan som tydligt anger vem som ska kontakta vem för vad, när du är tillbaka och viktiga prioriteringar att komma ihåg, blir det mycket svårare för saker att falla mellan stolarna.
Skapa din egen täckningsplan för högtiderna
Det finns redan tillräckligt med sista minuten-uppgifter som måste göras runt högtiderna. Spara den stressen för sista minuten-butikslöjningar och presentshopping och börja skapa din täckningsplan redan idag!
Tänk inte att du behöver skapa en långrandig plan på flera sidor som noggrant beskriver minut-för-minut sammanfattningen av vad som behöver göras. Faktum är att vi gör det ännu enklare för dig. Vi har en praktisk OOO-täckningsplanmall för dig att använda!
Nu när du har den perfekta mallen att använda för din OOO-plan, låt oss fokusera på hur du fyller i den. Här är vad du behöver göra för att skapa en omfattande täckningsplan för högtiderna.
Tänk på den stora bilden
Kanske kommer din ledighet precis efter att du har haft fullt fokus på ett stort projekt i en månad. Eller kanske arbetar du så mycket att det är svårt att precisera vad som är viktigast. Oavsett hur ditt nuvarande schema ser ut kan det vara knepigt att hålla koll på allt du ansvarar för.
Nu är den perfekta tiden att ta ett steg tillbaka och tänka på alla dina arbetsuppgifter. Tänk på hur många projekt du aktivt arbetar med, projekt som du behöver fokusera på när du kommer tillbaka och alla viktiga kommande deadlines. När du har din verkliga arbetsomfång redovisat framför dig blir det mycket enklare att skapa en OOO-täckningsplan.
Skissa täckningsbehoven
Nu när du har en klar bild av dina arbetsuppgifter är det dags att prioritera. Vilket arbete måste verkligen göras medan du är borta, vad skulle vara trevligt att ha, och vad kan vänta till du är tillbaka? Finns det några uppgifter som endast du kan hantera, eller kan du delegera dem till någon annan?
Tydligt
Det är alltid en bra idé att prata med projektledare och andra personer du arbetar nära med när du tänker på täckningsbehov. De kan ge dig värdefulla insikter i kommande projekt eller deadlines som du kanske inte är medveten om och kan till och med låta dig veta om de behöver mer (eller mindre) hjälp än vad du har planerat. Låt dem veta när du ska vara borta och se om de har något att lägga till i din plan.
Var specifik
Din chef är borta på sin högtidsledighet, men du har en fråga om ett projekt du arbetar med. När du kontrollerar deras OOO-plan ser du detta:
"Jag är OOO under mitten av december. Prata med Maria och Debbie om du behöver något relaterat till Projekt X och Projekt Y!"
Ditt företag har cirka 6 olika Marias, och 3 av dem är i din avdelning. Hur vet du om du pratar med rätt person? Dessutom är Maria och Debbie i stort sett beskrivningen av tvärfunktionella medarbetare och har en mängd olika ansvarsområden. Hur vet du om du kontaktar dem om rätt sak?
Detta skulle ha varit mycket mer hjälpsamt:
"Jag är OOO från 12/12-12/18. Prata med Maria Montalvo om något som har med teknik eller design för Projekt X att göra. Debbie är tillgänglig för frågor angående marknadsföring för Projekt Y."
Det sista exemplet anger tydligt vem man ska kontakta och för vad, och det är kort, koncist och rakt på sak (mer om det om en stund). När du tydligt anger vem som ska gå till vem och för vad, lämnar du mycket mindre utrymme för gissningar
Fokusera på vad folk behöver veta
OOO-planer är inte den bästa tiden att visa upp dina kreativa skrivfärdigheter. Överösa inte folk med onödig information, och gör ditt bästa för att fokusera på den grundläggande information som folk behöver för att förstå din plan och agera när du är borta. Om din OOO-plan har dessa punkter har du troligen berört allt viktigt:
Förfallodatum för leveranser, möten och andra anmärkningsvärda aktiviteter
Länkar till relevanta dokument och uppgifter i din Asana/Teams/arbetsapp efter val
Eventuella instruktioner eller detaljer som behövs för att slutföra arbetet
Bakgrundsinformation om projekt eller kunder för människor som går in för att hjälpa till med OOO-täckning
Kontaktinformation vid verkliga nödsituationer
Granska med ledningen
Chefer bör vara involverade i dina OOO-planer från början för att säkerställa att du täcker alla baser. De kan ge dig viktiga insikter om projektarbete, uppdrag som är kritiska för verksamheten och andra viktiga faktorer som kan påverka din plan. Låt dem veta att du planerar att göra en OOO-plan för högtiderna och att du vill ha deras synpunkter innan du slutför den.
