Efter några veckor av att justera sig till det “nya normala” med att arbeta hemifrån tillfälligt, börjar det bli klart att denna situation vi alla befinner oss i inte kommer att vara så tillfällig som vi hade hoppats.

Som alla som trivs i en hektisk kontorsmiljö, började jag min WFH-period med att läsa alla tips och resurser om hur man övergår till distansarbete; jag vet att jag behöver ställa i ordning ett ordentligt skrivbord, ta på mig riktiga kläder varje morgon, och gå på promenader närhelst jag kan. Det är bra snabba tips för att vara mer produktiv i en okonventionell kontorsuppställning, men nu när vi har kommit till rätta och det är dags att förbereda oss för långvarigt distansarbete. Vilka större förändringar bör vi göra för att sätta upp våra team för långsiktig framgång på distans?

Enligt Buffers tillstånd för distansarbete 2020 är samarbete och kommunikation den största utmaningen bland distansarbetare. Att satsa på distansvänliga verktyg som Zoom och Slack hjälper med kommunikationskomponenten, men vad gäller samarbetet? Hur kan vi faktiskt ge makt till människor som inte är vana vid att arbeta på distans att göra det effektivt? Speciellt de som är i team som försäljning där man förlitar sig på personligt samarbete?

På Guru vet vi att kunskapshantering (KM) möjliggör det tvärgående samarbetet som försäljningsteam behöver för att vara effektiva oavsett var de arbetar. Givet att kunskapshantering är en nyckeldel av många komplexa försäljningsteams teknikstack, här är vad vi tror gör kunskapshantering kritisk för att möjliggöra distansförsäljningsteam:

Problem som kunskapshantering kan lösa för nyetablerade distansförsäljningsteam:

• Föränderliga policys och processer är svåra att hålla reda på
• Virtuella möten medför sina egna utmaningar
• Det är svårt att veta hur man ska hjälpa
• Utbildning och onboarding är inte en individuell sport
• Kunskapssiloer utvecklas

Föränderliga policys och processer är svåra att hålla reda på

Det är turbulenta tider just nu. Dina organisationers mål, KPI:er, målpersoner, ICP, regler för engagemang, och mer förändras sannolikt snabbt. För att inte nämna dina potentiella kunder mål, KPI:er, och budget. När så mycket är i förändring, vad behöver försäljningsrepresentanter för att göra vad som känns som ett helt nytt jobb?

Först och främst behöver de tydlig dokumentation av alla förändringar. Förväntas ditt ADR-team fortfarande prospektera? Hålls dina AEs fortfarande till sina samma kvoter? Information som denna är avgörande för att förstå hur man ska agera i dessa osäkra tider. Den måste skrivas ut tydligt och koncist och vara lättillgänglig över teamen. Dokumentation av uppdateringar om mål och ton kan vara skillnaden mellan att bygga starka relationer med potentiella kunder och att finna en av dina representanter på fel sida av en arg tweet om tonlös kontakt.

“Övergången till WFH har gjort våra processer för kunskapshantering och dokumentation ovärderliga. Inom de första dagarna av övergången till WFH uppdaterade vi flera av våra kärnprocesser för försäljning för att anpassa oss till våra kunders behov och omständigheter. Tidigare förlitade sig säljare på att prata med sin granne eller hoppa in i ett samtalsrum för att diskutera sådana förändringar, nu förlitar de sig på meddelanden och att dela Guru-länkar via Slack”

– Liz Jurewicz, Global Sales Enablement Lead på WP Engine

När dessa förändringar sker är det viktigt att representanter kan återkomma till dem när de behöver. Att kommunicera en allvarlig policyändring över ett konferens- eller chattverktyg gör det svårt för människor att hitta och återbesöka den uppdateringen efteråt. Tydligt skissa alla förändringar i en kunskapshanteringslösning så att representanter kan komma åt den närhelst, varhelst de arbetar.

Virtuella möten medför sina egna utmaningar

Gurus enablementteams mål är att möta vårt intäktsteam där de arbetar, alltid. Idag förstärks distraktioner under WFH av den psykologiska och emotionella komplexiteten av denna tid. För många av oss är det svårt att fokusera under långa, stora virtuella möten. Och det är okej. Gurus Senior Manager, Revenue Empowerment, Julia Soffa rekommenderar att förlita sig på en KM-lösning för att göra virtuella möten mer effektiva. Hennes tips inkluderar:

• Gör en mötesrevision. Kan timslånga möten halveras? Kan stora möten ha breakout-rum för mindre gruppinteraktioner? Kan möjligheter för att stödja ett SME (ämnesexpert) att delta och ge en uppdatering utnyttjas? Eller kanske mötesuppdateringar kan levereras via din KM-lösning istället så att medlemmar i intäkts-teamet kan återbesöka dem på sin egen tid i en miljö som är mest fördelaktig för retention.
• Dela kunskap före och efter ett möte. Detta är en bästa praxis oavsett om hela ditt team arbetar hemifrån eller inte. Varje vuxen lär sig på olika sätt, så ge ditt team en chans att bearbeta och utforska kunskap när de inte distraheras av att behöva mata sina barn.
• Ge makt till chefer med kunskap och lärandemål. De vill ha detta också! Att leda ett team under sådana svåra omständigheter är inget den genomsnittlige chefen har förberett sig för, så hjälp dem att hjälpa sina team under dessa osäkra tider.