När du får de sista synpunkterna från din chef, fokusera inte bara på om du har täckt allt. Fråga dem om de kände att de förstod planen eller om något kändes förvirrande. Om din chef inte tydligt kan identifiera vad som behöver göras och vem som behöver göra det i din plan, är det dags att göra justeringar.
Sprid ordet
Vi kommer!
Som vi sa, blir saker hektiska runt högtiderna. Räkna inte med att din chef eller andra teammedlemmar meddelar folk om din ledighet. Se till att du informerar projektledare, teammedlemmar och andra nyckelpersoner när du kommer att vara borta och var de kan hitta din OOO-täckningsplan.
Detta är också ett bra tillfälle att uppmuntra andra att skapa sina egna OOO-planer. Ju mer transparens din arbetsplats har kring PTO-planer, desto lättare blir det för alla att hitta sätt att arbeta runt människors scheman. Vi förtjänar alla tid att njuta av högtiderna och koppla av efter ett långt år. Ge din arbetsplats gåvan av transparens denna högtidssäsong så att alla kan få den oro-fria PTO de förtjänar.
Vi närmar oss snabbt högtidssäsongen! Förutom att tänka på samkväm och presenter, finns det många som förbereder sig för att gå ifrån jobbet för att fira.
Högtider och ledighet går hand i hand. Alla förtjänar att fira på sitt unika sätt, och de förtjänar också att verkligen njuta av sin ledighet utan att oroa sig för täckning när de är borta.
Lägg den energin på att tänka på potentiella mishaps under högtidmiddagar
Vi vet att det alltid kommer att finnas en viss stress som kommer med roligheten vid högtiderna, men vi skulle hellre ha den stressen från skämtgåvor som inte riktigt "träffade" än från arbete. Tack och lov finns det något enkelt du kan göra för att minska förvirringen och göra denna tid på året lite mer glädjefylld för alla på ditt jobb.
Varför alla behöver en täckningsplan för ledighet under högtiderna
Att skriva en täckningsplan kan verka meningslöst om du inte har gjort det förut. Alla på ditt team arbetar redan nära varandra. Behöver de verkligen påminnelser för att få saker att flyta medan du är borta?
Oavsett om du tar en dag för dig själv eller njuter av en hel veckas ledighet, är en täckningsplan ett bra val. Här är varför vi alltid kommer att förespråka att lägga ner tid på att skapa en enkel OOO-plan.
Minska förvirringen
Att hålla koll på pågående arbete och deadlines blir mycket svårare när du har folk som är lediga. Att skapa en enkel täckningsplan för högtiderna kan hjälpa till att minska mycket av förvirringen. När chefer och medarbetare har klar insyn i människors scheman, blir planering för arbetet mycket lättare. Människor behöver inte gissa när deras kolleger kommer att vara på plats eller om de behöver justera sina förväntningar på en deadline.
Fortsätt det goda arbetet
Vissa saker tenderar att avta under högtidssäsongen, men det är sällsynt att saker helt stannar upp. Högtiderna kan vara den perfekta tiden för att avsluta saker, ompröva strategier och tänka på vad som ska göras när alla är tillbaka på ett vanligt schema.
Det kan vara svårt att göra något arbete när man inte är säker på vad som är på gång och vad folk prioriterar för stunden. En grundlig täckningsplan för högtiderna kan hålla folk informerade och hjälpa dem att fatta beslut även när du är borta.
Undvik problem
Det finns inget som att komma tillbaka från en avkopplande högtid med vänner och familj till arga e-postmeddelanden från din chef om vad som glömdes när du var borta. Om du vill säkerställa att alla undviker en obehaglig överraskning i samband med högtiden, skissa ut en omfattande plan innan du går på ledighet.
Mycket stress och missförstånd kan bero på att inte ha en plan när du är borta. Låt din plan tala för dig när du inte kan vara på jobbet. När du har en plan som tydligt anger vem som ska kontakta vem för vad, när du är tillbaka och viktiga prioriteringar att komma ihåg, blir det mycket svårare för saker att falla mellan stolarna.
Skapa din egen täckningsplan för högtiderna
Det finns redan tillräckligt med sista minuten-uppgifter som måste göras runt högtiderna. Spara den stressen för sista minuten-butikslöjningar och presentshopping och börja skapa din täckningsplan redan idag!
Tänk inte att du behöver skapa en långrandig plan på flera sidor som noggrant beskriver minut-för-minut sammanfattningen av vad som behöver göras. Faktum är att vi gör det ännu enklare för dig. Vi har en praktisk OOO-täckningsplanmall för dig att använda!
Nu när du har den perfekta mallen att använda för din OOO-plan, låt oss fokusera på hur du fyller i den. Här är vad du behöver göra för att skapa en omfattande täckningsplan för högtiderna.
Tänk på den stora bilden
Kanske kommer din ledighet precis efter att du har haft fullt fokus på ett stort projekt i en månad. Eller kanske arbetar du så mycket att det är svårt att precisera vad som är viktigast. Oavsett hur ditt nuvarande schema ser ut kan det vara knepigt att hålla koll på allt du ansvarar för.
Nu är den perfekta tiden att ta ett steg tillbaka och tänka på alla dina arbetsuppgifter. Tänk på hur många projekt du aktivt arbetar med, projekt som du behöver fokusera på när du kommer tillbaka och alla viktiga kommande deadlines. När du har din verkliga arbetsomfång redovisat framför dig blir det mycket enklare att skapa en OOO-täckningsplan.
Skissa täckningsbehoven
Nu när du har en klar bild av dina arbetsuppgifter är det dags att prioritera. Vilket arbete måste verkligen göras medan du är borta, vad skulle vara trevligt att ha, och vad kan vänta till du är tillbaka? Finns det några uppgifter som endast du kan hantera, eller kan du delegera dem till någon annan?
Tydligt
Det är alltid en bra idé att prata med projektledare och andra personer du arbetar nära med när du tänker på täckningsbehov. De kan ge dig värdefulla insikter i kommande projekt eller deadlines som du kanske inte är medveten om och kan till och med låta dig veta om de behöver mer (eller mindre) hjälp än vad du har planerat. Låt dem veta när du ska vara borta och se om de har något att lägga till i din plan.
Var specifik
Din chef är borta på sin högtidsledighet, men du har en fråga om ett projekt du arbetar med. När du kontrollerar deras OOO-plan ser du detta:
"Jag är OOO under mitten av december. Prata med Maria och Debbie om du behöver något relaterat till Projekt X och Projekt Y!"
Ditt företag har cirka 6 olika Marias, och 3 av dem är i din avdelning. Hur vet du om du pratar med rätt person? Dessutom är Maria och Debbie i stort sett beskrivningen av tvärfunktionella medarbetare och har en mängd olika ansvarsområden. Hur vet du om du kontaktar dem om rätt sak?
Detta skulle ha varit mycket mer hjälpsamt:
"Jag är OOO från 12/12-12/18. Prata med Maria Montalvo om något som har med teknik eller design för Projekt X att göra. Debbie är tillgänglig för frågor angående marknadsföring för Projekt Y."
Det sista exemplet anger tydligt vem man ska kontakta och för vad, och det är kort, koncist och rakt på sak (mer om det om en stund). När du tydligt anger vem som ska gå till vem och för vad, lämnar du mycket mindre utrymme för gissningar
Fokusera på vad folk behöver veta
OOO-planer är inte den bästa tiden att visa upp dina kreativa skrivfärdigheter. Överösa inte folk med onödig information, och gör ditt bästa för att fokusera på den grundläggande information som folk behöver för att förstå din plan och agera när du är borta. Om din OOO-plan har dessa punkter har du troligen berört allt viktigt:
Förfallodatum för leveranser, möten och andra anmärkningsvärda aktiviteter
Länkar till relevanta dokument och uppgifter i din Asana/Teams/arbetsapp efter val
Eventuella instruktioner eller detaljer som behövs för att slutföra arbetet
Bakgrundsinformation om projekt eller kunder för människor som går in för att hjälpa till med OOO-täckning
Kontaktinformation vid verkliga nödsituationer
Granska med ledningen
Chefer bör vara involverade i dina OOO-planer från början för att säkerställa att du täcker alla baser. De kan ge dig viktiga insikter om projektarbete, uppdrag som är kritiska för verksamheten och andra viktiga faktorer som kan påverka din plan. Låt dem veta att du planerar att göra en OOO-plan för högtiderna och att du vill ha deras synpunkter innan du slutför den.
När du får de sista synpunkterna från din chef, fokusera inte bara på om du har täckt allt. Fråga dem om de kände att de förstod planen eller om något kändes förvirrande. Om din chef inte tydligt kan identifiera vad som behöver göras och vem som behöver göra det i din plan, är det dags att göra justeringar.
Sprid ordet
Vi kommer!
Som vi sa, blir saker hektiska runt högtiderna. Räkna inte med att din chef eller andra teammedlemmar meddelar folk om din ledighet. Se till att du informerar projektledare, teammedlemmar och andra nyckelpersoner när du kommer att vara borta och var de kan hitta din OOO-täckningsplan.
Detta är också ett bra tillfälle att uppmuntra andra att skapa sina egna OOO-planer. Ju mer transparens din arbetsplats har kring PTO-planer, desto lättare blir det för alla att hitta sätt att arbeta runt människors scheman. Vi förtjänar alla tid att njuta av högtiderna och koppla av efter ett långt år. Ge din arbetsplats gåvan av transparens denna högtidssäsong så att alla kan få den oro-fria PTO de förtjänar.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