“Övergången till en distansarbetsmiljö från en kontorsmiljö gör det lättare att missa lite av den team- och företagskommunikation som sker organiskt på ett kontor. Som medlem av enablement-teamet, se till att delta i regelbundet hållna intäkts-teammöten så att du kan dela information över hela organisationen och hjälpa till att hålla samman teamen.”

– Deborah Sanderfur, Sales Enablement på Articulate

Det är svårt att veta hur man ska hjälpa

Att hålla ett öga på vad dina försäljningsrepresentanter söker i din kunskapsbas är ett enkelt sätt att få en känsla för vilken typ av frågor som inte får svar. De kanske behöver förtydligande på nyligen, distansspecifika ämnen, eller kanske de behöver en uppfräschning av ett äldre koncept som du inte har tagit upp på länge. Den kunskap som representanter söker och/eller konsumerar ger en rak insyn i var deras behov och prioriteter ligger.

“Försöker du att avgöra vad dina distanslag behöver akut stöd eller förstärkning med? Titta efter teman i vad de söker i dina kunskaps- och/eller lärandehanteringssystem; detta är vad du behöver möjliggöra, förstärka och träna på.”

– Roz Greenfield, Medgrundare & Chief Enablement Officer på Level213

Den övergripande aktiviteten i din KM-lösning kan också fungera som en indikator för att mäta känslan. Har en superanvändares aktivitet sjunkit? De kan ha svårt att övergå till distansarbete och kan behöva lite extra stöd. Har en utanverkande användares aktivitet ökat dramatiskt? Kanske de är uttråkade och söker inspiration. Du kan inte nödvändigtvis bedöma hur hårt någon arbetar baserat på deras aktivitet, men du kan säkert dra vissa andra användbara slutsatser.

Utbildning och onboarding är inte en individuell sport

Försäljningsutbildning och onboarding kommer att se väldigt olika ut i en distansarbetsmiljö. Deborah Sanderfur, Sales Enablement på Articulate, påminner oss: “Som med all kommunikation i en organisation är det viktigt att vara avsiktlig med att ge tydlig information och kontext. Berätta för dem vad du ska säga, säg det, och berätta sedan för dem vad du just sa.”

• Inkludera varför denna information kommer att gynna dem och hur de kommer att använda den i sina dagliga interaktioner.
• Håll innehållet kortfattat och enkelt att anta i olika försäljningsmiljöer.
• Inkorporera en mängd olika metoder inklusive livemöten (online), e-lärande, uppföljningsmaterial och kunskapskontroller.

En KM-lösning kan också hjälpa till att utforma ramen och strukturen för distansonboarding. Deborah föreslår: “Var inte för rigid i att bygga ut onboarding-schemat. Använd verktyg för att hjälpa till att organisera och kartlägga din onboardingplan, inklusive vad som behöver täckas och en allmän tidslinje, så att du utrustar nya anställda att ta ansvar för sitt eget lärande. Detta ansvar är avgörande för distansonboarding och för att säkerställa att dina team kommer att lyckas även efter onboardingperioden.”

Kunskapssiloer utvecklas

Kunskapssiloing är en svår sak att undvika när man sitter i ett kontor med öppen planlösning, och det blir mycket svårare när man sitter i flera isolerade hemmakontor. Att säkerställa att alla har lika tillgång till information är centralt för att samarbeta över platser och avdelningar.

“Saker går snabbt i en distansarbetsmiljö och det kan vara svårt att hålla koll på alla företagsinläggen inom din organisation. Ta några minuter att sammanställa några av de viktigaste inläggen som är relevanta för dina intäkts-team och skicka ut dem i en veckosammanfattning med länkar.”

– Deborah Sanderfur, Sales Enablement på Articulate

Om det någonsin finns en tid för att överkommunicera och dela mer än vanligt, så är det under en period av distansarbete. Öppna upp kunskapen för alla team för att hålla alla informerade. Eller, åtminstone, se till att alla team vet var de kan hitta den kunskap de behöver för att utföra sitt arbete. Det är okej om någon inte vet svaret, men de bör känna sig stärkta av att det finns en mekanism på plats för att hjälpa dem få det svaret. För att göra detta rekommenderar Julia Soffa:

• Etablera kunskapsstyrning och författarskap dvs. vilka är de specifika SME som kan publicera kunskap om ett givet ämne?
• Säkerställ konsekvens i leveransen dvs. kunskap kommer att levereras i ett specifikt format, distribueras till intäkts-teamet vid en specifik tid, på ett specifikt sätt.
• Erbjud konkreta möjligheter att samarbeta dvs. skapa en väg för teamet att bidra till och ge feedback på kunskap.

Har du ingen lösning för kunskapshantering?

Varför sa du inte det?! Om du har läst hela detta inlägg och är övertygad om att använda kunskapshantering för att ge din försäljningspersonal möjlighet att arbeta på distans, men inte har en nuvarande lösning för kunskapshantering, är vi här för dig. 64% av ledarna inom försäljningsstöd rapporterar att användningen av Guru har hjälpt försäljningsrepresentanter inom sitt team att känna sig kunniga trots att de arbetar på distans. Läs om hur man använder en kunskapshanteringslösning som Guru för att övergå till distansarbete och komma igång gratis med vår Starternivå.

Leta efter mer? Delta i det virtuella evenemanget: The Show Must Go On. Ledare från olika innovativa SaaS-företag kommer att dela med sig av hur de fyller luckor i efterfrågegenerering och driver kundengagemang under denna kritiska tid.